- 相關(guān)推薦
文秘準備座談會(huì )的要求及流程
文秘要有較強的公關(guān)能力，并從事信息宣傳、文秘服務(wù)、日常辦公管理及公共關(guān)系等工作。那么文秘應該如何準備座談會(huì )呢，一起來(lái)看看！
設備環(huán)境要求：
會(huì )議室：會(huì )議桌為一圓桌，方便主持人和被訪(fǎng)者交流。圓桌上鋪有臺布，保持干凈清潔。
監聽(tīng)室：備有電視機/錄象機/錄音機/擴音設備/雙面鏡
保證雜音少，圖象清晰。
座談會(huì )前期工作
按照座談會(huì )條件，聯(lián)系聯(lián)絡(luò )員發(fā)條件。
嚴格按照甄別問(wèn)卷進(jìn)行甄別，對配額要進(jìn)行嚴格控制。(同組會(huì )不出現互相認識的被訪(fǎng)者)
在會(huì )議開(kāi)始前二天要記得聯(lián)系筆錄員做會(huì )議記錄(包括現場(chǎng)和會(huì )后整理)。
購買(mǎi)座談會(huì )食品，如果開(kāi)會(huì )時(shí)間正碰上吃飯時(shí)間，需準備一些面包糕點(diǎn)給被訪(fǎng)者。
將已確認好的被訪(fǎng)者名單，輸入到座談會(huì )坐次表中，以便開(kāi)會(huì )前半小時(shí)對被訪(fǎng)者入會(huì )名單進(jìn)行篩選。
開(kāi)會(huì )前檢查錄音/錄象設備是否正常。
在開(kāi)會(huì )前一天晚上要對被訪(fǎng)者進(jìn)行第二次電話(huà)復核，詢(xún)問(wèn)對開(kāi)會(huì )地址、時(shí)間、路線(xiàn)是否清楚。
在座談會(huì )前二小時(shí)要布置會(huì )場(chǎng)，如碰到座談會(huì )安排在早上開(kāi)，那么布置會(huì )場(chǎng)，最好安排在前晚準備。
會(huì )議室：
臺卡、臺卡紙(事先測試大小)，數量為被訪(fǎng)者人數+1個(gè)主持人
食品(4種)避免一些聲音較響的食品。
抽面紙(放在食品中間)
水彩筆(事先檢查是否能寫(xiě)的出)，放在臺卡后
杯子(盛滿(mǎn)水)，放在臺卡的右側
桶裝水(新鮮水)，放在會(huì )議室內靠門(mén)口
白板筆(事先檢查是否寫(xiě)的出)，準備2支(黑/藍)
黑板擦
垃圾桶
客戶(hù)室：監聽(tīng)設備應保證雜音少，圖象清晰。設備包括電視機、錄象機、錄音機等。
食品(4種)
餐巾紙
杯子
白紙、筆(統一式樣)
大綱(按照客戶(hù)人數復印)
桶裝水(新鮮水)
飲料(聽(tīng)裝、大瓶裝)
垃圾桶
座談會(huì )期間工作
接待被訪(fǎng)者，填寫(xiě)被訪(fǎng)者登記表。
筆錄員要在會(huì )前準備好磁帶、錄像帶、記錄紙和筆，檢查監聽(tīng)設備。
對被訪(fǎng)者填寫(xiě)的資料與甄別資料進(jìn)行核對，并篩選最適合的、善于表達自己的被訪(fǎng)者入座開(kāi)會(huì )，打印座位登記表，復印后交給監聽(tīng)室內的客戶(hù)及筆錄員，檢查錄音、錄像是否運作正常。
領(lǐng)被訪(fǎng)者進(jìn)入會(huì )議室，開(kāi)始會(huì )議。
開(kāi)會(huì )時(shí)，應隨時(shí)保持與主持人或客戶(hù)的聯(lián)系，處理各種問(wèn)題。(注意：在開(kāi)會(huì )過(guò)程注意會(huì )場(chǎng)周?chē)藛T不要大聲喧嘩，在會(huì )場(chǎng)門(mén)口安排一名人員確保與客戶(hù)及時(shí)溝通，同時(shí)也避免與會(huì )議不相干人隨意進(jìn)出會(huì )場(chǎng))
座談會(huì )結束時(shí)，將禮金信封交主持人發(fā)放給被訪(fǎng)者，注意與被訪(fǎng)者合影，并將被訪(fǎng)者送至門(mén)口。
座談會(huì )后期工作
會(huì )議結束，將錄音帶交給筆錄員，應在第二天上午(即隔一天)遞交(mail)。交回的筆錄，督導要按照筆錄格式核對記錄和整理質(zhì)量是否符合要求。
收齊錄音帶、錄像帶郵寄至我公司。錄音帶、錄象帶要貼上標簽(打印)。
【文秘準備座談會(huì )的要求及流程】相關(guān)文章：
文秘的個(gè)人要求07-29
文秘的性格要求07-29
新西蘭留學(xué)要求及準備09-25
英國留學(xué)準備流程08-03
拓展訓練的要求及準備事項11-03
一般文秘的要求09-04
文秘要求有什么09-11
文秘工作五有要求09-16
企業(yè)上市流程及準備事項07-17
申請荷蘭留學(xué)的要求與準備資料10-02