如何提高辦公室文秘人員的能力創(chuàng )新

　　在科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)和知識經(jīng)濟迅速發(fā)展的新時(shí)期，迫切需要辦公室文秘人員提升自身素質(zhì)，那么，如何開(kāi)展能力創(chuàng )新？下面是小編幫大家整理的如何提高辦公室文秘人員的能力創(chuàng )新，歡迎大家分享。

　　隨著(zhù)知識經(jīng)濟社會(huì )的不斷發(fā)展，辦公室文秘人員的角色定位不斷在企事業(yè)單位的行政組織架構中進(jìn)行演變。從最初簡(jiǎn)單的文件起草、檔案管理、日常事務(wù)管理等逐漸演變成為領(lǐng)導科學(xué)決策的信息提供者、領(lǐng)導與各部門(mén)之間溝通的紐帶、上級政策傳達和下級信息反饋的橋梁。創(chuàng )新能力也就成為新時(shí)代對辦公室文秘人員素質(zhì)的特殊要求。本文將通過(guò)對企事業(yè)單位辦公室文秘人員的日常工作入手，分析如何拓展創(chuàng )新思維，開(kāi)展多角度、全方位的能力創(chuàng )新，最終達成企事業(yè)單位內部信息有效流通、提供科學(xué)的參謀咨詢(xún)服務(wù)，實(shí)現人力資源的優(yōu)化配置等新時(shí)期辦公室文秘工作的新任務(wù)。

　　1、強化信息收集與分析能力開(kāi)展業(yè)務(wù)創(chuàng )新

　　在“云計算”、“大數據”等概念不斷提出的今天，通過(guò)信息和數據進(jìn)行科學(xué)決策已經(jīng)是各級企事業(yè)單位領(lǐng)導常用的決策手段。以往經(jīng)驗決策時(shí)代，辦公室文秘人員只要做好事務(wù)性工作即可。但是在科學(xué)決策時(shí)代，辦公室文秘人員的主要工作則是以知識和信息協(xié)助領(lǐng)導工作，服務(wù)各級員工。而這就決定了通過(guò)業(yè)務(wù)創(chuàng )新，通過(guò)擴大信息量，優(yōu)化信息結構為領(lǐng)導科學(xué)決策時(shí)提供數據支持是辦公室文秘人員的必備能力。開(kāi)展以強化信息收集與分析能力為主要內容的業(yè)務(wù)創(chuàng )新，可以從以下三個(gè)方面進(jìn)行：⑴收集和分析單位的內部信息。內部信息包括內部基層員工、各級管理者的意見(jiàn)和建議、單位各級職工信息、職工工作態(tài)度和質(zhì)量、單位內部存在的問(wèn)題等。通過(guò)以上信息的收集和分析，協(xié)助領(lǐng)導及時(shí)解決單位內部的問(wèn)題，進(jìn)行內部管理改善和政策調整。⑵收集和分析單位的外部信息。外部信息包括國內外同行業(yè)的發(fā)展情況、新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)及投放情況，客戶(hù)群體特征等。以各類(lèi)豐富健全的數據，對外部環(huán)境進(jìn)行清晰刻畫(huà)，協(xié)助領(lǐng)導決策。⑶搜集和分析國家相關(guān)的政策法規。政策的導向作用和法律的規范作用，對各類(lèi)企事業(yè)單位都有著(zhù)非常顯著(zhù)的作用，如果領(lǐng)導的決策和國家相關(guān)的政策法規不符，最終結果必然南轅北轍。文秘人員需要有高度的嗅覺(jué)和靈敏度，及時(shí)為領(lǐng)導解讀新的方針政策。

　　2、強化協(xié)調與組織能力開(kāi)展職能創(chuàng )新

　　協(xié)調與組織能力是辦公室文秘人員工作的重要組成部分。其中協(xié)調組織能力分為對內協(xié)調組織和對外協(xié)組織協(xié)調兩個(gè)方面。對內協(xié)調組織有上下關(guān)系、文秘人員與領(lǐng)導的關(guān)系、各級領(lǐng)導之間的關(guān)系、職能部門(mén)之間關(guān)系等協(xié)調組織。外部協(xié)調組織包括公共關(guān)系的處理、政府部門(mén)機構的溝通、各類(lèi)企事業(yè)單位和社會(huì )團體的交流等。

　　首先在協(xié)調與組織時(shí)要既要有原則性，又要有靈活性。原則是靈活變化的度，靈活是在原則限制范圍內的靈活，又反作用于原則。

　　其次在協(xié)調與組織時(shí)處理好局部與整體的關(guān)系，樹(shù)立全局觀(guān)念。只有樹(shù)立全局觀(guān)念，才能主動(dòng)將自己的工作置于全盤(pán)工作的大視野中，才能正確處理好局部與整體的關(guān)系，才能促進(jìn)全局工作的協(xié)調發(fā)展。

　　最后在協(xié)調與組織時(shí)要注意自己的權限范圍。辦公室文秘人員在對內協(xié)調組織和對外協(xié)調組織時(shí)，大部分情況下屬于受權辦事。受權辦事指領(lǐng)導干部依據工作的需要，將自己權限范圍內的事務(wù)授權給辦公室文秘人員處理。在這種情況下，辦公室文秘人員要對授權的方式和任務(wù)內容進(jìn)行清晰界定，是屬于確定授權還是彈性授權、亦或不確定授權，依據授權方式?jīng)Q定處理事務(wù)的步驟和方法。

　　3、強化服務(wù)意識與質(zhì)量開(kāi)展服務(wù)創(chuàng )新

　　辦公室文秘人員從工作內容和職責來(lái)說(shuō)，對單位領(lǐng)導、基層員工也是服務(wù)性質(zhì)的人員。這就要求辦公室文秘人員必須開(kāi)展服務(wù)創(chuàng )新工作，擴大自己能力創(chuàng )新的范圍。第一是轉化思維，化被動(dòng)為主動(dòng)，第二是改變態(tài)度，從死板到熱情。第三是力求務(wù)實(shí)，致力于解決實(shí)際問(wèn)題。要從服務(wù)方式的創(chuàng )新到服務(wù)質(zhì)量的提升，圍繞企事業(yè)單位的中心工作，以領(lǐng)導放心、員工滿(mǎn)意為標準進(jìn)行工作。在服務(wù)意識方面要有主動(dòng)服務(wù)和超前服務(wù)的意識，應用現代化的眼光了解工作的現實(shí)需求和潛在需求及其規律性，積極探索辦公室文秘工作對領(lǐng)導和員工服務(wù)的動(dòng)態(tài)適應性。

　　4、利用現代化理論與工具開(kāi)展技術(shù)創(chuàng )新

　　隨著(zhù)辦公自動(dòng)化的不斷加強，信息化、自動(dòng)化作業(yè)對我國普遍的辦公環(huán)境提出了嚴峻的挑戰。加速辦公自動(dòng)化，進(jìn)一步改進(jìn)辦公設施，改善辦公條件，提高辦公室文秘人員工作質(zhì)量和效率，是當今社會(huì )的大勢所趨。實(shí)現辦公自動(dòng)化可以促進(jìn)辦公室的管理工作改革，輔助領(lǐng)導實(shí)現時(shí)間管理自動(dòng)化。同時(shí)辦公自動(dòng)化能夠更加及時(shí)準確的進(jìn)行信息分享，建立單位內部信息分享網(wǎng)絡(luò )，實(shí)時(shí)進(jìn)行信息傳遞和反饋。辦公室文秘人員要不斷加強專(zhuān)業(yè)能力和技術(shù)能力的學(xué)習，利用現代化的理論進(jìn)行內部協(xié)調組織和文件檔案管理;利用現代化的工具提高工作效率和工作質(zhì)量。

　　總之，辦公室文秘人員的能力創(chuàng )新要結合工作崗位職責和新時(shí)代對文秘人員的素質(zhì)要求，從業(yè)務(wù)創(chuàng )新到職能創(chuàng )新，由技術(shù)創(chuàng )新帶動(dòng)服務(wù)創(chuàng )新，不斷加強辦公室文秘人員的綜合能力，最終實(shí)現辦公室文秘人員從萬(wàn)金油到職業(yè)化的轉變，適應時(shí)代的需求。

　　提高辦公室文秘人員的能力創(chuàng )新，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：

　　培養創(chuàng )新意識：鼓勵文秘人員不斷探索新的工作方法和思路，不拘泥于傳統的模式，善于發(fā)現問(wèn)題并提出解決方案。

　　學(xué)習新知識：隨著(zhù)時(shí)代的發(fā)展，辦公室文秘人員需要不斷學(xué)習新知識，了解行業(yè)發(fā)展趨勢，掌握最新的辦公技術(shù)和工具，提高工作效率和質(zhì)量。

　　強化溝通協(xié)調能力：文秘人員作為辦公室的協(xié)調者，需要具備良好的溝通協(xié)調能力，處理好各方關(guān)系，確保工作順利開(kāi)展。

　　提升寫(xiě)作能力：文秘人員的寫(xiě)作能力是衡量其工作水平的重要標準之一，可以通過(guò)多讀書(shū)、多寫(xiě)作、多實(shí)踐等方式提高自己的寫(xiě)作水平。

　　注重細節：文秘工作涉及到許多細節問(wèn)題，如文件管理、會(huì )議組織等，需要注重細節，做到嚴謹細致，避免出現差錯。

　　培養團隊協(xié)作精神：辦公室工作需要團隊協(xié)作，文秘人員要樹(shù)立團隊意識，善于與他人合作，共同完成任務(wù)。

　　主動(dòng)性和責任心：文秘人員要具備高度的主動(dòng)性和責任心，積極主動(dòng)地完成工作任務(wù)，勇于承擔責任，不斷提高工作質(zhì)量和效率。

　　靈活應對變化：辦公室工作常常面臨各種變化和挑戰，文秘人員要具備靈活應對變化的能力，能夠迅速適應新的工作環(huán)境和任務(wù)需求。

　　通過(guò)以上幾個(gè)方面的培養和提高，辦公室文秘人員的能力創(chuàng )新將得到有效提升，從而更好地適應時(shí)代發(fā)展的需要，為企業(yè)的發(fā)展做出更大的貢獻。

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