如何提高辦公文秘的辦公效率及能力

　　文秘工作在辦公室工作中具有重要的作用，在做好文秘工作的基礎上，與檔案管理工作進(jìn)行有效的結合，不僅可以提高工作質(zhì)量，還可以提高工作的效率。下面YJBYS小編為大家搜索整理了關(guān)于如何提高辦公文秘的辦公效率及能力，歡迎參考閱讀，希望對大家有所幫助!想了解更多相關(guān)信息請持續關(guān)注我們應屆畢業(yè)生培訓網(wǎng)!

　　辦公室的文秘工作與其檔案管理具有極為密切的聯(lián)系，隨著(zhù)辦公室工作人員的不斷精簡(jiǎn)，文秘工作和辦公室的檔案管理工作要通過(guò)合理的統籌規劃以及安排和綜合管理進(jìn)行有效的結合，在一定程度上加強文秘工作人員的相關(guān)業(yè)務(wù)素質(zhì)，還可以提高辦公室的工作效率以及服務(wù)質(zhì)量。文秘工作與辦公室的檔案管理工作主要的結合點(diǎn)就是公文，其是文秘工作的一種產(chǎn)品，但是還并不能稱(chēng)之為檔案。隨著(zhù)辦公自動(dòng)化技術(shù)以及檔案管理的現代化，辦公室的文秘工作以及檔案管理工作也迎來(lái)了新的挑戰，實(shí)現兩者的有機結合已經(jīng)成為文秘工作人員急需解決的問(wèn)題。

　　一、文秘工作者要對文件和檔案進(jìn)行綜合管理

　　文秘工作與檔案管理的有機結合主要的表現就是文字秘書(shū)還要進(jìn)行文書(shū)的檔案管理，對文書(shū)材料的立卷以及收集和整理，還有檢索以及保護和統計等不同環(huán)節進(jìn)行兼顧。在這個(gè)過(guò)程中，任何一個(gè)環(huán)節出現失誤都會(huì )影響整個(gè)工作流程。這就要求文字秘書(shū)要對文件和檔案進(jìn)行綜合管理，在最大程度上減少工作失誤并提高工作效率。

　　第一，對文件進(jìn)行分類(lèi)放置和管理。文秘人員在進(jìn)行文件的傳閱過(guò)程中，要對文件進(jìn)行收集和整理以及歸檔，同時(shí)把及時(shí)的對文件進(jìn)行分類(lèi)，做好年度以及秘級和黨政等的及時(shí)區分，把文件進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)的歸檔之后放進(jìn)文件柜中，這樣不僅可以對文件進(jìn)行有效地管理，還能為文件的年度歸檔提供便利。

　　第二，要對文件進(jìn)行及時(shí)的清點(diǎn)以及整理。對文件和檔案進(jìn)行清點(diǎn)和整理的有效途徑就是進(jìn)行賬目的核對，做到文書(shū)和賬目相符合，對于那些轉入業(yè)務(wù)部門(mén)但沒(méi)有及時(shí)收回的文件要進(jìn)行詳細的登記，方便進(jìn)行查找和應用。同時(shí)，文件和檔案管理人員主要集中在一個(gè)人身上，就會(huì )對文件的去向和用途有明確的了解，所以在進(jìn)行管理和登記的過(guò)程中，要在最大程度上簡(jiǎn)化工作流程，避免文件使用的重復登記，進(jìn)一步提高工作效率。

　　二、文秘工作者要利用現代化手段不斷提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量

　　文秘人員在進(jìn)行文件管理的過(guò)程中，要充分的發(fā)揮文書(shū)資料的實(shí)際使用價(jià)值，充分的利用辦公自動(dòng)化技術(shù)對檔案管理進(jìn)行統籌規劃，在最大程度上促進(jìn)文件資料共享性的實(shí)現，這是文秘工作者在工作過(guò)程中不斷提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量的必要途徑。

　　第一，實(shí)現文件的計算機管理。文秘工作主要就是在進(jìn)行文字工作的同時(shí)進(jìn)行檔案管理，這就可以在最大程度上實(shí)現檔案的計算機管理。文字秘書(shū)在進(jìn)行單位內部文件的印發(fā)過(guò)程中，要按照文件的年度以及類(lèi)型利用計算機進(jìn)行編號存檔，形成具有保密效果的電子檔案，這樣就為檔案的查詢(xún)和使用提供了極大的方便，在最大程度上提高了服務(wù)質(zhì)量。

　　第二，實(shí)現檔案的網(wǎng)絡(luò )信息發(fā)布。隨著(zhù)電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)的使用已經(jīng)成為一種趨勢，文秘工作者要在進(jìn)行企業(yè)內部文件的印發(fā)過(guò)程中，結合企業(yè)自身的實(shí)際需要，把文件按照先關(guān)的分類(lèi)合理的在公司內部的局域網(wǎng)上進(jìn)行發(fā)布，方便員工進(jìn)行進(jìn)一步的了解和掌握。

　　第三，對檔案的檢索工作進(jìn)行合理的設置。文秘工作人員要利用計算機定時(shí)對整理好的檔案分門(mén)別類(lèi)的進(jìn)行檢索目錄的編制，這樣就可以及時(shí)準確的進(jìn)行相關(guān)文件的檢索，同時(shí)在進(jìn)行年度文檔的整理過(guò)程中，還可以直接通過(guò)檢索進(jìn)行檔案目錄的打印，極大地節省了工作時(shí)間。

　　三、提高文秘工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)有效對策

　　文秘工作人員的自身修養以及專(zhuān)業(yè)素質(zhì)是提高檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵。文秘工作者不僅要培養自身的專(zhuān)業(yè)知識技能，還要具有良好的品德修養以及作風(fēng)修養。

　　第一，文秘工作人員要不斷提高自身的綜合素養。對于不同種類(lèi)的文書(shū)工作，文秘工作人員不僅要具備相應的知識和技能水平，還要掌握相關(guān)學(xué)科的技術(shù)知識。這就要求其進(jìn)行計算機技術(shù)的不斷學(xué)習，實(shí)現檔案管理的信息化和數字化，實(shí)現對檔案管理的有效控制以及管理，為文字檔案管理工作提供更好的服務(wù)。

　　第二，培養自身的綜合分析以及應用的能力。在進(jìn)行文件處理的過(guò)程中，文秘工作人員不僅要對其內容進(jìn)行實(shí)現的理解和掌握，還要對文件以后的歸檔和查閱進(jìn)行管理。這就要求其就必須具有對文件的綜合分析以及應用能力，在實(shí)踐中不斷的掌握文秘工作和檔案管理工作的有效結合性，不斷提高自身的業(yè)務(wù)能力。

　　文秘工作和檔案管理之間的有效結合，不僅可以提高文書(shū)工作的效率，還可以提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。因此，要想實(shí)現兩者的有機結合，就要不斷加強工作隊伍的建設，在不斷提高其專(zhuān)業(yè)知識和技能水平的基礎上，不斷提高其綜合能力，進(jìn)而適應不斷發(fā)展的形式需求，促進(jìn)企業(yè)的持續發(fā)展。

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