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秘書(shū)怎樣做好大型會(huì )議的組織安排工作
會(huì )議，是領(lǐng)導機關(guān)實(shí)行領(lǐng)導的重要方式，是執行黨的民主集中制原則、實(shí)行科學(xué)民主決策的有效途徑。地方各級黨政機關(guān)組織的大型會(huì )議，在社會(huì )政治經(jīng)濟生活中發(fā)揮著(zhù)非常重要的作用。要做好會(huì )議特別是大型會(huì )議的組織安排工作，可從以下幾個(gè)方面努力。
一要在超前籌劃、科學(xué)安排上下功夫
所謂“超前籌劃”，就是在準確把握領(lǐng)導意圖的基礎上，想領(lǐng)導所想，急領(lǐng)導所急，積極主動(dòng)、周密細致地做好會(huì )前的各項組織和準備工作。
會(huì )前的籌備工作關(guān)鍵要抓住兩點(diǎn)：一是抓總體安排方案的起草。一旦確定開(kāi)會(huì )，應立即著(zhù)手擬制詳細的會(huì )議安排方案。在方案中，大到會(huì )議的時(shí)間、地點(diǎn)、內容、出席人員、日程安排、討論（或乘車(chē)）編組、文稿起草、安全保密、食宿安排、宣傳報道、組織領(lǐng)導及職責分工，小到會(huì )場(chǎng)布置，包括會(huì )標尾標、座次安排、席卡擺放、燈光音響、進(jìn)場(chǎng)引導、會(huì )間服務(wù)，還有會(huì )議用車(chē)安排等等，都應有明確而又具體的意見(jiàn)。在安排方案中，要把各種可能性、復雜性、多變性估計充分，并制定出相應的對策、措施和預案，有時(shí)還要提供兩種以上方案，供領(lǐng)導選擇。
二是按照會(huì )議安排方案確定的職責分工抓落實(shí)。會(huì )議安排方案經(jīng)領(lǐng)導審定后，應由會(huì )議秘書(shū)處負責人召集各組負責人會(huì )議，分解落實(shí)各項工作任務(wù)，并按倒計時(shí)的辦法，逐日督促檢查各項工作的落實(shí)和完成情況。會(huì )前籌備工作非常重要，籌備工作搞好了，就為會(huì )議的順利召開(kāi)打下了好的基礎，等于會(huì )議成功了一半。所以，在會(huì )議籌備工作中要求考慮周全，分工周密，安排周到。
所謂“科學(xué)安排”，就是要熟練掌握和運用會(huì )議的內在規律，對會(huì )議的每一個(gè)細節作出精心部署和科學(xué)安排，以最大限度地體現領(lǐng)導意圖、提高會(huì )議效率、完成會(huì )議確定的各項任務(wù)。如在黨代會(huì )和人代會(huì )的日程安排上，大體可分工作報告和人事選舉兩個(gè)階段。要使與會(huì )代表在討論工作報告時(shí)達到最佳效果，就得向代表充分展示經(jīng)濟和社會(huì )發(fā)展成就，以鼓舞士氣，增強信心，為大會(huì )的圓滿(mǎn)成功提供強有力的思想和輿論支持。
為此，應做好三個(gè)方面的工作：一是在討論工作報告期間，安排領(lǐng)導同志到各代表團（組）參加討論，了解、掌握思想動(dòng)態(tài)，解答代表提出的問(wèn)題，并作導向性、結論性的發(fā)言。二是發(fā)揮新聞媒體的作用，從正面報道本地改革開(kāi)放和社會(huì )主義現代化建設成就，形成濃厚的輿論氛圍，發(fā)揮正確的輿論導向作用。三是組織一些成果展覽和現場(chǎng)參觀(guān)活動(dòng)。這些活動(dòng)，生動(dòng)直觀(guān)，真實(shí)可信，具有較強的說(shuō)服力和感染力。在人事醞釀和選舉階段的日程安排上，要一改討論工作報告時(shí)那種從容不迫的節奏，既要嚴格按照法律程序讓代表了解候選人的情況，并充分發(fā)表意見(jiàn)，又要對醞釀?dòng)懻摰臅r(shí)間作出合理安排，對前后程序之間的過(guò)渡時(shí)間應盡量壓縮和減少，使之高效緊湊，一氣呵成。切忌拖沓和松散。
二要在精心組織、規范管理上上臺階
在做好籌備工作的基礎上，要對會(huì )議期間的每一項工作、每一個(gè)環(huán)節精心組織、嚴密實(shí)施、規范操作、科學(xué)管理，把會(huì )議的各項工作納入嚴謹、規范、有序的管理軌道，使之繁忙而有秩序、緊張而有條理。要做到這一點(diǎn)，除了嚴格按會(huì )務(wù)規范程序操作外，還應重點(diǎn)抓好三個(gè)“關(guān)鍵”：
（一）抓關(guān)鍵環(huán)節。一是抓大會(huì )報到。報到工作是最繁瑣、最復雜、最忙碌的，也最容易忙中出錯。因此，要做好報到工作，必須力量要足，分工要細，思路要清，工作要實(shí)。二是抓每天一次的協(xié)調會(huì )。會(huì )議期間的很多矛盾和問(wèn)題都可以在協(xié)調會(huì )上得到及時(shí)、有效的處理，使會(huì )議有條不紊地進(jìn)行。三是抓大會(huì )值班工作。要求值班人員認真接洽和處理好各項事宜，并做好值班記錄和交接班工作。
（二）抓關(guān)鍵人員。所謂“關(guān)鍵人員”是指主要領(lǐng)導和會(huì )議各組（團）工作人員。一般來(lái)說(shuō)，只要把主要領(lǐng)導在會(huì )議期間的活動(dòng)及相關(guān)服務(wù)工作做好，會(huì )議就不會(huì )出大的亂子；只要把各組（團）工作人員的積極性調動(dòng)好、把作用發(fā)揮好，再復雜的會(huì )也能開(kāi)好。在會(huì )議開(kāi)幕之前，大會(huì )秘書(shū)處負責人應召開(kāi)各組（團）工作人員和大會(huì )秘書(shū)處各組負責人會(huì )議，就會(huì )議的活動(dòng)安排、文件分發(fā)、簡(jiǎn)報快報、生活服務(wù)、安全保密及注意事項等方面的工作作出具體部署，并提出明確要求，會(huì )議期間還應視工作需要，隨時(shí)召開(kāi)各組（團）工作人員會(huì )議。
（三）抓關(guān)鍵場(chǎng)次。所謂“關(guān)鍵場(chǎng)次”，是指會(huì )議期間的全體會(huì )議，即大會(huì )。要把大會(huì )作為整個(gè)會(huì )議的重中之重，高度重視，精心準備，組織精干力量，逐項檢查，逐項落實(shí)。一般在每次大會(huì )的前一天，會(huì )務(wù)組（或會(huì )議秘書(shū)處）有關(guān)負責人要對大會(huì )的各項準備工作全面檢查落實(shí)一遍，包括參加會(huì )議的主要領(lǐng)導同志是否通知落實(shí)，主席臺及會(huì )場(chǎng)座次安排是否準確，主持詞是否起草并送審，大會(huì )文件、材料是否送印并分發(fā)，驗證、保衛工作是否部署和安排等等。特別是會(huì )場(chǎng)布置情況要作為重點(diǎn)進(jìn)行檢查。
三要在加強協(xié)作、高效運轉上出實(shí)效
做好大型會(huì )議的組織安排工作，光有嚴格的程序和科學(xué)的規范是不夠的，還要在操作和實(shí)施過(guò)程中，進(jìn)一步加強協(xié)調、密切協(xié)作，實(shí)現高效運轉、優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
一要加強協(xié)調，密切協(xié)作。一次大型會(huì )議涉及方方面面，參與會(huì )議組織工作的單位少則幾個(gè)、多則十幾個(gè)甚至幾十個(gè)。怎樣把方方面面工作人員的思想和行動(dòng)統一到會(huì )議的要求上來(lái)，使整個(gè)會(huì )議機器在同一個(gè)節拍上高效運轉，成為步調一致、協(xié)作和諧的整體，這就必須加大協(xié)調和協(xié)作的力度，把協(xié)調和協(xié)作貫穿于會(huì )議的始終。實(shí)踐證明，大型會(huì )議期間，一天一次協(xié)調會(huì )非常必要，而且行之有效。對于及時(shí)發(fā)現和解決可能出現的矛盾和問(wèn)題，確保會(huì )議健康、有序地進(jìn)行，具有十分重要的作用。如遇緊急情況，還可隨時(shí)召開(kāi)協(xié)調會(huì )。這就要求全體會(huì )議工作人員發(fā)揚大協(xié)作、大團結的精神，密切配合，相互補臺，發(fā)現問(wèn)題，及時(shí)解決。
二要高效運轉，優(yōu)質(zhì)服務(wù)。會(huì )議組織工作的好壞，不僅關(guān)系到領(lǐng)導機關(guān)工作意圖能否實(shí)現，而且直接反映出工作人員政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平、行政效率的高低及精神風(fēng)貌、工作作風(fēng)的好壞。一次大型會(huì )議，既是一次嚴格的考驗，也是一次難得的鍛煉。作為會(huì )議工作人員應時(shí)時(shí)刻刻、事事處處有一種如履薄冰、謹慎小心的精神狀態(tài)，既要“靜如處子”——嚴謹細致，踏實(shí)苦干；又要“動(dòng)如脫兔”——雷厲風(fēng)行、高效運轉，優(yōu)質(zhì)高效地做好會(huì )議的服務(wù)工作。
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