辦公文秘：處理好特別會(huì )議

　　辦公文秘遇到特別會(huì )議要如何處理呢?

　　所謂“特別會(huì )議”是指那些在規定的時(shí)間而定期召開(kāi)的例行會(huì )議之外，由于非常特別的情況而由主管經(jīng)理臨時(shí)召開(kāi)或指派他人臨時(shí)召開(kāi)的內部工作性會(huì )議，是該部門(mén)在管理或商務(wù)活動(dòng)出現特殊情況時(shí)，而采取的一種應變措施。

　　特別會(huì )議雖然是在應急的情況下而召開(kāi)的，通常是所遇問(wèn)題突然、會(huì )議準備的時(shí)間又很短，但對會(huì )議的安排也仍然要盡可能做得完備、充分，不要倉促開(kāi)會(huì )，這樣對會(huì )議各方面都會(huì )造成不足。

　　當領(lǐng)導吩咐秘書(shū)人員就特定的問(wèn)題臨時(shí)召集一個(gè)會(huì )議時(shí)，如果領(lǐng)導就會(huì )議的背景、目標、問(wèn)題和參加會(huì )議的人員做出明確的部署時(shí)，秘書(shū)人員可按照經(jīng)理的要求一一進(jìn)行辦理。

　　但是，如果秘書(shū)人員被告知就某一或某些事情召集會(huì )議時(shí)，而并沒(méi)有獲得對此會(huì )議有關(guān)要素的授意，在這種情況下，秘書(shū)人員可征得領(lǐng)導的同意有分寸地就以下六個(gè)方面的問(wèn)題向主管經(jīng)理進(jìn)行探明，并迅速作出準備。這六個(gè)需探明的問(wèn)題是：

　　(一)為什么開(kāi)會(huì )

　　這個(gè)會(huì )議是為什么開(kāi)的?是為了說(shuō)明什么情況，還是為解決問(wèn)題而獲得結論呢?是為了交換情報，還是為了出謀劃策?明確會(huì )議目的是使一些為突發(fā)情況而召開(kāi)的會(huì )議獲得成功的必要條件。

　　(二)議題是什么

　　會(huì )議的議題是什么，并獲得最簡(jiǎn)潔，最明確的表述，這是確定會(huì )議進(jìn)行的方式和出席會(huì )議人員的基礎。

　　(三)誰(shuí)參加會(huì )議

　　會(huì )議由誰(shuí)主持?要有哪些人參加?其中關(guān)鍵的、尤其不可缺少的人是哪些?有因故不能到會(huì )的是否可找人代理?

　　(四)什么時(shí)間開(kāi)會(huì )

　　會(huì )議什么時(shí)間開(kāi)始?預計什么時(shí)間結束?

　　(五)在什么地方開(kāi)會(huì )

　　會(huì )場(chǎng)安排在哪里?對會(huì )場(chǎng)有什么特別的要求?是否需要安裝特別的視聽(tīng)設備?

　　會(huì )議怎么開(kāi)

　　會(huì )議采取什么方式進(jìn)行?是否要求與會(huì )者在前來(lái)參加會(huì )議時(shí)攜帶什么特別的資料?有什么需要特別注意的事項?

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