淺談Excel在校園中的應用

　　摘要：Excel是目前使用較為廣泛的一款辦公自動(dòng)化主要處理數據的軟件，它的功能主要是對各種數據進(jìn)行處理，對數據進(jìn)行分析、統計匯總等。而對于處在行政崗位招生就業(yè)處工作的人員而言，存在大量復雜而繁瑣的數據問(wèn)題，需要按照不同要求，條件來(lái)處理學(xué)生的各類(lèi)數據信息，能快速制作各種統計分析報告的表格、文字很重要。這就需要用Excel這款軟件來(lái)解決這些棘手問(wèn)題。

　　在財務(wù)、教務(wù)、人事等方面都被廣泛使用。它的靈活性大大滿(mǎn)足了數據處理人員的需要。比如：怎樣用EXCEL才能提前提醒工作人員，以免到時(shí)候手忙腳亂，對于即將履職晉級的老師，如何查看他本人的履職年限，出生日期、年齡，如何在兩張表之間取值，每年新進(jìn)人員的試用期快結束后，如何及時(shí)提醒大家簽訂正式勞動(dòng)合同，需要經(jīng)常使用EXCEL對各部門(mén)、各系人員進(jìn)行管理。首先介紹Excel的特點(diǎn)和在日常處理中常用的簡(jiǎn)單功能，比如凍結窗口、篩選、排序等等。

　　1、簡(jiǎn)單應用

　　用窗口凍結功能可以進(jìn)行簡(jiǎn)單的數據查詢(xún)，當我們錄完信息量比較大的數據后，由于涉及的項目比較多，經(jīng)常會(huì )碰到想看左邊的信息同時(shí)看右邊的信息，看上邊的信息同時(shí)看下邊的信息時(shí)看不到，這時(shí)我們就采用凍結窗口這一功能，保留左邊(上邊)需要的信息，單擊這個(gè)單元格然后點(diǎn)擊編輯菜單欄中的凍結窗口即可。

　　在輸入數據時(shí)也有一些簡(jiǎn)單的技巧，比如在人員花名冊中需要輸入身份證號碼，由于位數比較長(cháng)，每次在輸入時(shí)就會(huì )存在數字加字母的情況顯示，這時(shí)只需要選中該單元格或列，右鍵單擊鼠標，選擇“設置單元格格式”中“數字”選項，“分類(lèi)”中選擇“文本”選項即可。

　　在人員花名冊中用得最多的還有“篩選”和“排序”功能，例如：篩選出全校所有的男老師，這只需要選中花名冊中“性別”一欄，點(diǎn)擊菜單欄中“數據”選項，選擇“自動(dòng)篩選”，這時(shí)每列的項目頭會(huì )出現下拉箭頭，點(diǎn)擊下拉箭頭，在下拉列表框中選擇“男”，這樣就能將全校男老師都篩選出來(lái)。排序：例如對新進(jìn)人員的考核情況進(jìn)行排名，首先選中考核成績(jì)一欄，點(diǎn)擊菜單欄中的“數據”選項，選擇“排序”，選擇“主要關(guān)鍵字”、“次要關(guān)鍵字”……，選擇“升序”或“降序”，點(diǎn)擊“確定”完成，數據就會(huì )按照需要排序。注意：排序時(shí)標題行不能有合并的單元格，否則無(wú)法進(jìn)行。

　　2、復雜應用

　　掌握其中的一些使用技巧，對我們解決實(shí)際問(wèn)題有很大的幫助。例如在一張涵蓋畢業(yè)班學(xué)生的所有信息表中，需要提取、統計出按相關(guān)要求的匯總表，我們可以用到Excel中的數據透視表功能。

　　學(xué)校在統計畢業(yè)生就業(yè)去向情況匯總時(shí)，首先，只有一份《2015屆畢業(yè)生信息表》如圖1所示包含學(xué)生所有相關(guān)信息，字段較多，記錄詳細，需要統計的結果是：各類(lèi)畢業(yè)去向、各系的學(xué)生人數匯總。

　　以上只是了解了Excel中的冰山一角，對其深入的學(xué)習、掌握自己工作方向所需要的基本使用方法，我們需要不斷的研究和實(shí)踐，才能運用在不同工作領(lǐng)域并廣泛推廣。

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