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秘書(shū)應該如何做好溝通協(xié)調工作
協(xié)調工作是系統內部運動(dòng)不停頓的調節組合工作，也是深入細致的思想工作�？鬃釉疲骸把圆豁�，則事不成�！蔽覀冊趨f(xié)調工作的過(guò)程中，需要借助溝通技巧，化解不同的見(jiàn)解與意見(jiàn)，建立共識，推動(dòng)工作。因此，秘書(shū)工作者在做協(xié)調溝通工作時(shí)，應擺正位置，把握分寸，謹慎從事，特別要注意以下幾點(diǎn)：
1、把握好角色，不越權越位
做工作要把握好自己的角色，不要越權越位。秘書(shū)工作者做協(xié)調工作時(shí)，雖然是主持者，但也并不是一切都可以自行做主。從嚴格意義上說(shuō)，秘書(shū)工作者是代表領(lǐng)導做協(xié)調工作的。如果把主持者誤認為決策者，必將產(chǎn)生角色錯位問(wèn)題。我們在與協(xié)調對象溝通，傳達領(lǐng)導指示和意見(jiàn)時(shí)，不可隨意引申發(fā)揮，加進(jìn)自以為和領(lǐng)導意見(jiàn)一致的內容。
2、把握好方法，不以權壓人
在工作協(xié)調過(guò)程中利用領(lǐng)導人的影響力是十分重要的，特別是在被協(xié)調者意見(jiàn)難以統一的時(shí)候，傳達權威領(lǐng)導人的意見(jiàn)，常常能使問(wèn)題迎刃而解。但這種方法只能在必要時(shí)慎重使用，盡可能少用。因為協(xié)調的主要手段是協(xié)商，應以平等的態(tài)度傾聽(tīng)各方意見(jiàn)，即便是錯誤的要求，也要考慮有無(wú)合理因素。不能因為你是協(xié)調的主持者，就以領(lǐng)導自居，自以為是，“老子天下第二”，聽(tīng)到不同聲音就給以顏色，進(jìn)行打壓，那樣必將引發(fā)對立情緒，給以后的協(xié)調工作制造障礙。
3、把握好分寸，不把簡(jiǎn)單的問(wèn)題復雜化
在協(xié)調工作中，既不要把復雜的問(wèn)題作簡(jiǎn)單化處理，也要注意不把小事擴大化，不把簡(jiǎn)單的問(wèn)題復雜化，不把明明白白的事情神秘化。在辦公室的日常工作中，需要協(xié)調的事，幾乎無(wú)時(shí)不有，但絕大多數是在舉手投足之間便可處理，只要腦勤、眼勤、腿勤，隨時(shí)注意發(fā)現需要調節的問(wèn)題，說(shuō)幾句調節的話(huà)，甚至開(kāi)一個(gè)幽默的玩笑，便可把矛盾化解在萌芽狀態(tài)。有些矛盾在未激化前，做點(diǎn)幕后工作就可緩解。就協(xié)調而言，涉及重大原則的事，權力或利益沖突較大的事，具有廣泛群眾性的事，需要多方聽(tīng)取意見(jiàn)，公開(kāi)處置。但一般的，發(fā)生在日常工作中的責、權、利不平衡的事，處理的方針應是能私下解決的就不公開(kāi)解決，能會(huì )下協(xié)調的就不開(kāi)協(xié)調會(huì )，即便需要開(kāi)會(huì )協(xié)調的，也應在條件具備時(shí)、在寬松的環(huán)境中來(lái)召開(kāi)。
4、把握好火候，既不失時(shí)機也不急于求成
要搞好協(xié)調，時(shí)機十分重要。機不可失，時(shí)不再來(lái)。抓住有利時(shí)機，就可取得事半功倍的效果。當不同部門(mén)急需完成同一任務(wù)，工作又難以有序展開(kāi)時(shí)，我們及時(shí)出面理順關(guān)系，就可一呼百應。相反，時(shí)機不成熟，十分勉強地去統一認識，統一行動(dòng)，反而會(huì )擴大矛盾，形成誤解或成見(jiàn)。有的同志急于完成領(lǐng)導交辦的任務(wù)，在有關(guān)部門(mén)毫無(wú)思想準備的情況下，讓其立即做出較大犧牲，結果形成了僵持的態(tài)勢。有的雖然勉強讓步，但并不服氣，在落實(shí)時(shí)扯皮推諉，影響了工作進(jìn)展。掌握溝通的時(shí)機是非常重要的，善不善于捕捉溝通的良機，是反映秘書(shū)工作者思想水平和工作能力的重要標志。
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