檔案知識介紹

　　1、檔案的定義

　　檔案是指過(guò)去和現在的國家機構、社會(huì )組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、醫學(xué)、文化、宗教等活動(dòng)中直接形成的對國家和社會(huì )有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式的歷史紀錄。

　　2、中國檔案的起源

　　檔案是人類(lèi)社會(huì )發(fā)展到一定階段的文明產(chǎn)物，使人類(lèi)社會(huì )實(shí)踐活動(dòng)的原始記錄。我國檔案界對我國何時(shí)有了檔案意義上的歷史紀錄觀(guān)點(diǎn)不同，大致歸納為三種：

　　第一、節繩、刻契說(shuō)。持這種觀(guān)點(diǎn)的認為檔案起源于文字未產(chǎn)生之前的“結繩刻契“時(shí)代，但這還不是一般意義上的歷史紀錄和檔案，而稱(chēng)之為史前時(shí)期的檔案。

　　第二、文字說(shuō)。持這種觀(guān)點(diǎn)的認為檔案檔案與文字同時(shí)產(chǎn)生，但人們第一次用文字來(lái)記錄和交流信息時(shí)，檔案也就產(chǎn)生了。

　　第三、國家說(shuō)。持這種觀(guān)點(diǎn)的認為檔案起源于國家出現以后，當國家第一次用以進(jìn)行階級統治和國家管理的文件有意識的保存起來(lái)時(shí)，檔案就出現了。

　　3、中國檔案形式的演變與沿革

　　(1)陶文檔案新石器時(shí)代的晚期，踞今五千年左右。從考古發(fā)現來(lái)看，有陜西一帶仰韶文化遺址的陶器記事符號;有山東等地的龍山文化遺址的陶片文字和文字記錄。

　　(2)甲骨檔案商周時(shí)期的檔案，踞今三千年左右。從出土實(shí)物和可靠的記載來(lái)看，甲骨檔案主要集中于商代，現在保藏的甲骨多為盤(pán)庚遷殷到紂亡的273年間的遺跡。

　　(3)石刻檔案金文是鑄刻在金屬鼎彝器上的一種銘文，也稱(chēng)鐘鼎文，一般是指冶鑄在青銅器上的文字。有銘文的青銅器始于商代，但數量少，金文字數也不多。金文單桿的鼎盛時(shí)期在西周。石刻檔案。即有關(guān)資料記載，殷代有少數刻石，東周以后逐漸增多，秦代以后石刻碑碣大量出現，石刻檔案進(jìn)入盛行時(shí)代。

　　(4)簡(jiǎn)牘檔案自商周直至東晉時(shí)期，特別是從周代到漢代一千余年間，多用竹片木板撰寫(xiě)文書(shū)。書(shū)于竹片的稱(chēng)為竹簡(jiǎn)，寫(xiě)在木板上的稱(chēng)為木牘，統稱(chēng)為簡(jiǎn)牘檔案。簡(jiǎn)牘編聯(lián)在一起稱(chēng)薇冊，所以又稱(chēng)為簡(jiǎn)冊檔案。

　　(5)簡(jiǎn)帛檔案縑書(shū)帛書(shū)幾乎與簡(jiǎn)牘同時(shí)出現。據有關(guān)專(zhuān)家推測，帛書(shū)可能與典冊一樣，在殷商時(shí)期已經(jīng)有之，但迄今未見(jiàn)實(shí)物。春秋戰國以后，紡織業(yè)較前更為發(fā)達，簡(jiǎn)帛檔案逐漸增多。

　　(6)紙質(zhì)檔案由于紙的發(fā)明和社會(huì )生產(chǎn)的發(fā)展，文件的書(shū)寫(xiě)材料逐漸為紙張代替，形成了大量的紙質(zhì)檔案。我國雖然從漢代就發(fā)明了紙張，但直到東晉以后，紙張逐漸取代了縑帛，成為檔案的主要載體材料。

　　(7)現代載體檔案隨著(zhù)現代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案的形式也發(fā)生了一些新的變化。除了傳統得紙質(zhì)檔案外，產(chǎn)生了許多感光介質(zhì)河磁性介質(zhì)材料為載體的照片檔案、錄音魯像檔案、光盤(pán)檔案和機讀檔案等等。檔案的內容更豐富、形式更多姿多彩。

　　4、中國檔案名稱(chēng)的變化

　　在我國，對文書(shū)和檔案最早的稱(chēng)呼，叫作“冊”、“典”。在周代又有“中”的叫法。自商周簡(jiǎn)牘檔案和縑帛檔案產(chǎn)生以來(lái)，簡(jiǎn)、牘、簡(jiǎn)策、簡(jiǎn)牘、簡(jiǎn)書(shū)、帛書(shū)、簡(jiǎn)書(shū)或竹帛等稱(chēng)呼，皆指文書(shū)、檔案和書(shū)籍。唐代以后，又稱(chēng)公文和檔案為“文案”、“案牘”，有時(shí)也用“文牘”、“文書(shū)”、“薄書(shū)”來(lái)表示。

　　5、“檔案”一詞的來(lái)源

　　“檔案”一詞，據現有材料初見(jiàn)清代。“檔”字在《康熙字典》里的解釋為“橫木框檔”，就是木架框格的意思。“案”，《說(shuō)文解字》釋作“幾屬”，就是像小桌子一類(lèi)的桌幾。由此引伸，又把處理一樁事件的有關(guān)文件叫作一案，并統稱(chēng)收存的官方文件為“案”或“案卷”等。“檔”和“案”連用，就是存入檔架的文案和案卷，而且把放置檔案的架子稱(chēng)作檔架，把一格稱(chēng)作一檔。這些叫法有的一直沿用下來(lái)，至今我們稱(chēng)檔案，依然有形象的和內在的意義。它的科學(xué)定義是這一直義的深化與發(fā)展。

　　6、檔案的屬性

　　檔案的屬性是指檔案在社會(huì )中表現出來(lái)的固有特征、特點(diǎn)。首先，它具備特有的基本屬性，即原始記錄性。檔案是人們從事社會(huì )實(shí)踐活動(dòng)的記錄材料轉化而來(lái)的，是歷史的原始記錄。其次，它也具備許多文獻共有的一般屬性，即信息性、文化知識性。檔案是一種信息，是國家信息資源的重要組成部分，可以擴充、濃縮、擴散、分享、替代等，也可以收集、傳遞、存儲、檢索、處理、交換、利用。檔案是人類(lèi)對自然和社會(huì )運動(dòng)形態(tài)與規律的認識與描述，使人們在社會(huì )實(shí)踐中積累起來(lái)的經(jīng)驗。檔案作為文化知識的一種載體和形式，具有原始性、孤本性、繼承性。

　　7、檔案工作的性質(zhì)

　　(1)從檔案工作本身來(lái)說(shuō)，它屬于一種科學(xué)的管理性工作。

　　(2)從檔案工作同其他工作的關(guān)系來(lái)說(shuō)，它屬于一項條件性的服務(wù)工作。

　　(3)從檔案的形成特點(diǎn)和檔案工作在政治斗爭中所起的作用來(lái)說(shuō)，它是一項政治性的工作。

　　8、檔案工作的基本原則

　　(1)統一領(lǐng)導、分級管理，即國家全部檔案分別由各級、各類(lèi)檔案保管機構集中管理;全國檔案工作在各級人民政府領(lǐng)導下，由各級檔案事業(yè)管理機構統一、分級、分專(zhuān)業(yè)進(jìn)行管理;實(shí)行黨政檔案和黨政檔案工作的統一管理。

　　(2)維護檔案的完整安全。

　　(3)便于社會(huì )的方面對檔案的利用。

　　9、檔案法制監督的主要內容

　　(1)對國家各級行政機關(guān)包括檔案行政管理機構制定有關(guān)檔案工作規章、規定的合法性進(jìn)行監督;

　　(2)對檔案行政管理機構設置、人員配置情況依照檔案法規的規定進(jìn)行監督;

　　(3)對檔案行政管理機關(guān)及其工作人員的具體行為進(jìn)行監;

　　(4)對檔案工作的具體環(huán)節進(jìn)行監督;

　　(5)對社會(huì )組織和公民能否履行檔案法律、法規中規定的義務(wù)及依法享有權益進(jìn)行監督。

　　10、科技檔案的定義

　　科技檔案是國家機關(guān)、社會(huì )組織、個(gè)人在科技、生產(chǎn)、建設活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

　　11、檔案編研的工作內容

　　(1)、編寫(xiě)參考資料;(2)、匯編檔案文件;(3)、參與編史修志;(4)、撰寫(xiě)論文專(zhuān)著(zhù)

　　12、幾種檔案編研參考資料的編寫(xiě)

　　(1)大事記：大事記亦稱(chēng)大事年表。是以時(shí)間為線(xiàn)索記載一個(gè)地區、一個(gè)機關(guān)、一個(gè)專(zhuān)題、一個(gè)歷史階段發(fā)生的重大事件(事實(shí))的書(shū)面材料。

　　大事記編寫(xiě)程序與方法：一是明確大事記的時(shí)間界限和內容范圍，二是廣泛收集與之有關(guān)的檔案文件和其他相關(guān)資料，三是摘錄應該列入大事年表的事實(shí)，四是對摘錄的事實(shí)進(jìn)行審核，五是按計劃排列大事，組成完整的系統。

　　大事記編寫(xiě)的體例與形式：多數采用條目式，并以編年體為主要體例。

　　(2)、組織沿革：系統記載一個(gè)地區、機關(guān)或專(zhuān)業(yè)系統的組織機構、人員編制、體制變革等情況的參考資料。

　　組織沿革的類(lèi)型：一是地區組織沿革，二是機關(guān)組織沿革，三是專(zhuān)業(yè)系統組織沿革。

　　組織沿革的體例：編年法、系列法、階段法。

　　(3)基礎數字匯集：以數字的形式集中反映某一地區或某一方面情況的參考資料，又稱(chēng)“統計數字匯集”。

　　基礎數字匯集的編寫(xiě)要求：首先應該保證數字、數據的準確性，其次應該注意體例，根據不同的需要采用不同的編寫(xiě)方法。同時(shí)還應堅持實(shí)事求是的態(tài)度和嚴謹仔細的作風(fēng)。

　　(4)專(zhuān)題概要與會(huì )議簡(jiǎn)介

　　專(zhuān)題概要：又稱(chēng)專(zhuān)題資料，是以文章敘述的形式，簡(jiǎn)要的記述和反映某一方面情況，以檔案文件為基礎編寫(xiě)的參考資料。

　　專(zhuān)題概要的編寫(xiě)一般需經(jīng)過(guò)選題、選材、編輯加工、公開(kāi)或內部出版幾個(gè)環(huán)節。

　　會(huì )議紀要：利用會(huì )議文件或會(huì )議資料編寫(xiě)的、簡(jiǎn)要介紹某會(huì )議過(guò)程及其基本情況的一種參考資料。

　　會(huì )議簡(jiǎn)介的類(lèi)型有國際性的、全國性的、地區性的、專(zhuān)題性的、機關(guān)的會(huì )議簡(jiǎn)介。

　　會(huì )議簡(jiǎn)介的編寫(xiě)一般采用文字敘述方式，要求重點(diǎn)突出、語(yǔ)言樸實(shí)、簡(jiǎn)明扼要、敘述完整。機關(guān)企事業(yè)單位可以編制單位黨委會(huì )議簡(jiǎn)介和行政辦公會(huì )議基本情況簡(jiǎn)介�？梢砸荒暌痪�，也可隨時(shí)編寫(xiě)，注意積累。

　　13、檔案整理的基本原則

　　(1)檔案整理必須保持文件的歷史聯(lián)系;

　　(2)檔案整理要充分利用原有的整理基礎;

　　(3)檔案整理要便于保管和利用。

　　14、檔案全宗

　　全宗是一個(gè)獨立的機關(guān)、團體、企事業(yè)單位或著(zhù)名人物在社會(huì )活動(dòng)中形成的檔案的有機整體。

　　15、檔案的一般分類(lèi)方法

　　(1)按文件的來(lái)源分類(lèi)：組織機構分類(lèi)法、作者分類(lèi)法、通訊者分類(lèi)法。

　　(2)按文件形成時(shí)間分類(lèi)：年度分類(lèi)法、時(shí)期或時(shí)代分類(lèi)法。

　　(3)按文件的內容分類(lèi)：?jiǎn)?wèn)題分類(lèi)法、實(shí)物分類(lèi)法、地理分類(lèi)。

　　(4)按文件的形式分類(lèi)：按文件種類(lèi)分類(lèi)法、案文件載體分類(lèi)法。

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