如何做好秘書(shū)工作?
秘書(shū)工作涉及面較廣，事務(wù)較繁瑣，對完成工作的質(zhì)量效率也有一定的要求。以下是小編為大家收集的如何做好秘書(shū)工作？希望對大家有所幫助。
1、要忠誠、勤奮、謙和、周到、多思、慎言：秘書(shū)的素質(zhì)，有全面性。諸多素質(zhì)中，首在忠誠，即對事業(yè)忠誠，對領(lǐng)導忠誠；勤奮是第一要務(wù)，因為辛苦，因為事業(yè)在發(fā)展，有大量的工作要做，有大量的問(wèn)題要處理；謙和，是品質(zhì)要求，無(wú)論服務(wù)的領(lǐng)導有多大，職位有多高，作為秘書(shū)的謙和是必不可少的，要謙虛謹慎，對人和善，不可有驕嬌二氣；周到，生活上、工作上要周到；要多想，多替領(lǐng)導著(zhù)想，多思考問(wèn)題；慎言，是指在公眾場(chǎng)合注意少說(shuō)話(huà)，少發(fā)表議論，否則別人會(huì )以為是領(lǐng)導的意圖；同時(shí)，也切忌以領(lǐng)導的好惡去判斷其他干部群眾，切忌把領(lǐng)導的主觀(guān)判斷帶到自己的工作中。
2、要善于處理復雜問(wèn)題：分清輕重緩急，“彈鋼琴”，忙而不亂，學(xué)會(huì )處理矛盾�？梢愿爬椤皫兔Σ辉轿弧�，“協(xié)助不協(xié)調”，“服務(wù)不指揮”。所謂“幫忙不越位”，是指秘書(shū)是給領(lǐng)導幫忙的，不能越位去代表領(lǐng)導去發(fā)號施令；“協(xié)助不協(xié)調”，是指在工作中更多起協(xié)助作用，協(xié)調的工作，有領(lǐng)導，有辦公室等職能部門(mén)去做，自己不要去協(xié)調工作；“服務(wù)不指揮”，還是指要把握好身份，不要自己去指揮有關(guān)部門(mén)工作。
3、要處理好與所在部門(mén)、其他部門(mén)的關(guān)系：要處理好與自己所在部門(mén)、科室領(lǐng)導和同事的關(guān)系，明確自己的歸屬，自己的家。要有整體意識，不可脫離集體，更不可凌駕于集體之上。要注意處理好與其他部門(mén)的關(guān)系，善于通氣、善于交流。
4、要善于忍受委屈：學(xué)會(huì )接受批評，忍得了委屈，學(xué)會(huì )面對來(lái)自各個(gè)方面的議論。任勞任怨是秘書(shū)綜合素質(zhì)的體現。在領(lǐng)導身邊，領(lǐng)導對秘書(shū)很親近，也很?chē)栏�，喜怒哀�?lè )有時(shí)不回避，特別是工作中的缺點(diǎn)，往往會(huì )嚴厲指出，要善于接受批評；有時(shí)，這些批評不一定正確，但也要善于忍受，善于排解。
5、要有良好的心理素質(zhì)。良好的心理素質(zhì)包括良好的心理承受能力，良好的心理調節能力，良好的自我認知能力，良好的人際關(guān)系。秘書(shū)工作的特殊性，要求秘書(shū)必須具有特殊的素質(zhì)，必須是“特殊材料制成的”。
6、要“眼觀(guān)六路，耳聽(tīng)八方”。秘書(shū)是領(lǐng)導的助手，收集信息，了解各方意見(jiàn)，把握有關(guān)動(dòng)態(tài)，所以必須“眼觀(guān)六路，耳聽(tīng)八方”，才能滿(mǎn)足領(lǐng)導的工作需要。當然，要實(shí)事求是。不能道聽(tīng)途說(shuō)，更不能信謠傳謠，誤導領(lǐng)導。
拓展：秘書(shū)工作中的溝通技巧
秘書(shū)工作中需要溝通的人群無(wú)非有三大類(lèi)，一是領(lǐng)導，二是同事，三是群眾，秘書(shū)工作中的溝通技巧。下面筆者結合工作實(shí)際，談?wù)労鸵陨先?lèi)人群進(jìn)行溝通的一些技巧。
一、與領(lǐng)導的溝通技巧
對于秘書(shū)來(lái)說(shuō)，要想當好參謀，就要學(xué)會(huì )走向領(lǐng)導。但是不同的領(lǐng)導有著(zhù)不同的性格，在與他們的溝通當中，當然也要因人而異，特別要把握好以下幾點(diǎn)：
1、在與領(lǐng)導溝通時(shí)要認清自己的位置
無(wú)論何時(shí)何地，秘書(shū)人員要切記自己是領(lǐng)導的助手，屬于份內的事情要認真做好，除此以外不能擅做主張。要維護好管理層內部的團結，在向領(lǐng)導匯報、請示、反映問(wèn)題時(shí)，不發(fā)表有關(guān)領(lǐng)導個(gè)人的議論，不當傳話(huà)筒，不說(shuō)不利于團結的話(huà)。
2、與領(lǐng)導溝通時(shí)要學(xué)會(huì )未雨綢繆
領(lǐng)導每天需要面對和解決的事情很多，為了提高溝通的質(zhì)量，秘書(shū)人員要提前把溝通的目的以及表達的方式思考成熟，對領(lǐng)導的工作日程也要有個(gè)清晰的了解，還要對領(lǐng)導的心情做個(gè)大致的揣摩，這樣既能節省時(shí)間，也能使溝通更為有效。倘若在領(lǐng)導日程排得很滿(mǎn)、心情又很糟糕的時(shí)候去與之溝通，往往會(huì )事倍功半，不但達不到溝通的目的，反而會(huì )使領(lǐng)導對秘書(shū)人員產(chǎn)生反感。
3、針對不同性格的領(lǐng)導，采取不同的溝通方法
秘書(shū)平時(shí)在與領(lǐng)導的接觸中，要學(xué)會(huì )觀(guān)察，學(xué)會(huì )總結。針對不同性格的領(lǐng)導，找出適合與之溝通的方法。比如與冷靜型的領(lǐng)導相處時(shí)，秘書(shū)人員可能會(huì )覺(jué)得對方難以捉摸，這就需要秘書(shū)人員善于觀(guān)察，從領(lǐng)導日常的工作中去了解他的喜好。在與領(lǐng)導溝通的過(guò)程中，多聆聽(tīng)他的意見(jiàn)和建議，切勿自作主張;凡是領(lǐng)導交辦的事務(wù)，務(wù)必要做到萬(wàn)無(wú)一失，對一些細微之處做到一絲不茍。這樣相處一段時(shí)間后，就會(huì )取得冷靜型領(lǐng)導的信任。雷厲風(fēng)行、有魄力的領(lǐng)導通常性格爽快，很欣賞有才能的人。因此在與他相處時(shí)，可以大膽地提出自己的想法和建議，恰到好處地施展自己各方面的才能。由于這類(lèi)領(lǐng)導相當有魄力，所以只要你的建議可行，他都會(huì )支持你。在和這類(lèi)領(lǐng)導相處時(shí)，除了要扎實(shí)穩妥地辦事之外，還要注意在領(lǐng)導面前把握好一個(gè)表現的“度”，盡管他愛(ài)才惜才，但是如果表現過(guò)頭，會(huì )讓這類(lèi)領(lǐng)導認為你是在故意賣(mài)弄，反倒弄巧成拙。雖然我們接觸的領(lǐng)導性格各異，但是只要秘書(shū)人員在工作中兢兢業(yè)業(yè)、多思考、勤學(xué)習，加上巧妙使用溝通的技巧，那么我們就能從容面對。當然如果遇到那種極端自私、脾氣暴躁或品質(zhì)有問(wèn)題的領(lǐng)導，最好的辦法就是選擇離開(kāi)，因為和這種類(lèi)型的領(lǐng)導相處，不僅會(huì )感到溝通是件異常困難的事情，而且工作上也會(huì )帶來(lái)很多意想不到的麻煩。
二、與同事的溝通技巧
在一個(gè)單位里面，秘書(shū)除了要面對領(lǐng)導，更多的時(shí)候是要面對各位同事。為了使各項工作順利開(kāi)展，秘書(shū)人員在與同事相處時(shí)要把握好以下幾點(diǎn)：
1、尊重他人，隨和待人
每個(gè)人都渴望得到別人的尊重，尊重別人也就等于尊重自己。所以，在與同事的接觸中，秘書(shū)人員要牢記：不該問(wèn)的話(huà)堅決不問(wèn)，不該開(kāi)的玩笑堅決不開(kāi)，不在任何同事面前說(shuō)三道四。對每一位同事都平等相待，千萬(wàn)不要因為對某個(gè)人有意見(jiàn)或看不慣，就不屑于與其說(shuō)話(huà)，這樣很不利于團結。有時(shí)簡(jiǎn)單的一聲問(wèn)候就能營(yíng)造和諧的氛圍，使工作順利開(kāi)展。
2、講究誠信，寬容待人
誠信是人與人之間溝通的基礎秘書(shū)人員在與同事相處時(shí)，要樹(shù)立“誠信第一”的觀(guān)念，答應別人的事情要做到言必信，行必果。即使由于某種原因沒(méi)有做到，也要誠懇地向對方說(shuō)明，取得對方的諒解。對于同事的一些小缺點(diǎn)和小毛病，不能挖苦諷刺;對于聽(tīng)到的一些關(guān)于議論自己的言論，也用不著(zhù)去追根問(wèn)底，要以一顆平常心對待，有則改之，無(wú)則加勉，范文《秘書(shū)工作中的溝通技巧》。當然在工作中我們難免會(huì )和同事有一些磕磕絆絆，這時(shí)，要學(xué)會(huì )主動(dòng)找同事和解，只要真誠地向對方解釋清楚，相信一定會(huì )贏(yíng)得對方的理解�？傊�，寬容是一種美德，它會(huì )讓周?chē)娜烁幼鹬啬恪?/p>
3、做老實(shí)人、說(shuō)老實(shí)話(huà)、辦老實(shí)事
很多人認為秘書(shū)是領(lǐng)導身邊的人，不好接近。作為秘書(shū)想要消除同事的這種誤會(huì )，就必須在和同事的相處中，堅持實(shí)事求是的原則，有多大能力辦多大的事情，不要高高在上，更不要到處炫耀自己的成績(jì)，要保持謙虛謹慎、踏踏實(shí)實(shí)的工作作風(fēng)。
4、關(guān)心他人，有良好的協(xié)作精神
要想和同事很好的溝通，就要善于在“情”字上下功夫，無(wú)論是在工作中，還是在生活上，要學(xué)會(huì )和同事溝通感情。同事在工作中遇到了難題向你請教時(shí)，要耐心地解答，做到知無(wú)不言，言無(wú)不盡;同事在生活中遇到了難處時(shí)，要在精神上或者物質(zhì)上及時(shí)給予幫助，使他感受到溫暖。某些工作需要與同事配合進(jìn)行時(shí)，要學(xué)會(huì )主動(dòng)承擔責任，不斤斤計較。這樣，會(huì )讓同事認為你是一個(gè)很好的合作伙伴，從而愿意與你共事，工作的效率也會(huì )提高很多。
三、與群眾的溝通技巧
辦公室是一個(gè)職能部門(mén)，經(jīng)常要接觸來(lái)訪(fǎng)或辦事的群眾，秘書(shū)與他們溝通時(shí)要把握好以下兩個(gè)原則：
1、注重禮儀，微笑服務(wù)，態(tài)度積極
由于辦公室代表著(zhù)一個(gè)單位的形象，所以秘書(shū)人員一定要注意自己的自身形象，包括穿著(zhù)打扮、說(shuō)話(huà)的語(yǔ)氣和用詞。無(wú)論來(lái)訪(fǎng)者是何種身份，秘書(shū)人員都要笑臉相迎，給來(lái)者留下美好的第一印象。要主動(dòng)詢(xún)問(wèn)來(lái)訪(fǎng)者的來(lái)由和目的，盡可能地幫他們提供相關(guān)的服務(wù)。在接聽(tīng)電話(huà)時(shí)，要主動(dòng)問(wèn)候來(lái)電者，并詢(xún)問(wèn)他所要找的人或所要辦的事，語(yǔ)氣要平緩，不能生硬。必要時(shí)要準確記錄來(lái)電者的重要信息，并及時(shí)幫他轉達或辦理。
2、耐心地傾聽(tīng)，積極地協(xié)調
辦公室常常會(huì )遇到一些帶有負面情緒的來(lái)訪(fǎng)者，這時(shí)秘書(shū)人員首先要做一個(gè)忠實(shí)的聽(tīng)眾，允許他們把心里話(huà)發(fā)泄出來(lái)，從中找出問(wèn)題的癥結所在�？梢赞k理的，要與有關(guān)部門(mén)積極地協(xié)商，及時(shí)給予解決;因種種原因不能辦理或無(wú)法解決的除了穩定來(lái)訪(fǎng)者的情緒外，還要動(dòng)之以情，曉之以理，耐心地向他們解釋清楚，盡可能地使他們滿(mǎn)意而歸。對于那些不講道理、故意刁難的來(lái)訪(fǎng)者，最好的辦法是使用緩兵之計，委婉地勸說(shuō)來(lái)者先回去，了解情況后再說(shuō)。
總之，秘書(shū)的工作比較繁雜，要想當好秘書(shū)這個(gè)角色，就要學(xué)會(huì )處理方方面面的關(guān)系，也就是說(shuō)要學(xué)會(huì )溝通。有效的溝通不僅能使工作環(huán)境變得輕松愉快，在開(kāi)展各項工作時(shí)，更加游刃有余，還會(huì )使一個(gè)單位的整體形象在無(wú)形中得到進(jìn)一步的提高。
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