如何管理好項目中的會(huì )議

　　多大型的組織或公司對于會(huì )議的要求非常高，他們的項目經(jīng)理通過(guò)領(lǐng)導大型團隊完成從軟件、金融到共用事業(yè)等各種項目，那么了解他們如何管理會(huì )議對你的項目管理有很大的幫助。

　　1.制定基本規則

　　如果假定每個(gè)人都不一定清楚項目和會(huì )議的目標，那么在一開(kāi)始就要建立一套規則，來(lái)管理會(huì )議和期望。實(shí)現設置這些規則非常重要，如果與會(huì )者都不明確具體的會(huì )議目的和期望，那么會(huì )議的效率會(huì )非常低下。

　　根據項目經(jīng)理的領(lǐng)導風(fēng)格和類(lèi)型，應該包含以下方面：

　　可以在會(huì )議中使用手機/筆記本電腦進(jìn)行其它任務(wù);

　　允許其它人員通過(guò)電話(huà)接入的方式參加會(huì )議;

　　如果沉默意味著(zhù)承認協(xié)議或政策;

　　尊重每個(gè)人的隱私和秘密;

　　對準備參與會(huì )議者的水平和類(lèi)型;

　　對會(huì )議期間每個(gè)參與者專(zhuān)注程度的期望;

　　將人與問(wèn)題分開(kāi)討論;

　　通過(guò)采用一組通用的規則，確保團隊中的每個(gè)人都了解項目會(huì )議中的工作如何完成，并將你設置為領(lǐng)導者角色來(lái)控制整個(gè)會(huì )議議程。

　　2.了解會(huì )議的目的

　　復雜、冗長(cháng)的項目中總是充斥著(zhù)各種不同類(lèi)型的大量會(huì )議，如每周狀態(tài)更新，建議的項目范圍變更，風(fēng)險評估，預算狀態(tài)，人員配置核查等等。每個(gè)會(huì )議都有自己的目的和預期的結果，作為會(huì )議的領(lǐng)導者，你要確�？梢郧宄�的說(shuō)明你希望達到什么目的，當然，在制定會(huì )議議程的時(shí)候，要根據所聲明的目的，將會(huì )議的每個(gè)主題進(jìn)行細化，會(huì )議討論的任務(wù)也需要和每個(gè)主題進(jìn)行對齊。

　　受邀參加會(huì )議的每個(gè)人都應該對準它的目的，如果還沒(méi)有明白，那么他就不應該參加這個(gè)會(huì )議。對于臨時(shí)性或一次性的會(huì )議，在開(kāi)始時(shí)就應該明確的說(shuō)明會(huì )議目的和預期結果，并要讓每個(gè)人都明確這一點(diǎn)，保持思維一致。對于定期會(huì )議，需要進(jìn)行定期審視會(huì )議的目的，不管是哪種類(lèi)型的會(huì )議，確保每個(gè)人都記得為什么要開(kāi)這個(gè)會(huì )議。

　　3.圍繞溝通創(chuàng )建節奏

　　如果你的項目團隊每周舉行會(huì )議，那么請至少提前幾天發(fā)送會(huì )議日程，如果議程有更新，要做好標注，同時(shí)通過(guò)郵件或者其他方式運行與會(huì )人員對會(huì )議日程進(jìn)行編輯或評論。

　　在項目會(huì )議上，建議在正式的小組討論之前處理可能有爭議或者需要額外解釋的問(wèn)題。在這種情況下，采用電話(huà)或者電子郵件要解釋問(wèn)題并收集輸入的信息。會(huì )議應該在幾個(gè)小時(shí)內完成，過(guò)長(cháng)的議程會(huì )降低項目會(huì )議的效率，在會(huì )議中要注意及時(shí)分發(fā)材料，做出最終的決定，如果技術(shù)運行，對會(huì )議進(jìn)行錄音或錄像。

　　4.圍繞后續行動(dòng)設定期望

　　在項目會(huì )議中，需要通過(guò)形成最終的結論才允許會(huì )議結束，在會(huì )議結束之前，需要在會(huì )議記錄中寫(xiě)下要做什么，誰(shuí)來(lái)做，什么時(shí)候完成。如果不這樣做的話(huà)，意味著(zhù)還要再次舉行會(huì )議，談?wù)撏瑯拥氖虑�，沒(méi)有人希望這樣做。通過(guò)明確的確定這些任務(wù)，項目經(jīng)理可以清楚的知道項目團隊接下來(lái)需要做什么，你需要持續的對任務(wù)進(jìn)行監控，通過(guò)這種方式來(lái)表示這些任務(wù)很重要。

　　5.知道什么時(shí)候聽(tīng)，什么時(shí)候說(shuō)

　　在一個(gè)團體環(huán)境中，你總會(huì )有抵抗說(shuō)話(huà)的沖動(dòng)，而且在討論中，很容出現偏離主題的討論。有的時(shí)候，會(huì )議中說(shuō)話(huà)太多的領(lǐng)導者很容易幫倒忙，項目團隊才是真正沖在第一線(xiàn)的人，他們才是在戰壕里獲取第一手資料的人。項目經(jīng)理需要收起自我崇拜的心里，虛心聽(tīng)取他們的建議。

　　項目經(jīng)理在這里的工作是讓與會(huì )人員充分的討論和表達他們的愿景，讓團隊的集體智慧來(lái)形成最好的結論。在會(huì )議中要注意觀(guān)察趨勢，看項目團隊是否始終圍繞會(huì )議目標在進(jìn)行討論，一旦出現偏離軌道的現象，要及時(shí)進(jìn)行調整，在控制和指導之間保持平衡。

　　此外，需要設置“沉默表示同意”的預期，所以，當你做出決定或聲明的假設時(shí)，如果沒(méi)有人提供更多的意見(jiàn)或輸入信息，那么據此決定來(lái)避免讓團隊承擔的責任，也避免無(wú)法獲取足夠反饋的困境。

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