企業(yè)檔案管理辦法

　　《企業(yè)檔案管理辦法》

　　國家檔案局、國家經(jīng)委、國家計委聯(lián)合頒布

　　第一章 總則

　　第一條　根據國務(wù)院關(guān)于加強企業(yè)管理和改善檔案工作的要求，為進(jìn)一步加強企業(yè)檔案工作，更好地為企業(yè)提高經(jīng)濟效益服務(wù)，特制定本規定。

　　第二條　企業(yè)檔案是企業(yè)在各項活動(dòng)中形成的全部檔案的總和。其構成是以科學(xué)技術(shù)檔案為主體，包括計劃統計、經(jīng)營(yíng)銷(xiāo)售、物資供應、財務(wù)管理、勞動(dòng)工資、教育衛生和黨、政、工、團工作等方面檔案。

　　第三條　企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理基礎工作的組成部分，是維護企業(yè)經(jīng)濟利益、合法權益和歷史真實(shí)面貌的一項工作。

　　第四條　企業(yè)檔案工作要堅持集中統一的管理原則。

　　第二章 文件材料的形成與歸檔

　　第五條　企業(yè)要根據國家法規和有關(guān)部門(mén)的規定，制定文件材料形成、積累、整理和歸檔的制度。

　　文件材料的運轉要遵循計劃、生產(chǎn)(施工)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)等項工作(以下簡(jiǎn)稱(chēng)生產(chǎn)活動(dòng))和文書(shū)處理的程序。

　　第六條　企業(yè)生產(chǎn)(施工)活動(dòng)中形成的科技文件材料(含縮微膠片，照片，錄音、錄像和計算機磁帶等，以下同)，由產(chǎn)品試制、科研課題和工程項目負責人指定有關(guān)人員負責積累、整理后歸檔。

　　各項管理工作中形成的文件材料，由各職能部門(mén)按其業(yè)務(wù)范圍，指定有關(guān)人員負責積累、整理后歸檔。

　　第七條　企業(yè)文件材料歸檔的基本要求

　　1、歸檔的文件材料必須完整。

　　2、歸檔的文件材料必須準確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng)管理等各項活動(dòng)的真實(shí)內容和歷史過(guò)程。

　　3、歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規律。

　　第八條　企業(yè)必須編制文件材料的歸檔范圍。企業(yè)文件i材料的歸檔范圍主要有以下幾個(gè)方面：

　　1、產(chǎn)品生產(chǎn)方面。有產(chǎn)品設計、工藝、工裝的圖樣和技術(shù)文件，原材料檢驗、產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程和生產(chǎn)調度工作中形成的各種文件材料等。

　　2、經(jīng)營(yíng)銷(xiāo)售方面。有企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策和經(jīng)銷(xiāo)管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料，市場(chǎng)經(jīng)濟信息，廣告宣傳和用戶(hù)服務(wù)工作中形成的文件材料等。

　　3、設備儀器方面。有設備儀器的圖樣和技術(shù)文件，設備儀器安裝、調試和驗收過(guò)程中的技術(shù)性、憑證性文件材料，設備儀器的運行、維修記錄，設備改進(jìn)、改裝和報廢的文件材料等。

　　4、技術(shù)管理方面。有質(zhì)量管理、技術(shù)引進(jìn)、技術(shù)改造和標準、計量、能源、環(huán)保、科技情報、科技檔案等管理中形成的各種文件材料。

　　5、計劃統計方面。有各種計劃、統計報表和計劃管理、統計分析活動(dòng)中形成的各種文件材料。

　　6、物資供應方面。有物資、原材料采購、庫存保管、供應和工具管理中形成的各種文件材料。

　　7、勞動(dòng)工資方面。有定額、定員和勞動(dòng)調配以及勞動(dòng)工資、勞動(dòng)保護等工作中形成的各種文件材料。

　　8、財務(wù)管理方面。有財務(wù)管理中的各種帳冊、報表、憑證和文件等。

　　9、教育培訓方面。有干部、職工教育和技術(shù)培訓的文件、教材等。

　　10、黨、政、工、團工作方面。有企業(yè)黨務(wù)工作以及組織、宣傳、人事、保衛工作中的各種文件材料，企業(yè)行政工作、共青團工作和工會(huì )工作中的各種文件材料等。

　　11、科學(xué)技術(shù)研究方面和工程建設方面，按有關(guān)規定執行。

　　12、其他方面。

　　第九條　歸檔時(shí)間

　　1、產(chǎn)品試制、課題研究、基建工程或其他技術(shù)項目，在任務(wù)完成后或告一段落時(shí)，要將應歸檔的文件材料組成保管單位，由項目負責人審定后，向檔案部門(mén)歸檔。

　　2、各項管理工作中形成的文件材料，在第二年上半年內，要將應歸檔的文件材料組成保管單位，由各職能部門(mén)負責人審定后，向檔案部門(mén)歸檔。

　　第十條　企業(yè)各類(lèi)文件材料一般歸檔一式一份，比較重要的和利用頻繁的文件材料要適當增加歸檔份數。

　　第十一條　企業(yè)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)等各項管理程序;列入生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng)等各項活動(dòng)的工作計劃;列入企業(yè)有關(guān)部門(mén)的職責范圍和有關(guān)人員崗位責任制。

　　第十二條　企業(yè)產(chǎn)品試制定型、科研成果鑒定、基建工程竣工驗收，必須有檔案部門(mén)參加。文件材料不完整、不準確、不系統，不能進(jìn)行鑒定、驗收。

　　第十三條　企業(yè)產(chǎn)品和工程創(chuàng )優(yōu)、科研成果評獎，歸檔的文件材料是否完整、準確、系統要作為一項考核內容，檔案部門(mén)不簽署意見(jiàn)不得申報成果。

　　第十四條　企業(yè)新購重要設備儀器和引進(jìn)項目的文件材料到貨時(shí)，有關(guān)專(zhuān)業(yè)部門(mén)應會(huì )同檔案部門(mén)檢查驗收文件材料;并及時(shí)歸檔。

　　第十五條　企業(yè)工作人員因公外出參觀(guān)學(xué)習、考察和參加各種會(huì )議，收集獲得的文件材料要按照歸檔范圍的規定，及時(shí)向檔案部門(mén)歸檔。

　　第十六條　企業(yè)檔案部門(mén)要對企業(yè)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導、監督、檢查。

　　第三章 檔案管理

　　第十七條　企業(yè)要建立健全各項檔案管理制度，列入企業(yè)的經(jīng)濟責任制體系，并制定嚴格的考核和獎懲辦法。

　　第十八條　檔案分類(lèi)

　　1、根據國家和有關(guān)部門(mén)檔案分類(lèi)編號的規定，編制企業(yè)檔案分類(lèi)編號方法。

　　2、分類(lèi)編號要遵循文件材料的形成規律，并且要便于保管和提供利用。

　　3、企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)等管理性文件要按其文件內容分別歸入生產(chǎn)、科研、基建、設備等類(lèi)中統一編號。

　　4、常用的分類(lèi)方法有：

　　(1)按產(chǎn)品型號分類(lèi);(2)按設備型號分類(lèi); (3)按科研課題分類(lèi);(4)按工程項目分類(lèi);(5)按專(zhuān)業(yè)性質(zhì)分類(lèi);(6)按組織機構分類(lèi); (7)按時(shí)間分類(lèi)。

　　第十九條　檔案編目與編制檢索工具

　　1、要編制檔案總目錄、檔案分類(lèi)目錄、底圖目錄和保管單位目錄。

　　2、要根據需要編制檔案檢索工具，并且進(jìn)行檔案著(zhù)錄工作，著(zhù)錄方法按照國家標準GB3792.5一85《檔案著(zhù)錄規則》執行。

　　第二十條　檔案保管

　　1、接收檔案必須認真驗收，并辦理接交手續。

　　2、存放檔案必須有專(zhuān)用柜、架，排架方法要科學(xué)和便于查找。

　　3、底圖除修改，送曬外，不得外借。修改后的底圖入庫，認真檢查其修改、補充等情況。底圖存放以平放為宜。

　　4、縮微膠片、照片、磁帶等的保管：

　　(1)存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁(yè)夾和影集等，按編號順序排列在膠片柜或防火柜內�？s微母片和拷貝片應分別存放;

　　(2)膠片庫房應設置在沒(méi)有臭氧、氧化氮、硫化氫，二氧化硫等有害氣體和物理性污染地段，庫房?jì)葢�設有防火和空氣調節設施，溫度、濕度應符合規定的要求。

　　5、要定期進(jìn)行庫藏檔案的清理核對工作，做到帳、物相符，對破損或載體變質(zhì)的檔案，要及時(shí)進(jìn)行修補和復制，庫藏檔案因移交，作廢、遺失等注銷(xiāo)帳卡時(shí)，要查明原因，保存依據。

　　6、檔案庫房的一般要求：

　　(1)保存檔案必須有專(zhuān)門(mén)的庫房，并且具備良好的衛生環(huán)境和防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等安全措施;

　　(2)檔案庫房建設要列入企業(yè)基本建設計劃，庫房建筑設計按照《檔案館建筑設計規范》執行。

　　第二十一條　圖紙的修改、補充

　　1、修改已歸檔的圖紙要有經(jīng)過(guò)領(lǐng)導批準的圖紙修改、補充通知單。

　　2、修改內容較小時(shí)，可直接在圖畫(huà)“杠改”、“刮改”或者發(fā)送“變更通知單”，采用“杠改”、“刮改”時(shí)應在修改處 標注“修改標記”。

　　3、修改內容較多時(shí)，應另出新圖代替，原來(lái)圖紙作廢。新圖列入原圖紙目錄，并且注明所代替的原圖圖號。作廢的圖紙應注明新圖的編號，根據需要另行保管。

　　4、整個(gè)保管單位內圖紙作廢，由新圖代替時(shí)，應重新編制保管單位，并且注明原保管單位編號。原保管單位標注新保管單位的編號后，根據需要另行保管。

　　第二十二條　檔案鑒定

　　1 、企業(yè)要根據國家利有關(guān)部門(mén)的規定，編制檔案保管期限表，檔案保管期限分永久、長(cháng)期、短期三種。確定保管期限的基本原則是：

　　(1)對企業(yè)有長(cháng)遠利用價(jià)值的檔案應永久保存：

　　(2)對企業(yè)在一定時(shí)期內有利用價(jià)值的檔案分別為長(cháng)期或短期保存;

　　(3)凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長(cháng)。

　　2、鑒定工作要組織由企業(yè)領(lǐng)導、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員和檔案人員參加的鑒定小組，直接對檔案進(jìn)行鑒定。每次鑒定要寫(xiě)出鑒定報告，在保管單位備考表中注明鑒定意見(jiàn)，由小組負責人簽名，并且注明鑒定日期。

　　3、鑒定工作應該定期進(jìn)行，具體由企業(yè)根據實(shí)際需要確定。

　　4、檔案通過(guò)鑒定，要求達到劃定保管期限準確，保管單位質(zhì)量達到標準規定，鑒定中發(fā)現檔案不準確、不完整，企業(yè)應及時(shí)責成有關(guān)部門(mén)和人員負責修改、補充。

　　5、銷(xiāo)毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事，銷(xiāo)毀前要造具清冊，提出銷(xiāo)毀報告，經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導審批，并報送有關(guān)檔案管理機關(guān)備案。銷(xiāo)毀檔案時(shí)要嚴格執行保密規定。

　　第二十三條　檔案統計

　　1、企業(yè)檔案管理要建立健全統計工作，統計數據以原始記錄為依據，做到準確、可靠。

　　2、檔案統計主要有檔案管理基本情況統計，檔案數量統計，檔案提供利用及其效果的統計等。

　　第二十四條　檔案管理現代化

　　1、企業(yè)檔案管理現代化是企業(yè)現代化管理的組成部分，要列入企業(yè)現代化管理的整體計劃中統籌考慮。

　　2、企業(yè)檔案部門(mén)要應用現代管理方法。有條件的大中型企業(yè)要逐步應用電子計算機為主，包括縮微技術(shù)和先進(jìn)的監控裝置、通訊設施和辦公自動(dòng)化等現代管理手段。

　　第二十五條　檔案管理經(jīng)費按照財政部、國家檔案局(1980)財企字第629號文《關(guān)于企業(yè)檔案庫房建設和購置設備所需費用如何列支的規定》執行。

　　第二十六條　企業(yè)要按照國家有關(guān)規定向有關(guān)檔案館移交有關(guān)檔案或復制件。

　　第二十七條　企業(yè)破產(chǎn)以后，除設備檔案、基建檔案等隨同實(shí)物移交外，其余檔案應向有關(guān)檔案館移交。

　　第四章 檔案信息開(kāi)發(fā)利用

　　第二十八條　企業(yè)檔案信息開(kāi)發(fā)利用是企業(yè)檔案管理的一項重要內容，開(kāi)發(fā)工作主要是指對生產(chǎn)、技術(shù)和經(jīng)營(yíng)管理的檔案信息開(kāi)發(fā)。檔案信息開(kāi)發(fā)利用要重點(diǎn)服務(wù)于改善企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、提高產(chǎn)品質(zhì)量、降低物質(zhì)消耗和增加經(jīng)濟效益等方面。

　　第二十九條　企業(yè)檔案信息開(kāi)發(fā)利用的幾種形式

　　1、在企業(yè)內部實(shí)行檔案開(kāi)架閱覽。

　　2、編制并交流檔案目錄。

　　3、對檔案進(jìn)行加工整理，匯編專(zhuān)題資料或編制產(chǎn)品、科研成果、基建工程簡(jiǎn)介、文摘和數據手冊、圖表手冊、市場(chǎng)信息、用戶(hù)反映、國內外同行業(yè)生產(chǎn)情況介紹等。

　　第三十條　企業(yè)檔案開(kāi)發(fā)與提供利用，必須嚴格執行保密制度。

　　第三十一條　對于積極主動(dòng)開(kāi)發(fā)與提供利用檔案，為發(fā)展企業(yè)生產(chǎn)、提高產(chǎn)品質(zhì)量、降低物質(zhì)消耗和增加經(jīng)濟效益等做出貢獻的人員，企業(yè)應給予表?yè)P和獎勵。獎勵辦法按國家有關(guān)規定執行。

　　第五章　檔案管理體制

　　第三十二條　企業(yè)檔案管理涉及生產(chǎn)活動(dòng)和黨、政、群等各個(gè)部門(mén)，應由一位副廠(chǎng)長(cháng)(副經(jīng)理)分工領(lǐng)導，并且列入企業(yè)領(lǐng)導議事日常，作為考核企業(yè)領(lǐng)導人政績(jì)的一部分。

　　第三十三條　要加強和充實(shí)企業(yè)檔案管理機構，集中統一管理企業(yè)檔案工作。有條件的大型企業(yè)要建立企業(yè)檔案館或企業(yè)檔案資料信息中心。

　　第三十四條　企業(yè)檔案部門(mén)是企業(yè)檔案、資料的貯存基地和利用中心，負責統籌、協(xié)調、組織、管理企業(yè)的檔案、資料工作。

　　第三十五條　檔案管理人員

　　1、企業(yè)要配備適應檔案、資料工作需要的專(zhuān)職檔案人員，并且應有一定數量的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員。

　　2、大中型企業(yè)檔案部門(mén)的主要負責人應具備中級以上專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)的學(xué)識水平和工作能力。

　　3、企業(yè)檔案管理人員享受專(zhuān)業(yè)技術(shù)管理人員待遇，按工程技術(shù)專(zhuān)業(yè)或檔案專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任。

　　第六章　附則

　　第三十六條　企業(yè)黨、政、工、團檔案管理按照中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《機關(guān)檔案工作條例》的有關(guān)規定執行。

　　第三十七條　企業(yè)會(huì )計檔案管理按照財政部和國家檔案局制發(fā)的《會(huì )計檔案管理辦法》的有關(guān)規定執行。

　　第三十八條　企業(yè)人事檔案管理按照中共中央組織部的有關(guān)規定執行。

　　第三十九條　集體企業(yè)、鄉鎮企業(yè)可參照本規定執行。

　　第四十條　本規定由國家檔案局負責解釋。

　　第四十一條　本規定自發(fā)布之日起執行。

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