重慶專(zhuān)員辦：2014五舉措強化檔案管理
近年來(lái)，重慶專(zhuān)員辦一直高度重視檔案管理工作，不僅加強對檔案管理基礎工作和硬件設施的提升，還不斷強化檔案管理教育，增強全員檔案意識，提高檔案質(zhì)量管理水平和服務(wù)利用效果。通過(guò)不斷積極探索，努力實(shí)踐，在檔案管理工作中積累了一些經(jīng)驗，取得了一些成效。重慶專(zhuān)員辦檔案工作在2005年底通過(guò)驗收達到 “重慶市機關(guān)檔案工作目標管理二級標準”的基礎上，2008年又被重慶市檔案局評為“重慶市檔案工作優(yōu)秀集體”。
一是加強硬件建設。
重慶專(zhuān)員辦提前預到見(jiàn)檔案工作的重要性，在幾年前就利用辦公樓搬遷的機會(huì )，壓縮辦公室的面積，對檔案室進(jìn)行了重點(diǎn)規劃與建設，增大了庫存面積，改善了相關(guān)硬件設施，安裝有專(zhuān)用密集架10例，并配有微機、打印機、除濕機、滅火器、干濕溫度計等專(zhuān)用設備，幾年來(lái)還不斷更新和配備裝訂檔案等專(zhuān)用設施設備。
二是積極建章立制。
為了加強檔案管理工作，重慶專(zhuān)員辦先后建立了《文書(shū)立卷和檔案管理辦法》、《檔案工作人員職責》、《歸檔文件整理工作制度》、《檔案查閱制度和檔案保密制度》等有關(guān)制度，制訂了檔案分類(lèi)大綱，歸檔范圍及保管期限表和立卷說(shuō)明，還建立了檔案進(jìn)出登記手續、檔案統計臺賬、鑒定銷(xiāo)毀等制度。要求全辦人員嚴格遵照執行，采用印發(fā)內部管理制度手冊和上墻公告等形式，使制度公開(kāi)化、透明化，按制度進(jìn)行規范化管理。
三是責任分工明確。
重慶專(zhuān)員辦檔案工作由辦公室實(shí)行集中統一管理，辦公室指定專(zhuān)人負責管理、接收、整理、保管和統計重慶專(zhuān)員辦的'全部檔案材料，具體收集和整理上級來(lái)文和辦內發(fā)文及各種簡(jiǎn)報、信息、簽報等。業(yè)務(wù)檔案按照職能范圍由各處室指定專(zhuān)人進(jìn)行收集、整理、歸檔，辦公室進(jìn)行指導和監督。
四是年度集中整理。
將檔案集中整理工作納入年初計劃，在我們人手少，外出檢查任務(wù)重的情況下，要求各處室每年3月底前將整理好的檔案資料移交辦公室，經(jīng)驗收合格后，辦公室再按文件種類(lèi)進(jìn)行裝訂整理，按件錄入并編輯目錄，分盒統一編號，建立檔案檢索工具，于5月底以前按要求歸卷入庫。
五是邀請專(zhuān)家指導。
為了進(jìn)一步提升檔案管理水平，除了派檔案管理人員參加部里或地方組織的培訓外，重慶專(zhuān)員辦還積極邀請重慶市檔案局的專(zhuān)家對重慶專(zhuān)員辦的檔案管理工作進(jìn)行現場(chǎng)指導，使重慶專(zhuān)員辦檔案管理逐步走上了規范化、制度上的軌道。
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