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審計業(yè)務(wù)檔案的整理方法
檔案管理工作看似簡(jiǎn)單，其實(shí)有許多學(xué)問(wèn)在里面。下面就為大家整理了一些審計業(yè)務(wù)檔案的整理方法，希望對大家有所幫助!
一、分類(lèi)排序
審計項目檔案材料的整理，應遵循審計成文規律和特點(diǎn)，并保持文件材料之間的有機聯(lián)系，按照結論類(lèi)、證明類(lèi)、立項類(lèi)、備查類(lèi)四個(gè)單元進(jìn)行排列，并按照“正件在前、附件在后，定稿在前、修改稿在后”的原則排序。實(shí)踐中按以下單元分類(lèi)歸檔排序比較合理：
第一單元：結論類(lèi)文件材料(凡帶★號的條目為必備文件材料)
1、上級機關(guān)(領(lǐng)導)對審計項目形成的審計報告、審計決定、審計移送及《審計要情》、《專(zhuān)題報告》等審計信息的批示、簽報
2、審計情況報告及審計情況報告代擬稿
審計結果報告及審計結果報告代擬稿
審計綜合報告及審計綜合報告代擬稿
3、審計報告★
審計報告代擬稿
審計報告送達回證★
業(yè)務(wù)部門(mén)復核意見(jiàn)書(shū)★
審計組對被審計對象反饋意見(jiàn)的說(shuō)明
被審計單位對審計報告(征求意見(jiàn)稿)的答復
審計報告征求意見(jiàn)書(shū)、審計報告征求意見(jiàn)稿及送達回證★
審計組審計報告
4、審計決定書(shū)★
審計決定書(shū)代擬稿
審計決定書(shū)送達回證★
5、審計移送處理書(shū)
審計移送處理書(shū)代擬稿
審計移送處理書(shū)送達回證
6、審計移送處理書(shū)審理意見(jiàn)書(shū)
審計項目審理意見(jiàn)書(shū)★
審理意見(jiàn)采納情況說(shuō)明書(shū)
7、審計業(yè)務(wù)會(huì )議紀要★
8、審計組會(huì )議記錄★
9、重要管理事項記錄
第二單元 證明類(lèi)文件材料
10、被審計單位承諾書(shū)★
11、匯總工作底稿★
12、審計工作底稿及審計證據★
13、審計移送處理書(shū)附件原始取證單
14、《審計要情》、《專(zhuān)題報告》涉及問(wèn)題的證據材料
15、舉報問(wèn)題情況核實(shí)材料或取證材料
16、查詢(xún)被審計單位銀行存款、賬戶(hù)有關(guān)資料
第三單元 立項類(lèi)文件資料
17、上級審計機關(guān)或本級政府的指令性文件
舉報材料及領(lǐng)導批示
審計工作方案
審計工作方案調整及相關(guān)材料
審計報告模板
18、調查了解記錄★
調查了解記錄及相關(guān)的審計取證
19、審計實(shí)施方案★
審計實(shí)施方案調整說(shuō)明及相關(guān)材料
20、審計通知書(shū)及送達回證★
審計通知書(shū)代擬稿
授權審計通知書(shū)
第四單元 備查類(lèi)文件資料
21、審計結果公告
22、審計整改情況報告
審計整改檢查取證資料
被審單位整改情況報告
23、審計宣傳信息
24、審計工作報告
25、相關(guān)部門(mén)出臺的管理制度、辦法
26、審計移送案件受理、立案、起訴及判決、處理處分材料
27、審計評估表、測算表
28、被審計單位自查報告或自查表
二、加工整理
首先應檢查每一份檔案資料，察看是否留有充分的裝訂線(xiàn);其次應對紙張破損、幅面不規則或字跡模糊的檔案材料進(jìn)行加工處理。具體應注意做好以下幾項工作：
1、確定每份審計工作底稿及附件審計取證材料的順序，避免把資料放錯位置，同時(shí)撤出冗余資料。
2、對紙張破損或字跡模糊不清的檔案材料，應采用復印、掃描、拍攝等方法進(jìn)行復制，復制件應附在原件后并注明復制原因。
3、幅面過(guò)大的檔案材料應進(jìn)行折疊或剪裁，保證每頁(yè)最終都為A4紙大小。折疊后的檔案材料要保持平整，文字、照片不得損壞，便于展開(kāi)閱讀。剪裁時(shí)不得損壞檔案材料上的文字、印章、圖形等內容。
4、幅面過(guò)小的材料應進(jìn)行托舉。有些材料幅面太小，無(wú)法裝訂，應當在材料的底部托上一層質(zhì)量較好的紙張。
5、裝訂邊線(xiàn)過(guò)窄或裝訂線(xiàn)內有文字的材料應加邊。檔案材料一般應留夠2厘米的裝訂邊。
6、 拆除檔案材料上的訂書(shū)釘、曲別針、大頭針等金屬裝訂物。
三、編寫(xiě)目錄
編寫(xiě)目錄包括分卷、編頁(yè)、編目三個(gè)過(guò)程：
1、分卷。在所有資料都已經(jīng)齊全并且符合歸檔要求時(shí)，就可以分卷了。同類(lèi)檔案如果太厚，應該分成多卷裝訂(并于編目時(shí)在文件標題或備注中注明分卷順序)。分卷裝訂時(shí)，必須保證同一份材料分在同一卷中。每卷厚薄以恰好能裝進(jìn)檔案卷夾為宜，卷夾背脊等整體應做到不凹不凸。
2、編頁(yè)。每卷材料應獨立編頁(yè)以便于查閱，編寫(xiě)頁(yè)碼要用鉛筆以便于修改;頁(yè)碼標記應在材料的正面右上角、背面左上角，字體不能過(guò)大或者過(guò)小，過(guò)大影響美觀(guān)，過(guò)小則可能在掃描后的電子檔案中顯示不清晰。
3、編目。檔案材料應按照排列順序，逐份逐項編寫(xiě)目錄，做到目錄清楚，填寫(xiě)準確。目錄包括順序號、文件作者、收發(fā)文號、頁(yè)碼、文件標題、文件日期、備注等。填寫(xiě)“順序號”用阿拉伯數字;“文件作者”填寫(xiě)單位、處科股室或審計組名稱(chēng);“收發(fā)文號”有文號的填寫(xiě)，沒(méi)有的不填;“頁(yè)碼”按照編好的頁(yè)數如實(shí)填寫(xiě);“文件標題”根據材料題目或主要內容填寫(xiě)，標題必須確切反映材料的主要內容或性質(zhì)特點(diǎn);“文件時(shí)間”填寫(xiě)材料落款的具體年月日時(shí)間;“備注”填寫(xiě)需要說(shuō)明的情況。
四、裝訂成冊
裝訂時(shí)將檔案目錄置于卷首，卷內材料按目錄順序排列，左邊、下邊對齊，置于檔案卷夾在左側打孔裝訂。裝訂應嚴格按照“牢固、整齊、美觀(guān)，不丟頁(yè)、不錯頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓字、不訂反、不損壞文件、不妨礙使用”的要求進(jìn)行。
五、文件整理要細心：
被審計企業(yè)給的原始資料要及時(shí)整理，還要檢查是否符合要求。比如，重復的資料文件可以標注好日期或者哪些內容有變更。需要加工時(shí)，先備份一下，以防加工出錯找不到初始文件。
六、底稿附件要規范：
底稿附件一般一個(gè)科目一個(gè)文件夾，附件名稱(chēng)與底稿中的附件索引要保持一致，這樣沒(méi)有編制這個(gè)科目的人也能從底稿對應到相應的附件。
七、小貼士：
有一次，企業(yè)導出的序時(shí)賬格式有點(diǎn)問(wèn)題，不方便用于流水核對。跟被審計單位溝通后，對方又給了一份，我沒(méi)有及時(shí)檢查。結果第二天是周六，這項工作無(wú)法推進(jìn)，只能調整工作計劃。還有一次，實(shí)習生跑路，交接工作沒(méi)做好，組長(cháng)檢查底稿時(shí)發(fā)現缺少某文件。雖然最后找到了，但這種糟糕的印象只會(huì )在下次犯錯時(shí)不斷放大。
拓展：審計檔案的歸納和整理
整理檔案預示項目的結束，是最后的收尾工作。整理檔案除了要收集資料還有就是把所有的資料按照目錄上的順序整理好，然后編號，裝訂成冊。
審計檔案類(lèi)型分為三種：預算執行及其他專(zhuān)項審計調查項目、審計綜合目錄卷和縣級以上人員經(jīng)濟責任審計項目。我們可以根據項目類(lèi)別來(lái)確定是什么項目。審計檔案由審計檔案封面、目錄、目錄上的明細資料組成。
封面的填寫(xiě)，有審計項目、部門(mén)、審計組長(cháng)、審計時(shí)間等。目錄上有案卷題名、審計組組長(cháng)（通知書(shū)指定的審計組組長(cháng)）、審計時(shí)間（審計通知書(shū)-審計報告）、歸檔年度（審結年度）還有文號、責任人、題名、日期、頁(yè)號和密級等。
檔案又分為幾單元，一單元是報告、決定、審理意見(jiàn)書(shū)、部門(mén)復核意見(jiàn)書(shū)、會(huì )議紀要、審計結果執行回單等。二單元是承諾書(shū)工作底稿和取證單。第三單元是審計調查了解情況、實(shí)施方案和通知書(shū)等。第四單元是被審計單位整改及相關(guān)材料和其他備查重要管理事項記錄。
最后，等所有資料收集齊全后，按照檔案目錄的順序整理各項資料，依次排列，排好后又用頁(yè)碼機編號，然后用線(xiàn)穿起來(lái)整理好。
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