會(huì )計出納實(shí)操知識：常見(jiàn)的會(huì )計憑證格式
基于會(huì )計憑證不僅為會(huì )計工作的第一要素，也是推動(dòng)業(yè)務(wù)工作,監控其運作和完成進(jìn)程的工具，故經(jīng)濟發(fā)達、法制完善國家，在相關(guān)的公司法、票據法、商業(yè)會(huì )計法和企業(yè)會(huì )計制度中，對會(huì )計憑證的內容、格式，一般都有統一的規定。
(一) 收款憑證
系專(zhuān)供辦理現金、銀行存款(包括支票、匯票等票據)收入事項使用的記賬憑證，其內容、格式如證式6-1，并按白紙紅字(線(xiàn)條)印刷，以符傳統會(huì )計慣例。在會(huì )計實(shí)務(wù)中，系根據交款人繳納的現金、銀行支票等票據及有關(guān)足以說(shuō)明交款數額、內容、性質(zhì)或事由的原始憑證編制。如為人民幣，直接填入“記賬本位幣”欄即可;若為外幣，應注明“幣種”，并將外幣金額填入“原幣”欄，再按“記賬匯率”折合為人民幣，填入“記賬本位幣”欄。收款憑證的現金科目本身為借，填于憑證的左上方;對應的貸方科目、金額及摘要，分別填于相應欄的同一行;“記賬本位幣”欄的合計數，為借方現金科目的金額。
(二)付款憑證
系專(zhuān)供辦理現金、銀行存款(包括支票、匯票等票據)支付事項使用的記賬憑證，其內容、格式如證式6—2，并按白紙蘭字(線(xiàn)條)印刷，以符傳統會(huì )計慣例。在會(huì )計實(shí)務(wù)中， 系根據有關(guān)足以說(shuō)明應預付現(包括支票、本票等票據)原因、性質(zhì)及金額的原始憑證編制之。如為人民幣，直接填入“記賬本位幣”欄即可;若為外幣，則應注明“幣種”，并將外幣金額填入“原幣”欄，再按“記賬匯率”折合為人民幣，填入“記賬本位幣”欄。付款憑證的現金科目本身為貸，填于憑證的左上方;對應的借方科目、金額及摘要，分別填于相應欄的同一行;“記賬本位幣”欄的合計數，為貸方現金科目的金額。
(三)轉賬憑證
系專(zhuān)供辦理非現金交易事項賬務(wù)處理使用的記賬憑證，其內容、格式如證式6-3，并按白紙綠字(線(xiàn)條)印刷，以符傳統會(huì )計慣例。主要系根據經(jīng)濟個(gè)體內部的交易事項，如因生產(chǎn)產(chǎn)品領(lǐng)用原材料，產(chǎn)成品的入庫與出庫，資產(chǎn)折舊、折耗計提與攤銷(xiāo)，應收應付、預收預付賬項的整理調整、結算，以及會(huì )計錯誤的更正等具體工作需要而填制。另外，如年終結算時(shí)涉及外匯資產(chǎn)、負債賬項的調整，則應將外幣的“幣種”、金額，在摘要或備注欄內注明;其借、貸科目及金額，分別填入相應各欄的同一行。
(四)旅差費報銷(xiāo)單
系專(zhuān)供員工因公出差，報支差旅費使用的原始憑證，并兼代記賬憑證，其內容、格式如證式6-4;并按白紙蘭字(線(xiàn)條)印刷。根據出差的實(shí)際情況，及有關(guān)事宜的原始單證，和規定的補貼標準等，依格式界定的項目，分別計算匯總填列。如涉及外幣支付，應另單填報，并在備注欄注明“幣種”，以便識別。
憑證右上角的戳子，系供代記賬憑證的借貸分錄及編號使用，以簡(jiǎn)化記賬憑證的填制手續。
(五)費用報銷(xiāo)單
系供除旅差費以外的其他各種費用報銷(xiāo)專(zhuān)用，其內容格式如證式6—5，并按白紙蘭字(線(xiàn)條)印刷。根據實(shí)際發(fā)生費用、耗費支出的原始憑證，依費用性質(zhì)，分別按其明細目(參見(jiàn)會(huì )計科目表或科目?jì)热菡f(shuō)明)予以匯總填入借方科目及同行金額欄;其對應貸方科目，填于憑證的左上方，一如“付款憑證”的情況同，合計金額數即為貸方科目的金額。本憑證既是內部原始憑證，又是記賬憑證，兼代付款或轉賬憑證。
(六)采購通知單
系供辦理原材料、商品、物資采購業(yè)務(wù)，及會(huì )計工作使用的一式五聯(lián)內部憑證，其內容、格式如證式6-6;第一、五聯(lián)用白紙綠字(線(xiàn)條)、第二聯(lián)蘭字(線(xiàn)條)，第三、四聯(lián)粉紅色字(線(xiàn)條)印刷，以資識別。
本憑證由專(zhuān)責原材料采購業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)辦，根據供應客戶(hù)的發(fā)票等結算單證，與訂貨合同核對無(wú)誤后，按格式、項目?jì)热莺鸵�，一次套�?xiě)產(chǎn)生;其使用方法及在業(yè)務(wù)和會(huì )計工作上的作用，可概述如下：
1、第一聯(lián)：“采購通知單”由經(jīng)辦留存備查，然后將第五聯(lián)“提貨通知單”及供應客戶(hù)的發(fā)貨清單，交提運部門(mén)憑以作好提貨準備工作，及辦理提貨送交收料倉庫;另將第二、三、四聯(lián)，連同發(fā)票賬單等原始憑證，移送財務(wù)會(huì )計部門(mén);
2、財務(wù)會(huì )計部門(mén)對業(yè)務(wù)部門(mén)轉來(lái)的“采購通知單”，經(jīng)與隨附賬單審核無(wú)誤后，將第二聯(lián)(代付款憑證)及附件留以辦理付款手續，將付款日期填入“付款日期”欄，在“分錄戳記”上填入應借應貸的會(huì )計科目，由出納于付款后填注日期及編號，據以登記相關(guān)明細賬;另將第三、四聯(lián)“入庫通知單”，經(jīng)材料會(huì )計員轉送收貨倉庫，以便作好倉儲驗收的準備工作;
3、倉庫收到提運部門(mén)送來(lái)的原材料、貨物后，應根據“入庫通知單”所列貨品目錄，逐一點(diǎn)數、計量，驗收入庫，經(jīng)核實(shí)無(wú)誤后將實(shí)收數，以套寫(xiě)方式填入第三、四聯(lián)“入庫通知單”的“實(shí)收”欄，據以登記倉庫存貨明細賬，并將入庫單留于各該賬頁(yè)之上(或下);
4、上述存貨明細賬經(jīng)材料會(huì )計稽核后，將第三聯(lián)入庫單留倉庫存查;第四聯(lián)入庫單按原材料類(lèi)別分類(lèi)整理，定期或月終匯總編制“入庫匯總表”，一并移送財務(wù)會(huì )計部門(mén)，憑以進(jìn)行有關(guān)材料會(huì )計總賬的賬務(wù)處理工作。
由上述可知，“采購通知單”實(shí)為組織、安排、了解和控制采購業(yè)務(wù)工作進(jìn)行過(guò)程，加強業(yè)務(wù)與財務(wù)的聯(lián)系，以及作為相關(guān)材料會(huì )計處理的依據和工具。
(七)供應結算單
系專(zhuān)供辦理商品、產(chǎn)品、物資銷(xiāo)售業(yè)務(wù)，和會(huì )計工作使用的一式六聯(lián)內部憑證，其內容、格式如證式6—7;第一、二聯(lián)用白紙淺藍字(線(xiàn)條)，第三、四聯(lián)紅字(線(xiàn)條)，第五、六聯(lián)綠字(線(xiàn)條)印刷，以資識別。
本憑證由專(zhuān)責銷(xiāo)售業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)辦，根據客戶(hù)購貨訂單、銷(xiāo)貨合同等商業(yè)文件，按格式、項目?jì)热莺鸵�，一次套�?xiě)產(chǎn)生。其使用方法及在業(yè)務(wù)和會(huì )計工作上的作用，可概述如：
1、第一聯(lián)：“供應結算單”由經(jīng)辦留存備查;然后將二至六聯(lián)交買(mǎi)主，持以到財務(wù)部門(mén)辦理付款提貨手續。如采用先提貨后付款的銷(xiāo)售結算方式，買(mǎi)主即可持以向發(fā)貨倉庫辦理提貨(或委托代辦送貨及托收承付結算)手續。
2、倉庫根據手續完備的“發(fā)貨通知單(第二聯(lián))”，即行點(diǎn)數、計量、整理、包裝，完成發(fā)貨手續，將核實(shí)無(wú)誤的發(fā)貨數字，以套寫(xiě)的方式填入二至六聯(lián)的“實(shí)發(fā)”欄，將第二聯(lián)留倉庫存查，并據以登記存貨明貨賬;將三～六聯(lián)交買(mǎi)主持以到財務(wù)部門(mén)(或材料會(huì )計員)辦理付款(或托收承付)結算手續。
3、如采用先付款后提貨結算方式，財務(wù)部門(mén)根據實(shí)發(fā)數、銷(xiāo)售單價(jià)、核計銷(xiāo)貨總額無(wú)誤后，第三聯(lián)“代收款憑證”交出納憑以辦理收款入賬手續;第五聯(lián)“出庫單”按產(chǎn)品物資類(lèi)別分類(lèi)整理，定期或月終匯總編制“出庫匯總表”(亦即銷(xiāo)貨成本表);第四聯(lián)(代發(fā)票)、第六聯(lián)(代發(fā)貨清單)交購客戶(hù)收執，憑以向發(fā)貨倉庫辦理提貨手續。
4、如為委托收款結算方式，倉庫發(fā)貨后將三至五聯(lián)轉銷(xiāo)售財務(wù)部門(mén)，即憑第四聯(lián)“代發(fā)票”及“委托收款證書(shū)”，辦理“托收承付”結算手續;第六聯(lián)交購貨客戶(hù)憑以向單位收貨倉庫交貨。
由上述可知，供應結算單，同樣在業(yè)務(wù)和會(huì )計工作上，可以作為組織、安排、了解、掌握銷(xiāo)售業(yè)務(wù)工作進(jìn)行過(guò)程和完成進(jìn)度，以及貨款結算情況的管理控制工具。
(八)工程結算單
系供建筑安裝等基建工程項目辦理收、付款結算業(yè)務(wù)，和相關(guān)雙方賬務(wù)處理使用的.一式五聯(lián)單，其內容、格式如證式6-8;第一聯(lián)用白紙綠字(線(xiàn)條)，第二、三聯(lián)蘭字(線(xiàn)條)、第四、五聯(lián)紅字(線(xiàn)條)印刷，以資識別。
本憑證由建設單位工程監理部門(mén)，根據承建單位的“工程進(jìn)度(或竣工)付款(結算)通知單”等有關(guān)資料，經(jīng)審查核實(shí)后按格式、項目?jì)热�，由地盤(pán)監理部門(mén)經(jīng)辦，一次套產(chǎn)生(其中：“本期應付”系指施工單位“工程進(jìn)度付款通知單”列之金額)，其使用方法及在業(yè)務(wù)和會(huì )計工作上的作用，可概述如下：
1、第一聯(lián)，工程付款結算單：經(jīng)地盤(pán)監理、工程部門(mén)經(jīng)辦、主管審核，及總經(jīng)理(或經(jīng)授權之總工程師)審批后，由經(jīng)辦留存備查;
2、將第二、三聯(lián)“付款通知單”交本單位財務(wù)部門(mén)，憑以備款待付，并于付款后將第三聯(lián)轉預算主管部門(mén)，作為監察預算執行，及控制撥款的依據;將第四、五聯(lián)“收款通知單”，轉交收款單位經(jīng)辦，憑以向稅收部門(mén)洽辦開(kāi)出“工程結算發(fā)票”，并交付營(yíng)業(yè)稅及附加。
3、收款單位財務(wù)部門(mén)開(kāi)妥“建筑安裝專(zhuān)用發(fā)票”后，憑以向付款單位財務(wù)部門(mén)，辦理工程款項結算手續;第四聯(lián)代收款通知單，據以收款，第五聯(lián)轉交負責工程價(jià)款結算經(jīng)辦存查，并憑以作為辦理次期工程(進(jìn)度)價(jià)款結算通知單的依據。
從證式6—8的內容及其使用辦法可知，工程結算單不僅對建設、施工單位的工程預算的執行，施工計進(jìn)度和會(huì )計工作的進(jìn)行，而且對建筑行業(yè)的稅收入庫，也起著(zhù)嚴格的監控作用。
(九)商品房預售結算通知單
系供房地產(chǎn)企業(yè)及物業(yè)代理公司預售樓花業(yè)務(wù)，辦理簽訂“認購書(shū)”階段使用的一式五聯(lián)單，其內容、格式如證式6—9;第一、五聯(lián)用白紙綠字(線(xiàn)條)、第二——四聯(lián)白紙紅字(線(xiàn)條)印刷，以資識別。
本結單由售樓業(yè)務(wù)員，根據“認購書(shū)”(或“置業(yè)計劃書(shū)”)列明之預售事項，以套寫(xiě)方式產(chǎn)生，其使用方法及在業(yè)務(wù)和會(huì )計工作上的作用，可以概述如下：
1、第一聯(lián)：由售樓業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員留存備查;然后將二至五聯(lián)交客戶(hù)持以到財務(wù)部門(mén)辦理付款手續。
2、財務(wù)部門(mén)辦妥收款手續，并加蓋收訖財務(wù)專(zhuān)用印章后，將第二聯(lián)付款通知單(代收據)交客戶(hù)收執留存，并持以向售樓業(yè)務(wù)員領(lǐng)取認購書(shū)。
3、第三聯(lián)收款通知單(代收款憑證)留財務(wù)部門(mén)憑以作借記“現金”，貸記“存入保證金(如為首期款貸記應收賬款)”的收現分錄。
4、第四聯(lián)收款通知單，由財務(wù)部主管售樓業(yè)務(wù)會(huì )計人員留存，憑以了解售樓業(yè)務(wù)進(jìn)展、掌握樓款催收、資金回籠、做好資金調度工作的工具，和備供收到首期款后，作為認列“應收賬款”的原始憑證。
5、第五聯(lián)轉交營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)主管，憑以了解掌握售樓業(yè)務(wù)進(jìn)展、資金回籠情況，和做好正式簽訂商品房買(mǎi)賣(mài)合同的準備工作。由此可見(jiàn)，“商品房預售結算單”在了解掌握售樓業(yè)務(wù)進(jìn)展，加強財務(wù)管理，做好樓款催收以及業(yè)務(wù)工作，都將起到良好促進(jìn)作用。
客戶(hù)交定金(或首期)后之樓款結算，改以一般通用的“收款收據”辦理之。
(十)加油站交接班(日銷(xiāo)量)記錄單
系供經(jīng)營(yíng)液體燃料業(yè)務(wù)企業(yè)，對加油站交接班工作記錄及日銷(xiāo)量統計，供作辦理銷(xiāo)售業(yè)務(wù)和財務(wù)結算的計算依據的一式二聯(lián)單;其內容、格式如證式6—10，并用白紙綠字(線(xiàn)條)印刷;“機號”欄可根據其加油機數量及輪班的班數，作適當的調整變動(dòng)。
本單由加油站業(yè)務(wù)統計員，根據交接班的原始記錄，整理分析填列，套寫(xiě)產(chǎn)生;經(jīng)班長(cháng)審核無(wú)誤，站長(cháng)簽章后，一聯(lián)存查，憑以登記銷(xiāo)貨臺賬;一聯(lián)交財會(huì )部門(mén)，憑以辦理銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的賬務(wù)處理。
(十一)會(huì )計憑證在業(yè)務(wù)與會(huì )計工作上的作用
綜合以上一般常用會(huì )計憑證格式的論述，想再次強調指出的是：會(huì )計憑證，無(wú)論是在企業(yè)的業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，還是企業(yè)財務(wù)會(huì )計工作上，都占有十分重要的地位，起著(zhù)關(guān)鍵性的作用，主要是：
1、在業(yè)務(wù)上，可用以作為要求企業(yè)內部各部門(mén)采取行動(dòng)的命令，組織、安排、推動(dòng)各項業(yè)務(wù)工作進(jìn)行，了解掌握其過(guò)程與完成進(jìn)度的控制工具。
2、在會(huì )計工作上，可作為財務(wù)與業(yè)務(wù)工作聯(lián)系的書(shū)面證據，憑以進(jìn)行賬務(wù)處理(如審核、收、付款)，據以記錄業(yè)務(wù)活動(dòng)的過(guò)程與結果的工具，并對財務(wù)報表資訊的真實(shí)性、有用性產(chǎn)生決定性影響，是達成“對生產(chǎn)過(guò)程的控制和觀(guān)念總結”的簿記任務(wù)的主要保證。
(十二)憑證的規格與一式多聯(lián)單的名稱(chēng)
上述各證式的規格大小，除證式8及10，可根據實(shí)際需要適當加寬(或長(cháng))外，其余證式均為：長(cháng)24cm×寬12cm，以便憑證的歸檔保管。
又一式多聯(lián)單各聯(lián)的憑證名稱(chēng)，應視其具體的功能作用而異其名。
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