文秘如何進(jìn)行檔案的分類(lèi)

　　作為文秘必須能熟練地從事文書(shū)、秘書(shū)事務(wù)工作，那么文秘應該如何進(jìn)行檔案的分類(lèi)呢，一起來(lái)看看!

　　一、按字母排列的分類(lèi)法

　　在這種分類(lèi)法中，每一通訊人的名字立一個(gè)案卷，案卷嚴格按照字母順序排列。姓的第一個(gè)字母是指示該案卷在檔案柜中存放位置最初步的索引，如果要決定該卷的準確位置，姓氏第一個(gè)字母以后的字母是決定的因素。例如，CoffinThomas應該排在 Cryton Philip之后。

　　數量較少的、無(wú)須—一分別立卷的文件資料歸放在一起組成雜類(lèi)卷，這類(lèi)案卷也可以用字母表中的字母來(lái)標分，每一雜類(lèi)卷的封面上應寫(xiě)有該卷內裝放的文件資料的目錄。

　　1、按主題分類(lèi)

　　文件的主題有時(shí)會(huì )取代作者成為歸檔的依據，最重要的主題名稱(chēng)作為歸檔的首要因素，次要的主題作為第二個(gè)因素，依次類(lèi)推。最基本的分類(lèi)導片標示出各類(lèi)文件的主要標題，這些標題都是與單位的某項業(yè)務(wù)相關(guān)的，如：廣告、運輸、獨家代理商、購置、管理等等。很多單位都有一定數量的文件資料適合按主題分類(lèi)，這些主題通常是有關(guān)該業(yè)務(wù)部的總的管理以及該業(yè)務(wù)部與其分部、代理商、貿易聯(lián)系單位的關(guān)系等等。各主題之間的排列可以根據字母排列順序進(jìn)行。按主題分類(lèi)立檔的優(yōu)點(diǎn)是所有有關(guān)資料都集中存放，可以迅速、簡(jiǎn)便地查閱。

　　2、按地區分類(lèi)

　　在按地區分類(lèi)法中，檔案是按其產(chǎn)生的省、市、地、縣等分類(lèi)的，其基本原理與按主題分類(lèi)的基本原理是相同的，只是在該法中，文件是按國名、省份、城市等名稱(chēng)的字母順序排列的。這樣可以使有關(guān)地區的所有文件集中存放，然后再按其他問(wèn)題分別立卷。運輸和出口業(yè)務(wù)部門(mén)、計劃部門(mén)和銷(xiāo)售部門(mén)最適合用這種方法保存文件。

　　二、按數字分類(lèi)

　　案卷以數碼排列，每一份文件給定一個(gè)數碼。用索引卡或索引條可以查出某一數碼所代表的名字。所有索引卡按所標名字的字母順序排列，集中放在索引卡抽屜里。當需要查找某份文件時(shí)，先從索引卡抽屜中相應的字頭下找出與文件相關(guān)的信息，從而得知該案卷的數碼，然后可以在適當的檔案柜中找到標有該數碼的案卷。

　　1、按十進(jìn)位制數碼編排分類(lèi)

　　這是數字法的一種，經(jīng)常與按專(zhuān)題分類(lèi)相結合。用于圖書(shū)分類(lèi)的杜威十進(jìn)位制數碼法就是這種分類(lèi)的一個(gè)很好的例子。操作起來(lái)比較簡(jiǎn)單，主要專(zhuān)題分別用某個(gè)整數表示。

　　當該系統中需要新增立案卷時(shí)，通常把它歸入已立檔的某一項目，插在適當的位置，然后編上小數。這樣就可以不需要對已經(jīng)建立的系統進(jìn)行大的修改和變動(dòng)。

　　使用十進(jìn)位制數字排列法立卷，能較容易地根據文件上所編的案卷號得知該信件所屬域和該案卷在檔案柜中的位置。

　　2、 按日期排列分類(lèi)、

　　這種方法操作十分簡(jiǎn)單，文件是按照用數字表示的文件日期的先后順序立卷的。按日期排列的方法雖然不作為一種基本系統來(lái)使用，但它一般是排列案卷內文件順序的標準方法。

　　三、字母法和數字法的比較

　　1、 字母順序排列法的優(yōu)點(diǎn)

　　1.按公司、專(zhuān)題或地理位置分類(lèi)存放文件是一種方便實(shí)用的方法，它能直接、迅速地立卷，不需要建立索引卡。

　　1.材料費用較低。

　　2、字母順序排列法的缺點(diǎn)

　　1.查找常用名字時(shí)可能會(huì )遇到困難。

　　2.當需要查找某一專(zhuān)題案卷時(shí)案卷位置難以確定。

　　3.需要擴充時(shí)不容易估算所需要的空間。

　　3、數字排列法的優(yōu)點(diǎn)

　　1. 標有數碼的案卷比按字母法排列的案卷更容易查找，當文件用畢歸檔時(shí)，放錯位置的可能性較小。

　　2.標上數碼的文件方便查詢(xún)。

　　2. 由于新立案卷排放在已立案卷的后面，因而可以無(wú)限擴充;建立起的相應索引卡片或索引條可以兼作其他用途。

　　4、數字排列法的缺點(diǎn)

　　1.必須建立相應的索引卡片或索引條，而且通過(guò)索引卡查找案卷會(huì )占用一部分時(shí)間。

　　2.該系統的建立和保持比較費錢(qián)、費時(shí)。

　　3.如果數碼標錯會(huì )造成文件和案卷放錯位置的嚴重后果。

　　四、字母法和數字法的綜合運用

　　按字母順序排列和按數字排列對檔案進(jìn)行分類(lèi)各有其優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，我們可以把這兩種方法結合起來(lái)運用。

　　在字母順序排列法中套編上數字索引，用數字分別表示每一個(gè)字母或字母的一部分，在立卷時(shí)，每個(gè)案卷再分別編號。例如：假定A用回來(lái)表示，在該組中有5個(gè)案卷，那么第四個(gè)案卷的編號就是1/4。在這種方法中，案卷是按字母順序排列的，數字編號只起輔助作用，只作為查文編號以供通訊時(shí)引用。

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