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黨政機關(guān)公文的格式規范
《黨政機關(guān)公文處理工作條例》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)《條例》)規定“公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁(yè)碼等組成”，從18個(gè)方面規范了黨政機關(guān)公文格式各要素。這里結合實(shí)際工作，為大家梳理一下其中涉及的規范性問(wèn)題。下面是小編為大家整理的黨政機關(guān)公文的格式規范，歡迎參考~
1. 公文份號標注要規范。
份號即公文印制的順序號，涉密公文標注份號有利于加強公文的管理，便于掌握公文的去向。按照《條例》規定，公文份號在公文首頁(yè)左上角用阿拉伯數字標注。涉密文件可標虛位，一般標四至六位，如果是兩位數的文件共20號，則從0001號開(kāi)始編碼，一直編排到0020號;如果是四位數的文件共2012號，則從000001號開(kāi)始編碼，一直編排到002012號。
2. 密級和保密期限標注要規范。
高標密級或低標密級都會(huì )給文件的使用和管理帶來(lái)不便，因此要本著(zhù)實(shí)事求是、利于保密的原則，合理把握和確定密級和保密期限。密級和保密期限都要標注在公文首頁(yè)的左上角，用阿拉伯數字標注。例如：秘密1年、機密3年、絕密長(cháng)期。
3. 緊急程度標注要規范。
這是公文送達和辦理的時(shí)限要求。公文的緊急程度要在公文首頁(yè)左上角標注。不能將正常運行的公文隨意標注為“急件”�，F在有些部門(mén)上報的公文，不急的公文卻標注了緊急程度，緩急程度標注過(guò)高，給上級領(lǐng)導機關(guān)增加了壓力，帶來(lái)了不必要的麻煩。
4. 發(fā)文機關(guān)標志要規范。
這是由發(fā)文機關(guān)全稱(chēng)或者規范化簡(jiǎn)稱(chēng)加“文件”二字組成，此類(lèi)文件是機關(guān)或部門(mén)的大頭文件，一般是指上報或下發(fā)的政策性文件;文件頭也可以使用發(fā)文機關(guān)全稱(chēng)或者規范化簡(jiǎn)稱(chēng)，文號編在版頭下方紅線(xiàn)以下，一般用函類(lèi)公文較多。要取消一些部門(mén)“發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)加括號并標注文種”的文件標題格式，例如：××××廳(通知)、××××局(批復)等，統一采用發(fā)文機關(guān)全稱(chēng)加“文件”二字或者發(fā)文機關(guān)規范化簡(jiǎn)稱(chēng)形式，再根據文件內容確定使用的文種。
5. 發(fā)文字號標注要規范。
發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合發(fā)文時(shí)，使用主辦機關(guān)發(fā)文字號�，F在一些部門(mén)發(fā)文時(shí)常出現以下問(wèn)題：有的是發(fā)文機關(guān)代字概括不準確，要么機關(guān)代字太長(cháng)，要么提煉概括不夠準確;有的是發(fā)文字號標注不規范，要么年份標注不正確，如，將2013年標注為〔13〕，要么應用六角括號標注的卻使用方括號、圓括號、方頭括號等，要么發(fā)文順序號編虛位，如將“×××〔2013〕9號”誤寫(xiě)成“×××〔2013〕009號”，要么年份前面加“字”、后面加“第”等，如將“×××〔2013〕9號”誤寫(xiě)成“×××字〔2013〕第9號”;有的是發(fā)文字號的標注位置錯誤，上行文的發(fā)文字號要么排在居中位置，要么在左側頂格書(shū)寫(xiě)，等等，這些都是不規范的。
6. 簽發(fā)人標注要規范。
上行文應當標注簽發(fā)人姓名。不同層次的文件簽發(fā)人不同。如果是以市委文件形式上報省委的公文，簽發(fā)人就是市委書(shū)記;如果是以市政府或省直部門(mén)文件上報省政府的公文，簽發(fā)人就是市長(cháng)或部門(mén)的一把手�，F在經(jīng)常出現簽發(fā)人不規范的現象：有的是上報公文不標注簽發(fā)人;有的是聯(lián)合上報公文時(shí)只標注主辦部門(mén)的負責人而不標注其他協(xié)辦部門(mén)負責人;有的是簽發(fā)人標注不規范，排列不整齊，簽發(fā)人姓名不用楷體而使用黑體或者仿宋體等。
7. 公文標題標注要規范。
公文標題由發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)、事由和文種組成，不能缺項。公文標題要能概括公文的主要內容，使用正確文種，做到準確、精練，通過(guò)標題使受文者及時(shí)了解文件的主旨和要義。標題中要盡量少用標點(diǎn)符號，除書(shū)名號、引號、括號之外，其他標點(diǎn)符號不能在標題中隨意亂用。
在我們接觸的公文中，標題不規范的情況主要有以下幾類(lèi)：有的公文制發(fā)時(shí)不標明發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)，如“關(guān)于××××××的通知”，省略了發(fā)文機關(guān);有的重復使用介詞結構“關(guān)于”，如“××市關(guān)于印發(fā)關(guān)于××××××規定的通知”等;有的重復使用公文文種，如“×××轉發(fā)××部轉發(fā)×××部印發(fā)關(guān)于××××××規定的通知的通知的通知”;有的文種使用不當，如“××廳關(guān)于××××××的請示報告”等，或在法定公文文種以外隨意創(chuàng )造文種，如“××廳關(guān)于×××的建議”、“××廳關(guān)于×××的說(shuō)明”、“××廳關(guān)于×××的對策”等;有的在標題中隨便使用標點(diǎn)符號，如“××廳關(guān)于×××、及×××的通知”等;有的公文標題內容缺項不能準確概括反映公文內容，如“××市人民政府關(guān)于×××非法售油被焦點(diǎn)訪(fǎng)談曝光情況的報告”缺少“整改”二字，“××廳關(guān)于奶款拖欠問(wèn)題的報告”缺少“及對策建議”。
8. 主送機關(guān)標注要規范。
主送機關(guān)就是公文的主要受理機關(guān)，應當使用機關(guān)全稱(chēng)、規范化簡(jiǎn)稱(chēng)或者同類(lèi)型機關(guān)統稱(chēng)。
在我們接觸的公文中，主送機關(guān)標注存在的問(wèn)題主要體現在違反《條例》行文規則的有關(guān)規定上：一是多頭請示，如有的市政府向省委、省政府同時(shí)報送“請示”，有的機關(guān)向上級機關(guān)報送請示時(shí)，其同一個(gè)文件又向多個(gè)上級機關(guān)報送卻不注明分送情況，造成上級機關(guān)交叉批示，給公文辦理帶來(lái)極大不便。二是不按隸屬關(guān)系行文，把不相隸屬的兩個(gè)上級機關(guān)并列隨意主送，如省直某部門(mén)給省政府報送報告主送“省政府并國家×××部”。對待這樣的上報公文，報告事項為主的上級機關(guān)用主送，報告事項為輔的上級機關(guān)則用抄送，不能把兩個(gè)不相隸屬的上級機關(guān)并列主送。三是違反黨政分開(kāi)的原則，以市委、市政府名義給省政府寫(xiě)請示，有的未經(jīng)上級機關(guān)同意就給上級機關(guān)領(lǐng)導同志個(gè)人行文，還有的市政府或省直部門(mén)給省政府報送公文寫(xiě)“省政府并×××省長(cháng)”。
9. 正文表述要規范。
正文是公文的主體和核心部分，用來(lái)表述公文的內容。公文首頁(yè)應當顯示公文的正文。特別是有的聯(lián)合行文公文標題很長(cháng)，占據了公文首頁(yè)的大部分篇幅，這樣就要調整標題內容，必要時(shí)可以縮減標題字數，把公文首頁(yè)留出一些空間來(lái)寫(xiě)正文內容，避免出現公文首頁(yè)只有標題沒(méi)有正文的情況。公文正文表述中需要把握以下幾個(gè)重點(diǎn)。
一是上報的請示、報告類(lèi)公文，“請示”要嚴格遵守一文一事的原則，一次請求上級機關(guān)給予解決一個(gè)主要問(wèn)題即可，不能在一個(gè)請示中向上級機關(guān)提出多個(gè)不相關(guān)聯(lián)的事項;“報告”中不能夾帶請示事項，以報告情況、答復問(wèn)題為主，嚴格與“請示”的內容分開(kāi)。
二是下發(fā)的公文，要嚴格按照隸屬關(guān)系行文，同級機關(guān)不能用通知、批復的文種向對方行文，除了上級機關(guān)授權外，不能向同級機關(guān)下發(fā)人事任免、編制批復、項目審批、資金撥付等通知或批復類(lèi)公文。各級黨政部門(mén)除其辦公室外的內設處室不允許對外下達指令性公文，各級黨政機關(guān)和部門(mén)都應自覺(jué)遵守。
三是部門(mén)會(huì )簽未經(jīng)協(xié)調一致不得各自單獨行文，一個(gè)部門(mén)下發(fā)的公文其內容涉及其他部門(mén)的職責，不經(jīng)會(huì )簽不能單獨向本系統及下屬單位下發(fā);上報公文，其內容涉及其他部門(mén)的職責，則必須與相關(guān)部門(mén)會(huì )簽同意后方可向上級機關(guān)報送“請示”或“報告”，沒(méi)有達成一致的內容不能寫(xiě)入“請示”或“報告”中。
10. 附件說(shuō)明表述要規范。
附件說(shuō)明是公文附件的順序號和名稱(chēng)。在正文之下空一行左空兩字位置編排“附件”二字，后面標全角冒號和附件名稱(chēng)。如果有多個(gè)附件，則依次單獨成行向下排列。無(wú)論是上報公文還是下發(fā)公文，經(jīng)常出現的問(wèn)題有：一是公文中帶有附件，卻漏標附件說(shuō)明;二是附件說(shuō)明標注不規范，如有的附件順序號用漢字標注(應用阿拉伯數字)，有的雖然用阿拉伯數字標注但后面用頓號分隔，有的附件名稱(chēng)后加句號(附件名稱(chēng)后面不加標點(diǎn)符號)，有的附件名稱(chēng)較長(cháng)轉行后頂格排列(應與上行附件名稱(chēng)的首字對齊)。
11. 發(fā)文機關(guān)署名標注要規范。
發(fā)文機關(guān)署名要用機關(guān)全稱(chēng)或規范化簡(jiǎn)稱(chēng)�，F在有些上報公文或下發(fā)公文沒(méi)有按照《條例》要求標注發(fā)文機關(guān)署名，有的發(fā)文機關(guān)署名與發(fā)文機關(guān)標志、標題中的發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)不一致、不規范，有的只蓋部門(mén)公章不署名，有的成文日期用漢字標注(應為阿拉伯數字)。如某廳上報公文的標題用全稱(chēng)，而發(fā)文機關(guān)署名卻用簡(jiǎn)稱(chēng);某局下發(fā)的文件標題是“關(guān)于××××××工作的通知”，署名卻是某局辦公室;還有的部門(mén)給下級單位下發(fā)通知，以部門(mén)名義發(fā)文，署名卻是部門(mén)的某個(gè)業(yè)務(wù)處。上述這些機關(guān)署名不規范的問(wèn)題，均應予以糾正。
12. 成文日期標注要規范。
公文的成文日期要署會(huì )議通過(guò)或者發(fā)文機關(guān)負責人簽發(fā)的日期，聯(lián)合發(fā)文要署最后簽發(fā)機關(guān)負責人簽發(fā)的日期。這里要把握好兩點(diǎn)：一是沒(méi)有主送機關(guān)和發(fā)文機關(guān)署名的公文，成文日期加括號標注在標題下方;二是有主送機關(guān)和發(fā)文機關(guān)署名的公文，標注在發(fā)文機關(guān)署名下一行。成文日期無(wú)論用哪一種方式標注，都要用阿拉伯數字標注。標注的年、月、日均用全稱(chēng)，年、月、日不編虛位，不簡(jiǎn)稱(chēng)。如“2012年8月6日”，不能寫(xiě)成“12年08月06日”。
13. 印章加蓋要規范。
公文中有發(fā)文機關(guān)署名的，應當加蓋發(fā)文機關(guān)印章，并與署名機關(guān)相符。有特定發(fā)文機關(guān)標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。各級機關(guān)在印章使用方面不規范的現象較為普遍：有的用印位置比較隨意，不居中、不端正、不清楚、不規范;有的聯(lián)合行文用印時(shí)，印章相交或相切;有的聯(lián)合行文只蓋主辦部門(mén)的印章而不蓋協(xié)辦部門(mén)的印章;有的印章與發(fā)文機關(guān)標志不符。
按照《黨政機關(guān)公文格式》國家標準的規定，對于加蓋印章的公文，單一機關(guān)行文時(shí)，成文日期右空四字編排，發(fā)文機關(guān)署名在成文日期之上，以成文日期為準居中編排，印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應上距正文一行之內。聯(lián)合行文時(shí)，應將各發(fā)文機關(guān)署名按照發(fā)文機關(guān)順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名，最后一個(gè)印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切。
對于不加蓋印章的公文，單一機關(guān)行文時(shí)，在正文或附件說(shuō)明下空一行右空兩字編排發(fā)文機關(guān)署名，在發(fā)文機關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機關(guān)署名首字右移兩字，如成文日期長(cháng)于發(fā)文機關(guān)署名，應使成文日期右空兩字編排，并相應增加發(fā)文機關(guān)署名右空字數。聯(lián)合行文時(shí)，應先編排主辦機關(guān)署名，其余發(fā)文機關(guān)署名依次向下編排。
14. 附注標注要規范。
附注是公文印發(fā)傳達范圍等需要說(shuō)明的事項。主要標注公文的傳達范圍或聯(lián)系人姓名、聯(lián)系電話(huà)等，一般加括號標注于成文日期左下方。上報公文必須標注聯(lián)系人和聯(lián)系電話(huà)，以便于上級機關(guān)在辦理該公文時(shí)與熟悉該公文的人員聯(lián)系溝通，協(xié)調事項。
15. 附件標注要規范。
附件是公文正文的說(shuō)明、補充或者參考資料。附件要另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂，如附件與正文不能一起裝訂，應在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。
16. 抄送機關(guān)標注要規范。
抄送機關(guān)是指除主送機關(guān)外需要執行或者知曉公文內容的其他機關(guān)，應當使用機關(guān)全稱(chēng)、規范化簡(jiǎn)稱(chēng)或者同類(lèi)型機關(guān)統稱(chēng)。抄送機關(guān)可以是上級、平級、下級和不相隸屬機關(guān)。抄送機關(guān)的排列順序一般按機關(guān)性質(zhì)和隸屬關(guān)系確定。具體排列上，依照先上級機關(guān)、再平級機關(guān)、后下級機關(guān)的次序。抄送單位一般不寫(xiě)領(lǐng)導機關(guān)或部門(mén)負責同志個(gè)人。
17. 印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期要規范。
這里是指公文的送印機關(guān)和送印日期。制發(fā)公文的部門(mén)印發(fā)機關(guān)一般寫(xiě)其部門(mén)辦公室，而不寫(xiě)其部門(mén)，如“×××廳辦公室印”，印發(fā)日期用阿拉伯數字完整寫(xiě)明年、月、日，后面加“印發(fā)”二字。
18. 頁(yè)碼標注要規范。
這里是指公文頁(yè)數順序號。工作中常見(jiàn)的公文頁(yè)碼的標注有兩種。一種是公文正文包括幾個(gè)附件，且都是正文的組成部分，這樣就必須把所有附件內容列入整個(gè)公文的整體部分，統一編排頁(yè)碼，印刷版記標在公文的最后。如領(lǐng)導干部出訪(fǎng)的請示，包括請示內容、出訪(fǎng)代表團人員名單、出訪(fǎng)國家邀請函、出訪(fǎng)國家大使館復電等內容，都必須作為整個(gè)請示的整體內容統一編排頁(yè)碼，不能單獨列出附件。另一種是公文有幾個(gè)附件，各有其獨立性，或是單獨排版，或是單獨裝訂，這時(shí)，附件不與公文正文統一編排頁(yè)碼，而需另編頁(yè)碼。
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