《會(huì )計電算化》考點(diǎn)之電子表格軟件在會(huì )計中的應用

　　電子表格，又稱(chēng)電子數據表，是指由特定軟件制作而成的，用于模擬紙上計算的由橫豎線(xiàn)條交叉組成的表格。下面是yjbys小編為大家帶來(lái)的電子表格軟件在會(huì )計中的應用，歡迎閱讀。

　　一.常用的電子表格軟件

　　電子表格，又稱(chēng)電子數據表，是指由特定軟件制作而成的，用于模擬紙上計算的由橫豎線(xiàn)條交叉組成的表格。

　　WINDOWS操作系統下常用的電子表格軟件主要有微軟的EXCEL、金山WPS電子表格等;Mac操作系統下則有蘋(píng)果的Numbers.該軟件同時(shí)可用于iPad等手持設備。此外，還有專(zhuān)業(yè)電子表格軟件如LotusNotes、第三方電子表格軟件如FormulaOne等。

　　微軟的Excel軟件(以下簡(jiǎn)稱(chēng)Excel)是美國微軟公司研制的辦公自動(dòng)化軟件0FFICE的重要組成部分，目前已經(jīng)廣泛應

　　用干會(huì )計、統計、金融、財經(jīng)、管理等眾多領(lǐng)域。

　　二.電子表格軟件的主要功能

　　電子表格軟件的主要功能有：

　　(1)建立工作簿，(2)管理數據，(3)實(shí)現數據網(wǎng)上共享，(4)制作圖表。(5)開(kāi)發(fā)應用系統。

　　(一)建立工作簿

　　Excel啟動(dòng)后，即可按照要求建立一個(gè)空白的工作簿文件，每個(gè)工作簿中含有一張或多張空白的表格。這些在屏幕上顯示出來(lái)的默認由灰色橫豎線(xiàn)條交叉組成的表格被稱(chēng)為工作表，又稱(chēng)“電子表格”。工作簿如同活頁(yè)夾，工作表如同其中的一張張活頁(yè)紙，且各張工作表之間的內容相對獨立。工作表是Excel存儲和處理數據的最重要的部分，也稱(chēng)電子表格。每張工作表由若干行和列組成，行和列交叉形成單元格。單元格是工作表的最小組成單位，單個(gè)數據的輸入和修改都在單元格中進(jìn)行，每一單元格最多可容納32000個(gè)字符。

　　在Excel2003中，每個(gè)工作簿默認含有3張工作表，每張工作表由65536行和256列組成;在Excel2013中，每個(gè)工作簿默認含有l張工作表，該工作表由l048576行和l6384列組成。默認的工作表不夠用時(shí)，可以根據需要予以適當添加。每個(gè)工作簿含有工作表的張數受到計算機內存大小的限制。

　　(二)管理數據

　　用戶(hù)通過(guò)Excel不僅可以直接在工作表的相關(guān)單元格中輸入，存儲數據，編制銷(xiāo)量統計表、科目匯總表、試算平衡表、資產(chǎn)負債表、利潤表以及大多數數據處理業(yè)務(wù)所需的表格，而且可以利用計算機，自動(dòng)、快速地對工作表中的數據進(jìn)行檢索、排序、篩選、分類(lèi)、匯總等操作，還可以運用運算公式和內置函數，對數據進(jìn)行復雜的運算和分析。

　　(三)實(shí)現數據網(wǎng)上共享

　　通過(guò)Excel，用戶(hù)可以創(chuàng )建超級鏈接，獲取局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)上的共享數據，也可將自己的工作簿設置成共享文件，保存在互聯(lián)網(wǎng)的共享網(wǎng)站中，讓世界上任何位置的互聯(lián)網(wǎng)用戶(hù)共享工作簿文件。

　　(四)制作圖表

　　Excel提供了散點(diǎn)圖、柱形圖、餅圖、條形圖、面積圖、折線(xiàn)圖、氣泡圖、三維圖等14類(lèi)100多種基本圖表。Excel不僅能夠利用圖表向導方便、靈活地制作圖表，而且可以很容易地將同一組數據改變成不同類(lèi)型的圖表，以便直觀(guān)地展示數據之間的復雜關(guān)系。不僅能夠任意編輯圖表中的標題、坐標軸、網(wǎng)絡(luò )線(xiàn)、圖例、數據標志、背景等各種對象，而且可以在圖表中添加文字、圖形、圖像和聲音等，使精心設計的圖表更具說(shuō)服力。(五)開(kāi)發(fā)應用系統

　　Excel自帶VBA宏語(yǔ)言，用戶(hù)可以根據這些宏語(yǔ)言，自行編寫(xiě)和開(kāi)發(fā)一些滿(mǎn)足自身管理需要的應用系統，有效運用和擴大Excel的功能。

　　三.Excel軟件的啟動(dòng)與退出

　　(一)Excel軟件的啟動(dòng)

　　通�？梢圆捎孟铝蟹椒▎�動(dòng)Excel軟件：

　　1.點(diǎn)擊“開(kāi)始”菜單中列示的Excel快捷命令通過(guò)。開(kāi)始”菜單可啟動(dòng)Excel軟件，同時(shí)建立一個(gè)新的文檔，該文檔在Excel軟件中被默認為工作簿。啟動(dòng)Excel后建立的第一個(gè)空白工作簿的缺省名和擴展名，在Excel2003中分別默認為“Bookl”和。.xls”(在Excel2013中則分別為“工作簿1”和“.xlsx”)，但也可以另存為其他名字和類(lèi)型的文件。2.點(diǎn)擊桌面或任務(wù)欄中Excel的快捷方式圖標

　　這種方法的前提是桌面或任務(wù)欄中已經(jīng)創(chuàng )建Excel快捷方式圖標。

　　3.通過(guò)。運行”對話(huà)框啟動(dòng)Excel軟件

　　相關(guān)操作完成后，Excel啟動(dòng)，同時(shí)建立一個(gè)新的空白工作簿。

　　4.打開(kāi)現成的ExceI文件

　　直接點(diǎn)擊現成的Excel文件，通過(guò)打開(kāi)該文件來(lái)啟動(dòng)Excel軟件。

　　(二)Excel軟件的退出

　　通�？梢圆捎孟铝蟹椒ㄍ顺鯡xcel軟件：

　　1.點(diǎn)擊標題欄最右邊的關(guān)閉按鈕

　　點(diǎn)擊標題欄最右邊的關(guān)閉按鈕“X”后，Excel軟件將被退出。

　　2.點(diǎn)擊。關(guān)閉窗口”或“關(guān)閉所有窗口"命令

　　右鍵單擊任務(wù)欄中的Excel圖標，打開(kāi)菜單選項，點(diǎn)擊“關(guān)閉窗口”命令可退出Excel文件。文件被關(guān)閉后，Excel軟件也隨之退出。

　　3.按擊快捷鍵“AIt+F4”

　　按擊“Alt+F4”鍵后，Excel軟件將被退出。

　　以上三種方法操作時(shí)，如果退出前有編輯的內容未被保存，將出現提示是否保存的對話(huà)框。

　　需注意的是：以上操作方法均指的是當前只有一個(gè)工作簿的情形，如果當前有多個(gè)工作簿文件在運行，以上操作方法執行的結果將是光標所在的文件被關(guān)閉，其他處于打開(kāi)狀態(tài)的Excel文件仍在運行，Excel軟件并未退出。只有這些文件均被關(guān)閉后，Excel軟件才能退出。

　　四.Excel軟件的用戶(hù)界面

　　Excel軟件啟動(dòng)后，通常會(huì )建立一個(gè)新的空白工作簿或者打開(kāi)一個(gè)現有的工作簿，并在屏幕上呈現一個(gè)最大化的工作簿窗口(簡(jiǎn)稱(chēng)窗口)。這一窗口是用戶(hù)操作Excel軟件的重要平臺，被稱(chēng)為默認的用戶(hù)界面。

　　Excel軟件的默認用戶(hù)界面因版本不同而有所區別。其中，Excel2003及以下版本的默認用戶(hù)界面基本相同，由標題欄、菜單欄、工具欄、編輯區、工作表區、狀態(tài)欄和任務(wù)窗格等要素組成，Excel2(K)7及以上版本的默認用戶(hù)界面基本相同，主要由功能區、編輯區、工作表區和狀態(tài)欄等要素組成·

　　(一)標題欄

　　標題欄位于窗口的最上方，依次列示Excel軟件的圖標、文檔的標題和控制Excel窗口的按鈕·

　　(二)菜單欄

　　Excel2003的菜單欄默認位于標題欄的下方.但可移動(dòng)到窗口的其他適當位置，包含。文件”、“編輯”、“視圖”、“插入”、“格式”、。工具”、“數據”、“窗口”和“幫助”等9個(gè)默認的菜單項，包括Excel的全部操作命令，每一菜單項分別含有對工作表進(jìn)行操作的一組功能相關(guān)的命令選項。命令后面帶有“…”的，表示選擇了這一命令后將打開(kāi)該命令的對話(huà)框，命令后面帶有“卜一的，表示該選項后面帶有一個(gè)子菜單。

　　(三)工具欄

　　工具欄默認位于菜單欄的下方，但可移動(dòng)到窗口的其他適當位置，它由一系列與菜單選項命令具有相同功能的按鈕組成。每個(gè)按鈕代表一個(gè)命令，能更加快捷地完成相應的操作。

　　用戶(hù)不僅可以自行設定工具欄的顯示、隱藏及其在窗口中的位置，而且可以自行設定工具欄中的按鈕及其在工具欄中的位置。

　　(四)編輯區

　　編輯區默認位于工具欄的下方，由名稱(chēng)框、取消輸入按鈕確認輸入按鈕、插入函數按鈕和編輯欄構成，用來(lái)顯示當前單元格名字和當前單元格的內容、取消或確認本次輸入的數據或公式。

　　(五)工作表區

　　工作表區默認位于編輯區的下方，是Excel文件用于存儲和處理數據的專(zhuān)門(mén)區域，由工作表、工作表標簽、標簽滾動(dòng)按鈕、滾動(dòng)條頜滾動(dòng)條按鈕、列和列號、行和行號、全選按鈕、單元格等要素組成。

　　(六)狀態(tài)欄

　　狀態(tài)欄默認位于窗口底部，可以顯示各種狀態(tài)信息，如單兀格模式、功能鍵的開(kāi)關(guān)狀態(tài)等。

　　(七)任務(wù)窗格

　　任務(wù)窗格默認位于Excel窗口的右邊，但可移動(dòng)到窗口的其他適當位置，用于集中放置最常用的功能和快捷方式，具體包括。“開(kāi)始工作”、“幫助”、“搜索結果”、“剪貼畫(huà)”、“信息檢索”、“剪貼板”“新建工作簿”、“模板幫助”、“共享工作區”、“文檔更新”和’XML源”等11個(gè)任務(wù)窗格。

　　(八)功能區

　　功能區是由一系列在功能上具有較強相關(guān)性的組和命令所形成的區域，各功能區的主要功能由相應的選項卡標簽予以標識，用戶(hù)可以根據需要完成的操作，快速找到和調用包含當前所需命令的功能區。

　　Excel2013默認的選項卡標簽有“開(kāi)始”、“插入”、“頁(yè)面布局"、“公式”、“數據”、“審閱”、“視圖”、“開(kāi)發(fā)工具”，排列在標題欄

　　的下方。此外，用戶(hù)還可以通過(guò)“自定義功能區”自定義選項卡。單擊任一選項卡標簽，其下方將出現一個(gè)以平鋪方式展開(kāi)的“帶形功能區”，它由若干個(gè)功能相關(guān)的組和命令所組成。

　　功能區的優(yōu)勢主要在于，它將通常需要使用菜單、工具欄、任務(wù)窗格和其他用戶(hù)界面組件才能顯示的任務(wù)或入口點(diǎn)集中在一起，便于在同一位置查找和調用功能相關(guān)的命令。

　　五.Excel文件的管理

　　Excel文件的管理主要包括新建、保存、關(guān)閉、打開(kāi)、保密、備份、修改與刪除等工作。

　　(一)Excel文件的新建與保存

　　1.Excel文件的新建：?jiǎn)螕?ldquo;開(kāi)始”菜單中列示的Excel快捷命令、桌面或任務(wù)欄中Excel的快捷方式圖標或者通過(guò)“運行”對話(huà)框等方式啟動(dòng)Excel軟件的，系統將自動(dòng)建立一個(gè)新的空白工作簿，或者提供一系列模板以供選擇，選定其中的空白工作簿模板后，新的空白工作簿窗口將在屏幕上呈現出來(lái)，并在標題欄中顯示默認的文件名。

　　以打開(kāi)現成Excel文件方式啟動(dòng)Excel軟件的，可通過(guò)以下方法之一建立一個(gè)新的空白工作簿：1)按擊快捷鍵“Ctrl+N”鍵;(2)打開(kāi)“文件”菜單，點(diǎn)擊“新建”菜單命令，選定其中的空白工作簿模板;(3)點(diǎn)擊工具欄中的“新建”按鈕(Excel2003為常用工具欄，Excel2013為快速訪(fǎng)問(wèn)工具欄)。

　　2.Excel文件的保存：為了繼續使用新建的Excel文件，應當以合適的名稱(chēng)和類(lèi)型將Excel文件保存在適當的位置。Excel文件在編輯修改完畢或退出Excel軟件之前，均應進(jìn)行保存。保存Excel文件的常用方法包括：

　　(1)通過(guò)敲擊功能鍵“F12”鍵進(jìn)行保存。

　　通過(guò)按擊快捷鍵“Ctrl+S”鍵進(jìn)行保存。對于之前已譬保存過(guò)的文件，按擊快捷鍵。“Ctrl+S”鍵后，將直接保存最近一次的修改，不再彈出“另存為”對話(huà)框。

　　(3)通過(guò)單擊常用工具欄(適用于Excel2003)或快速訪(fǎng)問(wèn)工具欄(適用于Excel2013)中的。保存”或“另存為”按鈕進(jìn)行保存。

　　(4)通過(guò)“文件”菜單(或Excel2003“工具欄一菜單)

　　中的“保存”或“另存為”命令進(jìn)行保存。

　　為了避免Excel軟件意外中止而丟失大量尚未保存的信息，系統通常會(huì )默認保存自動(dòng)恢復信息的時(shí)間間隔，這一時(shí)間間隔還司以自定義。

　　(二)Excel文件的關(guān)閉與打開(kāi)

　　1·Excel文件的關(guān)閉：Excel軟件退出前必須關(guān)閉打開(kāi)的文件，因此，也可以采用前述三種Excel軟件的退出方法來(lái)關(guān)閉處于打開(kāi)狀態(tài)的文件。此外，還可采用以下方法來(lái)關(guān)閉處于打開(kāi)狀態(tài)的Excel文件：

　　(1)點(diǎn)擊“工具欄”中的“關(guān)閉”按鈕或命令。

　　.Excel2013中由于沒(méi)有。工具欄”菜單，但可點(diǎn)擊快速訪(fǎng)問(wèn)工具欄中的“關(guān)閉”按鈕。

　　(2)點(diǎn)擊“文件”菜單中的“關(guān)閉”命令。(3)按擊快捷鍵。Ctrl+F4”。

　　上述三種方法關(guān)閉的均是當前文件，其他處于打開(kāi)狀態(tài)的Excel文件仍處于打開(kāi)狀態(tài)，Excel軟件仍在運行，并可通過(guò)按擊"Ctrl+N”鍵等方式創(chuàng )建新工作簿。

　　2.Excel文件的打開(kāi)

　　打開(kāi)Excel文件的方法主要有：(1)通過(guò)直接點(diǎn)擊ExceI

　　文件打開(kāi)。(2)通過(guò)快捷菜單中“打開(kāi)”命令打開(kāi)。(3)通過(guò)Excd“文件”菜單中的“打開(kāi)”命令進(jìn)行打開(kāi)。(4)通過(guò)常用工具欄(適用于Excel2003)或快速訪(fǎng)問(wèn)工具欄(適用于Excel2013)中的“打開(kāi)一按鈕進(jìn)行打開(kāi)。(5)通過(guò)按擊快捷鍵“Ctrl+0”(字母0的按鍵)進(jìn)行打開(kāi)。

　　(三)Excel文件的保密與備份

　　1.Excel文件的保密：對于設置了打開(kāi)權限密碼的Excel文件，只有輸入正確的密碼才能打開(kāi)。對于設置了修改權限密碼的Excel文件，只有輸入正確的密碼才能修改，否則只能以只讀方式打開(kāi)。

　　2.Excel文件的備份：Excel軟件根據原文件自動(dòng)創(chuàng )建備份文件的名稱(chēng)為原文件名后加上“的備份”字樣，圖標與原文件不同。

　　(四)Excel文件的修改與刪除

　　1.Excd文件的修改通常在已打開(kāi)的Excel文件中進(jìn)行，包括修改單元格內容、增刪單元格和行列、調整單元格和行列的順序、增刪工作表和調整工作表順序等。

　　2.Excel文件的刪除：

　　(1)選中要刪除的Excel文件，按擊“Delete”鍵進(jìn)行刪除。(2)鼠標右鍵點(diǎn)擊要刪除的Excel文件，詵檉刪除命令。

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