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外貿出口單證詳細流程
出口單證是指出口地的企業(yè)及有關(guān)部門(mén)涉及的單證，包括貿易合同、出口許可證、出口報關(guān)單、包裝單據、出口貨運單據、商業(yè)發(fā)票、保險單、匯票、檢驗檢疫證書(shū)、產(chǎn)地證等，下面整理了外貿出口單證詳細流程，希望對大家有所幫助!
1.客戶(hù)詢(xún)盤(pán)：
一般在客戶(hù)下訂Purchase Order之前，都會(huì )有相關(guān)的Order Inquiry給業(yè)務(wù)部，做一些細節上的了解。
2.報價(jià)：
業(yè)務(wù)部及時(shí)回復客人查詢(xún)，確定貨物品名、型號、數量、交貨期、付款方式、包裝規格、港口(空運機場(chǎng))及柜型等，等和客戶(hù)確定業(yè)務(wù)時(shí)， Proforma Invoice or sales contract or offer sheet 給客戶(hù)做正式報價(jià)。
3.得到訂單：
經(jīng)過(guò)洽談，收到客戶(hù)正式的訂單 Purchase Order or sales contract。
4.下生產(chǎn)單：
得到客人的訂單確認后，給工廠(chǎng)下訂單(工廠(chǎng)自己安排生產(chǎn)計劃)，安排生產(chǎn)計劃。
5.業(yè)務(wù)審批：
業(yè)務(wù)部收到訂單后，首先做出業(yè)務(wù)審核表。按“出口合同審核表”的項目如實(shí)填寫(xiě)，盡可能將各種預計費用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件，與工廠(chǎng)的收購合同。審核表要由業(yè)務(wù)員簽名，部門(mén)經(jīng)理審批，再交管理部人員審核后才能執行。如金額較大的，或有預付款和傭金等條款的，要經(jīng)公司總經(jīng)理審批才行。合同審批之后制成工作任務(wù)單，交給部門(mén)跟單員跟進(jìn)。
6.下達生產(chǎn)通知：
業(yè)務(wù)部在確定交貨期后，滿(mǎn)足下列情況可下達生產(chǎn)通知, 通知工廠(chǎng)按時(shí)生產(chǎn)：
6.1：如果是L/C付款的客戶(hù)，通常是在交貨期前1個(gè)月確認L/C已經(jīng)收到，收到L/C后需業(yè)務(wù)員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問(wèn)題，如有問(wèn)題應立即請客人修改L/C。
6.2：如果是T/T付款的客戶(hù)，要確認定金已經(jīng)到賬。
6.3：如果是遠期L/C, D/A等條款收匯方式的客戶(hù)(不推薦運用這種方式)，需經(jīng)總經(jīng)理確認批準。
7.驗貨：
7.1：在交貨期前一周，要通知公司驗貨員驗貨(部門(mén)跟單員跟進(jìn))。
7.2：如果客人要自己或指定驗貨人員來(lái)驗貨的，要在交貨期一周前，約客戶(hù)查貨并將查貨日期告知外貿部。
7.3：如果客人指定由第三方驗貨公司或公證行等驗貨的，要在交貨期兩周前與驗貨公司聯(lián)系，預約驗貨時(shí)間，確保在交貨期前安排好時(shí)間。確定后將驗貨時(shí)間通知工廠(chǎng)。
8.備制基本文件單證:
在收到客戶(hù)正式的訂單時(shí)，應制作出口合同, 出口商業(yè)發(fā)票,裝箱單，出口貨物托運單,核銷(xiāo)單, 報關(guān)單, 報關(guān)委托書(shū), 報驗委托書(shū)(工廠(chǎng)的外貿人員還需要準備: 商檢換證憑單,紙箱檢驗單) 等文件.(應由單證員制作，交給業(yè)務(wù)跟單員跟進(jìn))。
9.商檢：
如果是國家法定商檢產(chǎn)品，在給工廠(chǎng)下訂單時(shí)要說(shuō)明商檢要求，并提供出口合同，發(fā)票, 裝箱單等商檢所需資料。而且要告訴工廠(chǎng)產(chǎn)品的出口口岸，便于工廠(chǎng)辦理商檢。應在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。
10.租船訂倉：
10.1.如果跟客人簽定的合同是FOB CHINA條款，通�？腿藭�(huì )指定運輸代理公司或船公司。應盡早與貨代聯(lián)系，告知發(fā)貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，確認工廠(chǎng)的交貨能否早于開(kāi)船期至少一周以前，以及船期能否達到客人要求的交貨期。應在交貨期7天之前向貨運公司發(fā)出書(shū)面定倉通知，通常在開(kāi)船5天前可拿到進(jìn)倉單。
10.2.如果是由賣(mài)方支付運費，應盡早向貨運公司或船公司咨詢(xún)船期，運價(jià)，開(kāi)船口岸等。經(jīng)比較，選擇價(jià)格優(yōu)惠，信譽(yù)好，到港時(shí)間準時(shí),船期時(shí)間合適的船公司，并告訴業(yè)務(wù)員通知客人。如客人不同意時(shí)要另選客人認可的船公司。開(kāi)船前一周書(shū)面定倉，程序同上。
10.3.如果貨物不夠一個(gè)小柜，需走散貨時(shí)，向貨代公司定散貨倉位。拿到進(jìn)倉單時(shí)，還要了解截關(guān)時(shí)間，入倉報關(guān)要求，等內容。
10.4.向運輸公司定倉時(shí)，一定要傳真書(shū)面出口貨物托運單，注明所定船期，柜型及數量，目的港等內容，以避免差錯.
11.安排拖柜：
(千萬(wàn)記住裝柜前要檢查集裝箱柜里是否有破舊,破損,破裂的地方)
11.1.貨物做好并驗貨通過(guò)后，委托拖車(chē)公司提柜，裝柜。拖車(chē)公司應選擇安全可 靠，價(jià)格合理的公司簽定協(xié)議長(cháng)期合作，以確保安全及準時(shí)。要給拖車(chē)公司傳真以下資料：定倉確認書(shū)/裝柜圖紙，船公司，定倉號，拖柜委托書(shū)，注明裝柜時(shí)間，柜型及數量，裝柜地址，報關(guān)行，及裝船口岸等。如果有驗貨公司監裝柜，要專(zhuān)門(mén)聲明，不能晚到。并要求回傳一份裝柜資料，列明柜號、車(chē)牌號、司機及聯(lián)系電話(huà)等.
11.2.傳真一份裝車(chē)資料給工廠(chǎng)，列明上柜時(shí)間、柜型、訂倉號、訂單號、車(chē)牌號以及司機聯(lián)系電話(huà)。
11.3.要求工廠(chǎng)在貨柜離開(kāi)工廠(chǎng)后盡快傳真一份裝貨通知給業(yè)務(wù)部，列明貨柜離廠(chǎng)時(shí)間、實(shí)際裝貨數量等，并記下裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。要求工廠(chǎng)裝柜后一定要記住封緊鎖上.
12.委托報關(guān)：
在拖柜前要將報關(guān)所需資料交給合作報關(guān)行，委托出口報關(guān)及做商檢通關(guān)換單。通常要給報關(guān)留出兩天時(shí)間(船截關(guān)前)。委托報關(guān)時(shí)，應提供一份裝柜資料，內容包括所裝貨物及數量，口岸，船公司，定倉號，柜號，船開(kāi)截關(guān)時(shí)間，拖車(chē)公司，柜型及數量，本公司的聯(lián)系人和電話(huà)地址等。
13.獲得運輸文件：
13.1.最遲在開(kāi)船后兩天內，要將提單補充內容(如果需要修改的話(huà))傳真給船運公司或貨運代理。提單補充內容要按照L/C或客人的要求來(lái)做，并給出正確的貨物數量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等。
13.2.督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。仔細核對樣本無(wú)誤后，向船公司書(shū)面確認提單內容。如果提單需客人確認的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認后再要求船公司出正本。
13.3.及時(shí)支付運雜費，付款后通知船公司及時(shí)取得提單等運輸文件。支付運費應做登記。13.4. 如果客戶(hù)是做FOB條款的, 應該及時(shí)通知客戶(hù)保險,并將提單副本傳真給他.
14.準備其他文件
14.1.商業(yè)發(fā)票：L/C 要求提供的文件中，對商業(yè)發(fā)票要求最嚴格。發(fā)票的日期要確定在開(kāi)證日之后，交貨期之前。發(fā)票中的貨物描述要與L/C上的完全相同，小寫(xiě)和大寫(xiě)金額都要正確無(wú)誤。L/C上對發(fā)票的條款應顯示出來(lái)，要顯示嘜頭。如果發(fā)票需辦理對方大使館認證，一般要提前20天辦理。
14.2.FORM A原產(chǎn)地證書(shū)：FORM A 原產(chǎn)地證要在發(fā)貨之前到當地商品檢驗局申辦。需注意的是運輸日期要在L/C 的交貨期和開(kāi)船日之前，在發(fā)票日期之后。未能在發(fā)貨之前辦理的，要辦理后發(fā)證書(shū)，需提供報關(guān)單，提單等文件。經(jīng)香港轉運的貨物，FORM A證書(shū)通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進(jìn)行再加工。
14.3.一般原產(chǎn)地證：一般原產(chǎn)地證可在中國貿易促進(jìn)會(huì )辦理，要求低一些�？稍诎l(fā)貨之后不太長(cháng)的時(shí)間內補辦。如果原產(chǎn)地證書(shū)要辦理大使館加簽，也和發(fā)票一樣要提前20天辦理。
14.4.裝運通知：一般是要求在開(kāi)船后幾天之內，要通知客人發(fā)貨的細節，包括船名，航班次，開(kāi)船日，預計抵港日，貨物及數量，金額，包裝件數，嘜頭，目的港代理人等。有時(shí)L/C要求提供發(fā)送證明，如傳真報告書(shū)，發(fā)函底單等，注意按客人要求的時(shí)間內辦理。
14.5.裝箱單：裝箱單應清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內裝的數量，每箱的毛重，凈重，外箱尺寸。按外箱尺寸計算出來(lái)的總體積要與標明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號，以便于客人查找。裝箱單的重量，體積要與提單相符。
15. 交單：
15.1.采用L/C收匯的，應在規定的交單時(shí)間內，備齊全部單證，并嚴格審單，確保沒(méi)有錯誤，才交銀行議付。
15.2.采用30% deposit,T/T收匯的，在取得提單后馬上傳真提單給客人付70%余款，確認收到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人。
15.3.如果100%T/T收匯的，要求收全款貨款才能做貨的，要等收款后再安排生產(chǎn)。拿到提單后可立即寄正本提單給客人。
16.業(yè)務(wù)登記：
每單出口業(yè)務(wù)在完成后要及時(shí)做登記，包括電腦登記及書(shū)面登記，便于以后查詢(xún)，統計等。
17.文件存檔：
所有的外貿單證、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。
18.單證員平時(shí)應注意收集�？者\價(jià),船期，航線(xiàn)，等信息，為業(yè)務(wù)員的報價(jià)提供幫助.
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