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秘書(shū)人員必備禮儀
秘書(shū)崗位是與領(lǐng)導崗位相伴生的，有了領(lǐng)導才有秘書(shū)的存在。秘書(shū)與領(lǐng)導的關(guān)系是一種有別于同事關(guān)系的特殊關(guān)系。下面小編為大家介紹秘書(shū)人員必備禮儀，希望能幫到大家！
1、在辦公室打招呼的禮儀
(1)、在辦公室內你應向經(jīng)過(guò)你辦公桌的人主動(dòng)打招呼，無(wú)論他們的身份是同事或者是老板，都要一視同仁。
看見(jiàn)有人經(jīng)過(guò)你的身旁而不打招呼，是十分無(wú)禮的。至于對周?chē)耐潞洼^熟悉的同事，更應保持有禮、和善的態(tài)度，不論早上進(jìn)公司、中午休息吃飯或晚上離開(kāi)公司都要打招呼，千萬(wàn)不要“來(lái)無(wú)影、去無(wú)蹤”。
(2)、電梯遇見(jiàn)老板，要主動(dòng)大方地向他打招呼，不宜閃躲或假裝沒(méi)看見(jiàn)。若只有你和老板兩人在電梯內，也可聊一些普通的事或簡(jiǎn)單地問(wèn)候一下。萬(wàn)一他的反應十分冷淡或根本不理，那么以后見(jiàn)面只需禮貌地打聲招呼即可。最好不要與老板在電梯內談?wù)摴�，以免使人討厭。在擁擠的電梯內，如果沒(méi)有人說(shuō)話(huà)，最好也不要開(kāi)口。若遇到同事向你打招呼或是目光相遇，你應適時(shí)地點(diǎn)頭、微笑，甚至回應，視而不見(jiàn)是最要不得的。老板招呼你時(shí)，你要客氣地回答“是的，xx老板(潘總)”，“是的，xx先生”。
(3)、離開(kāi)辦公室時(shí)，應記住向主管報告，詢(xún)問(wèn)是否還有吩咐然后再離開(kāi)。對于上司，態(tài)度要禮貌周到，若接近其身邊，要站好后再打招呼；而一般熟悉的同事之間則不必拘束，可以用互相了解及喜歡的方式打招呼。
(4)、同事之間如非常熟悉或得到對方許可，則可直稱(chēng)其名，但無(wú)論如何不應該于工作場(chǎng)合中叫對方的小名、綽號，如“帥哥”、“美女”或“好好先生”等。因為這些稱(chēng)呼含有玩笑意味，會(huì )令人覺(jué)得不莊重，同時(shí)在工作場(chǎng)合不應用肉麻的話(huà)來(lái)稱(chēng)呼別人，如“親愛(ài)的”，“老大”等。
(5)、別人招呼你時(shí)，應立刻有所回應，即使正在接聽(tīng)電話(huà)也應放下話(huà)筒，告訴他你住在那接聽(tīng)電話(huà)，待會(huì )兒就來(lái)。不要留待事后解釋?zhuān)悦庠黾永_及誤會(huì )。
(6)、在辦公室內坐著(zhù)時(shí)，如果有人進(jìn)來(lái)，究竟應不應該站起來(lái)?到底有哪些時(shí)候非起立不可的?當下列人士進(jìn)來(lái)時(shí)，你就該站起身來(lái)：
顧客(不論男女)進(jìn)來(lái)時(shí)；職位比你高的領(lǐng)導；
職位與你同等的女性行政人員。但如果她因工作需要常進(jìn)出你的辦公室，那就另當別論了；
開(kāi)會(huì )時(shí)一位女性正好進(jìn)入或離開(kāi)會(huì )議室時(shí)，只有坐在她旁邊(特別是左邊)的男士應戰起來(lái)為她服務(wù)，幫忙拉開(kāi)椅子，其他位子的男士依然可坐著(zhù)；
貴賓要離席時(shí)，不論他是男士或女士，都不可任由貴賓單獨離席，應有人陪同及恭送。
2、打電話(huà)禮儀：
(1)、做好打電話(huà)前的準備：做好思想準備、精神飽滿(mǎn)；要考慮好通話(huà)的大致內容，如怕打電話(huà)時(shí)遺漏，那么記下主要內容以備忘；在電話(huà)機旁要有記錄的筆和紙。
(2)、電話(huà)撥通后，應先說(shuō)“您好”，問(wèn)對方：是某單位和個(gè)人。得到明確答復后，再自報家門(mén)，報單位和你個(gè)人的名字。
(3)、如對方幫你去找人聽(tīng)電話(huà)，此時(shí)，打電話(huà)的人應拿住話(huà)筒，不能放下話(huà)筒干別的事。
(4)、告知“某不在”時(shí)，你不可“喀嚓”就掛斷，而應說(shuō)“謝謝，我過(guò)會(huì )兒再打”或“如方便，麻煩您轉告”或“請告訴他回來(lái)后給我回個(gè)電話(huà)，我的電話(huà)號碼是 ……”
(5)、電話(huà)撥錯了，應向對方表示歉意，“對不起，我打錯了”，切不可無(wú)禮的就關(guān)斷電話(huà)。
(6)、如要求對方對你的電話(huà)有所記錄，應有耐心，別催問(wèn)：“好了嗎?”、“怎么這么慢!”
(7)、打電話(huà)時(shí)，要口對話(huà)筒，說(shuō)話(huà)聲音不要太大也不要太小，說(shuō)話(huà)要富于節奏，表達要清楚，簡(jiǎn)明扼要，吐字清晰，切忌說(shuō)話(huà)矯揉造作，嗲聲嗲氣。
(8)、給單位打電話(huà)時(shí)，應避開(kāi)剛上班或快下班時(shí)間，因為接聽(tīng)電話(huà)的人不耐煩。居家打電話(huà)宜在中飯或晚飯或晚上的時(shí)間，但太晚或午睡的時(shí)間不宜。
(9)、通話(huà)應簡(jiǎn)單明了，對重要內容可以扼要地向對方再敘述一遍，以求確認。
(10)、不占用公司電話(huà)談個(gè)人私事，更不允許在工作時(shí)間用電話(huà)與親朋好友聊天。
(11)、通話(huà)完畢，應友善地感謝對方：“打攪你了，對不起，謝謝您在百忙中接聽(tīng)我的電話(huà)”，或者“和您通話(huà)感到很高興，謝謝您，再見(jiàn)”。
3、接電話(huà)的禮儀
(1)、一般鈴聲一響，就應及時(shí)接電話(huà)。如鈴聲響過(guò)四次再去接，就顯得不禮貌，此時(shí)拿起電話(huà)，應說(shuō)聲“對不起，讓您久等了�！�
(2)、一般拿起話(huà)筒后，應說(shuō)“您好”
(3)、再自我介紹，需要我幫忙嗎?
(4)、認真傾聽(tīng)對方的電話(huà)內容，聽(tīng)電話(huà)時(shí)，應說(shuō)“是、好”等，讓對方感到你在認真地聽(tīng)，不要輕易打斷對方的說(shuō)話(huà)。
(5)、如對方不是找你，那么你應該禮貌的請對方“稍候”，如找不到聽(tīng)電話(huà)的人，你可以自動(dòng)的提供一些幫助，“需要我轉告嗎?”
(6)、如對方要求電話(huà)記錄，應馬上拿出紙和筆進(jìn)行記錄。電話(huà)記錄：說(shuō)來(lái)的電話(huà)(WHO)，打電話(huà)找誰(shuí)(WHOM)，來(lái)電的內容(What)、來(lái)電的原因(Why)、來(lái)電提到的地點(diǎn)(Where)、時(shí)間(When)。
(7)、電話(huà)完畢，應等對方掛機后在掛比較好，不要倉促的久掛斷，甚至對方話(huà)音沒(méi)落，就掛斷。掛電話(huà)的聲音不要太響，以免讓人產(chǎn)生粗魯無(wú)禮的感覺(jué)。
(8)、碰到對方掛錯電話(huà)時(shí)，態(tài)度要有禮貌，別說(shuō)“亂打，怎么搞的”
(9)、接電話(huà)時(shí)，盡量不要干別的事，如中途有事，必須走開(kāi)一下，那么時(shí)間也不應超過(guò)30秒。
4、交換名片的禮儀
(1)、要養成檢查名片夾內是否還有名片的習慣，名片的遞交方式：各個(gè)手指并攏，大拇指輕夾著(zhù)名片的右下，使對方好接拿。雙手遞給客戶(hù)，將名片的文字方向朝客戶(hù)。
(2)、拿取名片時(shí)要雙手去拿，拿到名片時(shí)輕輕念出對方的名字，以讓對方確認無(wú)誤；如果念錯了，要記著(zhù)說(shuō)對不起。拿到名片后，要放置自己名片夾中。
(3)、同時(shí)交換名片時(shí)，可以右手提交名片，左手接拿對方名片。
(4)、不要無(wú)意識地玩弄對方的名片。
(5)、不要當場(chǎng)在對方名片上寫(xiě)備忘事情。
(6)、上司在旁時(shí)不要先遞交名片，要等上司遞上名片后才能遞上自己的名片。
(7)、送名片的禮儀：應起身站立，走向對方，面含笑意，以右手或雙手捧著(zhù)或拿正面面對對方，以齊胸的高度不緊不慢的遞送過(guò)去。與此同時(shí)，應說(shuō)“請多關(guān)照”，“請多指教”“希望今后保持聯(lián)絡(luò )”等，同時(shí)向多人遞送名片時(shí)，應由尊而卑或由近而遠。
(8)、接受名片的禮儀：要起身站立，迎上前去，說(shuō)“謝謝”。然后，務(wù)必要用右手或雙手并用將對方的名片鄭重的接過(guò)來(lái)，捧到面前，念一遍對方的姓名。最后，應當著(zhù)對方的面將名片收藏到自己的名片夾或包內，并隨之遞上自己的名片。忌諱：用左手接，接過(guò)后看也不看，隨手亂放，不回遞自己的名片等。
5、介紹的禮儀：
介紹他人相識時(shí)，要先介紹身份較低的一方，然后再介紹身份較高的一方，即先介紹主人，后介紹客人；先介紹職務(wù)低者，后介紹職務(wù)高者；先介紹男士，后介紹女士；先介紹晚輩，后介紹長(cháng)輩；先介紹個(gè)人，后介紹集體。
如果在介紹他人時(shí)，不能準確知道其稱(chēng)呼，應問(wèn)一下被介紹者“請問(wèn)你怎么稱(chēng)呼?”，否則萬(wàn)一張冠李戴，會(huì )很尷尬。
介紹時(shí)最好先說(shuō)：“請允許我向您介紹”或“讓我介紹一下”，“請允許我自我介紹�！�
打招呼男士為先，握手女士為先。
介紹手勢：手掌向上，五指并攏，伸向被介紹者，不能用手指指指點(diǎn)點(diǎn)，當別人介紹到你時(shí)，應微笑或握手點(diǎn)點(diǎn)頭，如果你正坐著(zhù)，應該起立。
6、握手的禮儀：
(1)、在會(huì )見(jiàn)、會(huì )談場(chǎng)合，在雙方介紹完以后，可相互握手，寒暄致意。關(guān)系親近的可邊握手邊問(wèn)候，甚至兩人雙手長(cháng)時(shí)間握在一起。在一般情況下，輕握一下即可，但年輕者對年長(cháng)者，身份低者對身份高者則應稍稍欠身，雙手握住對方的手，以示尊敬。男子與婦女握手時(shí)，往往只輕握一下婦女的手指部分。老朋友可以例外，除因特殊原因外，不要坐著(zhù)與人握手，但如果兩人相鄰或相對都是坐著(zhù)，可以微屈前身握手。
(2)、握手應由主人、長(cháng)者、身份高者、婦女先伸手，客人、年輕者、身份低者見(jiàn)面先問(wèn)候，待對方伸手再握。多人同時(shí)握手注意不要交叉。男子在握手前應先脫下手套摘下帽子。握手時(shí)，雙目注視對方，微笑致意，不要看著(zhù)第三者握手。但據西方傳統，位尊者和婦女可以戴手套握手。作為主人，主動(dòng)、熱情、適時(shí)握手是很有必要的，這樣做可以增加親切感。
7、“上座”和“下座”的區分
離入口遠的地方為上座，離入口進(jìn)的是下座。
右邊是上座，左邊為下座。
如果既有靠墻的沙發(fā)，又有不靠墻的沙發(fā)放在會(huì )客室里，那么以靠墻的為上座。
不管你進(jìn)入會(huì )客室、辦公室或客戶(hù)家里，不要坐到上座。
坐3人沙發(fā)時(shí)，不要坐在兩端，應坐在中間，會(huì )顯得落落大方、談話(huà)的感染力會(huì )增強。
拓展：秘書(shū)的舉止禮儀要求
1、尊重
秘書(shū)在工作中往往代表著(zhù)機關(guān)和領(lǐng)導，應當對交往對象給予充分的尊重，體現“尊重在先”的原則。
例如，秘書(shū)在與他人交談時(shí)，不應站在或坐在高于對方的位置上，以免給人造成“居高臨下”的感覺(jué)。不可將自己的頭部仰靠在椅背上，也不宜高翹“二郎腿”，更不能將腳尖抬起，直指對方，避免給對方形成散漫、傲慢的印象。倘若對方是一位異性，還須與之保持一定的距離，以免讓對方感覺(jué)不便，或產(chǎn)生誤解。
交談過(guò)程中，應兩眼注視對方，精神飽滿(mǎn)，神情專(zhuān)注，并不時(shí)點(diǎn)頭表示正在傾聽(tīng)。此時(shí)如果舉目四顧，心不在焉，神情倦怠，就容易被認為對談話(huà)漫不經(jīng)心或不耐煩；如果手舞足蹈，指手畫(huà)腳，高談闊論，就會(huì )使對方覺(jué)得你目中無(wú)人、狂傲輕浮。
2、自然
秘書(shū)舉止以自然為宜，切忌虛假、做作、呆板、局促、勉強。
例如，秘書(shū)在與人交往中宜以微笑表示親切和熱情，而不宜滿(mǎn)臉堆笑或強作歡顏，這樣容易給人造成刻意逢迎的感覺(jué)。再如，欣喜時(shí)可以露出自然的笑容，不宜歪腦袋、擠笑靨、旁若無(wú)人地大笑不已。做手勢時(shí)宜并攏四指，切忌高翹小指。在與熟人相處時(shí)要不失親切，略可隨意，而不宜正襟危坐、不茍言笑。
3、穩重
秘書(shū)工作繁雜、瑣碎，但又不容有疏漏，這就要求秘書(shū)舉止要穩妥可靠，有條不紊，忙而不亂。只有這樣，才能展現出自己獨特的內涵。
例如，在匯報工作時(shí)，應神態(tài)安詳，口齒清晰，談吐自如。在取物品時(shí)，要先看清情況，然后眼到手到，駕輕就熟。在會(huì )議室入座時(shí)，要小心翼翼，輕穩就座，不可搖搖晃晃，東踩西踏，將座椅拉得亂響，有意無(wú)意地制造擾人的噪音。在敲門(mén)時(shí)，應用手指輕叩，不宜拳擂、腳踹；關(guān)門(mén)時(shí)，應用雙手輕輕推上，不可用力猛甩，或是用腳踢上。遇到某些意外情況時(shí)，應處變不驚，沉著(zhù)應對，而不應大呼小叫，上躥下跳，人為地渲染緊張氣氛。
4、端莊
秘書(shū)的靜止姿態(tài)以端莊為要。
我國傳統上有“站如松，坐如鐘，臥如弓”“頭容正，肩容平，胸容寬，背容直”“顏色：宜和、宜靜、宜莊”等一系列的禮儀要求，講的都是舉止中的端莊之美，這些要求對于秘書(shū)也是適用的。
5、大方
秘書(shū)的舉止要灑脫、大氣，不要拘謹、小氣。
例如，在交往中，不論對方地位高低，都應自然地注視對方的眼睛。如果始終不敢正視對方的'眼睛，或是自己的目光與對方的目光稍一相遇，便立刻躲避開(kāi)來(lái)，往好里說(shuō)，是害羞和小家子氣；往壞里講，則會(huì )被理解為心虛氣短或心懷鬼胎。
6、優(yōu)雅
秘書(shū)的舉止若能做到優(yōu)雅、脫俗，那就達到了舉止禮儀的高級境界。
工作中，有些低俗、不雅的舉止可以說(shuō)是秘書(shū)工作者之大忌。例如，有些同志不顧場(chǎng)合，在他人面前挖鼻孔、掏耳朵、剔牙齒、摳眼屎、甩鼻涕、打噴嚏、修指甲、抓癢癢、拽襪子、脫鞋子，就是很不雅觀(guān)又很不禮貌的行為。又如，雖然人們對女士處處優(yōu)先，比較寬容，但是有些女性秘書(shū)的舉止卻并不得體，有的腳穿帶有鐵釘的高跟鞋，敲擊地面“咚咚”作響；有的在大庭廣眾之下無(wú)所顧忌地化妝、補妝；有的在眾人面前有意無(wú)意地叉開(kāi)雙腿站立，甚至蹲、坐，這些“非淑女動(dòng)作”都有礙觀(guān)瞻，有失體面。
古人云：“腹有詩(shī)書(shū)氣自華�！痹谂e止上表現得舒展得體，符合禮儀，是一個(gè)人內心充實(shí)、視野開(kāi)闊的表現，是其閱歷和自信心的自然流露。作為秘書(shū)人員，除了要悉心研習技巧外，還須努力學(xué)習，飽讀詩(shī)書(shū)，加強修養，提高精神境界。只有這樣，才能在潛移默化之中養成優(yōu)雅的氣質(zhì)和風(fēng)度。
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