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文秘管理的內容和要求
作為秘書(shū)要能依工作的輕重緩急排定優(yōu)先級，妥善運用自己的時(shí)間與資源，有效管理工作流程及進(jìn)度。那么文秘管理的內容和要求有哪些呢，一起來(lái)看看！
1、機構與部門(mén)職責
原有的秘書(shū)機構、秘書(shū)部門(mén)如何適應新時(shí)期的日益增加的秘書(shū)工作范圍、數量、質(zhì)量、效率的要求，這是機關(guān)、單位領(lǐng)導和主管部門(mén)高度重視和關(guān)心的問(wèn)題，與每一個(gè)秘書(shū)人員業(yè)也密切相關(guān)。過(guò)去，工作量增加了，或是出現了某項新任務(wù)，往往是新增設機構或部門(mén)，增加人員。久而久之，形成了機構臃腫、部門(mén)重迭、人浮于事的現象。中央早就提出“精兵簡(jiǎn)政”，這次又提出“要合理地調整”、“確定分工職責，使每個(gè)部門(mén)都各司其職，各盡其責”。
2、崗位責任制
秘書(shū)崗位責任制是秘書(shū)工作的制度和規定之一。就是由秘書(shū)部門(mén)和行政管理部門(mén)規定每一個(gè)秘書(shū)人員的工作崗位名稱(chēng)和實(shí)質(zhì)內容，包括：職務(wù)、職能、責任、權利、義務(wù)、紀律以及與上下左右成員的合作要求等。每個(gè)崗位都應有盡可能明確的質(zhì)量和數量要求。比如，打字可以規定其速度為每分鐘不少于多少字，差錯率不超過(guò)萬(wàn)分之幾;每天收發(fā)的文件、信函、報刊等必須在多少時(shí)間內完成;起草文稿和接待任務(wù)則只能以文字表達質(zhì)量、來(lái)訪(fǎng)者滿(mǎn)意度或時(shí)限部為要求等。做到既各盡其責、各負其責，又密切配合、共同完成任務(wù)。
崗位責任制必須與崗位目標管理、考核管理、獎懲制度科學(xué)地結合起來(lái)，形成完整的、有效的競爭機制和激勵機制，保證各項工作的高質(zhì)量、高效率。
3、工作程序和工作方法
秘書(shū)工作在其長(cháng)期的實(shí)踐中，由于經(jīng)驗積累自然形成了一套行之有效的工作程序和工作方法。當達到一定的成熟程度和合適時(shí)機，即由秘書(shū)部門(mén)或行政領(lǐng)導加以匯總、修訂，使之標準化、統一化、規范化，最后形成規章或制度，再用以指導工作，使工作質(zhì)量和效率得以改善、提高。
所謂工作程序，是指工作中的每一個(gè)環(huán)節和它們之間的先后排列次序、操作步驟。環(huán)節不能隨意的增加或減少;次序也不能任意地顛倒或隨便排列。
所謂工作方法，是指工作的技能和操作要求。它既需要秘書(shū)人員具有一定的知識、技術(shù)、能力為基礎，又要善于綜合運用，善于轉化為實(shí)際的效果。
4、信息系統
從系統論的觀(guān)點(diǎn)來(lái)看，任何事物都是大小不一的系統，既各自獨立，自成體系，又互相關(guān)聯(lián)甚至互相包容。從秘書(shū)工作來(lái)看，秘書(shū)部門(mén)是一個(gè)較大的系統，部門(mén)中的每一個(gè)成員則是他領(lǐng)屬下的若干小系統。信息系統則是秘書(shū)工作的重要系統之一。它可大可小，大而言之，全國行政機關(guān)上至國務(wù)院，下至鄉政府，既有各自的信息部門(mén)和信息人員，又互相聯(lián)網(wǎng)、配套，形成一個(gè)大系統;小而言之，各級機關(guān)、部門(mén)的信息系統的又是眾多的中小系統。
所謂信息系統，就是由若干個(gè)運動(dòng)著(zhù)的子系統構成并相互連接、相互作用，形成信息環(huán)流、回路的工作系統。這些子系統包括：信息收集、反饋系統、信息加工系統、信息保障、支持系統，信息內反饋系統、信息傳遞系統，抗干擾系統、信息控制系統、信息傳輸系統等等。
5、辦公自動(dòng)化
辦公自動(dòng)化(簡(jiǎn)稱(chēng)OA)，是研究如何有效地將計算機技術(shù)、通信技術(shù)、系統科學(xué)和行為科學(xué)應用于數據信息和非數據信息的辦公活動(dòng)。
辦公自動(dòng)化涉及三方面內容。第一是人，即辦公室工作人員，應具有現代思想和現代技術(shù)。第二是信息，即辦公人員對各類(lèi)辦公信息的收集、處理、傳遞、儲存、輸出過(guò)程。第三是科學(xué)的工作程序和先進(jìn)的辦公設備。統稱(chēng)為人——機工程。
辦公自動(dòng)化設備包括：電子計算機、文字處理機、傳真機、復印機、多功能電話(huà)機等。這些設備的綜合運用能進(jìn)行文字處理、數據處理、語(yǔ)音處理、圖形與圖像處理，能進(jìn)行決策支持、網(wǎng)絡(luò )通信、信息資料查詢(xún)和行政管理工作，如編制日程安排、制定工作計劃，做備忘錄，擔任會(huì )務(wù)簽到、檢計選票及財務(wù)報表、物質(zhì)清單等。
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