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淺論秘書(shū)人員的任職資格
摘要：職業(yè)化已經(jīng)成為國際職場(chǎng)通行的規則，秘書(shū)職業(yè)化是社會(huì )發(fā)展的必然趨勢。秘書(shū)工作步入規范化的軌道，使秘書(shū)發(fā)揮更好的作用，需要我們對秘書(shū)的任職資格有嚴格、規范的要求。
關(guān)鍵詞：秘書(shū);任職資格;秘書(shū)人員;資格
秘書(shū)是組織或個(gè)人設置的一種職位，執行一定的職務(wù)。秘書(shū)工作既是公司或機關(guān)團體、企事業(yè)單位中諸多管理工作的是領(lǐng)導者、主事者身邊的綜合輔助工作人員和公務(wù)服務(wù)人員。他們以輔助決策、綜合協(xié)調、溝通信息、辦文、辦會(huì )、辦事等為主要職能，是領(lǐng)導者、主事者的參謀和助手。秘書(shū)工作既是公司或機關(guān)團體、企事業(yè)單位中諸多管理工作的一個(gè)重要方面，又是公司或機關(guān)團體、企事業(yè)單位正常運轉的基本環(huán)節。秘書(shū)人員的職責是協(xié)助、辦理、管理、服務(wù)。
秘書(shū)是當今世界上一支數量龐大的職業(yè)大軍�，F代秘書(shū)工作的職責范圍已不是傳統意義上的單一型、被動(dòng)型，而是一種綜合性、能動(dòng)性很強的工作。為了秘書(shū)步入規范化的軌道，使秘書(shū)能發(fā)揮更好的作用，所以我們對秘書(shū)的任職資格有嚴格、規范的要求。秘書(shū)的任職資格通常分為技術(shù)資格和非技術(shù)資格。前者是擔任秘書(shū)職位必須具備的技術(shù)方面的條件，后者則為擔任秘書(shū)職位必須具備的個(gè)人素質(zhì)方面的條件。
一、秘書(shū)的任職技術(shù)資格
（一）文化程度
受教育的程度是秘書(shū)任職的技術(shù)資格中的重要組成部分，因為具有一定的文化程度或者受過(guò)一定程度的教育，是擔任任何秘書(shū)職位的必要條件。擔任秘書(shū)職位不僅須具備一定的學(xué)歷，而且還必須掌握相關(guān)學(xué)科的知識，包括：擔任秘書(shū)職位都必須掌握的學(xué)科，其中是語(yǔ)文（包括語(yǔ)法、邏輯、修辭和寫(xiě)作知識等）、數學(xué)和辦公室管理等學(xué)科的知識;自己所任的該秘書(shū)職位必須掌握的學(xué)科。
（二）專(zhuān)業(yè)技能
打字：打字機或電腦、文字處理機是秘書(shū)工作中處理各種資料的最重要的工具，因此打字是秘書(shū)必須掌握的一種最基本的技能。速記：是用各種記錄符號和縮寫(xiě)符號代替字母、詞語(yǔ)或短句迅速記錄語(yǔ)言的一種方法，它也是秘書(shū)應該掌握的一種基本技能。寫(xiě)作：是秘書(shū)必須掌握的一種技能，一般是要求秘書(shū)掌握主要常用的公文寫(xiě)作技能。編輯：泛指在文稿正式交印之前對文稿做的各種整理加工，包括審閱、修訂、排版、校對等工作。從操作的角度看，編輯也是一種技能，以確保文稿在交印之前符合規定的標準。在使用文字處理機的單位，秘書(shū)除了掌握一般的編輯技能外，還應學(xué)會(huì )在屏幕上進(jìn)行編輯的方法。歸檔：即按照一定的要求和方法把具有保存價(jià)值和有保存必要的文件歸入檔案，包括分類(lèi)、立卷、編制索引等工作。由承擔辦理文書(shū)的職務(wù)，對各種文件的價(jià)值和作用都要有詳細的了解，這是從事文書(shū)歸檔的理想人選。所以秘書(shū)必須掌握歸檔技能。統計：對秘書(shū)來(lái)說(shuō)，這也是一項重要的技能，因秘書(shū)承擔的職務(wù)，要求其不僅會(huì )運用定性研究的方法，也要會(huì )運用定量研究的方法，其中包括運用數字來(lái)說(shuō)明問(wèn)題。復制：由于秘書(shū)工作處理信息尤其是局面信息為主要內容，而處理局面信息（主要以文件的形式出現）的過(guò)程中經(jīng)常需要若干副本，所以要求秘書(shū)掌握復制的技能，其中又特別強調掌握抄寫(xiě)、復印和打印的技能。使用電信設備：主要指電話(huà)、電傳、傳真設備，因為它們目前是辦公室最普遍的電信設備。首先必須掌握使用的電信設備的性能和使用方法;其次要懂得所在單位對電信設備的各種規定;再次要了解上司對接聽(tīng)電話(huà)的特殊習慣和要求。操作電腦：電腦是有史以來(lái)進(jìn)入辦公領(lǐng)域最先進(jìn)、最快捷、最重要的設備。會(huì )使用電腦可使秘書(shū)迅速、準確、圓滿(mǎn)地完成很多任務(wù)，從而提高其工作效率。使用電腦的技能分為兩個(gè)層次：一般操作技能;編制程序的技能。當然，秘書(shū)兩者兼會(huì )更好，但起碼必須掌握一般操作技能。語(yǔ)言：作為現代秘書(shū)當然要會(huì )簡(jiǎn)單的英語(yǔ)會(huì )話(huà)，以方便其接聽(tīng)外國人電話(huà)、收郵件和上網(wǎng)查資料。
（三）工作經(jīng)歷
對個(gè)人來(lái)說(shuō)，工作經(jīng)歷是自己擁有的最寶貴的財富之一，同時(shí)也是重要的任職資格。對用人單位來(lái)說(shuō)，求職者的工作經(jīng)歷是值得重視的個(gè)人條件，甚至是關(guān)系到其能否被錄用的決定因素。對于秘書(shū)來(lái)說(shuō)與理論相比，經(jīng)驗更重要;與能力相比，態(tài)度更重要。
二、秘書(shū)任職的非技術(shù)資格
（一）一般狀況
性別：一般情況下女性比男性更適宜擔任秘書(shū)職位，這是由女性的生理和心理特征以及秘書(shū)工作的特點(diǎn)決定的。因與男性相比，女性做秘書(shū)有一些天然優(yōu)勢：女性的語(yǔ)言能力比男性強;女性的直覺(jué)能力比男性強;女性比男性更安心于平凡的工作。因此當今世界上大多數國家，絕大多數秘書(shū)職位要求女性擔任。外貌：因為往往是上司甚至整個(gè)單位形象的代言人，這就要求秘書(shū)的外貌要使人愉快。因此大多數秘書(shū)職位要求求職者具有良好的外貌。體質(zhì)：秘書(shū)承擔的職務(wù)雖然大多屬于腦力勞動(dòng)的范疇，但也具有相當的體力勞動(dòng)強度，尤其在要求突擊完成多項任務(wù)的情況下，不僅要耗費大量的腦力，也必須具備健康有力的體魄。秘書(shū)職位的人員必須具備良好的身體素質(zhì)，從而確保任職后能勝任規定的各項工作和不斷工作。語(yǔ)言表達能力：秘書(shū)承擔的很多工作都必須借助口頭語(yǔ)言來(lái)完成，秘書(shū)理所當然必須具有良好的語(yǔ)言表達能力。具體要求是，用語(yǔ)準確、條理分明、重點(diǎn)突出、符合邏輯、評議清晰、語(yǔ)調自然、語(yǔ)氣溫和、語(yǔ)速適當，有些企業(yè)還把“吸引力”作為對求職者的語(yǔ)言能力的一種理想要求。
（二）智力狀況
注意力：即把意志集中在某些方面的能力，它是從事任何一種工作都不可缺少的能力。秘書(shū)工作屬于腦力勞動(dòng)的范疇，因此要求任職者具有較強的注意力，在工作時(shí)做到全神貫注，高度集中。記憶力：即記住人物的形象或事情經(jīng)過(guò)的能力，它也是從事任何工作不可缺少的能力。秘書(shū)工作范圍廣種類(lèi)多，紛繁復雜，做好不容易。因此要求任職者必須具有較強的記憶力，所謂過(guò)目不忘、活字典都是對記憶力的贊美。判斷力：即對思維對象做出決定的一種能力，秘書(shū)在執行職務(wù)的過(guò)程中，經(jīng)常要對有關(guān)問(wèn)題做出決定，因此秘書(shū)職位要求任職者必須具有良好的判斷力。想象力：即在知覺(jué)材料的基礎上，經(jīng)過(guò)新的配備而創(chuàng )造出新形象的能力。它是創(chuàng )造的基礎，要創(chuàng )造性地工作，必須具有良好的想象力，秘書(shū)工作有些是沒(méi)有操作模式的，如設計調查方案等，秘書(shū)執行這類(lèi)任務(wù)必須有創(chuàng )意。論辯能力：即運用一定的理由來(lái)闡述自己意見(jiàn)的能力。論辯能力是秘書(shū)的一種很重要的能力，因為秘書(shū)在執行任務(wù)過(guò)程中經(jīng)常要明確地表示對問(wèn)題的看法，而要使自己的觀(guān)點(diǎn)能成立并被人接受，必須做到持之以恒，論之有理。學(xué)習能力：刻苦學(xué)習，努力提高思想、科學(xué)文化素質(zhì)各種不同的工作瀏位對其工作人員都有相應的素質(zhì)要求。作為新時(shí)期的秘書(shū)人員，這種素質(zhì)要求顯得更嚴格、更全面，甚至更苛刻。是否具有良好的素質(zhì)，對于做好領(lǐng)導秘書(shū)工作是一個(gè)非常重要的問(wèn)題，也是評價(jià)一位秘書(shū)人員是否稱(chēng)職的基本依據。因此，秘書(shū)人員必須刻苦學(xué)習，努力提高自身的思想素質(zhì)。秘書(shū)工作頭緒繁多、涉及面廣，要求秘書(shū)人員有盡可能廣博的知識，做一個(gè)“通才”和“雜家”�，F代社會(huì )科學(xué)技術(shù)的發(fā)展突飛猛進(jìn)，知識更新速度加快，因此，秘書(shū)人員應該具有廣博的科學(xué)文化知識，以適應工作的需要。從發(fā)展的角度看，新時(shí)期的秘書(shū)人員必須了解和懂得與秘書(shū)工作有直接或間接關(guān)系的各項技能。興趣：即一種喜好的情緒。任何職位的任職者都，必須具有兩方面的興趣：對自己所任職務(wù)的興趣，如果缺乏就不能有效地執行職位規定的各項任務(wù);對自己所在職務(wù)以外的若干有益事情的興趣，如缺乏則是一種心智不健全的表現，勢必妨礙職位規定任務(wù)的有效執行。秘書(shū)是與公眾接觸機會(huì )較多的職位，因此機關(guān)或公司對求職者第二方面的興趣更為關(guān)注，工作以外具有健康而廣泛的興趣是勝任秘書(shū)職位的必要保證。
（三）個(gè)性
守信：就是要遵守信用、遵守時(shí)間、遵守諾言，言必信，行必果。遵守時(shí)間，領(lǐng)導找秘書(shū)人員匯報工作，秘書(shū)人員不準遲到。秘書(shū)人員自己安排的會(huì )議或會(huì )談，自己要事先到場(chǎng)并做好一切準備工作。秘書(shū)人員要嚴格遵守諾言，一經(jīng)允諾的事情就要盡力辦到，遇到曲折變化，要事先說(shuō)明原因，使人信服。嚴守機密。秘書(shū)人員一個(gè)顯著(zhù)的特點(diǎn)是掌握的機密較多，因此，要求秘書(shū)人員必須具備嚴守機密的職業(yè)道德，自覺(jué)加強保密觀(guān)念。開(kāi)朗：是秘書(shū)的必備條件，如果一個(gè)人性格開(kāi)朗，她就能給被鋼筋和水泥包圍的辦公室帶來(lái)勃勃生機，也會(huì )有好的交流溝通能力。謹慎：秘書(shū)人員不能因為在領(lǐng)導身邊工作而自命不凡、自以為是，要和各職能部門(mén)同事平等共事，虛心聽(tīng)取他們的意見(jiàn)，在工作中要善于協(xié)調矛盾。搞好合作。辦事要公道正派。秘書(shū)人員對領(lǐng)導對群眾都要一視同仁，秉公辦事，平等相待。切忌因人而異，親疏有別，更不能看來(lái)頭辦事情。只有公道正派的秘書(shū)人員，才能做到胸襟寬闊，在工作中充滿(mǎn)朝氣和活力。熱情服務(wù)。秘書(shū)人員要把為領(lǐng)導服務(wù)，為本單位各職能部門(mén)服務(wù)，為群眾服務(wù)當作自己的神圣職責，要充分認識自己所從事的工作所具有的重要作用。服從：這是秘書(shū)人員職業(yè)性質(zhì)所決定的。作為領(lǐng)導工作的參謀和助手，應當嚴格按照領(lǐng)導的指示和意圖辦事，離開(kāi)領(lǐng)導自行其是、別出心裁，都是職業(yè)道德所不允許的。個(gè)人的積極性、創(chuàng )造性只能在服從領(lǐng)導的前提下發(fā)揮（更多的限于建議、獻策等方面）。其中特別要注意，不能用個(gè)人不成熟的想法甚至情緒化的意見(jiàn)，影響和干擾領(lǐng)導的工作及決策。要發(fā)揮參謀作用，為領(lǐng)導出謀獻策。在領(lǐng)導決策民主化、科學(xué)化的今天，尤其要求秘書(shū)人員改變以往辦事即是稱(chēng)職的舊觀(guān)念，要提高參謀意識和能力。勤快：主要是指手腳快捷，辦事迅速。在同樣的工作狀況下，個(gè)性勤快、雷厲風(fēng)行否，直接決定著(zhù)工作效率。而且秘書(shū)工作具有量大、突擊性強、繁瑣雜事多等特點(diǎn)，因此任職者必須具有勤快的個(gè)性，以保證迅速、及時(shí)、圓滿(mǎn)地完成工作任務(wù)，使效率達到令人滿(mǎn)意的水準。善于自制：主要指克制自己的情緒，因為秘書(shū)工作的性質(zhì)決定了其常與各種不同的人打交道，處理繁雜的事務(wù)，在執行任務(wù)中一定會(huì )帶來(lái)諸多的煩惱和不快，在私人生活中也會(huì )不盡人意。因此，秘書(shū)遇事要冷靜，能自制是非常必要的，也是很重要的，否則就不可能為有關(guān)對象提供有效的服務(wù)，也不可能為上司和所在單位創(chuàng )造良好的形象。
（四）品質(zhì)
忠誠（忠實(shí)、誠實(shí)）：忠于職守，自覺(jué)履行各項職責各行各業(yè)的工作人員，都要忠于職守，熱愛(ài)本職。這是職業(yè)道德的一條主要規范。作為秘書(shū)人員忠于職守就是要忠于秘書(shū)這個(gè)特定的工作崗位，自覺(jué)履行秘書(shū)的各項職責，認真輔助領(lǐng)導做好各項工作。要有強烈的事業(yè)心和責任感，不擅權越位，不摻雜私念，不瀆職。廉潔：不假借領(lǐng)導名義以權謀取私利，遵紀守法、廉潔奉公，是秘書(shū)人員職業(yè)活動(dòng)能夠正常進(jìn)行的重要保證。遵紀守法指的是秘書(shū)人員要遵守職業(yè)紀律和與職業(yè)活動(dòng)相關(guān)的法律、法規。廉潔奉公是高尚道德情操在職業(yè)活動(dòng)中的重要體現，是秘書(shū)人員應有的思想道德品質(zhì)和行為準則。它要求秘書(shū)人員在職業(yè)活動(dòng)中要堅持原則，不利用職務(wù)之便假借領(lǐng)導名義以權謀取私利。要以國家、人民和本單位整體利益為重，自覺(jué)奉獻，不為名利所動(dòng)，以自己的實(shí)際行動(dòng)抵制和反對不正之風(fēng)。謙遜：秘書(shū)往往被人看成是“上司的化身”，所以秘書(shū)職位要求任職者必須具有謙遜的品質(zhì)，以保證其能正確對待自己和同事，有效完成規定的任務(wù)。謙遜的具體要求是不滿(mǎn)足自己的成績(jì)，能虛心聽(tīng)取他人的意見(jiàn)，為人恭謙，態(tài)度和藹，還能正確對待批評和反面意見(jiàn)，甚至是錯誤的批評等等。敬業(yè)：兢兢業(yè)業(yè)，甘當無(wú)名英雄，要求秘書(shū)人員埋頭苦干，任勞任怨。秘書(shū)的工作性質(zhì)，決定其工作主要是實(shí)干。要圍繞領(lǐng)導的工作來(lái)展開(kāi)活動(dòng)。要求招之即來(lái)，來(lái)之能干，在具體而緊張的工作中，腳踏實(shí)地，密切聯(lián)系實(shí)際和群眾，不計個(gè)人得失，有著(zhù)吃苦耐勞甚至委曲求全的精神。
綜上所述，要做一個(gè)出色的秘書(shū)。就要按照上文所提到的全面去陶冶、磨練、成熟自己。同時(shí)，隨著(zhù)社會(huì )的發(fā)展，科技的進(jìn)步，秘書(shū)工作和對秘書(shū)素質(zhì)的要求更高，秘書(shū)既是古老的，又是現代的。更是超前的職員，每一個(gè)秘書(shū)工作者必須與時(shí)俱進(jìn)，在秘書(shū)的崗位上，不斷總結經(jīng)驗，有所發(fā)現、有所發(fā)明、有所創(chuàng )造、有所前進(jìn)，不斷從必然王國向自由王國邁進(jìn)。
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