工程檔案歸檔

　　工程檔案歸檔要求

　　一、組織案卷

　　1、組卷原則

　　組卷要遵循工程文件材料的形成規律，保持案卷內工程文件材料的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。

　　2、組卷要求

　　案卷內工程文件材料內容必須準確反映工程建設及其管理活動(dòng)的真實(shí)情況。案卷內工程文件材料要齊全、完整。存檔工程文件材料要求為原件，特殊情況下可用復印件代替。案卷內工程文件材料的載體和書(shū)寫(xiě)材料應符合耐久性要求，如用傳真熱敏紙等非耐久性材料記錄的工程文件資料和用鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水、復寫(xiě)紙等書(shū)寫(xiě)的文件材料需復印后用復印件存檔。

　　3、組卷方法

　　直接針對具體項目的管理性工程文件材料放入所針對的項目里組卷。要求按照招投標文件、監理文件、來(lái)往函件、進(jìn)度控制、安全質(zhì)量控制、造價(jià)控制、分包資質(zhì)、信息管理、施工管理、工程評優(yōu)、啟動(dòng)驗收、竣工驗收、聲像資料共13 個(gè)類(lèi)目組卷;每個(gè)類(lèi)目下可有多個(gè)案卷，每個(gè)卷由若干文件組成，具體詳細組卷參照公司下發(fā)的工程檔案歸檔范圍執行。

　　4、案卷的編目(編號原則按照南充公司文件要求)

　　(1)卷內工程文件材料頁(yè)號的編寫(xiě)案卷內工程文件材料均以有書(shū)寫(xiě)內容的頁(yè)面編寫(xiě)頁(yè)號。單面書(shū)寫(xiě)的工程文件材料在其右下角編寫(xiě)頁(yè)號;雙面書(shū)寫(xiě)的工程文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角編寫(xiě)頁(yè)號。印刷成冊的工程文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內目錄，不必重新編寫(xiě)頁(yè)號。卷內目錄、卷內備考表不編寫(xiě)頁(yè)號。工程檔案歸檔(2)案卷封面的編制

　　案卷封面可在卷盒的正表面，也可采用內封面形式。(案卷封面式樣見(jiàn)圖A1)案卷題名應簡(jiǎn)明、準確地揭示卷內工程文件材料的內容，案卷題名由立卷人擬寫(xiě)。立卷單位應填寫(xiě)負責本工程文件材料組卷的項目監理部。起止日期應填寫(xiě)案卷內工程文件材料形成的起止日期。保管期限應依據有關(guān)規定填寫(xiě)組卷時(shí)劃定的保管期限，一般情況為長(cháng)期。密級應依據保密規定填寫(xiě)，一般為普通。檔號應填寫(xiě)項目代號、分類(lèi)號、案卷號。項目代號由業(yè)主檔案室設定，組卷時(shí)責任立卷人向業(yè)主檔案室詢(xún)問(wèn)本工程項目序號;

　　(3)案卷背脊的編制案卷背脊項目有保管期限、檔號、案卷題名。(背脊式樣見(jiàn)圖A2)保管期限填寫(xiě)方法應依據有關(guān)規定填寫(xiě)組卷時(shí)劃定的保管期限，一般情況下為長(cháng)期;案卷題名可根據各單位具體情況自行填寫(xiě)，要求填寫(xiě)完整、準確。

　　(4)卷內目錄的編制卷內目錄式樣(見(jiàn)圖A3)。序號用阿拉伯數字從1 起依次標注卷內工程文件材料數的順序。文件編

　　號應填寫(xiě)工程文件材料的文號等。責任者應填寫(xiě)工程文件材料的形成部門(mén)或主要責任者。文件材料題名應填寫(xiě)工程文件材料的全稱(chēng)。日期應填寫(xiě)工程文件材料的形成日期。頁(yè)號應填寫(xiě)每件工程文件材料首尾頁(yè)上標注的頁(yè)號。卷內目錄排列在卷內工程文件材料首頁(yè)之前。

　　(5)卷內備考表的編制卷內備考表(式樣見(jiàn)圖A4)。

　　說(shuō)明包括：案卷內工程文件材料的件數、頁(yè)數以及在組卷和案卷提供使用過(guò)程中需要說(shuō)明的問(wèn)題。立卷人應由責任立卷人(信息管理人員)簽名。立卷日期應填寫(xiě)完成立卷的日期。 檢查人應由案卷質(zhì)量審核者(項目總結)簽名。檢查日期應填寫(xiě)審核的日期。卷內備考表排列在卷內文件材料之后。

　　5、案卷的裝訂案卷裝訂幅面采用國際標準A4 型(297mm×210mm);裝訂時(shí)，正文在前，附件在后。案卷內不允許有金屬物。如普通訂書(shū)釘等，需用不銹鋼訂書(shū)釘。不裝訂的案卷，應在每份工程文件材料的右下角加蓋檔號章(式樣見(jiàn)圖A5)

　　6、卷皮、卷內表格的規格及其制成材料

　　(1)工程檔案案卷卷皮采用卷盒形式。

　　(2)卷皮規格和制成材料

　　卷盒的外表面規格為：305mm×220mm，厚度分別為10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm 六種。卷皮宜采用牛皮紙檔案盒，外裱牛皮紙。

　　(3)卷內表格的規格和制成材料質(zhì)量卷內目錄、卷內備考

　　表規格為：國際標準A4 型(297mm×210mm)。卷內目錄、卷內備考宜采用70ɡ以上白紙打印。

　　(4)案卷背脊標簽的規格和質(zhì)量案卷背脊標簽與卷盒的長(cháng)度和厚度相同，即305mm×10(20，30，40，50，60)mm。 案卷背脊標簽宜采用70ɡ牛皮紙制作。卷皮上和卷內表格中內容采用打印方式填寫(xiě)。

　　二、電子檔案

　　移交工程檔案時(shí)需提交全套分類(lèi)清晰、過(guò)程完整的監理文件檔案電子版�，F場(chǎng)發(fā)出的監理文件資料必須有完整的電子文檔，如監理大綱、監理規劃、監理實(shí)施細則、會(huì )議紀要、監理月報、監理工程通知單、監理工作聯(lián)系單、工程開(kāi)工令、工程暫停令、協(xié)調會(huì )紀要、旁站監理記錄、工程整改通知單、費用索賠審批表、工程臨時(shí)延期審批表、工程最終延期審批表、工程項目驗收匯總表，監理業(yè)務(wù)手冊、監理總結等。監理文件電子版要求分類(lèi)清晰完整，保存格式為word 格式。 電子檔案中的工程照片按各階段形象進(jìn)度、重要會(huì )議、現場(chǎng)監理工作照、檢查驗收、領(lǐng)導視察以及竣工后的工程全貌共6 類(lèi)分夾存放，并且每張照片需在文件名進(jìn)行標識說(shuō)明。存儲電子檔案的光盤(pán)應使用不可擦除型光盤(pán)，文檔資料用word 格式，圖片用JPG 格式，視頻資料用MPEG 格式保存。

　　三、歸檔審查

　　歸檔文件審查分二級進(jìn)行，即項目責任立卷人自查，監理復

　　查。復查通過(guò)后，到業(yè)主檔案室填寫(xiě)移交目錄，簽字移交。(式樣見(jiàn)圖A6)

　　四、歸檔時(shí)間

　　要求工程竣工投運后二個(gè)月內，及時(shí)移交工程檔案。

　　五、檔案歸檔范圍(暫定)

　　1招投標文件、中標通知書(shū)、合同等

　　2監理文件：監理大綱、監理規劃、監理實(shí)施細則、達標投產(chǎn)及創(chuàng )優(yōu)規劃、監理日志、監理月報、監理工程師通知單、工程整改通知單、監理工作聯(lián)系單、監理業(yè)務(wù)手冊

　　3來(lái)往函件：工程建設管理單位與參建單位有關(guān)工程項目的重要來(lái)往文件及電傳、函件

　　4進(jìn)度控制：、工程進(jìn)度計劃、工程開(kāi)工/復工報審表、工程暫停/返工令、工程延期報告及審批

　　5安全質(zhì)量控制：原材料、設備等進(jìn)場(chǎng)報審表、安全、文明施工大檢查紀要、旁站監理記錄、質(zhì)量檢驗記錄：⑴檢驗批質(zhì)量驗收記錄⑵分部\分項工程質(zhì)量驗收記錄⑶單位工程質(zhì)量驗收記錄⑷隱蔽工程驗收資料 (以上均為匯總表)、關(guān)鍵工序監督、檢測、抽樣檢驗、檢查評定報告、工程項目驗收匯總表、質(zhì)量事故報告、處理意見(jiàn)及會(huì )議紀要

　　6造價(jià)控制：變更價(jià)格審查、索賠處理文件、工程計量單和工程款支付簽證

　　7分包資質(zhì)：、分包單位資格報審表、試驗單位資格報審表、

　　供貨單位資格報審表

　　8監理總結：專(zhuān)題總結、監理工作總結、工程總體質(zhì)量評價(jià)報告

　　9施工管理：施工組織設計、施工方案及技術(shù)措施報審表、設計交底與圖紙會(huì )審會(huì )議紀要、設計變更、設備、材料、零部件代用審批、調試方案審查、施工過(guò)程資料

　　10啟動(dòng)驗收：調試記錄、啟動(dòng)驗收、啟動(dòng)驗收交接書(shū) 11竣工資料：、驗收通知、方案、驗收報告(附整改記錄)、調試方案審查、竣工藍圖、設備圖紙、竣工資料移交清冊 12聲像資料：照片、錄像、錄音等

　　六、歸檔數量

　　1圖紙類(lèi)(含變更)：4套(南充公司1套、市檔案館1套、總包1套)

　　2記錄、通知、審批類(lèi)文件：2套

　　3驗收性文件：4套

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