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秘書(shū)人員說(shuō)話(huà)的藝術(shù)
秘書(shū)工作的特殊性，決定了秘書(shū)人員說(shuō)話(huà)，既不能口無(wú)遮攔、“竹筒倒豆子”，也不能凡事三緘其口或是只說(shuō)些“不痛不癢”的話(huà)�？梢哉f(shuō)，是否“說(shuō)”和如何“說(shuō)”，對秘書(shū)人員而言，不僅是一門(mén)必須熟練駕馭的語(yǔ)言藝術(shù)，也是一種必須潛心修煉的人生智慧。
“是否說(shuō)”里藏智慧
曾看過(guò)一句耐人尋味的話(huà)：“我們花兩年時(shí)間學(xué)會(huì )說(shuō)話(huà)，卻要花數十年時(shí)間學(xué)會(huì )閉嘴�！钡拇_，很多時(shí)候，“說(shuō)”是一種能力，“不說(shuō)”是一種智慧。筆者總結，秘書(shū)人員要堅持 “十不說(shuō)”：
不說(shuō)過(guò)頭話(huà)。秘書(shū)人員的一言一行、一舉一動(dòng)往往備受關(guān)注，“謹言”二字是須臾不可忽視的。對于需要保密的事宜必須守口如瓶，違背原則有悖身份的話(huà)也絕不能說(shuō)，心中一定要牢牢把握說(shuō)話(huà)的底線(xiàn)和原則。
不說(shuō)無(wú)頭話(huà)。秘書(shū)人員要特別注意不能說(shuō)沒(méi)有根據的話(huà)，不能傳遞捕風(fēng)捉影、道聽(tīng)途說(shuō)的消息，更不能“睜眼說(shuō)瞎話(huà)”。說(shuō)出口的話(huà)必須字字確鑿、句句有憑，經(jīng)過(guò)細致嚴密的調查確認，經(jīng)得起實(shí)踐檢驗和事實(shí)證明。
不說(shuō)空頭話(huà)。開(kāi)“空頭支票”是秘書(shū)人員必須避免的。在領(lǐng)導面前亂表態(tài)，既要誤事，也是不負責任的表現。在其他人面前亂許諾，則會(huì )踐踏原則，貶損領(lǐng)導威信。因此，秘書(shū)絕不能做“語(yǔ)言的巨人”。
不說(shuō)大頭話(huà)。所謂“大頭話(huà)”，就是擺出“二領(lǐng)導”的架子，自以為是，狐假虎威，吆五喝六耍威風(fēng)，滿(mǎn)嘴官腔衙門(mén)調，以勢壓人。這樣的秘書(shū)終將為眾人所唾棄。
不說(shuō)私小話(huà)。秘書(shū)人員作為領(lǐng)導身邊人，講話(huà)雖不說(shuō)舉足輕重，也會(huì )產(chǎn)生某種程度的影響。因此，秘書(shū)人員必須嚴于律己，不暗自“夾帶私貨”，不悄悄“打小算盤(pán)”，而要出自公心說(shuō)話(huà)，成為凈化風(fēng)氣的“推手”。
不說(shuō)垃圾話(huà)。秘書(shū)人員是一個(gè)窗口，必須自覺(jué)遠離臟話(huà)、粗話(huà)、“段子”，以嘉言懿行展示機關(guān)良好形象。即使遇見(jiàn)有意刁難、出言不遜者，也要以寬容禮貌待之，切不可“唇槍舌劍”。
不說(shuō)附和話(huà)。秘書(shū)人員服務(wù)領(lǐng)導，被動(dòng)的工作居多，但也要有自己獨立的見(jiàn)解，敢于表達自己的觀(guān)點(diǎn)。既不能唯唯諾諾一味盲從，領(lǐng)導說(shuō)什么是什么；也不能人云亦云講違心話(huà)，“風(fēng)吹兩邊倒”，毫無(wú)主見(jiàn)。只有有一說(shuō)一、有二說(shuō)二，實(shí)實(shí)在在講清自己的意見(jiàn)建議，才能體現作為秘書(shū)的真正價(jià)值。
不說(shuō)虛偽話(huà)。“君子坦蕩蕩，小人長(cháng)戚戚�！毖噪m口出，但源自?xún)刃�。秘�?shū)人員要常懷純真之心，對人對事以客觀(guān)事實(shí)為準繩，不編謊造假，不說(shuō)半句留半句，不為一己之私對領(lǐng)導極盡阿諛?lè )畛兄苁�，對他人�?zhuān)打馬虎眼、亂涂萬(wàn)金油、慣于和稀泥。否則人格盡失，何談?dòng)袨椋?/p>
不說(shuō)魯莽話(huà)。魯莽冒失是秘書(shū)人員講話(huà)的大忌，往往會(huì )造成工作的`被動(dòng)。因此，在工作中一定要多用商量的語(yǔ)氣，多用委婉的方式，營(yíng)造融洽的氣氛，準確把握講話(huà)的分寸、方式和技巧等，“在適當的時(shí)候以適當的方式講適當的話(huà)”。
不說(shuō)牢騷話(huà)。秘書(shū)工作很辛苦，起早貪黑無(wú)閑日，但這不能成為牢騷滿(mǎn)腹的理由。秘書(shū)人員如果整日怨天尤人，就不自覺(jué)地充當了消極思想的“鼓風(fēng)機”，既給別人帶來(lái)不良影響，也不利于自身身心健康。
“如何說(shuō)”里有乾坤
人們常說(shuō)：“一句話(huà)能把人說(shuō)笑了，一句話(huà)也能把人說(shuō)惱了�！边@正是語(yǔ)言藝術(shù)運用所實(shí)現的不同效果。秘書(shū)人員要達到自己的表達目的，就要注意鉆研說(shuō)話(huà)的藝術(shù)，成長(cháng)為一個(gè)會(huì )說(shuō)話(huà)、能辦事的秘書(shū)。
情感投入要“誠”。無(wú)論是和領(lǐng)導抑或同事、來(lái)訪(fǎng)者等說(shuō)話(huà)，秘書(shū)人員都要注意傾聽(tīng)，態(tài)度誠懇、言辭懇切、發(fā)自?xún)刃�。唯有帶�?zhù)真摯的感情，設身處地為對方考量，才能贏(yíng)得對方的理解和尊重，從而縮短人與人之間的距離，達到良好的溝通效果。
對象了解要“透”。要做到說(shuō)話(huà)有“準星”，離不開(kāi)對“聽(tīng)話(huà)”對象的了解，包括他們的性格、喜好、習慣等。如：在匯報一件事前應該知道，領(lǐng)導對此類(lèi)事情的一貫態(tài)度是什么，通常是怎么處理的`，習慣什么樣的匯報方式，等等。只有全面了解了這些，秘書(shū)人員才能作出“怎么說(shuō)”的準確判斷。
時(shí)間選擇要“巧”。“說(shuō)”的時(shí)間選擇，對能否“說(shuō)成事”至關(guān)重要。例如，一般來(lái)說(shuō)，秘書(shū)人員向領(lǐng)導提一個(gè)建議，第一要選擇在領(lǐng)導相對空閑的時(shí)間；第二要瞅準各方面條件都具備的時(shí)機；第三要把握住各方重視的“當口”。否則，說(shuō)的時(shí)間不對，不是錯了，就是過(guò)了，建議往往很難被采納。
場(chǎng)所安排要“對”。選擇在什么場(chǎng)合“說(shuō)事”也是很有講究的，需要具體情況具體對待。不宜公開(kāi)或需要打消說(shuō)話(huà)對象顧慮時(shí)，就不宜在公開(kāi)場(chǎng)合講。
分寸把握要“準”。秘書(shū)人員無(wú)論是上傳下達還是建言獻策，一定要把握好分寸，不偏不倚，恰到好處，該“冷卻降溫”的時(shí)候不要“火上澆油”，該“趁熱打鐵”的時(shí)候不要“偃旗息鼓”。如果是提醒領(lǐng)導過(guò)失，更要注意場(chǎng)合、注意方式，不要讓領(lǐng)導“下不來(lái)臺”。
講話(huà)內容要“實(shí)”。不論情況是好是壞，是喜是憂(yōu)，都應如實(shí)地向領(lǐng)導匯報。真實(shí)的情況對領(lǐng)導的決策尤為重要，它能幫助領(lǐng)導認清形勢、“對癥下藥”。下達領(lǐng)導指示則要忠實(shí)原意，絕不能似是而非。
技巧運用要“活”。說(shuō)話(huà)的藝術(shù)，精髓在“隨機應變”四個(gè)字上。有時(shí)宜曲不宜直，有時(shí)宜明不宜暗；有的事情需要事無(wú)巨細一一細述，有的事情只需簡(jiǎn)單說(shuō)明情況；有些情況需要以嚴肅的語(yǔ)氣表示鄭重，有些情況則需要一點(diǎn)幽默來(lái)化解尷尬，等等。這需要慢慢摸索和積累經(jīng)驗。
效果實(shí)現要“圓”。說(shuō)話(huà)的方式各不同，目的只一個(gè)，就是達到好的溝通效果。在各方博弈中，“左支右絀”肯定不行，“左右逢源”才能求得平衡，對“上”解難題，為“下”辦實(shí)事，達到“雙贏(yíng)”乃至“多贏(yíng)”，實(shí)現效果的“峰值”。
過(guò)程推進(jìn)要“勻”。有不少事情由于其復雜性，往往不能“一說(shuō)即合”、一蹴而就。常言道：“心急吃不了熱豆腐�！边@種情況下，秘書(shū)人員一定要保持耐心，靜觀(guān)局勢的變化，靜待事情的轉機，靜候適合再次對上進(jìn)言或對外溝通的時(shí)機。
語(yǔ)言表達要“彩”。我們說(shuō)“善于說(shuō)話(huà)”并不是夸夸其談、油嘴滑舌，而是要體現學(xué)識、體現風(fēng)度、體現水平�！案褂性�(shī)書(shū)氣自華”，秘書(shū)人員一定要加強自身學(xué)習，注重知識、能力、閱歷和思想的積累，把話(huà)說(shuō)得合情合理、合時(shí)合地，有理有據、有聲有色，贏(yíng)得“滿(mǎn)堂彩”。
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