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電子檔案的歸檔方式有哪些
我國古代的檔案,在各個(gè)朝代有著(zhù)不同的稱(chēng)謂。商代稱(chēng)為“冊”,周代叫作“中”,秦漢稱(chēng)作“典籍”,漢魏以后謂之“文書(shū)”、“文案”、“案牘”、“案卷”、“簿書(shū)”,清代以后多用“檔案”,現統一稱(chēng)作“檔案”。以下是小編為大家整理的電子檔案的歸檔方式有哪些相關(guān)內容,僅供參考,希望能夠幫助大家!
一、選擇電子文件信息的匯集點(diǎn)
由計算機與信息管理部門(mén)負責歸檔。為適應辦公自動(dòng)化工作發(fā)展的需要,人們越來(lái)越注重信息工作的系統化和標準化水平,計算機信息系統的開(kāi)發(fā)也從以往的“分散各異”轉向“集中統一”,打破了立卷單位人界限,更趨向基于某一方面或幾方面職能活動(dòng)的內容而建立系統。計算機與信息管理部門(mén)負責規劃、統籌本單位信息管理工作,是開(kāi)發(fā)集中統一型信息系統的牽頭部門(mén),成為電子文悠揚信息的匯集點(diǎn),又具有一定的技術(shù)設備及人才條件。
由他們負責將日常工作中形成的具有保存價(jià)值的電子文件歸檔,無(wú)是最佳歸檔途徑之一。清華大學(xué)計算機與信息管理中心計劃利用網(wǎng)絡(luò )技術(shù)建立校行政信息管理系統,共分為教學(xué)、科研、人事管理三個(gè)子系統,正在籌建的教學(xué)管理系統與學(xué)生注冊中心、財務(wù)結算中心、教務(wù)處、研究生院構成數據交換網(wǎng)。注冊中心負責學(xué)生注冊、選課、排課、考表、成績(jì)等數據的傳遞;結算中心負責學(xué)生交費信息的傳遞;教務(wù)處與研究生院負責學(xué)籍、教學(xué)計劃、課程、畢業(yè)審查、學(xué)位授予數據的傳輸。
計算機與信息中心接收這些數據后,進(jìn)行集中處理,經(jīng)匯總的數據通過(guò)信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門(mén)共享。隨著(zhù)每年數據的更新,過(guò)期數據應由信息中心按檔案部門(mén)的統一要求,進(jìn)行鑒定,編目整理,通過(guò)網(wǎng)絡(luò )傳輸,移交給檔案部門(mén)保存,或直接存入光盤(pán),定期歸檔。
二、借助計算機資料管理系統
開(kāi)通電子文件歸檔專(zhuān)遞網(wǎng)線(xiàn)。隨著(zhù)各單位計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展,越來(lái)越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過(guò)各業(yè)務(wù)管理部門(mén)挑選,反映了職能活動(dòng)的概貌,上網(wǎng)前,又按著(zhù)信息管理部門(mén)的統一要求進(jìn)行了文件格式的轉換,在一定程度上保證了數據的可靠性和通用性,是歸檔的重點(diǎn)。
對那些未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文悠揚,應由電子文件形成部門(mén)編目整理,也利用網(wǎng)絡(luò )技術(shù)向檔案部門(mén)傳輸,可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò )在各業(yè)務(wù)管理機構與檔案部門(mén)之間開(kāi)通電子文件歸檔專(zhuān)遞網(wǎng)線(xiàn),建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專(zhuān)用子系統。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過(guò)此系統傳輸給檔案部門(mén)。
檔案部門(mén)經(jīng)與辦公自動(dòng)化和信息管理部門(mén)協(xié)商后,要對歸檔的電子文件提出格式要求,但不能是唯一性的,應認可幾種通用性較強的軟件,如:.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。
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