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oa系統是如何提升辦公效率
在工作中，我們?yōu)榱颂岣吖ぷ餍�，需要用到一些辦公系統，那你了解oa系統嗎？那么oa系統是如何提升辦公效率的呢?下面隨小編來(lái)了解一下吧!
oa系統是如何提升辦公效率
1、審批高效 創(chuàng )造快節奏辦公環(huán)境
OA系統提供了從設計、應用、優(yōu)化到門(mén)戶(hù)展現全方位的圖形化自定義，通過(guò)自定義規范、自定義表單、自定義流程、實(shí)現企業(yè)流程地圖的設計;通過(guò)個(gè)性化授權，可以將常用的流程推送的個(gè)人門(mén)戶(hù)，方便調用;通過(guò)規范、表單和流程的集成，可以使得員工運用制度和流程時(shí)免學(xué)習;并且該模塊對企業(yè)的流程管理遵循PDCA管理法則，從發(fā)起流程到在辦監控、辦結查閱和效率分析進(jìn)行閉環(huán)管理。
2、精確推送 信息上傳下達
OA辦公系統可以幫助組織的領(lǐng)導把組織中的各項任務(wù)進(jìn)行細化分配到每個(gè)人，這樣團隊成員可以對自己服務(wù)任務(wù)的完成情況進(jìn)行回報和總結，領(lǐng)導就可以很方便的及時(shí)了解任務(wù)的進(jìn)展狀況和成員完成任務(wù)的具體質(zhì)量，并且可以對任務(wù)或成員給出階段性的建議和意見(jiàn)，指導下一步的工作任務(wù)的處理方案和步驟，達到上下級意見(jiàn)的高度統一。
3、文件檔案管理 提升企業(yè)創(chuàng )新能力
企業(yè)或者組織在發(fā)咋個(gè)過(guò)程中會(huì )不斷的創(chuàng )造各種文件、報告、審批、知識、技術(shù)文檔、經(jīng)驗和閱歷等各種文檔，而這些文檔一般都是散落在員工的大腦、移動(dòng)硬盤(pán)、電腦、紙質(zhì)文檔、檔案等里面，通過(guò)oa辦公系統，可以把這些隱形知識顯性化，對知識進(jìn)行進(jìn)一步的收集、分類(lèi)、沉淀、授權、分享、學(xué)習和持續創(chuàng )新，為團隊帶來(lái)更高的經(jīng)濟效益。
4、知識積累 防止人才流失加重知識流失
留住人才是組織管理者工作的重中之重，但無(wú)論多么優(yōu)秀的組織，人員流動(dòng)必不可免，如何在人走之前將其經(jīng)驗知識最大限度地留在組織同樣是管理者需要考慮的問(wèn)題。
5、節省時(shí)間 提升辦公效率
oa辦公系統將工作流程電子化，只要有網(wǎng)絡(luò )，就可隨時(shí)隨地的實(shí)現辦公，節省了辦公時(shí)間。
拓展資料：
OA系統運行情況報告
一、 OA概述
在OA剛剛出現的時(shí)候，政府和事業(yè)單位的確是OA的主要用戶(hù)，OA還沒(méi)有進(jìn)入企業(yè)。所以人們認為OA并不能解決企業(yè)管理層關(guān)心和控制企業(yè)運營(yíng)過(guò)程中關(guān)鍵業(yè)務(wù)過(guò)程的作用，也沒(méi)有幫助員工有效的輔助到他們的日常辦公。但是伴隨著(zhù)OA 的逐步發(fā)展，企業(yè)成為OA應用的廣泛對象，OA也不再停留在傳統的收發(fā)文系統或行政辦公系統，OA發(fā)生了質(zhì)的變化。它需要結合不同的部門(mén)和崗位、人員，成為他們的個(gè)性化的辦公系統才有生命力。對于管理層來(lái)說(shuō)，辦公審批(不僅指公文，更多的管理流程和業(yè)務(wù)流程的審批)以及員工輸入的數據匯總為不同權限的報表就是他們的辦公系統。對于其他部門(mén)來(lái)說(shuō)，他們除日常行政辦公支持外，更需要他們的日常的業(yè)務(wù)流程的審批(如采購流程，合同審批，出差，借款，資金的審批)，這些資源與信息的協(xié)同運作，才能構建適合現代企業(yè)運作和應用的協(xié)同辦公OA產(chǎn)品。
二、 系統上線(xiàn)
總裁辦在2010年9月份展開(kāi)了集團OA系統的上線(xiàn)準備工作，完成了包括服務(wù)器的安裝配置、網(wǎng)絡(luò )機房的選址、人員信息的收集及整理、各功能模塊的應用設定、郵件系統配置及切換、OA系統運行測試等主要工作，集團OA辦公系統在2010年9月底正式上線(xiàn)運行，總裁辦并在系統上線(xiàn)后及時(shí)安排了在總部和項目公司的操作培訓，方便集團員工及時(shí)熟悉及使用OA系統。
集團OA系統上線(xiàn)使用后，總體運行情況穩定，未出現過(guò)嚴重的問(wèn)題或故障。
三、 OA系統的使用意義
1. 建立集團信息發(fā)布平臺：在集團內部建立了一個(gè)有效的信息發(fā)布和交流的場(chǎng)所，例如：公告、論壇、規章制度、新聞，促使技術(shù)交流、公告事項等能夠在集團內部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠及時(shí)了解公司的發(fā)展動(dòng)態(tài)；
2. 實(shí)現工作流程的自動(dòng)化：工作申請及審批流程的使用，解決多崗位、多部門(mén)之間的協(xié)同工作問(wèn)題，實(shí)現高效率的協(xié)作。各個(gè)單位都存在著(zhù)大量流程化的工作，例如各種申請、審批、請示、匯報等，都是一些流程化的工作，通過(guò)實(shí)現工作流程的自動(dòng)化，就可以規范各項工作，提高各單位及部門(mén)之間協(xié)同工作的效率；
3. 實(shí)現知識管理的自動(dòng)化：傳統的手工辦公模式下，文檔的保存、共享、使用和再利用是十分困難的。在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。辦公自動(dòng)化使各種文檔實(shí)現電子化，通過(guò)電子文件的形式實(shí)現文檔的保管，按權限進(jìn)行使用和共享；
4. 輔助辦公：像圖書(shū)管理、檔案管理、考勤管理等與我們日常事務(wù)性的辦公工作相結合的各種輔助辦公，實(shí)現了這些輔助辦公的自動(dòng)化；
5. 協(xié)同辦公：就是要支持多分支機構、跨地域的辦公模式以及移動(dòng)辦公。隨著(zhù)集團的業(yè)務(wù)發(fā)展及考慮到新的地區公司的地域分布，移動(dòng)辦公和協(xié)同辦公成為很迫切的一種需求。通過(guò)協(xié)同辦公使相關(guān)信息能夠獲得有效的整合，提高集團總部領(lǐng)導層整體的反應速度和決策能力。
隨著(zhù)集團信息化的建設與發(fā)展，OA（辦公自動(dòng)化系統）的應用也越來(lái)越廣泛，它將從單純的電子文檔審批和信息發(fā)布轉變?yōu)橐惶淄暾男畔⒒芾硐到y，更重要的是透過(guò)先進(jìn)的管理思想和方法實(shí)現管理的提升、業(yè)務(wù)的改善，促進(jìn)企業(yè)制度與文化的發(fā)展。
四、 已上線(xiàn)的OA功能應用
1. 工作流程：
1.1 上線(xiàn)流程數：共57個(gè)，其中公文類(lèi)1個(gè)，人資類(lèi)34個(gè)，行政類(lèi)11個(gè)，運營(yíng)類(lèi)1個(gè)，信息類(lèi)4個(gè)，系統流程6個(gè)；
1.2 流程使用情況：上線(xiàn)流程已審批結束的3337筆，正在審批的流程266筆。
2. 電子郵件：已全員開(kāi)通了郵件系統，極大方便了內部和外部的信息數據交流
傳遞。之前是租用的公網(wǎng)郵件系統，用戶(hù)數及容量均無(wú)法滿(mǎn)足集團快速發(fā)展的需要，集團自己搭建郵件系統后解決了這些問(wèn)題，也極大提高了我們郵箱數據的安全性。
五、 模塊應用開(kāi)發(fā)計劃
OA系統本身包含了很多功能模塊，但在實(shí)際工作環(huán)境中，有些功能無(wú)法滿(mǎn)足我們的實(shí)際使用需求，這就需要我們在原來(lái)的基礎上進(jìn)行系統數據接口開(kāi)發(fā)及相關(guān)功能完善。目前有需求意向的主要是以下幾方面：
1. 行政資產(chǎn)管理；
2. 檔案查詢(xún)系統；
3. 即時(shí)通訊功能升級；
4. 人資及考勤管理；
5. 相關(guān)數據統計功能；
6. 其它系統數據接口開(kāi)發(fā)；
六、 OA系統推進(jìn)問(wèn)題及改進(jìn)措施：
1. 流程上線(xiàn)數量偏少：流程上線(xiàn)需要總裁辦和各單位、各中心的進(jìn)一步溝通，更需要相關(guān)單位的配合。OA作為管理軟件，最終應用到企業(yè)，軟件只是一個(gè)工具，關(guān)鍵靠人去用，企業(yè)應用深度與否取決于各單位及各中心領(lǐng)導的重視程度，以及配套的管理制度保證。
2. 流程審批不及時(shí)：一部分管理人員尚未養成及時(shí)登錄OA系統進(jìn)行審批工作的習慣，造成有些工作的審批不及時(shí)�？偛棉k信息部考慮采用流程審批統計功能，分析審批過(guò)程，及考慮增加手機短信提醒和開(kāi)發(fā)手機移動(dòng)辦公（即智能手機審批流程）模塊，進(jìn)一步提高流程審批的運行效率。
3. 模塊功能未充分發(fā)掘：集團OA系統上線(xiàn)時(shí)間較短，有些功能模塊還沒(méi)有充分利用，例如圖書(shū)管理、考勤管理等，接下來(lái)總裁辦信息管理部將通過(guò)培訓等方式進(jìn)行模塊應用的推進(jìn)，充分發(fā)揮OA系統的整理功能。我們的策略是先把企業(yè)目前最迫切，最關(guān)鍵，見(jiàn)效最快的需求提煉出來(lái)，在此基礎上逐漸加深應用，然后擴展新的需求。
OA系統到底有哪些功能
OA系統基礎平臺：
系統管理、工作臺、門(mén)戶(hù)、網(wǎng)絡(luò )尋呼
所包含功能模塊：
1、信息交流模塊：電子郵件、內部論壇、調查問(wèn)卷、內部博客、網(wǎng)絡(luò )尋呼
2、公文檔案模塊：收文管理、發(fā)文管理、請示管理檔案管理
3、個(gè)人事務(wù)模塊：工作日記、工作日程、工作任務(wù)、個(gè)人計劃、關(guān)注點(diǎn)、我的便簽、網(wǎng)絡(luò )硬盤(pán)、通訊錄
4、信息發(fā)布模塊：公告欄、信息發(fā)布設置
5、行政管理模塊：會(huì )議管理、車(chē)輛管理、資產(chǎn)管理、圖書(shū)管理、用品管理、印章管理
6、知識管理模塊：知識管理、我的訂閱、我的知識、知識地圖、全文檢索、知識排行
7、流程管理模塊：發(fā)起流程、流程查詢(xún)、流程監控、流程管理、流程分析、表單應用
8、人力資源模塊：人事檔案、績(jì)效考核、招聘管理合同管理、考勤管理工資管理培訓管理
9、項目管理模塊：項目導航、新建項目、項目計劃、項目執行、項目流程、項目交流
10、綜合監控、綜合查詢(xún)、項目配置、系統配置
11、費用管理模塊：費用預算執行、費用預算查詢(xún)、費用預算導入和調整、后臺維護、費用預算分析、賬務(wù)查詢(xún)
12、合同管理模塊：模塊關(guān)聯(lián)設置、業(yè)務(wù)編號設置、類(lèi)型參數設置、合同模板設置、合同預警設置、客戶(hù)信息維護、供應商信息維護、項目信息維護、商品信息維護、合同起草、合同查詢(xún)、合同收發(fā)貨、合同發(fā)票
13、客戶(hù)管理模塊：客戶(hù)查詢(xún)、直銷(xiāo)管理、渠道管理、銷(xiāo)售管理、客戶(hù)服務(wù)、經(jīng)理工作、財務(wù)工作、產(chǎn)品管理、系統分析、系統設置、個(gè)人設置。
oa系統的作用與優(yōu)勢
OA辦公系統有哪些優(yōu)勢
基于工作流概念，使企業(yè)內部人員方便快捷地共享信息，高效協(xié)同工作;改變過(guò)去復雜、低效的手工辦公方式，實(shí)現迅速、全方位的信息采集、處理，為企業(yè)管理和決策提供科學(xué)依據。企業(yè)實(shí)現辦公自動(dòng)化程度也是衡量其實(shí)現現代化管理的標準。辦公自動(dòng)化不僅兼顧個(gè)人辦公效率提高，更重要的是可實(shí)現群體協(xié)同工作。憑借網(wǎng)絡(luò )，這種交流與協(xié)調幾乎可以在瞬間完成。這里所說(shuō)的群體工作，可以包括在地理上分布很廣，甚至在全球上各個(gè)地方，以至于工作時(shí)間都不一樣的一群工作人員。
OA辦公系統的作用有哪些
1、領(lǐng)導辦公與決策，依托OA系統順暢流轉的信息傳遞，企業(yè)領(lǐng)導層得以在第一時(shí)間批閱各式文件，調閱最新動(dòng)態(tài)數據(業(yè)務(wù)報表)，監督計劃執行、項目進(jìn)展，并據此下達決策和指令。
2、企業(yè)工作流程的管理，企業(yè)的工作能力和工作效率與業(yè)務(wù)進(jìn)展緊密相關(guān)。管理良好的企業(yè)需要有其定義完善的關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程來(lái)促使業(yè)務(wù)條理清晰地進(jìn)行。
3、目標管理和項目管理，通過(guò)OA系統中計劃管理功能模塊，個(gè)人、部門(mén)逐日、逐周、逐月向上級管理人員、管理部門(mén)逐層匯報工作計劃完成情況，并被檢查和考評，工作計劃的歸檔管理便于月末、季度末、年末進(jìn)行查詢(xún)和總結。
4、企業(yè)電子協(xié)作環(huán)境，溝通企業(yè)領(lǐng)導與員工日常工作的重要環(huán)節，但作為大型企業(yè)，部門(mén)眾多、人員眾多，分支機構異地辦，甚至跨國，日常溝通的難度和成本都是很大的，有時(shí)還存在信息的誤傳。
5、促進(jìn)相關(guān)部門(mén)信息化，OA系統在信息發(fā)布、文檔管理、工作流管理這三個(gè)方面有獨特的優(yōu)勢，利用這些特性可以針對性的開(kāi)發(fā)一些部門(mén)的應用軟件，提高這些部門(mén)的信息化程度。
6、推進(jìn)企業(yè)文化建設，通過(guò)OA系統，每一個(gè)員工可以對公司有全面的了解。公司最近發(fā)生的大事、決策層的戰略思想、員工的意見(jiàn)、公司的規章制度、刊物等等都可以直接通報到每一個(gè)員工。使員工做到了身在崗位、胸懷全局，大大增強公司的凝聚力。
7、加速知識型企業(yè)的轉型，文件管理把分散在員工手中，或散落在各處的對企業(yè)員工工作有幫助的信息資料、方法和理論知識等分類(lèi)沉淀在系統中。供企業(yè)所有員工共享使用，也可設定使用權限。
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