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檔案知識之歸檔文件的整理原則
歸檔文件的整理原則
遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯(lián)系。文件的形成有其自身的規律和特點(diǎn)。不同的機關(guān)，盡管其職責和業(yè)務(wù)范圍各不相同，但各項職能活動(dòng)總是存在著(zhù)各方面的聯(lián)系，所形成的文件之間必然有一定規律，這種規律也就是文件之間有機聯(lián)系的具體表現。文件之間的這種聯(lián)系既能反映出機關(guān)職能活動(dòng)的歷史面貌，同時(shí)也符合人們查找利用檔案的心理預期，為檢索提供了線(xiàn)索。因此，進(jìn)行歸檔文件整理工作，必須遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯(lián)系。
區分不同價(jià)值。不是所有辦理完畢的文件材料都需要整理歸檔，而是要依照國家有關(guān)規定，區分歸檔范圍內不同文件的價(jià)值，劃定不同保管期限。
便于保管和利用。這是歸檔文件整理最基本的原則，也是檢驗歸檔文件整理方法實(shí)用性的唯一標準。“便于保管和利用”既是歸檔文件整理的出發(fā)點(diǎn)，也是最終目的。
歸檔文件的分類(lèi)方法是如何的?
歸檔文件可以采用年度----機構(問(wèn)題)----保管期限或保管期限----年度----機構(問(wèn)題)等方法進(jìn)行分類(lèi)。同一全宗應保持分類(lèi)方案的穩定。
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實(shí)驗室人員技術(shù)檔案管理
人員技術(shù)檔案涉及的人員信息比較多，許多實(shí)驗室經(jīng)常遺漏部分信息;或者管理不到位，出現信息更新不及時(shí)和管理繁瑣的現象。完整地保存和科學(xué)地管理實(shí)驗室的人員技術(shù)檔案，做好檔案管理，需要做好以下幾點(diǎn)：
完善制度
實(shí)驗室人員技術(shù)檔案管理應有歸口部門(mén)，配有專(zhuān)(兼)職人員負責，并規定其職責，建立和健全人員技術(shù)檔案管理制度和相關(guān)的作業(yè)程序，做到職責明確，實(shí)施有章可循：
(1)科學(xué)管理人員技術(shù)檔案，承辦人員技術(shù)檔案的接收、分類(lèi)、編目、登記、保管、復制、借閱、發(fā)放、鑒定、銷(xiāo)毀、統計等工作。
(2)遵守保密制度，做好安全保衛工作。
(3)保持檔案室內整潔、衛生，對破損或變質(zhì)的檔案，要及時(shí)修補和提出復制。
內容充分
CNAL-CL01：2006《檢測和校準實(shí)驗室能力認可準則》之5.2.5條款規定：“實(shí)驗室應保留所有技術(shù)人員(包括簽約人員)的相關(guān)授權、能力、教育和專(zhuān)業(yè)資格、培訓、技能和經(jīng)驗的記錄，并包含授權和/或能力確認的日期。這些信息應易于獲得。”實(shí)驗室人員信息除了上述規定以外，還應包括人員的學(xué)歷、身份基本信息和獎懲、升遷、考核等，人員涉及的資料比較多，除了以文件形式、證書(shū)形式存在外，有些并沒(méi)有以書(shū)面形式存在，還需要收集和完善。因此，設計和編制《人員登記冊》，包含實(shí)驗室人員需求的所有信息，以此為綱領(lǐng)性資料，其他證書(shū)、文件資料為附件，不僅便于登記管理和核查，而且便于統一管理、不遺漏人員信息資料，還對保持信息的充分性起到重要作用。
實(shí)施有效
實(shí)驗室人員技術(shù)檔案的管理工作要有效實(shí)施，
(1)登記應詳實(shí)。實(shí)驗室應建立所有人員的技術(shù)檔案，對檔案進(jìn)行編號、分類(lèi)、編目。管理人員根據《人員登記冊》的內容收集相關(guān)信息，詳實(shí)登記�！度藛T登記冊》也可以利用計算機進(jìn)行信息化管理，以電子文本形式存檔，便于查閱。
(2)更新應及時(shí)。實(shí)驗室人員有經(jīng)常獲得培訓和繼續教育的機會(huì )，因此，專(zhuān)業(yè)技能會(huì )逐漸提升，上崗項目也會(huì )增加，而《人員技術(shù)檔案》是人員整體情況的綜合反映，所以要及時(shí)更新。實(shí)驗室人員應把參加培訓的信息、培訓結果以及其他個(gè)人的相關(guān)信息變更及時(shí)通知檔案管理人員。
(3)保管應到位。實(shí)驗室人員技術(shù)檔案應履行批準和借閱手續，由管理人員填寫(xiě)《文件借閱登記表》，借閱人員簽字后，方可使用。借閱者應保持檔案的完整、安全、整潔，不得轉借、拆散、涂改、抽換和丟失。借、還雙方應共同清點(diǎn)份數、頁(yè)數，并檢查完整情況，做到認真負責。如發(fā)現問(wèn)題或有損壞者，及時(shí)向主管領(lǐng)導匯報。檔案存放場(chǎng)所還要經(jīng)常保持清潔通風(fēng)，注意防塵、防火、防水、防潮、防曬和防盜，防止檔案被蟲(chóng)蛀、鼠咬、霉爛等。如有破損或變質(zhì)的檔案，管理人員要及時(shí)修補和提出復制。
(4)核查應定時(shí)。實(shí)驗室應認真執行技術(shù)檔案的保管檢查制度，檔案管理人員每半年應全面檢查、清理一次，做到賬檔一致。
(5)更改應規范。實(shí)驗室人員技術(shù)檔案中的內容如有更改，應按程序文件的要求實(shí)行更改，注明更改人的簽名，切勿涂改。重要的文件更改還需有文件更改通知單。
(6)銷(xiāo)毀應造冊。凡要銷(xiāo)毀的技術(shù)檔案，必須清冊，經(jīng)主管領(lǐng)導審批后，在指定監銷(xiāo)人監督下進(jìn)行銷(xiāo)毀，防止失密。有關(guān)鑒定報告和銷(xiāo)毀清冊必須及時(shí)歸檔。
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