信息技術(shù)項目檔案歸檔應用方法

　　通過(guò)信息技術(shù)手段實(shí)現技改項目檔案實(shí)時(shí)收集和管理、在線(xiàn)歸檔、歸檔在線(xiàn)監控、收集流程化管理，提升企業(yè)技改項目檔案的管理水平，實(shí)現企業(yè)檔案業(yè)務(wù)的管理創(chuàng )新。下面是小編為大家分享信息技術(shù)項目檔案歸檔應用方法，歡迎大家閱讀瀏覽。

　　一、信息技術(shù)在技改項目檔案歸檔中的應用目標及特點(diǎn)

　　通過(guò)信息技術(shù)手段實(shí)現技改項目檔案實(shí)時(shí)收集和管理、在線(xiàn)歸檔、歸檔在線(xiàn)監控、收集流程化管理，提升企業(yè)技改項目檔案的管理水平，實(shí)現企業(yè)檔案業(yè)務(wù)的管理創(chuàng )新。

　　信息技術(shù)在技改項目檔案歸檔中的應用具有以下特點(diǎn)：

　　1.研究技改項目檔案業(yè)務(wù)，理順各職能管理要素之間的邏輯關(guān)系，通過(guò)技改項目檔案收集管理系統，將復雜的歸檔要求進(jìn)行任務(wù)分解，實(shí)現檔案文件收集的實(shí)時(shí)、有效和規范。

　　2.實(shí)現系統與實(shí)際技改項目檔案歸檔業(yè)務(wù)對接，結合實(shí)際業(yè)務(wù)，制定檔案歸檔任務(wù)，進(jìn)行任務(wù)分解，落實(shí)每一項任務(wù)的責任部門(mén)。

　　3.制訂一套通用的技改項目檔案歸檔收集模板，實(shí)現企業(yè)各項目檔案歸檔任務(wù)計劃快速建立，各業(yè)務(wù)部門(mén)按照歸檔任務(wù)計劃實(shí)現檔案文件快速在線(xiàn)歸檔。

　　4.實(shí)現歸檔流程的在線(xiàn)審批，公司領(lǐng)導、型號總師、業(yè)務(wù)部門(mén)領(lǐng)導、相關(guān)工作人員、檔案管理人員都可以實(shí)時(shí)查看項目檔案文件收集情況，系統以圖表的形式顯示完整率和歸檔率。

　　二、信息技術(shù)在技改項目檔案歸檔中的應用前景及效益

　　本研究技術(shù)內容是中航工業(yè)集團公司以新科學(xué)管理為指導的管理創(chuàng )新推進(jìn)整體思路的有力支撐，其應用模式將研究過(guò)程與實(shí)踐過(guò)程緊密結合，采用的歸檔任務(wù)分解及流程審批方法已經(jīng)過(guò)多家公司實(shí)踐驗證，具有很強的實(shí)用性和一定的普適性，在大中小型企業(yè)及研究院所進(jìn)行推廣應用，均可獲得好的應用效果。

　　本研究中設計了一套涉及多類(lèi)項目的檔案文件收集模板，檔案管理人員根據實(shí)際技改項目文檔要求，選擇模板，制定歸檔任務(wù)計劃，將各個(gè)階段任務(wù)進(jìn)行分解，指定每項任務(wù)責任部門(mén)、協(xié)助部門(mén)、歸檔時(shí)間、負責人等。相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)按照歸檔任務(wù)要求進(jìn)行檔案文件的歸檔。

　　作為中航工業(yè)數字檔案館建設的一部分，目前已經(jīng)應用到中航工業(yè)的多家單位，包括中航工業(yè)綜合所、南京機電液壓中心、貴州紅林機械有限公司、第一飛機設計研究院、成飛、陜飛、哈飛等單位，同時(shí)在中國商飛也得到了應用。

　　為企業(yè)帶來(lái)的效益：研究針對航空行業(yè)各企業(yè)基礎設施建設、設備采購升級、重點(diǎn)型號研究、重大項目科研設計所形成的基建、設備和項目檔案文件實(shí)行流程化管理，在線(xiàn)監控各企業(yè)技改項目檔案文件歸檔情況，徹底改變技改項目檔案文件傳統的管理手段和方式，提高工作效率、節省成本、縮短工作周期、提高檔案利用率，以適應現代信息化、網(wǎng)絡(luò )化管理的要求。

　　本研究能將技改項目的基建、設備、科研等項目關(guān)鍵節點(diǎn)的檔案文件收集情況管理起來(lái)，能夠追蹤檔案文件的收集情況。將收集情況通過(guò)網(wǎng)絡(luò )發(fā)布，實(shí)時(shí)查看項目檔案完整率/歸檔率情況，達到促進(jìn)各責任單位積極工作、提高技改項目檔案文件收集效率的目的。

　　三、信息技術(shù)在技改項目檔案歸檔中的應用過(guò)程和實(shí)踐案例

　　各單位的技改項目檔案的收集和管理具有通用的業(yè)務(wù)需求，并存在著(zhù)共性問(wèn)題。鑒于此，金航數碼科技有限責任公司的項目團隊在基于中航工業(yè)西飛對技改項目檔案的管理要求，并調研了中航工業(yè)其他廠(chǎng)所對技改項目檔案管理的需求后，形成設計方案并展開(kāi)軟件的研發(fā)和測試，首先在西飛試點(diǎn)實(shí)施，在實(shí)施過(guò)程中逐步完善，最終滿(mǎn)足西飛對技改項目檔案收集和管理的要求，后續又對多家單位進(jìn)行了實(shí)施，都取得了較好的應用效果。

　　在西飛的檔案項目實(shí)施過(guò)程中，主要實(shí)現了以下幾方面功能：

　　一是技改項目檔案歸檔任務(wù)發(fā)布。檔案管理員創(chuàng )建技改項目的基建、設備等項目的三層管理模板，即工程—項目—文件，將實(shí)際的技改項目按工程項目分解，分解到具體的設備，調用系統內置的設備歸檔模板，并根據實(shí)際情況在此基礎上進(jìn)行調整。檔案管理員在歸檔模板上將任務(wù)分解到具體的責任部門(mén)并進(jìn)行任務(wù)發(fā)布。

　　二是技改項目檔案歸檔任務(wù)執行。歸檔部門(mén)責任人可以在線(xiàn)查看本部門(mén)所負責的技改項目中的歸檔文件信息，并按照要求整理歸檔文件準備歸檔。

　　三是技改項目檔案歸檔率設置。各單位的歸檔責任人將整理好的歸檔文件移交給檔案管理員，檔案管理員核對歸檔文件信息，并進(jìn)行歸檔文件的確認工作，系統自動(dòng)算出歸檔率。

　　四是技改項目檔案歸檔情況展示。公司領(lǐng)導通過(guò)檔案網(wǎng)站在線(xiàn)查看技改項目檔案的歸檔完成情況，通過(guò)柱圖、表格、進(jìn)度條等方式來(lái)查看工程或項目的進(jìn)展程度、歸檔率等信息。西飛的項目案例表明，通過(guò)信息化手段解決了檔案部門(mén)收集技改檔案難的問(wèn)題，解決了歸檔部門(mén)不清楚歸檔文件范圍以及歸檔不及時(shí)的問(wèn)題，解決了公司領(lǐng)導對技改檔案歸檔情況監控不到位等問(wèn)題，提高了技改項目檔案歸檔的工作效率，實(shí)現了對技改項目檔案歸檔工作的有效管控，達到了西飛用戶(hù)對技改項目檔案歸檔管理要求的目標。

　　四、結束語(yǔ)

　　國家以及各個(gè)行業(yè)都出臺了有關(guān)檔案管理的法律法規，都突顯了檔案管理工作在企業(yè)中的重要性，本研究論述了如何通過(guò)技術(shù)手段實(shí)現技改項目檔案的收集和管理，但再好的信息化手段也離不開(kāi)企業(yè)的重視以及管理要求，因此，加強企業(yè)對技改項目檔案管理的重視和出臺相應的管理要求，是保障技改項目檔案歸檔和管理得以順利實(shí)施的重要條件。綜上所述，企業(yè)只有高度重視技改項目檔案管理工作，應用有效的信息化管理工具對技改檔案進(jìn)行全過(guò)程管理，才能確保技改項目檔案歸檔和管理的規范，才能為今后企業(yè)的重大決策和改革提供有效依據。

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