秘書(shū)如何做好溝通協(xié)調工作

　　秘書(shū)是協(xié)助領(lǐng)導人聯(lián)系接待，辦理文書(shū)和交辦事項的工作人員。下面是小編為大家整理的秘書(shū)如何做好溝通協(xié)調工作，僅供參考，歡迎大家閱讀。

　　秘書(shū)如何做好溝通協(xié)調工作

　　秘書(shū)工作者在做協(xié)調溝通工作時(shí)，應擺正位置，把握分寸，謹慎從事，特別要注意以下幾點(diǎn)：

　　一、把握好角色，不越權越位

　　秘書(shū)工作者做協(xié)調工作時(shí)，雖然是主持者，但也并不是一切都可以自行做主。從嚴格意義上說(shuō)，秘書(shū)工作者是代表領(lǐng)導做協(xié)調工作的。如果把主持者誤認為決策者，必將產(chǎn)生角色錯位問(wèn)題。我們在與協(xié)調對象溝通，傳達領(lǐng)導指示和意見(jiàn)時(shí)，不可隨意引申發(fā)揮，加進(jìn)自以為和領(lǐng)導意見(jiàn)一致的內容。

　　二、把握好方法，不以權壓人

　　在工作協(xié)調過(guò)程中利用領(lǐng)導人的影響力是十分重要的，特別是在被協(xié)調者意見(jiàn)難以統一的時(shí)候，傳達權威領(lǐng)導人的意見(jiàn)，常常能使問(wèn)題迎刃而解。但這種方法只能在必要時(shí)慎重使用，盡可能少用。因為協(xié)調的主要手段是協(xié)商，應以平等的態(tài)度傾聽(tīng)各方意見(jiàn)，即便是錯誤的要求，也要考慮有無(wú)合理因素。

　　三、把握好分寸，不把簡(jiǎn)單的問(wèn)題復雜化

　　在協(xié)調工作中，既不要把復雜的問(wèn)題作簡(jiǎn)單化處理，也要注意不把小事擴大化，不把簡(jiǎn)單的問(wèn)題復雜化，不把明明白白的事情神秘化。在辦公室的日常工作中，需要協(xié)調的事，幾乎無(wú)時(shí)不有，但絕大多數是在舉手投足之間便可處理，只要腦勤、眼勤、腿勤，隨時(shí)注意發(fā)現需要調節的問(wèn)題，說(shuō)幾句調節的話(huà)，甚至開(kāi)一個(gè)幽默的玩笑，便可把矛盾化解在萌芽狀態(tài)。

　　有些矛盾在未激化前，做點(diǎn)幕后工作就可緩解。就協(xié)調而言，涉及重大原則的事，權力或利益沖突較大的事，具有廣泛群眾性的事，需要多方聽(tīng)取意見(jiàn)，公開(kāi)處置。但一般的，發(fā)生在日常工作中的責、權、利不平衡的事，處理的方針應是能私下解決的就不公開(kāi)解決，能會(huì )下協(xié)調的就不開(kāi)協(xié)調會(huì )，即便需要開(kāi)會(huì )協(xié)調的，也應在條件具備時(shí)、在寬松的環(huán)境中來(lái)召開(kāi)。

　　四、把握好火候，既不失時(shí)機也不急于求成

　　要搞好協(xié)調，時(shí)機十分重要。當不同部門(mén)急需完成同一任務(wù)，工作又難以有序展開(kāi)時(shí)，我們及時(shí)出面理順關(guān)系，就可一呼百應。相反，時(shí)機不成熟，十分勉強地去統一認識，統一行動(dòng)，反而會(huì )擴大矛盾，形成誤解或成見(jiàn)。

　　有的同志急于完成領(lǐng)導交辦的任務(wù)，在有關(guān)部門(mén)毫無(wú)思想準備的情況下，讓其立即做出較大犧牲，結果形成了僵持的態(tài)勢。有的雖然勉強讓步，但并不服氣，在落實(shí)時(shí)扯皮推諉，影響了工作進(jìn)展。掌握溝通的時(shí)機是非常重要的，善不善于捕捉溝通的良機，是反映秘書(shū)工作者思想水平和工作能力的重要標志。

　　秘書(shū)溝通技巧

　　一、守本分，讓領(lǐng)導放心

　　1、不要越位

　　越位包括兩方面，一方面對領(lǐng)導，秘書(shū)不能代領(lǐng)導做決策，凡事要在自己的權力范圍內進(jìn)行；一方面對同事，不要自以為是二把手，同事尊重你，不代表你能對他們發(fā)號施令。

　　2、不要多言

　　即便你通過(guò)對領(lǐng)導長(cháng)期的觀(guān)察，知道他下一步可能采取的行動(dòng)，也不要在他宣布最終決定前擅自行動(dòng)。對于公司機密更要做到一問(wèn)三不知，手頭消息多這可不是你炫耀的資本。

　　3、不要多問(wèn)

　　這里特別是有關(guān)領(lǐng)導的私人生活，只吩咐你去做，沒(méi)有過(guò)多說(shuō)明的，就不要好奇去問(wèn)。很多領(lǐng)導把家庭生活當作隱私，領(lǐng)導的隱私你探聽(tīng)不得。

　　二、有眼色，讓領(lǐng)導省心

　　1、眼里有事

　　眼里有事是指秘書(shū)不需要領(lǐng)導吩咐就能發(fā)現那些需要自己做的工作，例如領(lǐng)導幾天后要參加某個(gè)會(huì )議，那將與會(huì )議有關(guān)的資料提前準備好就是“我要做”的事。

　　2、學(xué)會(huì )擋駕

　　推銷(xiāo)電話(huà)是秘書(shū)需要準確判斷擋駕的。那如果是領(lǐng)導的丈母娘打來(lái)電話(huà)呢？電話(huà)里她怎么也不肯說(shuō)自己是誰(shuí)怎么辦？這需要秘書(shū)日常留心領(lǐng)導的社會(huì )關(guān)系，盡量能從語(yǔ)氣、聲音、電話(huà)號碼等方面來(lái)分辨來(lái)者何人。

　　三、能忠心，讓領(lǐng)導貼心

　　1、功高不震主

　　新領(lǐng)導遇到老秘書(shū)時(shí)，救場(chǎng)幫了領(lǐng)導時(shí)，你怎么擺正自己的位置？記住，作為秘書(shū)，你幫助領(lǐng)導再多都是分內事。為領(lǐng)導處理瑣碎、排憂(yōu)解難正是秘書(shū)職責所在。

　　2、細心不計較

　　秘書(shū)瑣事多，細心很重要。但時(shí)間長(cháng)了可能覺(jué)得自己勞苦功高，以至心態(tài)不平衡。這時(shí)秘書(shū)要調整心態(tài)，明白自己的位置，盡量向領(lǐng)導對秘書(shū)工作的標準要求看齊。

　　3、及時(shí)背黑鍋

　　股東會(huì )上領(lǐng)導忘帶文件、同事面前領(lǐng)導責怪錯人，發(fā)生這些影響領(lǐng)導形象的事情，你及時(shí)出現當眾向領(lǐng)導認錯背黑鍋，領(lǐng)導當眾人面罵你，背后卻十分感激你。

　　秘書(shū)工作中的溝通技巧

　　秘書(shū)工作中需要溝通的人群無(wú)非有三大類(lèi)，一是領(lǐng)導，二是同事，三是群眾，秘書(shū)工作中的溝通技巧。下面筆者結合工作實(shí)際，談?wù)労鸵陨先��?lèi)人群進(jìn)行溝通的一些技巧。

　　一、與領(lǐng)導的溝通技巧

　　偉人曾經(jīng)說(shuō)過(guò)：“山不走過(guò)來(lái)，我就走向山�！睂τ诿貢�(shū)來(lái)說(shuō)，要想當好參謀，就要學(xué)會(huì )走向領(lǐng)導。但是不同的領(lǐng)導有著(zhù)不同的性格，在與他們的溝通當中，當然也要因人而異，特別要把握好以下幾點(diǎn)：

　　1、在與領(lǐng)導溝通時(shí)要認清自己的位置

　　無(wú)論何時(shí)何地，秘書(shū)人員要切記自己是領(lǐng)導的助手，屬于份內的事情要認真做好，除此以外不能擅做主張。要維護好管理層內部的團結，在向領(lǐng)導匯報、請示、反映問(wèn)題時(shí)，不發(fā)表有關(guān)領(lǐng)導個(gè)人的議論，不當傳話(huà)筒，不說(shuō)不利于團結的話(huà)。

　　2、與領(lǐng)導溝通時(shí)要學(xué)會(huì )未雨綢繆

　　領(lǐng)導每天需要面對和解決的事情很多，為了提高溝通的質(zhì)量，秘書(shū)人員要提前把溝通的目的以及表達的方式思考成熟，對領(lǐng)導的工作日程也要有個(gè)清晰的了解，還要對領(lǐng)導的心情做個(gè)大致的揣摩，這樣既能節省時(shí)間，也能使溝通更為有效。倘若在領(lǐng)導日程排得很滿(mǎn)、心情又很糟糕的時(shí)候去與之溝通，往往會(huì )事倍功半，不但達不到溝通的目的，反而會(huì )使領(lǐng)導對秘書(shū)人員產(chǎn)生反感。

　　3、針對不同性格的領(lǐng)導，采取不同的溝通方法

　　秘書(shū)平時(shí)在與領(lǐng)導的接觸中，要學(xué)會(huì )觀(guān)察，學(xué)會(huì )總結。針對不同性格的領(lǐng)導，找出適合與之溝通的方法。比如與冷靜型的領(lǐng)導相處時(shí)，秘書(shū)人員可能會(huì )覺(jué)得對方難以捉摸，這就需要秘書(shū)人員善于觀(guān)察，從領(lǐng)導日常的工作中去了解他的喜好。在與領(lǐng)導溝通的過(guò)程中，多聆聽(tīng)他的意見(jiàn)和建議，切勿自作主張;凡是領(lǐng)導交辦的事務(wù)，務(wù)必要做到萬(wàn)無(wú)一失，對一些細微之處做到一絲不茍。這樣相處一段時(shí)間后，就會(huì )取得冷靜型領(lǐng)導的信任。雷厲風(fēng)行、有魄力的領(lǐng)導通常性格爽快，很欣賞有才能的人。因此在與他相處時(shí)，可以大膽地提出自己的想法和建議，恰到好處地施展自己各方面的才能。由于這類(lèi)領(lǐng)導相當有魄力，所以只要你的建議可行，他都會(huì )支持你。在和這類(lèi)領(lǐng)導相處時(shí)，除了要扎實(shí)穩妥地辦事之外，還要注意在領(lǐng)導面前把握好一個(gè)表現的“度”，盡管他愛(ài)才惜才，但是如果表現過(guò)頭，會(huì )讓這類(lèi)領(lǐng)導認為你是在故意賣(mài)弄，反倒弄巧成拙。雖然我們接觸的領(lǐng)導性格各異，但是只要秘書(shū)人員在工作中兢兢業(yè)業(yè)、多思考、勤學(xué)習，加上巧妙使用溝通的技巧，那么我們就能從容面對。當然如果遇到那種極端自私、脾氣暴躁或品質(zhì)有問(wèn)題的領(lǐng)導，最好的辦法就是選擇離開(kāi)，因為和這種類(lèi)型的領(lǐng)導相處，不僅會(huì )感到溝通是件異常困難的事情，而且工作上也會(huì )帶來(lái)很多意想不到的麻煩。

　　二、與同事的溝通技巧

　　在一個(gè)單位里面，秘書(shū)除了要面對領(lǐng)導，更多的時(shí)候是要面對各位同事。為了使各項工作順利開(kāi)展，秘書(shū)人員在與同事相處時(shí)要把握好以下幾點(diǎn)：

　　1、尊重他人，隨和待人

　　每個(gè)人都渴望得到別人的尊重，尊重別人也就等于尊重自己。所以，在與同事的接觸中，秘書(shū)人員要牢記：不該問(wèn)的話(huà)堅決不問(wèn)，不該開(kāi)的玩笑堅決不開(kāi)，不在任何同事面前說(shuō)三道四。對每一位同事都平等相待，千萬(wàn)不要因為對某個(gè)人有意見(jiàn)或看不慣，就不屑于與其說(shuō)話(huà)，這樣很不利于團結。有時(shí)簡(jiǎn)單的一聲問(wèn)候就能營(yíng)造和諧的氛圍，使工作順利開(kāi)展。

　　2、講究誠信，寬容待人

　　誠信是人與人之間溝通的基礎秘書(shū)人員在與同事相處時(shí)，要樹(shù)立“誠信第一”的觀(guān)念，答應別人的事情要做到言必信，行必果。即使由于某種原因沒(méi)有做到，也要誠懇地向對方說(shuō)明，取得對方的諒解。對于同事的一些小缺點(diǎn)和小毛病，不能挖苦諷刺;對于聽(tīng)到的一些關(guān)于議論自己的言論，也用不著(zhù)去追根問(wèn)底，要以一顆平常心對待，有則改之，無(wú)則加勉。當然在工作中我們難免會(huì )和同事有一些磕磕絆絆，這時(shí)，要學(xué)會(huì )主動(dòng)找同事和解，只要真誠地向對方解釋清楚，相信一定會(huì )贏(yíng)得對方的理解�？傊�，寬容是一種美德，它會(huì )讓周?chē)�的人更加尊重你�?/p>

　　3、做老實(shí)人、說(shuō)老實(shí)話(huà)、辦老實(shí)事

　　很多人認為秘書(shū)是領(lǐng)導身邊的人，不好接近。作為秘書(shū)想要消除同事的這種誤會(huì )，就必須在和同事的相處中，堅持實(shí)事求是的原則，有多大能力辦多大的事情，不要高高在上，更不要到處炫耀自己的成績(jì)，要保持謙虛謹慎、踏踏實(shí)實(shí)的工作作風(fēng)。

　　4、關(guān)心他人，有良好的協(xié)作精神

　　要想和同事很好的溝通，就要善于在“情”字上下功夫，無(wú)論是在工作中，還是在生活上，要學(xué)會(huì )和同事溝通感情。同事在工作中遇到了難題向你請教時(shí)，要耐心地解答，做到知無(wú)不言，言無(wú)不盡;同事在生活中遇到了難處時(shí)，要在精神上或者物質(zhì)上及時(shí)給予幫助，使他感受到溫暖。某些工作需要與同事配合進(jìn)行時(shí)，要學(xué)會(huì )主動(dòng)承擔責任，不斤斤計較。這樣，會(huì )讓同事認為你是一個(gè)很好的合作伙伴，從而愿意與你共事，工作的效率也會(huì )提高很多。

　　三、與群眾的溝通技巧

　　辦公室是一個(gè)職能部門(mén)，經(jīng)常要接觸來(lái)訪(fǎng)或辦事的群眾，秘書(shū)與他們溝通時(shí)要把握好以下兩個(gè)原則：

　　1、注重禮儀，微笑服務(wù)，態(tài)度積極

　　由于辦公室代表著(zhù)一個(gè)單位的形象，所以秘書(shū)人員一定要注意自己的自身形象，包括穿著(zhù)打扮、說(shuō)話(huà)的語(yǔ)氣和用詞。無(wú)論來(lái)訪(fǎng)者是何種身份，秘書(shū)人員都要笑臉相迎，給來(lái)者留下美好的第一印象。要主動(dòng)詢(xún)問(wèn)來(lái)訪(fǎng)者的來(lái)由和目的，盡可能地幫他們提供相關(guān)的服務(wù)。在接聽(tīng)電話(huà)時(shí)，要主動(dòng)問(wèn)候來(lái)電者，并詢(xún)問(wèn)他所要找的人或所要辦的事，語(yǔ)氣要平緩，不能生硬。必要時(shí)要準確記錄來(lái)電者的重要信息，并及時(shí)幫他轉達或辦理。

　　2、耐心地傾聽(tīng)，積極地協(xié)調

　　辦公室常常會(huì )遇到一些帶有負面情緒的來(lái)訪(fǎng)者，這時(shí)秘書(shū)人員首先要做一個(gè)忠實(shí)的聽(tīng)眾，允許他們把心里話(huà)發(fā)泄出來(lái)，從中找出問(wèn)題的癥結所在�？梢赞k理的，要與有關(guān)部門(mén)積極地協(xié)商，及時(shí)給予解決;因種種原因不能辦理或無(wú)法解決的除了穩定來(lái)訪(fǎng)者的情緒外，還要動(dòng)之以情，曉之以理，耐心地向他們解釋清楚，盡可能地使他們滿(mǎn)意而歸。對于那些不講道理、故意刁難的來(lái)訪(fǎng)者，最好的辦法是使用緩兵之計，委婉地勸說(shuō)來(lái)者先回去，了解情況后再說(shuō)。

　　總之，秘書(shū)的工作比較繁雜，要想當好秘書(shū)這個(gè)角色，就要學(xué)會(huì )處理方方面面的關(guān)系，也就是說(shuō)要學(xué)會(huì )溝通。有效的溝通不僅能使工作環(huán)境變得輕松愉快，在開(kāi)展各項工作時(shí)，更加游刃有余，還會(huì )使一個(gè)單位的整體形象在無(wú)形中得到進(jìn)一步的提高。

　　秘書(shū)溝通禮儀

　　交談的態(tài)度

　　在與人交談時(shí)應當體現出以誠相待、以禮相待、謙虛謹慎、主動(dòng)熱情的基本態(tài)度，而絕對不能逢場(chǎng)作戲、虛情假意或應付了事。

　　一要表情自然

　　第一，專(zhuān)注。交談時(shí)目光應當專(zhuān)注，或注視對方，或凝神思考，從而和諧地與交談進(jìn)程相配合。眼珠一動(dòng)不動(dòng)，眼神呆滯，甚至直愣愣地盯視對方，都是極不禮貌的。目光東游西走，四處“掃瞄”，漫無(wú)邊際，則是對對方不屑一顧的失禮之舉，也是不可取的。如果是多人交談，就應該不時(shí)地用目光與眾人交流，以表示彼此是平等的。

　　第二，配合。交談時(shí)可適當運用眉毛、嘴、眼睛在形態(tài)上的變化，來(lái)表達自己對對方所言的贊同、理解、驚訝、疑惑，從而表明自己的專(zhuān)注之情，使交談順利進(jìn)行。

　　第三，協(xié)調。交談時(shí)的表情應與說(shuō)話(huà)的內容相配合。與上級領(lǐng)導談話(huà)，應恭敬而大方；與客人談話(huà)，則應親切而自然。

　　二要說(shuō)話(huà)禮貌

　　第一，注意語(yǔ)音。與人進(jìn)行交談時(shí)，尤其是在大庭廣眾之下，必須有意識地壓低自己說(shuō)話(huà)時(shí)的音量。最佳的說(shuō)話(huà)聲音標準是，只要交談對象可以聽(tīng)清楚即可。如果粗聲大氣，不僅有礙于他人，而且也說(shuō)明自己缺乏教養。

　　第二，注意語(yǔ)態(tài)。與人交談時(shí)，在神態(tài)上要既親切友善，又舒展自如、不卑不亢。自己說(shuō)話(huà)時(shí)，要恭敬有禮，切忌指手畫(huà)腳、咄咄逼人。最佳的語(yǔ)態(tài)是平等待人、和緩親善、熱情友好、自然而然。當別人講話(huà)時(shí)，則要洗耳恭聽(tīng)，最忌三心二意、用心不專(zhuān)。最佳的語(yǔ)態(tài)是積極合作、認真聆聽(tīng)、努力呼應、有來(lái)有往、專(zhuān)心致志。

　　第三，注意語(yǔ)氣。在與別人交談時(shí)，秘書(shū)的語(yǔ)氣應當和藹可親，一定要注意平等待人、謙恭禮貌。講話(huà)的速度稍微舒緩一些，講話(huà)的音量低一些，講話(huà)的語(yǔ)調抑揚頓挫一些。在交談時(shí)既不要表現得居高臨下，也不宜在語(yǔ)氣上刻意奉迎，故意討好對方，令對方反感。同時(shí)，在語(yǔ)氣上一定要力戒生硬、急躁或者輕慢。

　　第四，注意語(yǔ)速。在交談之中，語(yǔ)速應保持相對的穩定，既快慢適宜，舒張有度，又在一定時(shí)間內保持勻速。語(yǔ)速過(guò)快、過(guò)慢、或者忽快忽慢，會(huì )給人一種沒(méi)有條理、慌慌張張的感覺(jué)，是應當力戒的。

　　三要舉止得體

　　第一，善于運用舉止傳遞信息。例如，發(fā)言者可用手勢來(lái)補充說(shuō)明其所闡述的具體事由，適度的舉止既可表達敬人之意，又有助于雙方的溝通和交流。

　　第二，避免過(guò)分或多余的動(dòng)作。與人交談時(shí)可有動(dòng)作，但動(dòng)作不可過(guò)大，更不要手舞足蹈、拉拉扯扯、拍拍打打。為表達敬人之意，切勿在談話(huà)時(shí)左顧右盼，或是雙手置于腦后，或是高架“二郎腿”，甚至修指甲、挖耳朵等。交談時(shí)應盡量避免打哈欠，如果實(shí)在忍不住，也應側頭掩口，并向他人致歉。尤其應當注意的是，不要在交談時(shí)以手指指人，否則就有污蔑之意。

　　四要遵守慣例

　　秘書(shū)在交談時(shí)往往還能夠通過(guò)一些細節來(lái)體現自己的談話(huà)態(tài)度，在這些細節的處理上要遵守一定的既成慣例。

　　第一，注意傾聽(tīng)。秘書(shū)在交談時(shí)務(wù)必要認真聆聽(tīng)對方的發(fā)言，以表情舉止予以配合，從而表達自己的敬意，并為積極融入到交談中去做最充分的準備。切不可追求“獨角戲”，對他人發(fā)言不聞不問(wèn)，甚至隨意打斷對方的發(fā)言。

　　第二，謹慎插話(huà)。交談中不應當隨便打斷別人說(shuō)話(huà)，要盡量讓對方把話(huà)說(shuō)完再發(fā)表自己的看法。如確實(shí)想要插話(huà)，應向對方先打招呼：“對不起，我插一句行嗎？”所插之言亦不可冗長(cháng)，一句兩句點(diǎn)到為止即可，不能接過(guò)話(huà)茬就開(kāi)始長(cháng)篇大論，完全不顧及對方的感受，也不管對方是否已經(jīng)闡述完畢。

　　第三，重視交流。交談是一種雙向或多向交流過(guò)程，需要各方的積極參與。因此在交談時(shí)切勿造成“一言堂”的局面。自己發(fā)言時(shí)要給其他人發(fā)表意見(jiàn)的機會(huì )，別人說(shuō)話(huà)時(shí)自己則要適時(shí)發(fā)表個(gè)人看法，互動(dòng)式地促進(jìn)交談進(jìn)行。同時(shí)，要以交談各方都共同感興趣的話(huà)題為中心，并利用雙方均能接受的方式進(jìn)行。若發(fā)現話(huà)不投機，需及時(shí)調整話(huà)題。

　　第四，禮讓對方。在與他人進(jìn)行交談時(shí)，不要以自我為中心，而忽略了對對方的尊重。正常情況下，在談話(huà)中不要隨便否定對方或是質(zhì)疑對方，不要動(dòng)輒插嘴、抬杠，不要一人獨霸“講壇”，或者一言不發(fā)、有意冷場(chǎng)。

　　第五，委婉表達。在陳述自己的見(jiàn)解時(shí)，應該力求和緩、中聽(tīng)，不僅要善解人意，而且要留有余地。即使是提出建議或忠告，也可以采用設問(wèn)句，最好不用有命令之嫌的祈使句。在任何時(shí)候，都不要強人所難。

　　交談的語(yǔ)言

　　語(yǔ)言運用是否準確恰當，直接影響著(zhù)交談能否順利進(jìn)行。所以，在交談中尤其要注意語(yǔ)言的使用問(wèn)題。

　　一要通俗易懂

　　第一，說(shuō)普通話(huà)。在日常工作中，秘書(shū)應該自覺(jué)使用普通話(huà)，不要使用別人聽(tīng)不懂的方言或土語(yǔ)。

　　第二，說(shuō)明白話(huà)。秘書(shū)所使用的語(yǔ)言最好是讓人一聽(tīng)便懂的明白話(huà)，切不可滿(mǎn)口“之乎者也”，濫用書(shū)面語(yǔ)言、專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)或名詞典故。在交談時(shí)，要以務(wù)實(shí)為本，應當通俗活潑、生動(dòng)形象、淺顯易懂，猶如家常話(huà)一般。

　　第三，說(shuō)通俗話(huà)。在與普通群眾交談時(shí)，為了避免自己談話(huà)時(shí)語(yǔ)言枯燥乏味，應充分考慮到對方的職業(yè)、受教育程度等因素，努力使自己的語(yǔ)言生動(dòng)、形象、具體、鮮明，所說(shuō)的話(huà)應力求平易通俗，以利于溝通交流。如果“官話(huà)”連篇，不僅有礙信息的傳達，而且容易脫離群眾。

　　二要掌握口語(yǔ)

　　第一，機動(dòng)靈活。在交談過(guò)程中隨時(shí)對自己所運用的口語(yǔ)具體內容與形式進(jìn)行適度的調整。從表面上來(lái)看，口語(yǔ)大都顯得語(yǔ)句簡(jiǎn)短，結構松散，多有省略之處。有時(shí)，它甚至會(huì )出現話(huà)題轉變、內容脫節、詞序顛倒等現象。然而由于口頭交際具有一定的雙向性、互動(dòng)性，這些問(wèn)題往往瑕不掩瑜，反而更能顯示口語(yǔ)生動(dòng)活潑的特性。

　　第二，簡(jiǎn)明扼要。一方面要求發(fā)音標準，吐字清晰；另一方面則要求所說(shuō)之話(huà)含義明確，不可模棱兩可產(chǎn)生歧義，以免造成不必要的誤會(huì )。

　　三要文明禮貌

　　第一，要盡量使用尊稱(chēng)，并善于使用一些約定俗成的禮貌用語(yǔ)，如“您”“謝謝”“對不起”等。

　　第二，要多使用文明用語(yǔ)，在語(yǔ)言的選擇和使用之中，應當既表現出使用者良好的文化素質(zhì)、待人處事的實(shí)際態(tài)度，又能夠令人產(chǎn)生優(yōu)雅、溫和、脫俗之感。

　　第三，在交談時(shí)不可意氣用事，以尖酸刻薄的話(huà)對他人冷嘲熱諷，也不可夜郎自大，處處賣(mài)弄才識指正別人。

　　第四，交談中應當盡量避免某些不文雅的語(yǔ)句和說(shuō)法，對于不宜明言的一些事情，可以盡量用委婉的詞句來(lái)表達，多用一些約定俗成的隱語(yǔ)。例如想要上廁所時(shí)，可以說(shuō)：“對不起，我去一下洗手間�！被蛘哒f(shuō)：“不好意思，我去打個(gè)電話(huà)�！�

　　交談的內容

　　交談內容的選擇，應遵守一定的原則。

　　一要切合語(yǔ)境

　　第一，交談內容務(wù)必要與交談的時(shí)間、地點(diǎn)與場(chǎng)合相對應，否則就有可能出錯。

　　第二，交談內容還應符合自己的身份。應使談話(huà)符合我國的法律法規，并與單位和領(lǐng)導保持一致。切勿與單位或領(lǐng)導唱反調，切勿泄露本單位的機密。

　　二要因人而異

　　在交談時(shí)要根據交談對象的不同而選擇不同的交談內容。談話(huà)的本質(zhì)是一種交流與合作，因此秘書(shū)在選擇交談內容時(shí)，就應當為談話(huà)對象著(zhù)想，根據對方的性別、年齡、性格、民族、閱歷、職業(yè)、地位等而選擇適宜的話(huà)題。

　　三要回避禁忌

　　秘書(shū)在與別人交談時(shí)，應當把握好“度”。在態(tài)度上要注意克制，不要引起對方的不快，不可一言不發(fā)，不可沒(méi)完沒(méi)了。不可諷刺挖苦，不可驕傲自大。在內容上要慎重斟酌，千萬(wàn)不要犯忌，不宜對自己的單位或領(lǐng)導橫加非議，必須時(shí)刻維護單位的聲譽(yù)，絕對不能對自己的領(lǐng)導、同事、同行說(shuō)三道四。不應涉及對方單位內部事務(wù)，不要涉及對方弱點(diǎn)與短處。同時(shí)，如果雙方不是十分熟識，也不要涉及對方的個(gè)人隱私，如年齡、收入等。

　　交談的方式

　　與他人交談，既要注意具體內容，又要注意表達方式�？筛鶕�不同的情況，采取以下幾種不同的談話(huà)方式。

　　一是擴展式。指交談雙方就某些共同關(guān)心的問(wèn)題進(jìn)行由此及彼、由表及里、由淺入深的討論。

　　二是評判式。指在交談過(guò)程中聽(tīng)取對方的觀(guān)點(diǎn)以后，在適當的時(shí)刻，以適當的方法，恰如其分地進(jìn)行插話(huà)，來(lái)發(fā)表自己就此問(wèn)題的主要看法。

　　三是傾瀉式。指在談話(huà)時(shí)對對方毫無(wú)保留，將自己的全部想法都全盤(pán)托出，也就是人們通常所說(shuō)的“打開(kāi)天窗說(shuō)亮話(huà)”。

　　四是靜聽(tīng)式。指與別人進(jìn)行談話(huà)時(shí)，自己主要是洗耳恭聽(tīng)。

　　五是啟發(fā)式。指交談中的一方主動(dòng)幫助不善表達的另一方，在話(huà)題的選擇或談話(huà)的走向上給對方予以引導、支持、鼓勵，以幫助對方在談話(huà)中得以采用恰當的方法來(lái)闡述自己的見(jiàn)解和主張。

　　六是跳躍式。指在交談過(guò)程中，某一話(huà)題在無(wú)人呼應時(shí)，為避免談話(huà)者感到尷尬，或者是談話(huà)出現冷場(chǎng)，因而跳出原先談?wù)摰姆秶�，轉而挑選出令大家都感興趣的話(huà)題。

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