Word文檔的使用技巧

　　用Word 2000編輯文檔固然非常方便，但是掌握一些必要的技巧也是非常重要的。一般的Word 2000技巧相信大家都或多或少地從報刊雜志或書(shū)上看到了。因此，筆者想帶給大家一些另類(lèi)的技巧，希望能夠給大家耳目一新的感覺(jué)！

　　1、顯示過(guò)寬文檔

　　在打開(kāi)文檔時(shí)，有時(shí)會(huì )發(fā)現因為文檔過(guò)寬，屏幕上顯示不全。這可怎么辦，總不能看一行就拖動(dòng)一次水平滾動(dòng)條吧！這時(shí)我們可以重新調整行的寬度，使其適合文檔窗口的大小。如果使用的是普通視圖或大綱視圖，可以單擊“工具”菜單中的“選項”命令，再單擊“視圖”選項卡，然后選中“窗口內自動(dòng)換行”復選框即可。我們也可以通過(guò)改變顯示比例使文字適于普通視圖或頁(yè)面視圖中的文檔窗口。這時(shí)我們可以單擊“視圖”菜單中的“顯示比例”命令，然后選擇“頁(yè)寬”選項即可。我們還可以切換到Web版式視圖中，使文字自動(dòng)換行。

　　2、改變文檔的缺省目錄

　　所有Office 文檔的缺省目錄是C盤(pán)下的My Documents文件夾，根據工作需要，我們可以很方便地改變它。單擊“工具”菜單，選擇“選項”命令，單擊“文件位置”選項卡，會(huì )顯示一列選項和它們當前存儲的目錄。在“文件類(lèi)型”列表中選中文檔，單擊“更改”按鈕，進(jìn)入“更改位置”對話(huà)框。單擊“查找范圍”框中的向下箭頭，選中想要的文件夾即可。

　　3、關(guān)閉語(yǔ)法錯誤標記

　　在鍵入時(shí)Word 2000可以對我們鍵入的文字進(jìn)行拼寫(xiě)和語(yǔ)法檢查，在頁(yè)面上可以看到紅紅綠綠的波浪線(xiàn)。如果你覺(jué)得這些線(xiàn)太影響視覺(jué)效果，可以將其隱藏。在狀態(tài)欄上的“拼寫(xiě)和語(yǔ)法狀態(tài)”圖標上單擊鼠標右鍵，選擇“隱藏語(yǔ)法錯誤”項，語(yǔ)法檢查出來(lái)的錯誤標記就全都不見(jiàn)了。如果要詳細設定，可以在右鍵菜單中選擇“選項”，在“選項”對話(huà)框中單擊“拼寫(xiě)和語(yǔ)法”選項卡，在這里我們可以詳細設定拼寫(xiě)和語(yǔ)法的屬性。

　　4、另有妙用的Ctrl+Z

　　大家都知道，Ctrl+Z的作用是撤消上一個(gè)操作，能使我們在編寫(xiě)文檔過(guò)程中可以及時(shí)取消所進(jìn)行的誤操作，或是恢復到以前的某一步。但你知道嗎，Ctrl+Z還有特殊的作用。先舉一個(gè)例子，在沒(méi)有改變Word 2000缺省設置的情況下，在空行中輸入：“1、計算機的實(shí)際應用”，系統會(huì )自動(dòng)將其變?yōu)轫椖烤幪柕男问�，并在下一行添加了�?、”字樣。這時(shí)如果按BackSpace鍵，可以刪除第二行中的項目編號，并不能消除第一行中的項目編號形式，也就是說(shuō)第一行中的“1、”已經(jīng)變成項目編號了，不可選。這時(shí)，Ctrl+Z就發(fā)揮作用了。

　　我們在輸入“1、計算機的實(shí)際應用”敲回車(chē)后，順手按一下Ctrl+Z，一切都OK了，第一行還是原來(lái)的樣子，一點(diǎn)也沒(méi)變。原來(lái)系統有“自動(dòng)更正”的功能，可以按照一些約定將鍵入的內容自動(dòng)更正。比如我們輸入“1、計算機的實(shí)際應用”并敲回車(chē)后，系統做了兩件事，先是換到下一行，然后將這兩行變?yōu)樽詣?dòng)編號的形式。我們按了一下Ctrl+Z，剛好取消了第二個(gè)操作，就像什么事都沒(méi)發(fā)生一樣，系統“自動(dòng)更正”的內容可以在“工具”菜單下的“自動(dòng)更正”選項下更改，這里就不再細說(shuō)了。大家可以根據此原理去發(fā)現Ctrl+Z的更多妙用。

　　5、控制轉換的字體

　　有時(shí)打開(kāi)別人傳來(lái)的文檔，發(fā)現里面含有自己計算機中尚未安裝的字體。如果打開(kāi)的文檔中包含這樣的字體，Word 2000會(huì )將字體替換為機器中已安裝的字體。 如何來(lái)控制要替換的字體呢？我們可以這樣做： 單擊“工具欄”菜單中的“選項”命令，再單擊“兼容性”選項卡。單擊“字體替換”按鈕。 在“字體替換”下，在“文檔所缺字體”中選擇所缺少的字體名稱(chēng)。在“字體替換”列表框中，選擇用以替換的另一種字體，再單擊兩次“確定”，系統就會(huì )按要求進(jìn)行字體的轉換。

　　6、將樣式傳給其他文檔

　　某一文檔中創(chuàng )建了幾種樣式后，如果想在其他文檔中也使用這幾個(gè)樣式，可以用下面的方法。打開(kāi)一個(gè)包含這些樣式的文檔，選擇“格式”菜單中的“樣式”命令，在“樣式”對話(huà)框中選擇“管理器”按鈕。在“管理器”對話(huà)框中，打開(kāi)的文檔中的一列樣式會(huì )顯示在左邊，Normal.dot模板中的樣式顯示在右邊。選擇左邊的樣式，單擊“復制”按鈕，就將其添加到了右側的列表中。 單擊“關(guān)閉”按鈕。下次我們就可以從normal.dot文檔中使用這些格式了。

　　沖鋒隊：用電腦就是用軟件，用軟件就是積累技巧，而且得積累一些不為人知但功能強大的技巧，本文中的這些技巧您掌握了嗎？

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