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不懂這2個(gè)Excel技巧,你就干到死
很多職業(yè)表親都有過(guò)這樣的經(jīng)歷:辛辛苦苦做完了表格發(fā)給上級去審核修改,上級修改完后就發(fā)回來(lái),我們自己再做審核,最后發(fā)布。
然而可能有些上級比較懶,改動(dòng)了很多數據卻沒(méi)有做任何標記和說(shuō)明,難道你要去一個(gè)一個(gè)的問(wèn)你的上司嗎?這不職業(yè),而且也不大可能。那么我們收到上級修改完的數據表格后,怎么才能知道他們修改了哪些內容,從而進(jìn)一步做審核發(fā)布呢?
學(xué)會(huì )一下2個(gè)Excel表格核對技巧,讓你分分鐘完成數據的審核和發(fā)布。
技巧1.利用Spreadsheet Camprare一秒鐘識別差異數據
如下圖所示,我們如何快速比對我們自己做的表格和上司修改后的表格的差異呢?這里首先來(lái)介紹一個(gè)非常棒的工具:Spreadsheet Compare 2013。是Excel自帶的一款數據比對工具,這個(gè)工具可以高效地幫助我們比對多個(gè)Excel工作簿(結構相同)之間的差異。那么這個(gè)工具都有什么樣的使用技巧呢?我這里就拋磚引玉地來(lái)介紹一下:
如何快速找到領(lǐng)導修改的內容?
技巧:
1.單擊windows 系統“開(kāi)始”按鈕,輸入“Spreadsheet Compare 2013”,找到此工具(在最上方),單擊打開(kāi);
找到這個(gè)工具,只有Excel2013才有哦
2.現在Spreadsheet Compare2013這個(gè)數據差異比對工具以及打開(kāi),它的布局由工具欄、表格展示區、差異內容區等部分組成;
Spreadsheet Compare 2013界面
3.單擊“home'正下方的'Compare Files',打開(kāi)對比文件選擇對話(huà)框,分別選擇自己發(fā)給領(lǐng)導的表格和領(lǐng)導發(fā)回來(lái)的表格,單擊確定;
選擇對比的兩個(gè)表格,源表格和目標表格
這就是對比結果
4.現在我們就可以看到對比結果了,領(lǐng)導改了哪些東西一目了然。那么如果我們想將結果導出到Excel表格中去看怎么做呢?
細看圖中說(shuō)明
5.單擊工具欄上的“Export Results',打開(kāi)保存對話(huà)框,選擇相應的文件存放位置和輸入文件名,單擊確定即可導出結果。
導出結果
選擇合適的存放位置
這就上司改了的內容了
注意:
相互比較的兩個(gè)Excel工作簿結構要一致,包括sheet的數目等。
技巧2.利用高級篩選快速比對兩個(gè)表格之間的差異
高級篩選是Excel中特別重要的功能之一,其應用范圍已經(jīng)不僅僅局限于篩選數據了,之前的文章中我提到過(guò)高級篩選的諸多經(jīng)典應用案例。今天我在此補充一個(gè),利用高級篩選快速比對Excel工作表的數據。
技巧:
1.選中修改后的表格中的任意單元格,單擊“數據”選項卡,然后單擊篩選按鈕旁邊的“高級'(這就是高級篩選),打開(kāi)高級篩選對話(huà)框,這一步也可以直接用快捷鍵(Alt+A+Q);
2.我們看見(jiàn)修改后的表格已經(jīng)被完全選中,單擊下方的條件區域框的折疊按鈕,選擇修改前的表格,單擊確定;
3.選中篩選后的表格,然后按下Alt+;組合鍵,只選中可見(jiàn)單元格,設置填充為紅色;
4.單擊“數據”選項卡,再單擊”篩選“旁邊的”清除“按鈕。這時(shí)候沒(méi)有填充色的行就是領(lǐng)導修改過(guò)的數據了。
上個(gè)動(dòng)畫(huà)演示:
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