常用公文寫(xiě)作格式與技巧

　　注重理論與實(shí)踐的結合，講解力求完備，內容新穎規范，既有理論闡述，又有寫(xiě)法指導，更有范文借鑒，使正在從事或將來(lái)有志于投身國家各級政府管理工作及各行各業(yè)管理工作的有志之士。以下是小編給大家整理的常用公文寫(xiě)作格式與技巧，歡迎閱讀！

　　請示、報告、通知通告等公文寫(xiě)法

　�。ㄒ唬┫滦形姆N的寫(xiě)法

　�。�、通知

　　通知是黨政公文下行文中適應性最廣、使用頻率最高的一個(gè)文種。通知適用于轉批下級機關(guān)的公文，轉發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執行的事項，任免人員。

　　通知的結構由標題、正文、落款和附件四部分構成。

　　通知的標題有三種形式：

　�。�1）發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)+事由+文種，如蘇州大學(xué)關(guān)于召開(kāi)XXX會(huì )議的通知。

　�。�2）事由+文種，如，關(guān)于放暑假的通知。

　�。�3）特殊情況下形成的通知，標題要注明性質(zhì)，在文種前加上“緊急”、“補充”、“聯(lián)合”、“轉發(fā)”、“批轉”、“印發(fā)”等字樣。

　　通知的正文由開(kāi)頭、主體和結尾三部分構成：

　�。�1）開(kāi)頭用一自然段簡(jiǎn)明交待通知形成的緣由和根據。

　�。�2）主體簡(jiǎn)要敘述通知的事項。

　�。�3）結尾另起段寫(xiě)明通知執行要求，常用“以上通知，望認真執行”、“特此通知�！薄氨就ㄖ�自發(fā)布之日起實(shí)行”等習慣用語(yǔ)表示。

　　制發(fā)各類(lèi)通知是為了解決實(shí)際問(wèn)題，這就要求在通知的寫(xiě)作上要主題明白顯露、文字簡(jiǎn)明扼要、結構先總后分，使人一目了然。

　　2、通報

　　通報是“表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達重要精神或情況”時(shí)使用的文種。通報的類(lèi)型有四種：

　�。�1）用于表?yè)P好人好事的，稱(chēng)“表彰性通報”；

　�。�2）用于批評錯誤的，稱(chēng)“批評性通報”；

　�。�3）用于傳達情況的，稱(chēng)“情況性通報”；

　�。�4）用于傳達上級指示精神的，稱(chēng)“指導性通報”。

　　通報是用典型事實(shí)教育干部群眾的，因此通報的事情應當是具有先進(jìn)的代表性或具有反面代表性的人和事以及能給人以啟迪和警省作用的典型事件。只有選這樣的材料進(jìn)行通報，才能起到教育大家、鼓舞一片、警戒八方的作用。

　　通報中的議說(shuō)，必須是通報中典型事實(shí)的延伸，褒貶的尺度、結論的分寸、今后的工作意見(jiàn)都是典型事實(shí)的引發(fā)，不能牽強附會(huì )。

　　3、會(huì )議紀要

　　會(huì )議紀要是用于記載、傳達會(huì )議情況和議定事項。會(huì )議紀要按內容可分為三類(lèi)：第一類(lèi)是日常辦公會(huì )議紀要；第二類(lèi)是指示性會(huì )議紀要，即對某一重要方面的工作綜合整理的會(huì )議紀要；第三類(lèi)是討論型會(huì )議紀要，主要是對某一重大理論、實(shí)踐課題進(jìn)行研討的會(huì )議所使用的一種紀要，它具有參考性，不具有指揮性。

　　一次工作會(huì )議，涉及問(wèn)題很多，在寫(xiě)會(huì )議紀要時(shí)，必須抓住會(huì )議所集中討論的幾個(gè)主要問(wèn)題，形成紀要的中心，切不可面面俱到。

　　一次工作會(huì )議在具體討論中必然會(huì )產(chǎn)生幾種不同意見(jiàn)，不能把這些意見(jiàn)都納入會(huì )議紀要，而應該根據會(huì )議的宗旨，分析綜合各種意見(jiàn)，集中反映符合會(huì )議中心要求的多數人一致意見(jiàn)，同時(shí)，也要注意吸收少數人正確的意見(jiàn)。對反映會(huì )議中心議題的正確意見(jiàn)，可采用“會(huì )議聽(tīng)取了”、“會(huì )議討論了”、“會(huì )議研究了”“會(huì )議認為”、“會(huì )議決定”等提法，加以集中概括，簡(jiǎn)明扼要地反映出來(lái)。

　�。ㄒ唬┥闲形姆N的寫(xiě)法

　　1、請示

　　請示是向上級機關(guān)請求指示、批準時(shí)使用的一種上行文種。請示要堅持一文一事。即一份請示只能向上級請示批準一個(gè)問(wèn)題，以便上級及時(shí)、專(zhuān)一地進(jìn)行處理；請示的主送機關(guān)也只能是一個(gè)，不能多頭請示。請示的內容由三部分構成：

　�。�1）開(kāi)頭部分寫(xiě)請示的緣由或背景，要求寫(xiě)得充分而又簡(jiǎn)明；

　�。�2）主體部分寫(xiě)請求的事項，要求寫(xiě)得實(shí)際、合理、明確、簡(jiǎn)要；

　�。�3）結尾部分寫(xiě)希望、要求，可以使用以下慣用語(yǔ)，如：“妥否，請批示”或“當否，請批示”或“以上請示，望予審批”或“以上意見(jiàn)，如無(wú)不妥，請批轉XXX執行”等。

　　2、報告

　　報告是向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出建議、回復上級機關(guān)的詢(xún)問(wèn)或要求時(shí)使用的一種文種。

　　報告與請示雖同屬于上行文，但兩者有著(zhù)嚴格的區別：

　�。�1）對上級要求不同�！皥蟾妗辈灰�求上級批復；“請示”則要求上級批復。

　�。�2）行文時(shí)間不同�！皥蟾妗笔鞘轮谢蚴潞笮形�；“請示”是事前行文。

　�。�3）文種性質(zhì)不同�！皥蟾妗笔顷愂鲂缘纳闲泄�文；“請示”是請求性的上行公文。

　�。�4）結尾用語(yǔ)不同�！皥蟾妗钡慕Y尾一般用“專(zhuān)此報告”、“特此報告”等詞語(yǔ)，有的干脆不用，報告事項完了，全文就結束；“請示”則一般用“可否（或妥否），請批示”，對上級要求十分肯定。

　　報告的內涵決定了它在寫(xiě)作上的通用規則，就是人們通常所講的“三段式”。

　　“三段式”不是一成不變的模式，它必然由于不同的內容表現為多變狀態(tài)：

　�。�1）情況——做法——問(wèn)題（意見(jiàn)）；

　�。�2）情況

　�。ㄗ龇ǎ�——問(wèn)題——今后意見(jiàn)；

　�。�3）情況——原因（責任）——下步做法；

　�。�4）情況——原因——責任及處理意見(jiàn)；

　�。�5）情況——問(wèn)題——建議等。

　�。ㄈ�）公布性文種的寫(xiě)法

　　1、公告和通告

　　公告是黨和國家機關(guān)向國內外先部重要事項或者法定事項時(shí)使用的文種。

　　通告是在一定范圍內、公布應當遵守或周知事項時(shí)使用的文種。

　　兩者的不同點(diǎn)主要有三條：

　　一是從所宣布告知的事項看，公告重于通告；

　　二是從宣布告知事項的范圍看，公告大于通告。公告是面向國內外的，通告是面向國內或國內局部范圍的；

　　三是從發(fā)布兩告的機關(guān)看，公告發(fā)布的機關(guān)級別高，是黨和國家的高級機關(guān)；通告，上至中央，下至基層機關(guān)及國有企事業(yè)單位均可使用；

　　四是從所發(fā)布的方式看，公告是采用新聞手段，通過(guò)電臺、電視臺以及報紙等形式予以發(fā)布；通告既可采用公告的手段公開(kāi)發(fā)布，也可在內部行文。

　　兩告都是短篇公文，撰寫(xiě)時(shí)必須文字簡(jiǎn)要、層次清晰。一是要直陳其事，不繞彎、不兜圈；二是可說(shuō)可不說(shuō)的不說(shuō)，可少說(shuō)的不多說(shuō)。文字簡(jiǎn)要，才便于人們牢記、遵守。

　�。ㄋ模┢渌�常用應用文的寫(xiě)法

　　1、介紹信 介紹信是用以介紹被介紹人員的姓名、身份、人數、接洽事項等情況的專(zhuān)用書(shū)信。介紹信具有介紹和證明的作用。

　　介紹信通常有兩種形式：

　　普通介紹信。用公文紙書(shū)寫(xiě)：

　�。�1）在公文紙正中的地方寫(xiě)“介紹信”三個(gè)字，字要比正文大些。

　�。�2）聯(lián)系單位或個(gè)人的稱(chēng)呼。

　�。�3）被介紹人的姓名、身份、人數（派出人數較多，可寫(xiě)成“×××等×人”）。

　�。�4）接洽事項和向接洽單位或個(gè)人提出的希望。最后可寫(xiě)上“請接洽”、“請予協(xié)助”、“此致敬禮”等語(yǔ)。

　�。�5）本單位名稱(chēng)和寫(xiě)信日期，加蓋公章。

　　帶存根的印刷介紹信有規定格式，使用只須填上有關(guān)內容。

　�。�1）存根部分簡(jiǎn)填，以便日后查考。

　�。�2）本文部分要填寫(xiě)詳細些。

　�。�3）派人聯(lián)系辦理重要或保密事情，要注明被派人員的政治面貌、職務(wù)。

　�。�4）重要的介紹信要經(jīng)領(lǐng)導過(guò)目或在存根上簽字，有的還要限制有效期。

　�。�5）除本文部分需加蓋公章外，存根與本文的虛線(xiàn)正中亦要加蓋公章。

　　2、申請書(shū)

　　申請書(shū)是個(gè)人或集體向組織表達愿望，向機關(guān)、團體、單位領(lǐng)導提出請求時(shí)的一種書(shū)信。申請書(shū)應把該寫(xiě)的問(wèn)題寫(xiě)清楚，但也要注意精煉。申請書(shū)一般是一事一書(shū)。

　�。�1）在申請書(shū)的第一行正中寫(xiě)申請書(shū)的名稱(chēng)。如：“入黨（團）申請書(shū)”、“開(kāi)業(yè)申請書(shū)”等，字體較正文稍大。

　�。�2）寫(xiě)接受申請書(shū)的單位或有關(guān)負責同志的名稱(chēng)。

　�。�3）寫(xiě)申請書(shū)的具體內容：

　　申請的事情或理由最好分段寫(xiě)，以便接受申請的一方把握要領(lǐng)。

　　申請的理由比較多，可以從幾個(gè)方面、幾個(gè)階段談?wù)J識。

　�。�4）結尾寫(xiě)表示敬意的話(huà)，如“此致敬禮”、“請領(lǐng)導批準”等語(yǔ)，也可以不寫(xiě)。

　�。�5）最后寫(xiě)申請人姓名或申請單位名稱(chēng)（加蓋公章）和寫(xiě)申請書(shū)的日期。

　　3、工作計劃

　　工作計劃是一個(gè)單位或團體在一定時(shí)期內的工作打算。寫(xiě)工作計劃要求簡(jiǎn)明扼要、具體明確，用詞造句必須準確，不能含糊。

　　工作計劃的格式：

　�。�1）計劃的名稱(chēng)。包括訂立計劃單位或團體的名稱(chēng)和計劃期限兩個(gè)要素，如“××團委2006年工作計劃”。

　�。�2）計劃的具體要求。一般包括工作的目的和要求，工作的項目和指標，實(shí)施的步驟和措施等，也就是為什么做、做什么、怎么做、做到什么程度。

　�。�3）最后寫(xiě)訂立計劃的日期。

　　工作計劃的內容。一般地講，包括：

　�。�1）情況分析（制定計劃的根據）。制定計劃前，要分析研究工作現狀，充分了解下一步工作是在什么基礎上進(jìn)行的，是依據什么來(lái)制定這個(gè)計劃的。

　�。�2）工作任務(wù)和要求（做什么）。根據需要與可能，規定出一定時(shí)期內所應完成的任務(wù)和應達到的工作指標。

　�。�3）工作的方法、步驟和措施（怎樣做）。在明確了工作任務(wù)以后，還需要根據主客觀(guān)條件，確定工作的方法和步驟，采取必要的措施，以保證工作任務(wù)的完成。

　　4、工作總結 總結，就是把某一時(shí)期已經(jīng)做過(guò)的工作，進(jìn)行一次全面系統的總檢查、總評價(jià)，進(jìn)行一次具體的總分析、總研究；也就是看看取得了哪些成績(jì)，存在哪些缺點(diǎn)和不足，有什么經(jīng)驗等。

　　基本情況。

　�。�1）總結必須有情況的概述和敘述，有的比較簡(jiǎn)單，有的比較詳細。這部分內容主要是對工作的主客觀(guān)條件、有利和不利條件以及工作的環(huán)境和基礎等進(jìn)行分析。

　�。�2）成績(jì)和缺點(diǎn)。這是總結的中心�？偨Y的目的就是要肯定成績(jì)，找出缺點(diǎn)。成績(jì)有哪些，有多大，表現在哪些方面，是怎樣取得的；缺點(diǎn)有多少，表現在哪些方面，是什么性質(zhì)的，怎樣產(chǎn)生的，都應講清楚。

　�。�3）經(jīng)驗和教訓。做過(guò)一件事，總會(huì )有經(jīng)驗和教訓。為便于今后的工作，須對以往工作的經(jīng)驗和教訓進(jìn)行分析、研究、概括、集中，并上升到理論的高度來(lái)認識。

　�。�4）今后的打算。根據今后的工作任務(wù)和要求，吸取前一時(shí)期工作的經(jīng)驗和教訓，明確努力方向，提出改進(jìn)措施等。

　　寫(xiě)好總結需要注意的問(wèn)題

　�。�1）總結前要充分占有材料。最好通過(guò)不同的形式，聽(tīng)取各方面的意見(jiàn)，了解有關(guān)情況，或者把總結的想法、意圖提出來(lái)，同各方面的干部、群眾商量。一定要避免領(lǐng)導出觀(guān)點(diǎn)，到群眾中找事實(shí)的寫(xiě)法。

　�。�2）一定要實(shí)事求是，成績(jì)不夸大，缺點(diǎn)不縮小，更不能弄虛作假。這是分析、得出教訓的基礎。

　�。�3）條理要清楚�？偨Y是寫(xiě)給人看的，條理不清，人們就看不下去，即使看了也不知其所以然，這樣就達不到總結的目的。

　�。�4）要剪裁得體，詳略適宜。材料有本質(zhì)的，有現象的；有重要的，有次要的，寫(xiě)作時(shí)要去蕪存精�？偨Y中的問(wèn)題要有主次、詳略之分，該詳的要詳，該略的要略。

　�。�5）總結的具體寫(xiě)作，可先議論，然后由專(zhuān)人寫(xiě)出初稿，再行討論、修改。最好由主要負責人執筆，或親自主持討論、起草、修改。

　�。ㄎ澹┬藕�性文種的寫(xiě)法

　　函

　　函是不相隸屬的機關(guān)之間相互商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復問(wèn)題或向有關(guān)主管部門(mén)請求批準事項時(shí)使用的平行公文。函的結構由標題、受文機關(guān)、正文和落款四部分構成：

　�。�1）標題

　　函的標題有兩種形式：發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)＋事由＋文種，如，蘇州大學(xué)關(guān)于ＸＸＸ的復函；事由＋文種，如“關(guān)于懇求ＸＸＸ的函”或“關(guān)于申請ＸＸＸ的函”；“關(guān)于請求批準ＸＸＸ的函”。

　�。�2）受文機關(guān)：頂格加冒號寫(xiě)受文機關(guān)全稱(chēng)或規范性簡(jiǎn)稱(chēng)。

　�。�3）正文：

　　開(kāi)頭概括交代發(fā)函的原因和目的，常用“現將有關(guān)問(wèn)題說(shuō)明如下：”、“現將有關(guān)問(wèn)題復函如下：”等習慣用語(yǔ)過(guò)渡轉入主體。

　　主體部分要簡(jiǎn)潔得體，問(wèn)題、意見(jiàn)要寫(xiě)得明確。

　　結語(yǔ)。根據不同類(lèi)型的函件事項，選擇“特此函告”、“特此復函”等習慣用語(yǔ)結束正文。便函也可使用“此致．敬禮”等敬語(yǔ)。

　　落款。在右下方署明發(fā)文單位名稱(chēng)，加蓋公章并在下面寫(xiě)明年、月、日期。

　　公文寫(xiě)作格式規范的重要性

　　提高對方的信任和理解

　　對于受眾來(lái)說(shuō)，公文通常是第一次接觸你或你的單位。如果你能夠寫(xiě)出規范的公文，表明你的業(yè)務(wù)素養較高，自然能夠讓對方產(chǎn)生更多的信任感和理解。相反，如果你的公文格式不規范，無(wú)法清晰表述，就容易讓對方產(chǎn)生質(zhì)疑和不信任，從而影響到業(yè)務(wù)的推進(jìn)。

　　保證信息的準確性和流暢度

　　公文是信息溝通的重要手段，而其中的每一個(gè)文字都需要嚴密考慮，一字之差可能會(huì )產(chǎn)生誤解，影響雙方業(yè)務(wù)的推進(jìn)。一個(gè)格式規范的公文，可以有效地保證信息的準確性和流暢度，避免意義上的偏差和歧義。

　　展現專(zhuān)業(yè)素養和形象

　　員工和單位都有一定的形象，一個(gè)規范的公文可以展現出一個(gè)單位具備的專(zhuān)業(yè)素養和形象，提高員工和單位在業(yè)內的知名度和拓展更多的業(yè)務(wù)機會(huì )。

　　公文寫(xiě)作格式的規范內容

　　公文一般包括文種、題目、正文、結束語(yǔ)、署名、日期等幾個(gè)方面。具體內容規范如下：

　　標題格式

　　公文寫(xiě)作的標題是公文最重要的組成部分之一。通常要求公文的字體、字號、加粗大小、時(shí)間、空行等格式都需要嚴格符合要求。

　　正文格式

　　公文正文格式也需要嚴格遵守格式要求。一般包括文件序號、文件字號、文件主題、正文、簽署領(lǐng)導意見(jiàn)、簽章、附件等；各項之間需要適當的空行和縮進(jìn)居中。

　　結束語(yǔ)和署名格式

　　公文結尾通常要求使用合適的結束語(yǔ)和署名，關(guān)于署名，需要特別注意職務(wù)和姓名及其他寫(xiě)法的遵守，格式每個(gè)單位都存在一些不同，但仍要遵守相關(guān)標準。

　　附件格式

　　公文附件也是公文中非常重要的組成部分之一，涉及到附件的格式規范主要是文件名稱(chēng)、編號、頁(yè)碼、文件類(lèi)型、文件尺寸等。

　　如何寫(xiě)一份高效的公文

　　公文的寫(xiě)作是一項極為重要的工作，初學(xué)者需要通過(guò)不斷地學(xué)習和實(shí)踐才能夠熟練掌握。以下是寫(xiě)一份高效的公文所應遵循的原則：

　　理清思路，選擇恰當的文種和標題

　　簡(jiǎn)明扼要，重點(diǎn)突出，精確準確，批注明確

　　言簡(jiǎn)意賅，簡(jiǎn)單明了，不含生僻字，避免使用太過(guò)專(zhuān)業(yè)的用詞

　　行文嚴謹，用語(yǔ)規范，句式清晰

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