如何策劃會(huì )議方案

　　一、引入案例

　　能干的王秘書(shū)，嘉慶公司是一家知名企業(yè)，一直領(lǐng)導著(zhù)打印及成像領(lǐng)域的技術(shù)和市場(chǎng)的發(fā)展，并在以拄的市場(chǎng)競爭中取得了驕人的戰果;這次司準備召開(kāi)一次科技成果匯報會(huì )，擬定出席人員約30人，會(huì )期3天。公司辦公室將策劃會(huì )議方案的任務(wù)交給了小王秘書(shū)，小王秘書(shū)經(jīng)過(guò)深思熟慮，拿出了一份完整具體、可操作的策劃方案，辦-/A`室主任看后對小王秘書(shū)大加贊賞。

　　問(wèn)題:

　　1.知果你是小王秘書(shū)，會(huì )怎樣策劃這次會(huì )議呢?

　　2.會(huì )議策劃方案包括哪些內容?

　　3.怎樣擬寫(xiě)會(huì )議策劃方案?

　　二、知識介紹

　　(一)會(huì )議策劃方案的內容

　　會(huì )議策劃方案是會(huì )議活動(dòng)各項策劃意圖的書(shū)面形態(tài)，是會(huì )務(wù)工作機構根據領(lǐng)導者的意圖和指示制定的詳細周密的書(shū)面方案。它是會(huì )議籌備工作的依據，是會(huì )議籌備工作有序進(jìn)行的保障。會(huì )議策劃方案經(jīng)領(lǐng)導者審核批準后由會(huì )務(wù)工作機構具體實(shí)施。

　　會(huì )議策劃方案主要包括會(huì )議概要(會(huì )議主題、會(huì )議時(shí)間、會(huì )議地點(diǎn)、與會(huì )人員等)、會(huì )議日程及相關(guān)事務(wù)、會(huì )議預算以及其他需要說(shuō)明的事項。

　　1.會(huì )議概要

　　在會(huì )議概要部分，要確定會(huì )議主題。速記會(huì )議主題應該與會(huì )議目標一致，同時(shí)具有號召力，能夠引起注意力和共鳴，比如區域合作會(huì )議可以“展望未來(lái)”作為主題，公司年會(huì )可以“營(yíng)銷(xiāo)整合提升績(jì)效”為主題。又如TCL王牌高頻電子有限公司召開(kāi)的中期銷(xiāo)售會(huì )議，就以“認清形勢、轉變觀(guān)念、提高品質(zhì)、保障效益”為中心議題。為讓主題更加生動(dòng)形象及深人人心，可以通過(guò)圖形標志來(lái)表達主題，表現“展望未來(lái)”的標志可以是未來(lái)風(fēng)格的設計，“營(yíng)銷(xiāo)整合”的主題可以用“涓涓細流，匯成奔騰的河流”之類(lèi)的圖形表示。當然，也可以用會(huì )議主題的字母縮寫(xiě)作為會(huì )議標志。

　　在會(huì )議策劃方案中還應寫(xiě)明具體的召開(kāi)時(shí)間、召開(kāi)地點(diǎn)。如果會(huì )場(chǎng)有多個(gè)，也應一一注明。同時(shí)，最好寫(xiě)明所設立的會(huì )議組織機構，如主席團、秘書(shū)組、宣傳組、會(huì )務(wù)組和保衛組等。并且還應確定各組的負責人，分別負責落實(shí)各項會(huì )議工作。

　　如果對會(huì )議所需設備有特殊要求，還應在策劃方案中寫(xiě)明品種、規格和具體要求。

　　2.會(huì )議日程及相關(guān)事務(wù)

　　會(huì )議日程是會(huì )議方案的主體部分。這里要考慮的是與會(huì )者的到達和離開(kāi)時(shí)間、每一時(shí)段的活動(dòng)安排、會(huì )議主題內容、活動(dòng)地點(diǎn)等，除正式會(huì )議議程外，括與會(huì )者用餐、參觀(guān)、娛樂(lè )和中間休息等，都需要盡可能詳盡準確的考慮禾安排。此外，開(kāi)幕式和閉幕式是需要重點(diǎn)考慮的環(huán)節。湖南速記會(huì )議日程經(jīng)常是一侶由時(shí)間和事件組成的表格，但是很多會(huì )議重要事項，不能在日程表中詳細扒舉，因此，對于會(huì )議策劃人員來(lái)說(shuō)，一份詳盡的包含了會(huì )議從策劃、實(shí)施到評倪反饋每一個(gè)環(huán)節的相關(guān)事務(wù)列表是必需的。這實(shí)際上是會(huì )議組織的一份藍自，如果能夠按圖索驥，會(huì )議自然能夠組織得井井有條，達到預定的目標。

　　3.會(huì )議預算以及其他需要說(shuō)明的事項

　　會(huì )議預算要從實(shí)際出發(fā)，預算會(huì )議所需的交通費用、餐宿費、場(chǎng)地租用費-A柳格魁笠一此閡寧古出.涌常潭照“節約、高效”的會(huì )議原則操作。

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