公司檔案管理辦法

　　【公司檔案管理辦法】

　　第一章 總 則

　　第一條 為了加強公司系統的檔案管理，實(shí)現檔案管理的規范化、制度化、更好地為公司各項工作服務(wù)，根據《中華人民共和國檔案法》的有關(guān)規定，結合公司實(shí)際情況，特制定本辦法。

　　第二條 凡公司各部門(mén)、下屬公司(下稱(chēng)各單位)在工作活動(dòng)中形成的，具有查考利用價(jià)值的文件材料，必須按規定定期向總公司檔案室(辦公室)移交，集中管理，任何單位和個(gè)人不得據為已有。

　　第三條 各單位的負責人應重視本單位文件資料的管理和文書(shū)立卷工作，配備專(zhuān)職或兼職人員負責此項工作。

　　第四條 公司業(yè)務(wù)檔案，按照公司制定的《崗位職責和說(shuō)明》歸檔、管理。

　　第五條 公司會(huì )計檔案，按照財政部《會(huì )計檔案管理辦法》歸檔、管理。

　　第六條 公司人事檔案，按照《干部檔案工作條例》、《企業(yè)職工檔案管理工作規定》歸檔、管理。

　　第七條 檔案工作人員應當忠于職守，遵紀守法，具有相應的檔案專(zhuān)業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力

　　第八條 公司系統的文書(shū)立卷工作和檔案管理工作由公司辦公室負責監督和指導。

　　第二章 歸檔范圍

　　第九條 凡是反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、書(shū)信、報刊、錄音、錄像、盤(pán)片等)均屬歸檔范圍。

　　第十條 上級機關(guān)文件材料應歸檔的有：

　　(一)上級機關(guān)頒發(fā)的需要公司貫徹執行的文件材料;

　　(二)黨和國家領(lǐng)導人及上級機關(guān)有關(guān)領(lǐng)導視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話(huà)。題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關(guān)內容的報刊。

　　(三)代上級機關(guān)草擬并被采用為文件的定稿和印本。

　　(四)其他文件材料。

　　第十一條 公司文件材料應歸檔的有：

　　(一)公司頒發(fā)的(包括轉發(fā)及其他單位聯(lián)合頒發(fā)的)各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿。

　　(二)公司的請求與上級機關(guān)的批復文件，各部門(mén)、各子公司及其他各所屬企業(yè)的請求與本公司的批復文件;

　　(三)公司及各部門(mén)的工作計劃、總結、報告;

　　(四)公司召開(kāi)的各種會(huì )議的全套文件以及會(huì )議形成的聲像材料;

　　(五)公司領(lǐng)導公務(wù)活動(dòng)形成的重要文件、電報、電話(huà)記錄，從外單位帶回的與公司有關(guān)的文件材料;

　　(六)公司領(lǐng)導或各部門(mén)有關(guān)負責人代表公司對電視臺、廣播電臺及報刊記者的新聞發(fā)布稿和聲像材料、撰寫(xiě)專(zhuān)題文章及在外單位重要講話(huà)的稿本;

　　(七)反映公司經(jīng)營(yíng)和管理的專(zhuān)業(yè)文件材料，如投資項目、設備購買(mǎi)、貿易、重大課題、信貸、租賃等業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的各種文件、資料、合同、樣票等;

　　(八)公司或公司匯總的統計報表和統計分析資料(包括計算機盤(pán)片等);

　　(九)公司及各部門(mén)、各子公司成立、啟用印章及其組織機構、人員編制等文件材料;

　　(十)公司及各部門(mén)、各子公司制定的規章制度等;

　　(十一)公司的歷史沿革(包括公司簡(jiǎn)介)、大事記、年鑒，反映公司重要活動(dòng)、事件的剪報、聲像材料，榮譽(yù)獎勵證書(shū)，有紀念意義和憑證性的實(shí)物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料;

　　(十二)公司編印的公司要聞、簡(jiǎn)報等刊物的定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本;

　　(十三)公司及各部門(mén)、各子公司干部任免、調配、培訓、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、職工的錄用、轉正、定級、調資退職、退休、醫療、扶恤、死亡、獎懲等工作形成的文件材料;

　　(十四)公司干部、工人、黨員、團員名冊、報表;

　　(十五)公司干部、工人轉移工資、行政、黨、團關(guān)系的介紹信存根;

　　(十六)公司外事活動(dòng)中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡(jiǎn)報、會(huì )議紀要、會(huì )談?dòng)涗�、聲像材料、有參考價(jià)值的材料、互贈禮品清單、工作來(lái)往文件等;

　　(十六)公司解決法律糾紛問(wèn)題形成的文件材料;

　　(十八)公司或部門(mén)、子公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書(shū)等文件材料; (十九)公司固定資產(chǎn)登記，財產(chǎn)，物資、檔案等移交憑證;

　　(二十)公司購置大型設備和基建工作中形成的憑證、協(xié)議合同、圖紙文件材料。

　　第十二條 同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)文件材料應歸檔的有：

　　(一)同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)頒發(fā)的非本公司經(jīng)營(yíng)范圍但需要執行的法規性文件;

　　(二)有關(guān)業(yè)務(wù)機關(guān)檢查本公司工作形成的重要文件;

　　(三)同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)與本公司聯(lián)系、協(xié)商工作的來(lái)往文件。

　　第三章 立卷歸檔要求

　　第十三條 公司各單位、各部門(mén)應在每年3月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向總公司辦公室移交。

　　第十四條 各單位、各部門(mén)必須嚴格遵守歸檔制度，不得無(wú)故延期或不交應歸檔的文件材料，如有些材料還需使用，也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續。 第十五條 各單位、各部門(mén)向總公司辦公室移交檔案時(shí)，要嚴格履行移交手續。 第十六條 歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機聯(lián)系，區別不同價(jià)值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點(diǎn)：

　　(一)歸檔的文件材料種類(lèi)、份數以及每份文件的頁(yè)數均應齊全完整。歸檔的項目檔案應包括如下文件：項目建議書(shū)、可行性研究報告、立項批復、項目評估報告、批準項目文件、協(xié)議、合同、營(yíng)業(yè)執照(復印件)、章程、項目人員任免文件，有關(guān)項目業(yè)務(wù)的各種意向書(shū)、紀要、備忘錄、電話(huà)記錄、請示、報告、批復及其它有關(guān)項目業(yè)務(wù)的音像制品、計算機盤(pán)片等。

　　(二)在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開(kāi);文電應全在一立卷。

　　(三)卷內文件材料應區別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;

　　(四)卷內文件材料應按排列順序依次編寫(xiě)頁(yè)號或件號。裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角、背面的左上角填寫(xiě)頁(yè)號;不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。

　　(五)永久、長(cháng)期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫(xiě)卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化;沒(méi)有題名應擬寫(xiě)題名，有的雖有題名無(wú)實(shí)質(zhì)內容的也應重新擬寫(xiě)：沒(méi)有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項內;卷內文件目錄放在卷目。

　　(六)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內容和責任者。

　　(七)本公司各部門(mén)及各子公司立卷所需的案卷封皮、卷內文件目錄表由公司辦公室統一發(fā)給。

　　第四章 檔案保管期限

　　第十七條 文書(shū)檔案的保管期限定為永久、長(cháng)期和短期三種。長(cháng)期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。

　　第十八條 確定公司檔案保管期限的原則

　　(一)凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對本公司有長(cháng)遠利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。

　　(二)凡是反映公司一般活動(dòng)，在較長(cháng)期時(shí)間內對公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長(cháng)期保管。

　　(三)凡是在較短時(shí)間內對公司有參考價(jià)值的文件材料，列為短期保管。

　　第五章 檔案的鑒定與銷(xiāo)毀

　　第十九條 公司辦公室對所保存的檔案定期進(jìn)行鑒定，對于保存期限已滿(mǎn)的檔案材料，按規定進(jìn)行銷(xiāo)毀。

　　第二十條 檔案鑒定工作由辦公室主持，有關(guān)部門(mén)參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查，提出存毀意見(jiàn)。

　　第二十一條 檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導批準后，方可銷(xiāo)毀。 第二十二條 銷(xiāo)毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監銷(xiāo)，監銷(xiāo)人要在銷(xiāo)毀清冊上簽字。

　　第六章 檔案的借閱

　　第二十三條 公司各部門(mén)因工作需要，借閱本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門(mén)領(lǐng)導批準，然后到公司辦公室填寫(xiě)檔案借閱單，方可借閱。

　　第二十四條 公司各部門(mén)借閱非本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門(mén)同意或公司領(lǐng)導批準。

　　第二十五條 借閱檔案必須嚴格履行登記手續，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，并在登記薄上注銷(xiāo)。

　　第二十六條 借閱檔案的同志，不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時(shí)，須經(jīng)辦公室主任批準。

　　第二十七條 借閱的檔案用完后，應及時(shí)歸還，借用時(shí)間一般不得超過(guò)十天。 第二十八條 借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，按本制度第七章

　　第三十一條進(jìn)行處罰。

　　第二十九條 凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關(guān)保密規定辦理。

　　第七章 罰 則

　　第三十條 公司各單位凡違反制度第三章第十三條，無(wú)故延期或不交應歸檔的文件材料的，一經(jīng)發(fā)現，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責令其文件負責人和單位領(lǐng)導寫(xiě)出書(shū)面檢查外，各罰款100元～500元，并予以通報批評。 第三十一條 公司各單位凡違反本制度，泄露秘密，按《公司保密工作條例)進(jìn)行處理。對涂改、拆散或未經(jīng)辦公室領(lǐng)導批準轉借、復印或攜帶檔案外出的;視具體情況，對其單位領(lǐng)導和當事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評。

　　第三十二條 公司各單位凡違反本制度第六章第二十七條，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫(xiě)出書(shū)面檢查。

　　第三十三條 公司各單位凡違反本制度第六章第二十九條，遺失檔案的，應立即報告。因遺失檔案，泄露秘密的，按《公司保密工作條例》進(jìn)行處理。

　　第八章 附 則

　　第三十四條

　　第三十五條

　　第三十六條 本辦法由公司辦公室負責解釋。 各子公司應根據本辦法，結合本單位的實(shí)際情況，制定具體實(shí)施細公司以往的相關(guān)規定與本辦法不一致的，以本辦法為準。

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