人事檔案怎么歸檔

　　人事檔案收存員工的履歷、自傳、鑒定(考評)、政治歷史、入黨入團、獎勵、處分、任免、工資等方面的有關(guān)文件材料，因此，它能記錄員工個(gè)人成長(cháng)、思想發(fā)展的歷史，能展現員工家庭情況、專(zhuān)業(yè)情況、個(gè)人自然情況等各個(gè)方面的內容，那么人事檔案怎么歸檔?以下小編為大家整理了人事檔案怎么歸檔的相關(guān)內容，希望對大家有所幫助！

　　人事檔案怎么歸檔

　　1、員工基本信息登記

　　通常包括但不限于：姓名、性別、部門(mén)、職位、崗位、出生年月、年齡、民族、籍貫、政治面貌、身份證號碼、學(xué)歷、專(zhuān)業(yè)、學(xué)位、家庭住址、聯(lián)系電話(huà)、緊急聯(lián)系人姓名地址單位聯(lián)系電話(huà)、入職時(shí)間、項目經(jīng)歷、家庭情況，某些情況下可能會(huì )包括五險一金購買(mǎi)情況、勞動(dòng)合同起始時(shí)間、勞動(dòng)合同終止時(shí)間、工作年限等等，根據不同企業(yè)的崗位特征與行業(yè)特征還會(huì )不同內容的選擇;

　　這樣的表格基本上會(huì )在員工剛進(jìn)入一家企業(yè)的時(shí)候進(jìn)行登記，有一部分為員工個(gè)人填寫(xiě)(例如：入職員工基本信息表、入職登記表等)，還有一些可能需要HR進(jìn)行填補并一一登記至電子版《員工花名冊》，包括勞動(dòng)合同的情況。

　　此類(lèi)信息電子掃描檔與原件均需要有，以防止原件丟失、破損、被盜竊、被毀損等情況出現;需注意，員工本人簽字確認提供的信息屬實(shí)(如不屬實(shí)，公司可解除勞動(dòng)合同)。

　　2、員工入職相關(guān)審批文件

　　包括但不限于：入職審批表、薪酬確認函、試用期崗位職責與目標計劃等;入職面試測評量表、面試評價(jià)表、新員工提供的以前工作成果文檔(如需要)等;

　　3、員工各類(lèi)證件

　　包括但不限于：身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證、資格證、駕駛證、各種專(zhuān)業(yè)證書(shū)、比賽獲獎證書(shū)等等;

　　這一類(lèi)檔案很多傳統企業(yè)會(huì )用復印件，不建議僅保留復印件，因為防止有修改爭議，當然更重要的是可能會(huì )被毀損，盡量用掃描件或者拍照等再保留一份。

　　4、員工各類(lèi)在職資料

　　包括但不限于：入職體檢合格表、上家企業(yè)離職證明、擔保人相關(guān)資料、勞動(dòng)合同書(shū)及附件、不購買(mǎi)住房公積金申明、試用(實(shí)習)工作總結、試用期業(yè)績(jì)完成情況、引導人及部門(mén)的轉正評估意見(jiàn)、轉正后薪酬福利確認函(開(kāi)始入職沒(méi)有簽署)、轉正申請、每年度工作總結等;

　　此類(lèi)檔案建議最好保留原件與掃描件各一份，均在HR部門(mén)，電子檔主要是查閱與調取方便;需注意，所有的此類(lèi)文件均要有員工本人簽字;

　　5、員工參加重要會(huì )議、培訓的各類(lèi)統計與履歷表

　　通常包括但不限于：入職培訓、制度類(lèi)會(huì )議簽到表、新員工培訓計劃書(shū)、任何一種形式的在職培訓簽到記錄表、每一次培訓心得、培訓考試成績(jì)，無(wú)論內外訓都要有員工簽字確認的履歷表，崗位職責及要求(入職、調整)、崗位激勵機制(薪酬、考核、晉升、淘汰、獎懲、能力評估等);通常此類(lèi)表格建議部門(mén)與HR部門(mén)各執一份，HR部門(mén)為原件與電子檔，用人部門(mén)可以用復印件與電子檔;需注意，所有的此類(lèi)文件均要有員工本人簽字;

　　6、員工在企業(yè)里的崗位異動(dòng)記錄

　　包括但不限于：轉正、調崗、晉升、降級等通知、公告、人事任務(wù)命書(shū)、解除勞動(dòng)合同證明文件等;電子檔與紙檔各執一份。

　　7、員工調薪、獎懲記錄

　　所有調薪以及獎懲需要有記錄，均要有員工確認，無(wú)論線(xiàn)上OA流程備案抑或紙檔流程，如果是紙檔，須再保存一份電子檔，此類(lèi)檔案很關(guān)鍵。

　　8、勞動(dòng)合同及保密協(xié)議等相關(guān)文件

　　【拓展】存檔方式

　　國家對于畢業(yè)后尚未就業(yè)的大學(xué)生的檔案，一般采取三種管理辦法：

　　一、是把檔案轉至生源地，由所在地級市的人社局下屬人才交流中心接收，并由個(gè)人去辦理托管手續。這種方式比較適合準備在生源地范圍內就業(yè)的畢業(yè)生和暫時(shí)不想就業(yè)的畢業(yè)生，優(yōu)點(diǎn)是在生源地就業(yè)后辦理手續簡(jiǎn)單方便，而缺點(diǎn)是兩年內如離開(kāi)生源地就業(yè)，需重新辦理改派手續。

　　二、是把檔案留在學(xué)校，待落實(shí)工作單位后，將戶(hù)籍和檔案遷至工作單位所在地，申請檔案留校超過(guò)兩年仍未落實(shí)工作的，學(xué)校將其檔案和戶(hù)口遷回生源地，學(xué)校不再為其發(fā)放就業(yè)報到證。

　　這種方式適合有就業(yè)愿望但尚未就業(yè)的畢業(yè)生，優(yōu)點(diǎn)是學(xué)校誠信度較高，代為保管戶(hù)口關(guān)系和檔案不收取額外費用，其缺點(diǎn)是畢業(yè)生檔案留校只是延長(cháng)了擇業(yè)期，與學(xué)校沒(méi)有人事隸屬關(guān)系，涉及人事關(guān)系的證明都不能出具。

　　三、是把檔案轉至就業(yè)代理或人才交流中心。這種方式比較適合準備考研、創(chuàng )業(yè)、靈活就業(yè)的畢業(yè)生，優(yōu)點(diǎn)是易于畢業(yè)生解決一些實(shí)際問(wèn)題，缺點(diǎn)是如果畢業(yè)生與指導中心交流相對少，則容易造成信息不暢。

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