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秘書(shū)資格考試復習筆記:事務(wù)管理
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第一節 接待
1、涉外接接待的原則：不卑不亢，依法辦事，內外有別，尊重個(gè)人，女士?jì)?yōu)先，入鄉隨俗
2、禮賓次序5種排列方式：所在國家或地區的拉丁字母，來(lái)賓的具體身份和職務(wù)的高低，來(lái)賓抵達的具體時(shí)間，來(lái)賓告知將要到訪(fǎng)的具體時(shí)間，不排列。
3、禮賓次序確定步驟：確定方案====提前通知====按禮賓次序排列座次、名次、出場(chǎng)次序
4、安排涉外迎送儀式的工作步驟：確定迎候人員====準備迎賓的物品===見(jiàn)面講究禮節====送行前的拜訪(fǎng)====安排送行儀式
5、會(huì )見(jiàn)和會(huì )談的區別
6、安排涉外會(huì )見(jiàn)會(huì )談的工作程序：約定==通知對方有關(guān)事項===準備工作(背景資料，會(huì )見(jiàn)場(chǎng)所布置，人員安排)===會(huì )談===結束
7、涉外宴請的原則
8、西餐禮儀：赴宴前的準備，西餐的座次安排，入席、退席禮節，餐具的使用方法與席間禮節，西餐的飲酒禮儀
9、招待會(huì )的禮儀：招待會(huì )的請柬，冷餐會(huì )的禮節，酒會(huì )的禮節
10、饋贈禮品的要求：各國禁忌，饋贈禮品的禮節(送禮和受禮)
11、選擇禮品的注意事項：與受禮者的關(guān)系，明確送禮的原因，了解受禮者的特點(diǎn)為，經(jīng)濟方面的限定
第二節 辦公環(huán)境管理
1、辦公環(huán)境的種類(lèi)：在家工作，遠程工作，虛擬辦公室，臨時(shí)辦公桌，彈性時(shí)間，兼職工作，合同工作，交叉工作，項目團隊
2、不同辦公模式的類(lèi)型、管理辦法及特點(diǎn)(見(jiàn)課本圖表)
3、導致辦公模式變化的原因：費用，交通問(wèn)題，科技的發(fā)展，人力資源的靈活使用，企業(yè)間的競爭，企業(yè)的組織結構的變化，寬松的社會(huì )環(huán)境。
4、辦公布局的種類(lèi)：開(kāi)放式，封閉式
5、合理辦公布局的作用：形成有效率的工作流程，有利于員工的工作分配，有利于工作的順利完成。
6、開(kāi)放式和封閉式辦公布局的優(yōu)缺點(diǎn)(見(jiàn)課本105頁(yè)圖表)
7、設計辦公結構和布局需要考慮的因素：人數，面積，機構的建制和辦公空間的分類(lèi)，組織經(jīng)營(yíng)的性質(zhì)或內容，部門(mén)間的工作聯(lián)系，辦公室的間隔方式，走廊、樓梯、通道的安排，設計講究靈活性。
第三節 辦公室日常事務(wù)管理
1、改進(jìn)辦公室日常事務(wù)工作流程的基本思路：重新安排===修改===替換===合并===精簡(jiǎn)
2、工作流程的基本步驟：定義===評價(jià)===分析===改進(jìn)這==實(shí)施
3、突發(fā)事件的種類(lèi)：慶火災，傷害，疾病，炸彈威脅或恐慌
4、處理突發(fā)事件的原則：快速反應，控制事態(tài)的發(fā)展;以人為本，保護公共利益;公開(kāi)透明，真誠面對公眾;重塑形象，置之死地而后生
5、《事故情況記錄表》和《工傷情況報告表》的內容及用途
6、突發(fā)事件的預防措施和應對措施 考試大收集整理
7、處理突發(fā)事件的工作流程：及早發(fā)現，馬上報告，并保護好現場(chǎng)===查找問(wèn)題的原因===成立臨時(shí)指揮中心===控制源頭，釜底抽薪====召開(kāi)新聞發(fā)布會(huì )
8、秘書(shū)督查工作的特點(diǎn)：復雜性，原則性，時(shí)限性，權威性
9、督查工作應堅持的原則：實(shí)事求是，主動(dòng)性，分層次落實(shí)，時(shí)效性，督查與幫辦相結合
10、督查工作的方法：書(shū)面，電話(huà)，專(zhuān)項，會(huì )議，調研
11、上司交辦事項督查的程序：交辦==立項==登記==轉辦===承辦==催辦==檢查==辦結==辦結回告==審核==立卷==歸檔
12、查辦、催辦技巧：與信息工作相結合，與調查研究工作相結合，堅持歸口辦理，分級負責，堅持結報反饋制度
13、督查工作注意事項：實(shí)事求是，授權督查，時(shí)限要求，辦實(shí)事，謙虛謹慎
14、工作計劃的種類(lèi)，制定方法，內容與要求及注意事項
15、制定工作計劃的工作程序：估量機會(huì )==確定目標=== 確定計劃工作的前提條件==擬定可行方案===評價(jià)備選方案==選擇方案===擬訂分計劃===編制預算
16、承辦期限的內容，承辦期限制度及意義
17、辦公室工作評估的意義：提高了工作效率，明確了組織機構的建制，促進(jìn)了員工承擔責任，有助于進(jìn)行控制和監督工作。
18、辦公室工作目標管理過(guò)程：建立完整的目標體系==制定目標===組織實(shí)施= ==檢查和評估
19、辦公室工作評估：數量目標評估，質(zhì)量目標評估
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