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如何制定項目計劃
項目的特殊性決定了項目中必然包含種種相互關(guān)聯(lián)的任務(wù)和不可預知的風(fēng)險，所以項目的首要任務(wù)就是“計劃，計劃，計劃”。那么如何制定項目計劃呢?
一、制定項目計劃的步驟
1、明確目標
必須符合SMART原則，即目標必須明確、可行、具體和可以度量
2、制定項目工作范圍
對照目標，將需要完成的工作進(jìn)行分析和梳理，列出一份完成目標所需要進(jìn)行的所有活動(dòng)一覽表，這就構成了項目的工作范圍。
有兩種辦法：
◇對于較小的項目，利用“頭腦風(fēng)暴”
◇對于稍大一些的項目，更好的方法是使用WBS來(lái)生成一份全面的清單
3、在項目組內分配任務(wù)職責
責任矩陣(Responsibility Matrix)是完成這一任務(wù)的最好選擇
4、統籌規劃項目間活動(dòng)的關(guān)聯(lián)
該步驟確定各項目活動(dòng)所需要的時(shí)間、人力、物力，明確各項活動(dòng)之間的先后邏輯關(guān)系，通常通過(guò)網(wǎng)絡(luò )圖工具來(lái)完成
完成以上4個(gè)步驟后，項目經(jīng)理還可以為項目計劃添加一些支持性文檔以及備注等信息，所有這些信息將使得項目計劃成為項目的信息中心。
二、制定項目計劃的原則
1、不應過(guò)分拘泥于細節，此階段的主要目的是制定出一份能夠獲得干系人批準、總體結構準確且具有指導意義的項目計劃書(shū)。計劃的完善是一項貫穿于整個(gè)項目生命周期的持續改進(jìn)過(guò)程。
2、短期計劃和長(cháng)期計劃相結合，短期計劃需要做出周密的規劃，長(cháng)期計劃只需要給出指導性規劃即可。
3、項目計劃的確定可以采用目標管理法，強調上下交互來(lái)制定項目的目標和任務(wù)，首先由項目經(jīng)理根據項目的章程把項目的整體計劃制定出來(lái)，然后由項目成員根據項目的整體計劃來(lái)指導個(gè)人任務(wù)的制定，通過(guò)協(xié)商式、小規模的群體討論來(lái)確定個(gè)人的任務(wù)。這種參與能夠增加團隊成員的責任感，有利于項目工作的開(kāi)展。
不可忽視的重要信息
1、組織架構圖、各部門(mén)的職能、各關(guān)鍵部門(mén)的經(jīng)理和部分成員。項目經(jīng)理可以通過(guò)翻閱流程文件了解各個(gè)部門(mén)之間的業(yè)務(wù)依賴(lài)關(guān)系和配合方式。
2、歷時(shí)經(jīng)驗
3、制約因素(包括成本制約，人力資源制約)
4、項目實(shí)施中的假設信息
項目干系人的要求在項目初期階段往往是模糊的，不同的干系人之間對項目的期望往往不盡相同甚至是相互矛盾的。作為項目經(jīng)理在制定項目計劃的時(shí)候要充分認識到這一點(diǎn)，從一開(kāi)始就要清晰地定義項目，并注意平衡不同的項目關(guān)鍵干系人之間的需求。制定的項目計劃書(shū)一定要得到項目關(guān)鍵干系人的正式書(shū)面批準。
三、項目計劃的工具--工作分解結構(WBS)
WBS將項目的“交付物”自頂向下逐層分解到易于管理的若干元素，以此結構化地組織和定義了項目的工作范圍。
工作細目(WORK ITEM)，工作包(WORK PACKAGE)
WBS的制定沒(méi)有固定的方法，但一般可以參考以下原則：
◇確保能把完成每個(gè)底層工作包的職責明確地賦予一個(gè)成員、一組成員或者一個(gè)組織單元，同時(shí)考慮盡量使一個(gè)工作細目容易讓具有相同技能的一類(lèi)人承擔。
◇根據80小時(shí)的原則，工作包的時(shí)間跨度不要超過(guò)2周時(shí)間，否則會(huì )給項目控制帶來(lái)一些困難;同時(shí)控制的粒度不能太細，否則往往會(huì )影響項目成員的積極性
◇可以將項目生命周期的各個(gè)階段做為第一層，將每個(gè)階段的交付物做為第二層。如果有的交付物組成復雜，則將交付物的組成元素放在第三曾。
◇分解時(shí)要考慮項目管理本身也是工作范圍的一部分，可以單獨做為一個(gè)細目。
◇對一些各個(gè)階段中都存在的共性工作可以提取出來(lái)，例如人員培訓作為獨立的細目
◇確保能夠進(jìn)行進(jìn)度和成本估算。
四、項目計劃的工具--責任矩陣表
責任矩陣是以表格形式表示完成工作分解結構中工作細目的個(gè)人責任方法。
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