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打電話(huà)的禮儀常識

時(shí)間:2024-08-31 04:09:38 禮儀形象 我要投稿
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打電話(huà)的禮儀常識

打電話(huà)的禮儀常識1

  電話(huà)是現代商人越來(lái)越常用的一種交流工具,因此,了解一下打電話(huà)的一般禮貌要求是很有用的。打電話(huà)的基本原則是簡(jiǎn)明扼要,切忌羅嗦,既突出不了問(wèn)題,又占用別人時(shí)間,從而引起別人反感。因此,在打一個(gè)重要電話(huà)之前,不妨作些必要的準備,例如,要講的`事情預先按順序寫(xiě)在紙上,提醒自己。掛通電話(huà)后,要用適當的禮節性用語(yǔ)與接線(xiàn)員打招呼,如果辦公室里的人接電話(huà),應該先報出自己的姓名,然后再講清楚有關(guān)事宜。如果掛斷電話(huà),可以用慣用的托辭婉言拒之,例如“有事”、“暫時(shí)不在”或“正在忙著(zhù)”等用語(yǔ)都可派上用場(chǎng)。如果受話(huà)人確實(shí)很忙,又想與之接洽,可以請他過(guò)些時(shí)候再打,或者等受話(huà)人打去電話(huà)。如果在講話(huà)過(guò)程中突然斷線(xiàn),打電話(huà)的人應該再打一次

打電話(huà)的禮儀常識

打電話(huà)的禮儀常識2

  打電話(huà)是通聯(lián)禮儀的一個(gè)主要內容。撥打電話(huà)的人是發(fā)話(huà)人,是主動(dòng)的一方,而接聽(tīng)電話(huà)的一方是受話(huà)人,是被動(dòng)的一方。因而在整個(gè)通話(huà)過(guò)程中,撥打電話(huà)的人起著(zhù)支配作用,一定要積極塑造自己的完美的電話(huà)形象。

  在打電話(huà)時(shí),必須把握住通話(huà)的`時(shí)間、內容和分寸,使得通話(huà)時(shí)間適宜、內容精煉、表現有禮。

  1、時(shí)間適宜

  把握好通話(huà)時(shí)機和通話(huà)長(cháng)度,即能使通話(huà)更富有成效,顯示通話(huà)人的干練,同時(shí)也顯示了對通話(huà)對象的尊重。反之,如果莽撞地在受話(huà)人不便的時(shí)間通話(huà),就會(huì )造成尷尬的局面,非常不利于雙方關(guān)系的發(fā)展。如果把握不好通話(huà)時(shí)間,談話(huà)過(guò)于冗長(cháng),也會(huì )引起對方的負面情緒。

  2、內容精煉

  打電話(huà)時(shí)忌諱通話(huà)內容不著(zhù)要領(lǐng)、語(yǔ)言啰嗦、思維混亂,這樣很容易引起受話(huà)人的反感。通話(huà)內容精煉簡(jiǎn)潔是通話(huà)人的基本要求。

 。1) 預先準備

  在撥打電話(huà)之前,對自己想要說(shuō)的事情做到心中有數,盡量梳理出清晰的順序。做好這樣的準備后,在通話(huà)時(shí)就不會(huì )出現顛三倒四、現說(shuō)現想、丟三落四的現象了同時(shí)也會(huì )給受話(huà)人留下高素質(zhì)的好印象。

 。2)簡(jiǎn)潔明了

  電話(huà)接通后,發(fā)話(huà)人對受話(huà)人的講話(huà)要務(wù)實(shí),在簡(jiǎn)單的問(wèn)候之后,開(kāi)宗明義,直奔主題,不要講空話(huà)、廢話(huà),不要啰嗦、重復,更不要偏離話(huà)題,節外生枝或者沒(méi)話(huà)找話(huà)。在通話(huà)時(shí),最忌諱發(fā)話(huà)人東拉西扯、思路不清,或者一廂情愿地認為受話(huà)人有時(shí)間陪自己聊天,共煲“電話(huà)粥”。

  3、表現有禮

  撥打電話(huà)的人在通話(huà)的過(guò)程中,始終要注意待人以禮,舉止和語(yǔ)言都要得體大度,尊重通話(huà)的對象,并照顧到通話(huà)環(huán)境中其他人的感受。

  關(guān)于電話(huà)禁忌用語(yǔ)

  在接電話(huà)時(shí)切忌使用“說(shuō)!”“講!”。

  說(shuō)講是一種命令式的方式,即難讓人接受,又不禮貌。有的人在接聽(tīng)電話(huà)時(shí),一接起電話(huà)馬上說(shuō):“說(shuō)”或“講”, 或者多加一兩個(gè)字“聽(tīng)到,說(shuō)!”

  這種行為在公司、企業(yè)內部也許還可以理解,由于某種原因工作繁忙,時(shí)間緊張,沒(méi)有太多的時(shí)間應對電話(huà),希望對方直截了當,別浪費時(shí)間。但這種硬邦邦的電話(huà)接聽(tīng)方式顯得過(guò)于粗魯無(wú)禮,有一種盛氣凌人的氣勢,好像是擺架子。給人的感覺(jué)是“有什么話(huà)快說(shuō),老子沒(méi)空和你在電話(huà)里啰嗦!

  有的人對這樣的電話(huà)應答方式也懶得再“說(shuō)”,干脆一聲不吭將電話(huà)掛了。本來(lái)還想聯(lián)系一些業(yè)務(wù)或者提供一些信息,一聽(tīng)他這口氣就不舒服,說(shuō)了等于白說(shuō),這種人懶得理他。

  大家每個(gè)人都希望別人以禮相待,有誰(shuí)愿意同不懂得禮貌的人打交道呢?所以,在接聽(tīng)電話(huà)時(shí),一定要注意應有的禮貌。

打電話(huà)的禮儀常識3

  辦公室電話(huà)禮儀常識:5W1H

  所謂5W1H是指When何、Who何人、Where何、What何事、Why為什么、How如何進(jìn)行。在工作中這些資料都是十分重要的。對打電話(huà)和接電話(huà)具有相同的重要性。電話(huà)記錄既要簡(jiǎn)潔又要完備,有賴(lài)于5W1H技巧。

  辦公室接電話(huà)禮儀技巧5w1h介紹

  who(對象)

  who是指打電話(huà)的對象。通話(huà)的對象可能是總經(jīng)理,也可能是普通的公司職員,因此,在電話(huà)開(kāi)始時(shí)需要確認一下接電話(huà)者是不是所要找尋的人。

  where(場(chǎng)所)

  where是要確定與客戶(hù)進(jìn)行約會(huì )的具體地點(diǎn)。一般說(shuō)來(lái),由于很多公司只有一個(gè)電話(huà)線(xiàn)路,如果地點(diǎn)確定不下來(lái),那么占線(xiàn)時(shí)間過(guò)久勢必會(huì )影響公司的對外通話(huà)系統。因此,在打電話(huà)之前就應該大致選好約會(huì )的地點(diǎn),通?梢赃x擇在兩公司之間的某個(gè)地方。

  why(理由)

  why是指打電話(huà)的理由。通過(guò)此次電話(huà)需要達到什么目的?這個(gè)電話(huà)是不是非打不可?這些都是需要在打電話(huà)之前考慮清楚的問(wèn)題,因為打電話(huà)也需要占用工作時(shí)間,能節省則盡量節省。

  what(內容)

  what是指打電話(huà)所要傳達的內容。為了使此次電話(huà)達到最大的績(jì)效,工作人員應該事先準備好所要講述的內容,并思考采用何種方式向接電話(huà)者傳達信息,使之能夠馬上領(lǐng)會(huì )到打電話(huà)者的意圖。要注意的是,電話(huà)的內容應該使客戶(hù)產(chǎn)生賓至如歸的感覺(jué),為公司贏(yíng)得良好的口碑。

  接電話(huà)的對象不同,會(huì )涉及到不同禮貌用語(yǔ)的使用。但不管接聽(tīng)對象是誰(shuí),在選擇對方稱(chēng)呼時(shí)都應該注意滿(mǎn)足對方的優(yōu)越感,以獲得相應的回報。

  when(時(shí)間)

  when是要選擇對方比較合適的時(shí)間進(jìn)行通話(huà)。應該盡量避免在對方工作忙碌、例會(huì )、用餐、休息等時(shí)間段內打電話(huà),這就需要在平時(shí)多注意收集詳細的資料,建立客戶(hù)檔案,從而獲得對方較高的認同度。

  how(方法)

  how所要考慮的是如何在電話(huà)中恰當表達的問(wèn)題。如果原先約定是今天交貨,但公司實(shí)在來(lái)不及的時(shí)候,就應該注意選擇較妥善的說(shuō)辭,讓客戶(hù)能夠接納;否則,簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單的抱歉話(huà)語(yǔ),很難讓客戶(hù)接受。

  辦公室電話(huà)禮儀常識:打電話(huà)的禮儀常識

  打電話(huà)的禮儀

  1、時(shí)間選擇:和私人通話(huà)要選擇效率高的時(shí)間,晚上10點(diǎn)后,早上7點(diǎn)之前不打電話(huà),就餐的時(shí)候別打電話(huà),節假日不要打電話(huà)。

  2、空間選擇: 私人電話(huà)最好在家里打,工作電話(huà)在單位打。不亂用單位電話(huà)談私事,不在公眾場(chǎng)所打電話(huà)。

  3、喜悅的心情:打電話(huà)時(shí)我們要保持良好的心情,這樣即使對方看不見(jiàn)你,但是從歡快的語(yǔ)調中也會(huì )被你感染,給對方留下極佳的印象,由于面部表情會(huì )影響聲音的變化,所以即使在電話(huà)中,也要抱著(zhù)"對方看著(zhù)我"的心態(tài)去應對。

  4、打電話(huà)過(guò)程中絕對不能吸煙、喝茶、吃零食,即使是懶散的姿勢對方也能夠 "聽(tīng)"得出來(lái)。如果你打電話(huà)的時(shí)候,彎著(zhù)腰躺在椅子上,對方聽(tīng)你的聲音就是懶散的,無(wú)精打采的,若坐姿端正,所發(fā)出的聲音也會(huì )親切悅耳,充滿(mǎn)活力。因此打電話(huà)時(shí),即使看不見(jiàn)對方,也要當作對方就在眼前,盡可能注意自己的姿勢。

  5、通話(huà)時(shí)長(cháng):宜短不宜長(cháng)。長(cháng)話(huà)短說(shuō),廢話(huà)不說(shuō)。把最重要的事放在前面,自我介紹開(kāi)頭。

  6、打錯電話(huà)要主動(dòng)道歉,發(fā)短信祝福最好帶署名。

  辦公室電話(huà)禮儀常識:社交禮儀中接打電話(huà)的訣竅

  電話(huà)已成為日常交際不可或缺的通訊工具,因此學(xué)會(huì )接打電話(huà)的禮儀在我們日常交際中是非常重要的,打電話(huà)要選擇適當的時(shí)間,查清號碼撥號,接聽(tīng)電話(huà)時(shí)認真傾聽(tīng)等都是良好社交禮儀的表現。

  一 打電話(huà)禮儀:

  1做好打電話(huà)前的準備:做好思想準備、精神飽滿(mǎn);要考慮好通話(huà)的大致內容,如怕打電話(huà)時(shí)遺漏,那么記下主要內容以備忘;在電話(huà)機旁要有記錄的筆和紙。

  2電話(huà)撥通后,應先說(shuō)“您好”,問(wèn)對方:是某單位和個(gè)人。得到明確答復后,再自報家門(mén),報單位和你個(gè)人的名字。

  3如對方幫你去找人聽(tīng)電話(huà),此時(shí),打電話(huà)的人應拿住話(huà)筒,不能放下話(huà)筒干別的事。

  4告知“某不在”時(shí),你不可“喀嚓”就掛斷,而應說(shuō)“謝謝,我過(guò)會(huì )兒再打”或“如方便,麻煩您轉告”或“請告訴他回來(lái)后給我回個(gè)電話(huà),我的電話(huà)號碼是 ……”

  5電話(huà)撥錯了,應向對方表示歉意,“對不起,我打錯了”,切不可無(wú)禮的就掛斷電話(huà)。

  6如要求對方對你的電話(huà)有所記錄,應有耐心,別催問(wèn):“好了嗎?”、“怎么這么慢!”

  7打電話(huà)時(shí),要口對話(huà)筒,說(shuō)話(huà)聲音不要太大也不要太小,說(shuō)話(huà)要富于節奏,表達要清楚,簡(jiǎn)明扼要,吐字清晰,切忌說(shuō)話(huà)矯揉造作,嗲聲嗲氣。

  8給單位打電話(huà)時(shí),應避開(kāi)剛上班或快下班時(shí)間,因為接聽(tīng)電話(huà)的人不耐煩。居家打電話(huà)宜在中飯或晚飯或晚上的時(shí)間,但太晚或午睡的時(shí)間不宜。

  9通話(huà)應簡(jiǎn)單明了,對重要內容可以扼要地向對方再敘述一遍,以求確認。

  10不占用公司電話(huà)談個(gè)人私事,更不允許在工作時(shí)間用電話(huà)與親朋好友聊天。

  11通話(huà)完畢,應友善地感謝對方:“打攪你了,對不起,謝謝您在百忙中接聽(tīng)我的電話(huà)”,或者“和您通話(huà)感到很高興,謝謝您,再見(jiàn)”。

  二 接電話(huà)的禮儀:

  1一般鈴聲一響,就應及時(shí)接電話(huà)。如鈴聲響過(guò)四次再去接,就顯得不禮貌,此時(shí)拿起電話(huà),應說(shuō)聲“對不起,讓您久等了!

  2一般拿起話(huà)筒后,應說(shuō)“您好”

  3再自我介紹,需要我幫忙嗎?

  4認真傾聽(tīng)對方的電話(huà)內容,聽(tīng)電話(huà)時(shí),應說(shuō)“是、好”等,讓對方感到你在認真地聽(tīng),不要輕易打斷對方的說(shuō)話(huà)。

  5如對方不是找你,那么你應該禮貌的請對方“稍候”,如找不到聽(tīng)電話(huà)的人,你可以自動(dòng)的提供一些幫助,“需要我轉告嗎?”

  6如對方要求電話(huà)記錄,應馬上拿出紙和筆進(jìn)行記錄。電話(huà)記錄:說(shuō)來(lái)的電話(huà)(WHO),打電話(huà)找誰(shuí)(WHOM),來(lái)電的.內容(What)、來(lái)電的原因(Why)、來(lái)電提到的地點(diǎn)(Where)、時(shí)間(When)。

  7電話(huà)完畢,應等對方掛機后在掛比較好,不要倉促的就掛斷,甚至對方話(huà)音沒(méi)落,就掛斷。掛電話(huà)的聲音不要太響,以免讓人產(chǎn)生粗魯無(wú)禮的感覺(jué)。

  8碰到對方掛錯電話(huà)時(shí),態(tài)度要有禮貌,別說(shuō)“亂打,怎么搞的!

  9接電話(huà)時(shí),盡量不要干別的事,如中途有事,必須走開(kāi)一下,那么時(shí)間也不應超過(guò)30秒。

  禮貌禮儀知識― 撥打電話(huà)要注意什么

  撥打電話(huà)要注意:

  (1)時(shí)間

  一般情況下,不要選擇過(guò)早、過(guò)晚或對方休息的時(shí)間打電話(huà)。比如,工作電話(huà)應該選擇在8點(diǎn)以后,如在國外應選擇在9點(diǎn)以后。往辦公室打電話(huà),最好避開(kāi)臨下班的時(shí)間。因為這個(gè)時(shí)間如需要了解、研究或者對方急于下班,很可能得不到滿(mǎn)意的答復。中午休息的時(shí)間,也不要給對方打電話(huà)。非特殊情況,不要在節日、假日、用餐時(shí)間和休息時(shí)間給對方打電話(huà)。半夜或清晨被電話(huà)吵醒,很容易引起對方的反感。打國際電話(huà),首先要考慮對方國家的時(shí)差。如中國同美國時(shí)差12個(gè)小時(shí),北京下午3點(diǎn)時(shí)卻是美國人睡得正香的后半夜。如果忽視時(shí)差,把人從睡夢(mèng)中驚醒是十分不禮貌的。

  其次要把握好通話(huà)的時(shí)間長(cháng)度。在正常的情況下,一次打電話(huà)的時(shí)間最好不要超過(guò)3分鐘。這種做法,在國外叫做“打電話(huà)的3分鐘原則”。要求打電話(huà)的一方要有很強的時(shí)間觀(guān)念,抓住主題,在盡可能短的時(shí)間內表達自己的意思。因為時(shí)間過(guò)長(cháng),造成電話(huà)占線(xiàn),會(huì )影響正常的通訊。要講究效率,既節約自己的時(shí)間,也不要浪費他人的時(shí)間。

  (2)內容

  通訊內容要簡(jiǎn)明扼要,作到言簡(jiǎn)意賅,干脆利索,不要吞吞吐吐,東拉西扯,否則,既浪費了時(shí)間,又給對方留下了糟糕的印象。

  (3)態(tài)度

  通話(huà)過(guò)程中,打電話(huà)者要文明禮貌,態(tài)度熱情誠懇。

 、偻ㄔ(huà)時(shí)要吐字清楚,語(yǔ)速、音量適中,語(yǔ)句簡(jiǎn)短,語(yǔ)氣親切,作到語(yǔ)言文明。在先向對方恭敬地道一聲:“您好!”后,要主動(dòng)的介紹單位的名稱(chēng)和自己的姓名,不要讓對方去猜。結束通話(huà)前,要道一聲:“謝謝!”“再見(jiàn)”。

 、谕ㄔ(huà)時(shí)要精力集中,嘴里千萬(wàn)不要嚼東西,也不要一邊打電話(huà),一邊同旁人聊天,或一邊打電話(huà),一邊兼作其它事,給對方心不在焉的感覺(jué)。

 、鄞蝈e電話(huà)時(shí),要向對方道歉:“對不起”、“打擾您了”,等等。不可一言不發(fā),掛斷電話(huà)了事。通電話(huà)時(shí)忽然中斷,按禮儀要求應由打電話(huà)方立即再撥,并向對方說(shuō)明,不應等接電話(huà)一方把電話(huà)打過(guò)來(lái)。

 、芤⒁馀e止、形象。打電話(huà)時(shí),應站好或坐端正,舉止得體。不可坐在桌角上或椅背上,也不可趴著(zhù)、仰著(zhù)、斜靠著(zhù)或者雙腿高架著(zhù)。用電話(huà)要輕拿輕放。打電話(huà)時(shí),姿勢對方雖然不能看見(jiàn),但不良姿勢可以影響一個(gè)人的情緒和聲音,使對方有所察覺(jué)。另外,在同事面前,也會(huì )有損自己的風(fēng)度和形象。

  辦公室電話(huà)禮儀常識:接聽(tīng)電話(huà)的禮儀

  (1)電話(huà)鈴一響,應立即放下其他工作,及時(shí)接聽(tīng)電話(huà)。接電話(huà)有“鈴響不過(guò)三”的說(shuō)法,就是說(shuō)接電話(huà)以鈴響三次以?xún)冉勇?tīng)為宜。在工作和生活中,我們應注意遵守這一作法,而不要故意拖延時(shí)間。

  (2)拿起話(huà)筒后,要主動(dòng)問(wèn)好并自報家門(mén)。問(wèn)候對方是禮貌的表示;自報家門(mén)則是為了讓對方驗證一下,是否撥錯了電話(huà),找錯了人。

  (3)接聽(tīng)電話(huà)時(shí),要積極呼應,態(tài)度熱情友好,不要裝腔作勢,冷落對方。要專(zhuān)心致志,不要心不在焉,三心二意。電話(huà)結束時(shí),要主動(dòng)說(shuō):“再見(jiàn)”,做到客氣有禮貌。接聽(tīng)電話(huà)時(shí),如遇重要內容,要認真做好筆錄。

  (4)如果對方打錯電話(huà)號碼,要耐心向對方說(shuō)明,不要不耐煩,甚至惡語(yǔ)相加。通話(huà)時(shí)電話(huà)中斷,要等待對方再次撥進(jìn)來(lái),不要遠離電話(huà)或者責備對方。

  (5)在會(huì )晤重要客人或者會(huì )議期間有人打來(lái)電話(huà),應向對方說(shuō)明情況,表示歉意并約好時(shí)間,主動(dòng)打電話(huà)過(guò)去。一旦約好給對方打電話(huà),就要守約。

  (6)按照電話(huà)禮儀的慣例,一般要由打電話(huà)者掛斷電話(huà)。在對方?jīng)]掛斷電話(huà)時(shí),接電話(huà)一方不應主動(dòng)掛斷。尤其在與位尊者和女士通電話(huà)時(shí),一定要等對方掛上電話(huà),以示對對方的尊重。

  代接電話(huà)的禮儀要求是:

  (1)接電話(huà)時(shí),對方不是找自己,不要出口不快,拒絕對方代找他人的請求,應該問(wèn)清楚找誰(shuí)后,用手輕捂話(huà)筒,請要找的接話(huà)人接聽(tīng)電話(huà)。

  (2)如果要找的人不在,需轉達有關(guān)事項,代接電話(huà)的人一定要認真記錄,重要事項待對方講完之后,還應該重復一遍,以驗證記錄是否準確,同時(shí)將自己的姓名告訴對方,讓對方放心。電話(huà)記錄應包括通話(huà)者的姓名、單位、通話(huà)時(shí)間、內容、是否回電話(huà),并應問(wèn)清回電話(huà)的號碼等內容。代接的電話(huà)要及時(shí)轉告,不要耽誤。

  (3)問(wèn)清楚對方的姓名和要辦的事后,再告訴對方要找的人不在,這是很不禮貌的。因為這樣很容易讓人產(chǎn)生誤會(huì )。會(huì )讓對方感到,人在與不在取決于打電話(huà)的是誰(shuí)和辦什么事。

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