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檔案歸檔方法
檔案整理過(guò)程較為繁瑣，分享一下我在檔案管理時(shí)的一些小經(jīng)驗，可以快速整理檔案歸檔方法，一起來(lái)看一下吧!
檔案歸檔方法
1、總的方法：
順其自然，單件歸檔。即順應文件形成的本來(lái)狀況，以自然件為歸檔單位，逐件整理歸檔。
2、“件”含義
(1)單份文件，一份文件為一件;
(2)正件與附件合為一件;
(3)來(lái)文與復文(請示與批復、函與復函)合為一件;
(4)會(huì )議記錄、會(huì )議紀要成套性材料每次(期)為一件;
(5)各種報表、名冊、圖冊等，一冊(本)為一件。
3、分類(lèi)
按年度——保管期限(永久、長(cháng)期、短期)進(jìn)行分類(lèi)整理歸檔。
4、編制頁(yè)碼：原則上保留歸檔文件本身的頁(yè)碼，如文件本身沒(méi)編頁(yè)碼的應編制頁(yè)碼，或者文件有增加的，應補充頁(yè)碼，用打碼機或黑色的墨水筆填寫(xiě)都可以。歸檔文件整理方法
5、蓋章編號
(1)歸檔文件應按分類(lèi)方法逐件在首頁(yè)上方的空白處加蓋檔案章，并填寫(xiě)檔案章有關(guān)欄目的內容。
檔案章格式：
(2)檔案章的項目及填寫(xiě)內容：
件號：文件的順序號。年度、保管期限(永久、長(cháng)期、短期)編制1 個(gè)流水號，每年斷號。
年度：填寫(xiě)文件形成年度，以四位阿拉伯數字標注。如：“2000”
保管期限：歸檔文件保管期限的名稱(chēng)。如：“永久” 注:在每年歸檔工作結束后，如發(fā)現有其它文件沒(méi)及時(shí)歸檔的，可將該文件排在已歸檔文件之后編號歸檔。
6、裝盒及填寫(xiě)盒內備考表
(1)歸檔文件編號后。按照年度、保管期限、編號順序裝入檔案盒，不同保管期限的檔案不能裝入同一個(gè)盒中，并按要求在盒的脊背上蓋上各項內容。盒號暫不要編。
(2)填寫(xiě)盒內備考表。
盒內情況說(shuō)明：主要填寫(xiě)本盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷(xiāo)毀等需要說(shuō)明的情況，如無(wú)上述情況，可不用填寫(xiě); 整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名;
檢查人：負責檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名; 日期：歸檔文件整理完畢的日期。
7、填寫(xiě)歸檔文件目錄：(見(jiàn)圖a1歸檔文件目錄式樣)
圖a1 歸檔文件目錄
(1)件號：編制的流水號;
(2)責任者：文件的署名者或發(fā)文機關(guān);
(3)文號：文件的發(fā)文字號(沒(méi)有文號的不用填寫(xiě))
(4)題名：即文件的標題，一般應照實(shí)抄錄。原文沒(méi)有標題的應加擬標題，原文標題不能說(shuō)明內容的，應重擬標題。凡加擬的標題都外加“[]”號;(舉例: [關(guān)于重點(diǎn)建設項目建檔工作的]補充通知
(5)日期：指文件形成的日期;例:2005.01.01
(6)頁(yè)數：指每一份歸檔文件本身的有效頁(yè)數;(注意：正反面)
(7)備注：用以標注歸檔文件的變化情況或參見(jiàn)標號;
(8)歸檔文件目錄一式二份，一份放入目錄夾裝訂，一份放入檔案盒。
8、編寫(xiě)歸檔說(shuō)明
歸檔說(shuō)明的內容包括：
(1)單位的名稱(chēng);
(2)單位領(lǐng)導名單及任免時(shí)間;
(3)當年的主要工作情況
(4)當年檔案歸檔情況。
9、檔案目錄夾的整理(見(jiàn)歸檔文件目錄封面式樣)
按年度——保管期限排列的順序將歸檔說(shuō)明和歸檔目錄用目錄夾(紅色檔案目錄夾)裝訂成檢索目錄冊，逐年增加，將目錄夾裝滿(mǎn)為止。
科技檔案的整理方法
一般講，基層檔案部門(mén)對科技檔案的整理，大體要經(jīng)過(guò)分類(lèi)、案卷組織與排列、編目幾個(gè)環(huán)節。
一、分類(lèi)�？萍紮n案分類(lèi)，就是根據科技檔案的內容性質(zhì)和形成特點(diǎn)，把一定范圍的科技檔案劃分成不同的類(lèi)別層次，從而形成具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的不同等級的科技檔案庫藏系統。
1、 分類(lèi)的要求。搞好科技檔案的分類(lèi)，應注意以下幾點(diǎn)：
(1)科技檔案的分類(lèi)要遵循同一規則。在一個(gè)單位內部或一個(gè)專(zhuān)業(yè)系統，同一種科技檔案的分類(lèi)標準應該一致。
(2)科技檔案分類(lèi)要遵循效用規則。即科技檔案分類(lèi)要適應科技檔案及其管理特點(diǎn)，追求分類(lèi)的整體適用效果。也就是說(shuō)，科技檔案的分類(lèi)，要符合檔案形成專(zhuān)業(yè)和檔案形成單位科技活動(dòng)的性質(zhì)和特點(diǎn)。
(3)科技檔案分類(lèi)要遵循排它規則。即同一級類(lèi)目必須互相排斥而不能重合。(4)要編制一個(gè)合理和切實(shí)可行的科技檔案分類(lèi)方案。分類(lèi)方案是進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)的依據性文件，在編制科技檔案分類(lèi)方案時(shí)，要了解和掌握本單位科技檔案的內容構成和形成特點(diǎn)，確定明確的分
類(lèi)標準和分類(lèi)方法，設置科學(xué)、合理的類(lèi)目體系，形成完整的科技檔案分類(lèi)方案。
2、分類(lèi)的方法�；鶎訖n案部門(mén)對科技檔案的分類(lèi)，實(shí)際上是在分類(lèi)方案的指導下進(jìn)行的�？萍紮n案的種類(lèi)很多，因此可運用的分類(lèi)標準或進(jìn)行分類(lèi)的方法也是較多的，大體上，科技檔案實(shí)體分類(lèi)基本是采用對象分類(lèi)法和特征分類(lèi)法兩種方法。對象分類(lèi)法就是以一個(gè)實(shí)物對象的設計、生產(chǎn)制造等活動(dòng)形成的整套科技檔案為單元進(jìn)行分類(lèi)的方法，其典型的形式是型號分類(lèi)法、工程項目分類(lèi)法和課題分類(lèi)法。特征分類(lèi)法就是以科技檔案的內容特征為依據進(jìn)行分類(lèi)的方法，其典型的形式是專(zhuān)業(yè)特征分類(lèi)法、時(shí)間特征分類(lèi)法和地域特征分類(lèi)法。
(1) 工程項目分類(lèi)法。它適用于對基本建設工程檔案的分類(lèi)，就是在本單位全部基建檔案范圍內，以工程項目為分類(lèi)單元，劃分科技檔案的類(lèi)別。
(2) 型號分類(lèi)法。它適用于產(chǎn)品檔案和設備檔案的分類(lèi)，就是以各個(gè)型號的產(chǎn)品或設備為分類(lèi)單元，劃分科技檔案的類(lèi)別。
(3) 課題分類(lèi)法。適用于對科研檔案的分類(lèi)，以各個(gè)獨立的研究課題為分類(lèi)單元，劃分科技檔案的類(lèi)別。
(4) 專(zhuān)業(yè)特征分類(lèi)法。按照科技檔案所反映的專(zhuān)業(yè)性質(zhì)劃分科研檔案的類(lèi)別。
(5) 地域特征分類(lèi)法。根據科技檔案內容所反映的地域特征劃分科技檔案的類(lèi)別。
(6) 時(shí)間特征分類(lèi)法。按科技檔案內容所反映的時(shí)間特征劃分科技檔案的類(lèi)別。
以上幾種基本方法，在實(shí)際應用時(shí)，可根據具體情況，結合其中幾種靈活運用�；窘ㄔO檔案的分類(lèi)，具體到不同單位和不同基建項目，其檔案主要有性質(zhì)——工程項目分類(lèi)法、流域——工程項目分類(lèi)法。產(chǎn)品檔案的分類(lèi)，由于產(chǎn)品種類(lèi)繁多，各種產(chǎn)品代號也不盡相同，因此在型號分類(lèi)法的基礎上，派生出許多具體分類(lèi)方法，比較常用的有使用性質(zhì)——型號分類(lèi)法、系列——型號分類(lèi)法、年度——紗號分類(lèi)法。設備檔案的分類(lèi)，根據組織形式和設備類(lèi)型的不同，設備檔案具體的分類(lèi)主要有性質(zhì)——型號分類(lèi)法、工序——型號分類(lèi)法�？蒲袡n案的分類(lèi)方法主要有學(xué)科——課題分類(lèi)法、專(zhuān)業(yè)——課題分類(lèi)法。
二、案卷組織與排列
案卷是一組具有有機聯(lián)系、價(jià)值相同、密級相同的科技文件的最小集合體�？萍嘉募g的聯(lián)系是多方面的，因此組織案卷的方法也是多種多樣的。一般情況下，組織案卷的方法應當與該類(lèi)科技檔案的分類(lèi)方法相一致。常用的案卷組織方法有以下幾種：按結構組織案卷、按子項或子課題組織案卷、按工序或階段組織案卷、按專(zhuān)業(yè)組織案卷、按問(wèn)題組織案卷、按名稱(chēng)或文件性質(zhì)組織案卷。此項工作應由有關(guān)的科技業(yè)務(wù)部門(mén)承擔，檔案部門(mén)協(xié)助、指導。
案卷內科技文件的排列應注意以下幾點(diǎn)：
1、圖樣材料的排列。有兩種情況：一是對于有圖樣目錄的圖紙，可以按圖樣目錄的順序進(jìn)行排列;
二是對于沒(méi)有圖樣目錄的圖紙，可以按總體與局部的關(guān)系排列。
2、文字材料的排列�？梢园粗匾潭扰帕�，可以按時(shí)間順序排列。
3、圖文混合材料的排列。一般要求文字材料在前，圖樣材料在后。
三、案卷編目
案卷編目，是在科技文件歸檔前由科技業(yè)務(wù)部門(mén)隨同組織案卷一并進(jìn)行的，是科技文件整理工作的一項內容，基層科技檔案部門(mén)應協(xié)助和指導科技業(yè)務(wù)部門(mén)做好案卷編目工作。
案卷編目，是以案卷為對象，通過(guò)一定的形式固定案卷系統整理成果，揭示案卷內科技文件內容與成分的工作。其內容有：編頁(yè)號、填制案卷內科技文件目錄，填寫(xiě)備考表，填制案卷封面和脊背標簽。
1、 編頁(yè)號。為案卷內每頁(yè)文件編制順序號，以便固定案卷內科技文件的順序，便于確切統計案卷內科技文件的數量，有助于保護和查找使用。其方法是：1)凡是有書(shū)寫(xiě)內容的頁(yè)面，都要采用阿拉伯數字從“1”開(kāi)始依次逐頁(yè)標注;2)單面書(shū)寫(xiě)的文件在右下角編號，雙面書(shū)寫(xiě)的文件，正面在右下角編號，背面在左下角編號;3)卷內目錄、備考表和案卷封面不編寫(xiě)頁(yè)號。某些科技文件，如成套圖樣、說(shuō)明書(shū)、計算書(shū)等，在編制時(shí)已有頁(yè)號，不必另行編號。只有在案卷內科技文件沒(méi)有統一順序號，或者編號順序不連貫，或者排列次序不連貫，或者排列次序有了變動(dòng)及出現差誤時(shí)，才需要編頁(yè)號或重新編頁(yè)號。
2、 填制卷內科技文件目錄。案卷內科技文件目錄，是卷內每一份文字材料或每一張圖樣的明細表。它對于管理和使用案卷具有重要作用。成套圖樣或科技文字材料，一般在編制時(shí)就有圖樣目錄或文件目錄，編目時(shí)應盡量利用原有目錄。如果在科技文件形成時(shí)沒(méi)有編制目錄，或原有目錄不適用時(shí)，則要編制或重新編制目錄。案卷內科技文件目錄，其項目有：序號，指該份文字材料或圖樣在案卷內的排列序號;題名，指該份文字材料或圖樣的標題(全稱(chēng));編號，指該份文字材料的文件號或圖樣的圖號;責任者，指該份文字材料或圖樣的直接編制部門(mén)或個(gè)人的姓名;日期，指該份文字材料圖樣的編制日期;以及備注和頁(yè)次。
3、 填寫(xiě)備考表。備考表是用來(lái)記載說(shuō)明歸檔前和歸檔后案卷內科技文件基本情況和變化情況的一種工具。它對于案卷的保管和使用，乃至鑒定和統計都有一定的作用。備考表的項目主要包括兩個(gè)部分：一部分是對組織案卷時(shí)，卷內科技文件基本情況的有關(guān)記載和說(shuō)明，如圖樣、照片、文字材料等數量的記載，以及歸檔單位或案卷組織者對卷內科技文件完整、準確情況的說(shuō)明。這部分內容是由有關(guān)的科技人員填寫(xiě)的。另一部分是科技文件歸檔后，在科技檔案管理工作過(guò)程中，對有關(guān)該案卷變化情況的記載和說(shuō)明。這部分內容由科技檔案部門(mén)的有關(guān)人員負責填寫(xiě)。備考表排列在案卷內科技文件的尾頁(yè)之后。
4、 填制案卷封面。案卷封面，是以一定的格式概要介紹卷內科技文件內容和形式特征的一種工具。同時(shí)，它又對案卷內的科技文件起著(zhù)保護作用，封面編制的質(zhì)量和水平，將直接影響到對科技檔案著(zhù)錄和檢索工具的編制，關(guān)系到科技檔案的管理和開(kāi)發(fā)利用。所以，填制案卷封
面在案卷編目中是一項重要內容。封面的內容項目，主要由3部分組成。
1)案卷題名。又稱(chēng)案卷標題，是案卷內科技文件的綜合名稱(chēng)。它概括地反映了案卷的內容特征，是直接指引和幫助利用科技檔案的向導。案卷題名在結構上一般由3個(gè)部分組成：一是項目名稱(chēng)，即案卷內科技文件所屬工程、產(chǎn)品、課題或設備等的名稱(chēng)。二是案卷內科技文件的內容特征，如機械產(chǎn)品某組成部分(結構特征)，工程設計某設計階段(階段特征)或某專(zhuān)業(yè)(專(zhuān)業(yè)特征)的科技文件，等等。三是科技文件名稱(chēng)特征，如圖樣、說(shuō)明書(shū)、計算書(shū)、實(shí)驗記錄、成果報告等。擬定案卷題名，要注意概括性，做到文字簡(jiǎn)練，表達準確，不可繁雜冗長(cháng)，防止卷內科技文件名稱(chēng)和簡(jiǎn)單羅列;同時(shí)要注意完整性，能夠恰當地揭示案卷的內容和成分，避免不適當的簡(jiǎn)化。
2)案卷的管理性?xún)热蓓椖�。這一部分包括：編制單位(責任者)，指案卷內科技文件是由何人、何部門(mén)編制的;編制日期，指案卷內科技文件形成日期或起止日期;保管期限，填寫(xiě)經(jīng)鑒別劃定的保管期限;密級，根據保密規定填寫(xiě)。
3)檔號項。包括檔號，即本案卷的科技檔案號，由分類(lèi)號和案卷排列順序號組成;檔案館(室)號，填寫(xiě)國家給定的本檔案館(室)的編號;縮微號，填寫(xiě)縮微時(shí)給定的本案卷的編號。需要說(shuō)明的是，在編制檔號時(shí)，首先要編制同科技檔案分類(lèi)有關(guān)的代字、代號表，然后進(jìn)行具體編制。
如某單位基建檔案號：j·2·3
案卷順序號
建筑項目代號
基建檔案代號
分類(lèi)號
5、編制案卷脊背標簽。脊背標簽，是管理和使用案卷的必備工具，其項目有案卷題名和檔案號。
檔案歸檔操作指引
方法/步驟
收集。
收集應歸檔的文件材料，收集文件必須是辦理完畢的正式文件，未辦理完畢的文件原則上不能歸檔。
組件。
1.正文與附件為一件，正文在前，附件在后；原件與復印件為一件，原件在前，復制件在后；報表、名冊、圖冊等一本為一件。
2.文件整理的幅面應以A4紙為準，小于A(yíng)4幅面的粘貼在A(yíng)4幅面的紙上并留出左側裝訂線(xiàn)；大于A(yíng)4按A4的幅面折疊整齊。
分類(lèi)。
按文件形成年度分類(lèi)，區分不同年度的文件，把屬于同一年度的文件集中，不同年度的文件不得混合放在一起。
編號編目。
1.對每份檔案文件進(jìn)行編號，編號規則通常由：全宗號+年度+類(lèi)別號+件號+序號組成。
2.歸檔文件裝盒時(shí)需編制歸檔文件目錄。逐頁(yè)編目，編目應準確、詳細、便于檢索。
3.編目含有檔號、案卷題名、卷內起止日期、編制單位、編制日期、責任者、密級、保管期限等信息編寫(xiě)。
修整。
1.合同/協(xié)議、報告是否有簽字蓋章、是否為原稿、是否缺少附件（沒(méi)有需補充完整）。
2.歸檔材料的文字是否是鉛印、膠印、或用藍黑墨水、碳素墨水書(shū)寫(xiě)。
3.修裱破損文件；復制字跡模糊或易褪變的文件；去除易銹蝕、易氧化的金屬物或塑料裝訂用品。
4.超大紙張折疊：折疊時(shí)要注意減少折疊次數，避開(kāi)圖標字跡，文件頁(yè)數較多的，需單張折疊，方便利用。
裝訂。
1.歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行裝訂。裝訂時(shí)，文件不損頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓字。
2.圖紙折疊裝盒，不裝訂；招投標資料、結算資料成套裝盒，不裝訂；證照可放于透明文件袋或檔案盒保管，不裝訂；客戶(hù)資料成套放于檔案盒，不裝訂。
3.裝訂建議用不銹鋼訂書(shū)針，禁止使用回形針、燕尾夾、膠水、裝訂夾條等裝訂工具。
編頁(yè)。
1.按照時(shí)間順序從小到大排序，用鉛筆對文件進(jìn)行逐份逐頁(yè)編碼。
2.在文件右上角填寫(xiě)件號，每頁(yè)右下角寫(xiě)頁(yè)號，翻頁(yè)左下角寫(xiě)頁(yè)號，空白頁(yè)不寫(xiě)頁(yè)號，頁(yè)號以每份文件為單位進(jìn)行編寫(xiě)，文件本身帶有頁(yè)號無(wú)需編頁(yè)。
8
裝盒。
1.裝訂好的文件依次裝入盒內，一盒裝滿(mǎn)后，順次裝入下一盒。同時(shí)填寫(xiě)檔案盒脊、檔案封面、卷內文件目錄和備考表項目。
2.檔案盒的厚度選擇厚度適宜的文件，盡量做到文件裝盒后與檔案盒形成一個(gè)整體（即盡量放滿(mǎn)檔案盒），避免豎立放置時(shí)文件彎曲受損。
3.檔案封面、卷內文件目錄和備考表一起放入檔案盒，檔案封面放在最前面，卷內文件目錄放在檔案封面后面，備考表放在文件底部。
4.文件材料歸檔后不得更改。
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