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文秘公文寫(xiě)作中的幾個(gè)細節問(wèn)題
對于經(jīng)常與文字打交道的文秘人員而言，掌握文章寫(xiě)作的一般規律，具備各種常用文體寫(xiě)作的基本能力，把握公文寫(xiě)作的具體細節，是我們必備的素質(zhì)。下面給大家介紹文秘公文寫(xiě)作中的細節問(wèn)題，歡迎閱讀!
文秘公文寫(xiě)作中的細節問(wèn)題
一、做好準備
“巧婦難為無(wú)米之炊”，只有準備充分，起草公文才能奮筆疾書(shū)，一氣呵成，反之就只能不知從何處入手，“十步九回頭”，寫(xiě)了撕、撕了寫(xiě)，別別扭扭，很難寫(xiě)出“高屋建瓴，勢如破竹”的公文來(lái)。那么，起草公文需要做好哪些準備呢？
一要提高個(gè)人的思想修養和學(xué)識儲備。一方面，正確的世界觀(guān)、政治觀(guān)、道德觀(guān)、藝術(shù)觀(guān)、美學(xué)觀(guān)、歷史觀(guān)、倫理觀(guān)、文化觀(guān)對作者的文風(fēng)、作品的質(zhì)量至關(guān)重要。古人說(shuō)：“志高者意必遠�！睂�(xiě)作者樹(shù)立了正確、遠大的理想，寫(xiě)作時(shí)才能正確地“言志”，做到文意深遠。另一方面，“讀書(shū)破萬(wàn)卷，下筆如有神”，作者只有博覽群書(shū)，對各方面的知識才能融會(huì )貫通、運用自如。同時(shí)，公文寫(xiě)作要求的學(xué)識既要博，也要專(zhuān)，假如寫(xiě)經(jīng)濟方面的材料，沒(méi)有經(jīng)濟學(xué)理論作基礎，寫(xiě)政黨建設的材料，沒(méi)有政黨理論作基礎，那是寫(xiě)不出好材料的。所以，平時(shí)我們要強化自己的思想境界修養，要增進(jìn)自己多方面的文化科學(xué)知識的素養。
二要掌握領(lǐng)導意圖、語(yǔ)言風(fēng)格。所謂“領(lǐng)導意圖”，就是領(lǐng)導對撰寫(xiě)某一公文的目的和打算。如果在起草公文前，不了解領(lǐng)導意圖，只能是自作主張，瞎寫(xiě)一氣。所以，在公文寫(xiě)作前，必須把領(lǐng)導意圖搞清楚。對領(lǐng)導意圖，了解得越具體越好，越透徹越好。當然，有時(shí)領(lǐng)導對領(lǐng)導意圖不可能談得那么具體、那么透徹，這要靠公文寫(xiě)作人員平時(shí)對近期領(lǐng)導關(guān)注問(wèn)題的掌握程度了，要靠充分發(fā)揮主觀(guān)能動(dòng)性了。有了領(lǐng)導意圖，寫(xiě)作就有了“尚方寶劍”，就知道寫(xiě)些什么了�！罢Z(yǔ)言風(fēng)格”就是領(lǐng)導講話(huà)風(fēng)格和習慣。如果不了解領(lǐng)導的語(yǔ)言風(fēng)格，講話(huà)稿寫(xiě)的再好，與領(lǐng)導行不成共同語(yǔ)言，領(lǐng)導也不會(huì )欣賞。這就要求作者經(jīng)常參加會(huì )議，感受氣氛，通過(guò)多種途徑掌握領(lǐng)導的語(yǔ)言風(fēng)格。
三要學(xué)習有關(guān)文件和報刊，深刻領(lǐng)會(huì )中央和上級黨委指示精神。中央和上級黨委指示精神，是各級黨政組織工作的指南。掌握了這個(gè)指南，工作就能沿著(zhù)正確方向前進(jìn)；離開(kāi)了這個(gè)指南，就會(huì )迷失方向，甚至會(huì )走到斜路上去。公文寫(xiě)作人員，只有深刻領(lǐng)會(huì )中央和上級黨委指示精神，才能在公文里正確體現中央和上級黨委指示精神，才能保證中央和上級黨委指示精神在當地的貫徹和落實(shí)。所以，在起草公文前，我們必須通過(guò)學(xué)習，把近期中央和上級黨委指示精神領(lǐng)會(huì )深透，把準當前時(shí)代的脈搏。這是非常重要的。
四要了解當地實(shí)際。各級黨委的任務(wù)，就是要做好中央和上級黨委指示精神與當地實(shí)際結合的文章。只有了解當地實(shí)際情況，才能做好上下結合這篇文章，才能有針對性地提出問(wèn)題和解決問(wèn)題。要了解當地實(shí)際，就要多翻閱一些資料，經(jīng)常深入下去，搞些調查研究，事物是不斷發(fā)展變化的，現代化建設日新日異，新情況、新問(wèn)題、新事物層出不窮，這就需要我們經(jīng)常地了解當地實(shí)際，把握新鮮事物，否則，就容易犯“照抄、照搬、照傳”的毛病，就容易發(fā)生“言之無(wú)物，空話(huà)連篇”的弊端。這是公文寫(xiě)作的大忌。
五要統籌兼顧，科學(xué)組織。在遇到寫(xiě)大材料或者是在省市領(lǐng)導來(lái)去匆匆，一人準備匯報材料來(lái)不及的時(shí)候，就需要多人合作，共同完成。經(jīng)驗的做法就是采取“統—分—統”的組織寫(xiě)作方法，即：統一研究寫(xiě)作提綱，分頭去寫(xiě)，最后一人統稿。這種方法注意的問(wèn)題有三：一是根據各自的特長(cháng)，科學(xué)分工。參加的人員有的對工業(yè)比較熟悉；有的對農業(yè)比較熟悉；有的對外貿比較熟悉；有的對穩定比較熟悉等等，各有特點(diǎn)，要注意發(fā)揮他們特長(cháng)，誰(shuí)熟悉哪方面的，就寫(xiě)哪一部分，分工負責。二是擬稿人要按提綱去寫(xiě)，如有大的變動(dòng)，需征得主筆同意，以免走題；對一些細節問(wèn)題，可以靈活掌握。三是主筆統稿時(shí)要把好“四關(guān)”，即：“政治關(guān)”，看看是否符合中央和上級黨委的指示精神，是否符合黨的路線(xiàn)、方針、政策；“實(shí)際關(guān)”，看看是否符合當地實(shí)際情況；“結構關(guān)”，看看結構是否合理、清楚，有無(wú)重復的地方，前后風(fēng)格是否一致；“文字關(guān)”，看看文字表述是否準確，言簡(jiǎn)意賅。該調整的調整，該刪減的刪減，該補充的補充。最后，送領(lǐng)導審查、定稿 。
二、謀篇布局
文章謀篇布局的好壞，直接影響表達效果，所以在確立了公文的主旨后，就要圍繞主旨對整個(gè)公文結構進(jìn)行謀篇布局，考慮文章的組織構造及它們之間的邏輯聯(lián)系，使其“首位開(kāi)闔，繁簡(jiǎn)奇飛，各極其度�！�
（一）基本要求
一是完整連貫，首尾圓合。所謂完整是指文章的結構布局有頭有尾，首尾圓合，通篇一體，連貫就是通篇一貫。要求文章的部分與部分之間，片斷與片斷之間，前言與后語(yǔ)之間，都要緊密連接，以一貫之，結構嚴謹、完美。
二是疏密相間，錯落有致。我們在安排層次和段落時(shí)，長(cháng)短要適當搭配，其密度不要均等，要根據公文主題表達的需要，有詳密、有疏落，使全篇布局疏密相間，錯落有致�？傊�，要有的放矢，合理安排，才能使公文錯綜其勢，舒緩自如，給人一種抑揚頓挫、節奏鏗鏘之感。
三是波瀾起伏，曲折變化�！拔乃瓶瓷讲幌财��！蔽恼虏季謶摮缜芍�。謀篇布局的波瀾起伏和曲折變化，反映了客觀(guān)事物的錯綜復雜和發(fā)展變化，同時(shí)，也能滿(mǎn)足讀者、聽(tīng)者的審美要求。但是，必須合乎法度，既要出人意外，又要在情理之中，要使開(kāi)合、起落、曲直、伸縮等等，恰到好處。
（二）基本內容
文章的結構包括內部結構和外部結構兩種。
1、內部結構。所謂文章的內部結構，就是文章思路的內在邏輯結構。在敘述性文體里，稱(chēng)之為“線(xiàn)索”；議論性、說(shuō)理性文體里，稱(chēng)之為“脈絡(luò )”。不管什么文體，只要有一貫到底的思路，一脈貫通的邏輯，它就必然有一縷貫穿的線(xiàn)索和脈絡(luò )。思路是線(xiàn)索和脈絡(luò )的基礎；線(xiàn)索和脈絡(luò )是思路的表現形式。文章的主題、人物、事物、中心事件、感情等都可以為線(xiàn)索，如《項鏈》以項鏈這一事物為線(xiàn)索，《紅樓夢(mèng)》以愛(ài)情悲劇為中心線(xiàn)索等，線(xiàn)索無(wú)形地穿梭著(zhù)全文的人物、事件和景物，構成嚴謹的藝術(shù)整體。作為黨委機關(guān)，我們平時(shí)處理的公文主要是說(shuō)理性質(zhì)的文體，基本遵循“提出問(wèn)題——分析問(wèn)題——解決問(wèn)題”的脈絡(luò )形態(tài)，它自身必須要具有條理性、貫通性和嚴謹性，即：分清先后順序，有條不紊地表達思想；合乎邏輯，合乎人們的思維形式，使文章流暢貫通；思想脈絡(luò )細密周?chē)�，沒(méi)有縫隙，沒(méi)有漏洞。
2、外部結構。所謂外部結構，就是文章的外部存在形式。它的主要內容包括：
一是層次和段落。層次是指文章各部分內容表達的次序，它著(zhù)眼于思想內容的劃分，段落是行文時(shí)自然形成的基本單位，它側重于文字表達的需要。層次和段落既有區別，又有聯(lián)系：層次著(zhù)眼于思想內容的劃分，段落側重于文字表達的需要；一般來(lái)講，層次大于段落，即幾個(gè)段落表達一個(gè)層次，但也有時(shí)段落的劃分恰好與層次一致，二者相等；層次安排方式有總分式、并列式、遞進(jìn)式和對比式，根據作者的思想或者線(xiàn)索來(lái)決定，段落劃分強調的是集中、完整和勻稱(chēng)。
二是過(guò)渡和照應。過(guò)渡和照應是使文章內容前后連貫的一種重要結構手段。過(guò)渡在文章中起承上啟下的作用，它使先后相關(guān)的兩個(gè)層次和段落上下連貫，前后銜接。照應就是文章前后內容關(guān)照呼應，能使結構嚴密，脈絡(luò )連貫。
三是開(kāi)頭和結尾。古人語(yǔ)“起句當如爆竹，驟響易徹，結句當如撞鐘，清音有余�！彼浴盎㈩^龍尾”是好文章的半壁江山，當然，怎樣開(kāi)頭和結尾，應從文章的整體出發(fā)，有利于主題的表達和全文各部分的和諧。公文開(kāi)頭多用開(kāi)篇點(diǎn)題式：開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，起句發(fā)意，直接揭示主旨，如《背影》，“我與父親不相見(jiàn)已二年余了，我最不能忘記的是他的背影”；句句奪目，先聲誘人，起句漂亮，觸及中心，富有魅力，讓人一見(jiàn)鐘情，如杜牧《阿房宮賦》，“六王畢，四海一。蜀山兀，阿房出”；落筆入題，說(shuō)明緣由，交代作者寫(xiě)作的緣由；開(kāi)頭總說(shuō)，提攝全文，先揭示文章的中心，然后再分說(shuō)。公文、特別是領(lǐng)導講話(huà)稿的結尾方式一般有兩種：醒明主旨，篇末點(diǎn)題；展望未來(lái)，鼓勵斗志，向人們提出希望，發(fā)出號召，指明方向，鼓舞人們?yōu)閷?shí)現它去努力奮斗。
（三）如何謀篇布局
要鍛煉思路。謀篇布局是思路的表現形式，所以，我們寫(xiě)文章要提高謀篇布局的能力，根本的`是要認真鍛煉思路，加強思維活動(dòng)的邏輯性、條理性的訓練。曾說(shuō)：“寫(xiě)文章要講邏輯，就是要注意整篇文章、整篇講話(huà)的結構，開(kāi)頭、中間、尾巴要有一種關(guān)系，要有一種內在聯(lián)系，不要互相沖突�！敝挥袑热萁�(jīng)過(guò)精心思考，對文章的謀篇布局做到胸有成竹，再動(dòng)筆寫(xiě)作，才能寫(xiě)出結構嚴謹，邏輯性、條理性強的文章。
要列好提綱，或打腹稿。這是起草公文的一道重要工序。按提綱寫(xiě)稿子，有許多好處：可以幫你組織材料；可以使你想問(wèn)題更周到；免得一面寫(xiě)一面想，寫(xiě)時(shí)吃力不討好。列提綱，一定要在掌握領(lǐng)導意圖和吃透“兩頭”的基礎上進(jìn)行。提綱列的越細致越好，不要光列大題目，還要列小題目，就連每個(gè)小題目里各寫(xiě)幾層意思，哪一層意思放在哪一個(gè)題目里面，也要考慮清楚。比較簡(jiǎn)短的公文，可以不列提綱，但一定要打好腹稿。打腹稿，雖然不一定形成文字，但對文稿的謀篇不拘也要想明白。有了好的提綱或好的腹稿，文章等于完成了一半，起草公文就會(huì )得心應手 。
三、語(yǔ)言的錘煉
準確、簡(jiǎn)潔、鮮明、易懂是公文語(yǔ)言的基本要求。
準確。公文代表著(zhù)領(lǐng)導機關(guān)或領(lǐng)導集體的聲音和意見(jiàn)，不準確，含糊不清，摸棱兩可，執行的標準就不好把握，就不好執行。
簡(jiǎn)潔。同志說(shuō)：“文字要簡(jiǎn)短，使他們頃刻之間能看完；要精警，使他們一看起一個(gè)印象�！惫谋仨毢�(jiǎn)短扼要，特別是領(lǐng)導講話(huà)一定要注意多用短句，忌用長(cháng)句子，不要用過(guò)多修飾，把意思講明白就可以。
鮮明。公文，不能像文學(xué)作品那樣，含蓄隱晦，深藏不露，更不能含糊不清，意向不明，它要求清楚、明白，無(wú)論贊成或反對什么、提倡或禁止什么、肯定或否定什么，都要非常確切地表述和說(shuō)明，使人心領(lǐng)神會(huì )，一目了然。
易懂。公文既要簡(jiǎn)潔又要易懂，簡(jiǎn)短而缺意，就只能使人看不懂。所以，寫(xiě)公文不能?chē)W眾取寵；不能用那些華麗而不易懂的辭藻；不能用那些自己生造的語(yǔ)言；不能有“學(xué)生腔”、“文學(xué)腔”；不講空泛的“普通話(huà)”，多講實(shí)實(shí)在在的“地方話(huà)”，多用群眾語(yǔ)言 。
四、日常公文寫(xiě)作需注意的幾個(gè)細節問(wèn)題
1、公文寫(xiě)作的標題
標題實(shí)際上就是公文的題眼，是觀(guān)點(diǎn)及公文邏輯結構的集中體現。按照層次大小劃分，標題可以劃分為大標題、小標題，一級標題、二級標題等。標題的確立應根據公文的中心思想和層次要求具體確立，一篇文章的標題與標題之間應層次分明、邏輯嚴禁、相互照應。公文的標題既要求緊扣文意、層意、段意，不能跑題、偏題和以片蓋全，又要求語(yǔ)言簡(jiǎn)潔精練，有些公文，比如講話(huà)的語(yǔ)言必須體現領(lǐng)導同志的感情色彩和風(fēng)格要求。在公文寫(xiě)作中，有時(shí)公文的內容較多，人們看起來(lái)、聽(tīng)起來(lái)，留下印象的內容并不多，所記下來(lái)、留下印象的大多是文章的題目和各個(gè)標題，所以公文好的標題或標題群，能引人入勝，起到事半功倍的效果。
2、公文寫(xiě)作的觀(guān)點(diǎn)
好公文的關(guān)鍵是要有新意和創(chuàng )意，按部就班，對著(zhù)葫蘆畫(huà)瓢，體現不出個(gè)人的觀(guān)點(diǎn)是寫(xiě)不出好公文的。所以公文寫(xiě)作者平時(shí)必須通過(guò)經(jīng)常學(xué)習黨政理論和相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識，深刻領(lǐng)會(huì )上級政策，經(jīng)常調查研究了解當地實(shí)際，多上下結合深入思考來(lái)提高自己的“悟性”，身在外而心在內，雖不是領(lǐng)導，但多從領(lǐng)導的角度來(lái)思考問(wèn)題。同時(shí)，在執筆時(shí)，注意要以工作為中心，以思路為紐帶，把多個(gè)觀(guān)點(diǎn)、觀(guān)點(diǎn)群有機聯(lián)系起來(lái)，做到主次有位、先后有序，既前后園合，又錯落有致。
3、公文寫(xiě)作中數據、圖表的應用
在公文寫(xiě)作中，數據的應用是一種普遍性、經(jīng)常性的事情，它是事物的量化，發(fā)揮著(zhù)重要作用：一方面從字面來(lái)理解，“數”“據”顧名思義就是數字方面的根據，有理有據，只要有根據，事情道理才能講的明白，數據飽含信息起到一種說(shuō)明的作用，讀者從數據中就可以清楚地了解事物的發(fā)展狀況，使其明了；另一方面應用數據說(shuō)明事理，能使讀者感到真實(shí)，數據都是通過(guò)統計得來(lái)的，具有真實(shí)性的特點(diǎn)。圖表的應用相對的來(lái)講，具有局限性，它只限于“看”的公文并且要求讀者具有一定的專(zhuān)業(yè)知識，但它更具有直觀(guān)、立體、動(dòng)態(tài)的特點(diǎn)和優(yōu)點(diǎn)，適合情況上報、署名文章、調查報告等文體。數據、圖表的作用決定了其來(lái)源、取舍、應用必須堅持一定的標準，注意以下幾點(diǎn)：一是來(lái)源的權威性，一般來(lái)講，數據應以統計局的為主，其中稅收數據以國稅、地稅的為主，沒(méi)有統計局的，有部門(mén)的、鄉鎮的數據，以部門(mén)的為主。個(gè)人拿不準的，讓領(lǐng)導定奪。二是數據應用要統一。不同材料里面，如黨委、政府的材料數據要一致。同一材料不能出現前后矛盾、不一致。三是數據要科學(xué)分析。特別是在沒(méi)有權威數據可以參照的情況下，必須經(jīng)過(guò)科學(xué)分析才能應用，單個(gè)數據的應用加減不能超過(guò) 和、差的數據。四是圖表的應用一定要規范，經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)人員驗證其正確性，方可使用。
4、資料、語(yǔ)言方面的取舍
修改過(guò)程中的取舍。對于初稿，一定要進(jìn)行修改，通過(guò)縝密的思考，根據公文的性質(zhì)，進(jìn)行語(yǔ)言錘煉，看看哪些材料可以去掉，哪些必須保留，哪種表達方式更為精妙和符合領(lǐng)導語(yǔ)言風(fēng)格。對于引用的材料，關(guān)鍵把握一點(diǎn)：拿來(lái)主義，以“有用”為原則，吸其精華，去其糟粕。簡(jiǎn)單的引用，無(wú)疑于一件單色的衣服補上了一塊花補丁，補丁雖好，但影響了整體的和諧。所以，對借鑒的材料一定要加以認真改造，根據公文主旨和文章的邏輯結構，對引用的材料進(jìn)行再加工，與實(shí)際情況結合起來(lái)，與公文的整體邏輯結構和語(yǔ)言、語(yǔ)氣統一起來(lái)，做到天衣無(wú)縫、錦上添花。
5、無(wú)紙化辦公還要不要動(dòng)筆
隨著(zhù)電腦的普及、電子政務(wù)的發(fā)展，無(wú)紙化辦公成為辦公室發(fā)展的趨勢，但動(dòng)筆仍然不可或缺。從健康的角度考慮，長(cháng)時(shí)間坐在電腦前，對眼睛、肌體的健康無(wú)疑會(huì )造成很大的傷害，需要動(dòng)筆。從思考的程度考慮，動(dòng)筆寫(xiě)作時(shí)作者的精力更為集中，思考問(wèn)題的深度、廣度更為深廣，長(cháng)時(shí)間坐在屏幕前，容易造成疲勞，精力分散影響思考程度。
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