Excel打印的必備技巧

　　Excel打印技巧大全

　　收集了Excel中關(guān)于打印的各種技巧，讓你精通Excel打印工作。試試看，以下的Excel打印技巧你知道幾個(gè)?

　　沒(méi)有打印機一樣可以打印預覽

　　在沒(méi)有安裝打印機的電腦上按下Excel的打印預覽按鈕后，Excel會(huì )卻提示沒(méi)有安裝打印機，且無(wú)法打印預覽。其實(shí)，只要單擊開(kāi)始 設置打印機，然后雙擊添加打印機項目，再隨便安裝一個(gè)打印機的驅動(dòng)程序。重啟Excel，就會(huì )發(fā)現已經(jīng)可以打印預覽了。

　　打印指定頁(yè)面

　　一個(gè)由多頁(yè)組成的工作表，打印出來(lái)后，發(fā)現其中某一頁(yè)(或某幾頁(yè))有問(wèn)題，修改后，沒(méi)有必要全部都打印一遍!只要選擇文件打印(不能 直接按常用工具欄上的打印按鈕，否則是將整個(gè)工作表全部打印出來(lái))，打開(kāi)打印內容對話(huà)框，選中打印范圍下面的頁(yè)選項，并在后面的方框 中輸入需要打印的頁(yè)面頁(yè)碼，再按下確定按鈕即可。

　　首行重復打印

　　當工作表大于1頁(yè)時(shí)，用戶(hù)一般希望在打印時(shí)能在每一頁(yè)中均能包含首行，你可以這樣設置，打開(kāi)頁(yè)面設置對話(huà)框，單擊工作表選項卡，接下來(lái) 只需在打印標題頂端標題行文本框中輸入：:類(lèi)似的字符，或用鼠標將工作表中的首行拖過(guò)來(lái)也可以，以后就該表格首行就會(huì )打印在每頁(yè)了。

　　表格也縮印

　　有時(shí)為工作需要，可能要求將多頁(yè)內容調整為一頁(yè)打印出來(lái)(在中可以通過(guò)縮放技巧來(lái)實(shí)現)，可選擇文件頁(yè)面設置，再在打開(kāi)的頁(yè)面 設置對話(huà)框中單擊頁(yè)面標簽，在縮放組下有一個(gè)調整為選項，只要在這里鍵入打印工作表內容時(shí)所需要的頁(yè)數(注意頁(yè)寬和頁(yè)高兩個(gè)值必須一致)就 可以了。不過(guò)，此功能對于與紙張高、寬比例嚴重不協(xié)調的工作表來(lái)說(shuō)，建議不要采用，否則會(huì )嚴重影響打印效果。

　　打印選定區域

　　選定需要打印的區域，執行文件打印，打開(kāi)打印內容對話(huà)框，選中打印內容下面的選定區域選項，按下確定按鈕就行了。如 果經(jīng)常要打印固定的某個(gè)區域，可以先選定相應區域，再執行文件打印區域設置打印區域。經(jīng)過(guò)這樣的設置后，無(wú)論是執行菜單的打印命令，還是 直接按常用工具欄上的打印按鈕，均可將設置的區域打印出來(lái)。

　　此時(shí)，如果想打印別的內容，就必須先執行文件打印區域取消打印區域命令，然后再進(jìn)行打印操作。

　　打印不連續的單元格(區域)

　　如果僅僅需要將一些不連續的單元格(區域)中的內容打印出來(lái)，那么在按住Ctrl鍵的同時(shí)，用鼠標左鍵單擊需要打印的單元格(區域)，選中多個(gè) 不連續的單元格(區域，如A2.B2:C8.D10)，然后選擇文件打印，打開(kāi)打印內容對話(huà)框，選中打印內容下面的選定區域選 項，按下確定按鈕就行了。此時(shí)，系統將選中的每一個(gè)不連續單元格(區域)分開(kāi)，打印在不同頁(yè)面上(即A2打印在一張紙上，B2:C8打印在另一張紙 上)。

　　如果需要經(jīng)常打印固定的不連續行、列，可以在上述隱藏設置完成后，執行視圖視面管理器，打開(kāi)視面管理器對話(huà)框，按其中的添加 按鈕，在隨后彈出的添加視圖對話(huà)框名稱(chēng)后面的方框中輸入一個(gè)名稱(chēng)(如打印等)，確定退出。以后需要打印時(shí)，再打開(kāi)視面管理器對話(huà)框，選中 打印視圖項，按顯示按鈕，即可顯示出設置好的打印頁(yè)面，執行打印操作就可以了。

　　打印不連續的行(或列)

　　有時(shí)，需要將一張工作表中部分不連續的行或列打印出來(lái)，可以在按住Ctrl鍵的同時(shí)，用鼠標左鍵單擊行(列)標，選中不需要打印出來(lái)的多個(gè)不連續的行(列)，右擊鼠標，選隱藏選項，將其隱藏起來(lái)，然后再執行打印操作就可以了。

　　將公式打印出來(lái)

　　如果要將單元格中的公式打印出來(lái)，則執行工具選項，在視圖標簽中，選中公式選項，確定退出。此時(shí)，工作表中含有公式的單元格，不是顯示公式的運算結果，而是顯示出具體公式，執行打印操作，即可將公式打印出來(lái)。

　　一次打印多個(gè)工作表

　　在按住Shift(或Ctrl)鍵的同時(shí)，用鼠標在需要打印的工作表名稱(chēng)上單擊，即可選中多個(gè)連續(或不連續)的工作表，進(jìn)行正常的打印操作， 即可將選中的工作表一次打印出來(lái)。在打印內容對話(huà)框中，選中打印內容下面的整個(gè)工作簿選項，再確定打印，即可一次性將整個(gè)工作簿中所有工作表 打印出來(lái)。

　　讓每一頁(yè)都打印出標題行

　　一個(gè)由多頁(yè)組成的表格，通常需要在每一頁(yè)上都打印出標題行：執行文件頁(yè)面設置，打開(kāi)頁(yè)面設置對話(huà)框，單擊工作表標簽，在頂 端標題行后面的方框中輸入：:(這里假定第2和第3行為標題行，$符號在英文狀態(tài)下，用Shift+4組合鍵輸入)，確定退出，再打印時(shí)，系統會(huì )自動(dòng)為 每一頁(yè)加上標題行。如果在左端標題列后面的方框中輸入列標題區域，就可以為每一頁(yè)添加上列標題。

　　異地打印Excel表格

　　如果某臺電腦(A電腦)沒(méi)有安裝打印機，而另一臺有打印機的電腦(簡(jiǎn)稱(chēng)B電腦)上卻沒(méi)有安裝Excel，可這樣操作：先在A(yíng)電腦上安裝一下B電 腦打印機的驅動(dòng)程序，再打開(kāi)需要打印的Excel工作簿，調出打印內容對話(huà)框，將打印機設置成B電腦上的打印機，選中打印到文件選項，并設置好其 他選項，按確定按鈕，在隨后彈出的打印到文件對話(huà)框中輸入一個(gè)文件名(如a.prn)后，再按確定按鈕。然后將a.prn(保存在我的文 件文件夾中)文件拷貝到電腦B中，在Dos狀態(tài)下(Windows下的MS-DOS方式也可以)，在文件所在的目錄中，執行copy a.prn lpt1命令，即可將Excel工作表打印出來(lái)。讓工作表居中打印

　　有時(shí)，可能需要打印的數據不是很多。如果直接打印，這些內容有可能會(huì )集中在紙張頂端，看起來(lái)很不美觀(guān)，但如果人工調整又非常麻煩。這時(shí)，只要選 擇文件頁(yè)面設置，打開(kāi)頁(yè)面設置對話(huà)框，單擊頁(yè)邊距選項頁(yè)，如果希望工作表中的數據在左右頁(yè)邊距之間水平居中，只要在居中方式小節下 勾選水平復選框即可;如果希望工作表中的數據在上下頁(yè)邊距之間垂直居中，只要勾選垂直復選框，當然建議同時(shí)勾選這兩個(gè)復選項，這樣就美觀(guān)多了。

　　自動(dòng)避開(kāi)錯誤值打印

　　當工作表中存在公式時(shí)，有時(shí)難免會(huì )出現一些錯誤信息，當然不想在打印時(shí)將這些錯誤信息也顯示出來(lái)。選擇文件頁(yè)面設置，單擊工作表 標簽，再單擊打印選項組下錯誤單元格打印為下拉列表框，再從中將缺省的顯示值改為空白，這樣就不會(huì )將屏幕上顯示的錯誤信 息也打印出來(lái)，而是只打印空白單元格。

　　打印公式原形

　　首先，需要在工作表中將公式顯示出來(lái)才行，在工具公式審核菜單下選中公式審核模式選項即可。然后選擇文件打印，接著(zhù)單擊選項按鈕來(lái)選定區域、活動(dòng)工作表或整個(gè)工作簿。

　　調整打印機的分辨率

　　單擊文件打印，在打開(kāi)的打印內容中單擊屬性按鈕，然后在打開(kāi)窗口的對話(huà)框下打印質(zhì)量下拉框中可以選擇一種點(diǎn)數較低的分辨率，例如360點(diǎn)/英寸，這樣打印起來(lái)速度就會(huì )快很多。

　　以草稿方式打印

　　以草稿方式打印工作表時(shí)，將忽略格式和大部分的圖形，這樣也可以達到提高打印速度的目的，大家要做的只需選擇打印機設置框中的按草稿方式復選框。

　　以單色方式打印

　　如果工作表中有很多彩色格式設置，那么要采用單色打印的方式，這樣Excel在打印時(shí)就會(huì )自動(dòng)將彩色字體和邊框打印成黑色而不是使用灰度，打印速度自然大大提高，你可以選擇打印機設置框中的單色打印復選框。

　　不讓表頭到表格中

　　有時(shí)打印表格線(xiàn)時(shí)，經(jīng)常會(huì )把表頭也弄到表格里面。這時(shí)，可以選取表格中需要打印的區域(記住不要選擇表頭)，然后單擊快捷工具欄中邊框按鈕旁邊的小三角形符號，在出現的邊框樣式中選所有框線(xiàn)就行了。這樣，打印出來(lái)后，表頭就再也不會(huì )跑到表格里面去了。

　　快速打開(kāi)打印機窗口

　　Excel 具有后臺打印功能，執行打印任務(wù)時(shí)，你可以在前臺繼續從事其他操作，而系統會(huì )在后臺進(jìn)行打印，狀態(tài)欄會(huì )顯示一個(gè)打印機圖標。此時(shí)，只需雙擊狀態(tài)欄中的打印機圖標即可打開(kāi)打印機狀態(tài)窗口，從中可快速執行暫停、刪除打印等操作。

　　打印預覽的妙用

　　假設Excel的一個(gè)工作簿建有兩個(gè)工作表，現第二個(gè)工作表的頁(yè)碼要接著(zhù)第一個(gè)工作表的頁(yè)碼。只要選中第二個(gè)工作表，按打印預覽設 置，進(jìn)入頁(yè)面設置頁(yè)面，最下面有一項起始頁(yè)碼，默認是自動(dòng)，現修改其默認值即可，如第一個(gè)工作表的結束頁(yè)碼是5，那么在起始頁(yè)碼中輸入 6。

　　打印行號和列標

　　選擇文件頁(yè)面設置命令，單擊工作表標簽，再選中行號列標復選框即可。

　　不打印圖形

　　對于一個(gè)圖文混排的文件，常常需要校對其中的文本，為了節省紙張和油墨，不打印其中的圖片。你可以通過(guò)下面兩種方法來(lái)實(shí)現：(1)執行工 具選項，單擊打印標簽，將打印文件附加信息下面的圖形對象復選框前面的對號去掉。(2)在打印對話(huà)框中，按下端的選項按鈕， 即可單獨打開(kāi)選項對話(huà)框中的打印標簽，去掉圖形對象前面的對號去掉。

　　縱橫向紙張混合打印

　　有時(shí)，文件中插入表格，而表格需要橫向輸出時(shí)，可這樣設置：將光標定位在表格所在頁(yè)(即需要橫向輸出的頁(yè))的開(kāi)頭，打開(kāi)頁(yè)面設置對話(huà)框，在 頁(yè)邊距標簽下，將紙張類(lèi)型設置為橫向，按應用于右邊的下拉按鈕，選插入點(diǎn)之后選項，確定退出;再將光標定位在后面需要恢復縱向輸出頁(yè) 的開(kāi)頭，仿照上面的操作，將紙張類(lèi)型設置為縱向。

　　雙面打印

　　1)在打印對話(huà)框中，按下端打印右邊的下拉按鈕，選定奇數頁(yè)選項，確定打印，奇數頁(yè)打印完成后，將打印了內容的紙張翻過(guò)來(lái) 裝入打印機(順序千萬(wàn)不要搞錯喲)，再將偶數頁(yè)打印上去就行了。(2)在打印對話(huà)框中，選中人工雙面打印選項，確定打印，奇數頁(yè)打印 完成后，系統會(huì )彈出一個(gè)提示打印另一面的對話(huà)框，此時(shí)，將打印了奇數頁(yè)內容的紙張翻過(guò)來(lái)裝入打印機，按下上述對話(huà)框的確定按鈕，將偶數頁(yè)內容 打印上去就好了。

　　小提示

　　如果打印機有夾紙的不良習慣，請采取前面的打印指定頁(yè)面的做法，一頁(yè)一頁(yè)實(shí)現雙面打印。盡管此法很麻煩，但最可靠!

　　打印連續頁(yè)碼

　　默認情況下，打印Excel表格時(shí)，每個(gè)工作表中的表格頁(yè)碼都是從1開(kāi)始編號的。如果需要將多個(gè)工作表的表格頁(yè)碼連續排列，可以采用下面的技 巧：首先采用上面介紹的方法查看第一個(gè)工作表的總頁(yè)數，接著(zhù)切換到第二個(gè)工作表。單擊文件頁(yè)面設置，進(jìn)入頁(yè)眉/頁(yè)腳選項卡，再單擊自定義 頁(yè)眉(或自定義頁(yè)腳)按鈕打開(kāi)對話(huà)框。根據需要單擊其中的左、中或右框，再單擊帶有#字樣的按鈕，即可將 [頁(yè)碼]放入框中。如果要讓第二個(gè)工作表的首頁(yè)碼接著(zhù)第一個(gè)工作表的尾頁(yè)碼，只須在 [頁(yè)碼]后輸入后者的總頁(yè)數(即尾頁(yè)碼，例如11)，使其變成 [頁(yè)碼]+11的樣子。如果必要，還可以在 [頁(yè)碼]+15前后加上第和頁(yè)字樣，使其變成第 [頁(yè)碼]+11頁(yè)。最后按上面介紹的方法操作，就可以打印頁(yè)碼連續的多個(gè)工作表了。

　　小提示

　　采用上述方法打印連續頁(yè)碼時(shí)，頁(yè)面設置、頁(yè)面選項卡中的起始頁(yè)碼選項應為自動(dòng)。

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