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如何把秘書(shū)工作做得更加藝術(shù)
秘書(shū)崗位是與領(lǐng)導崗位相伴生的，有了領(lǐng)導才有秘書(shū)的存在。秘書(shū)與領(lǐng)導的關(guān)系是一種有別于同事關(guān)系的特殊關(guān)系。這種關(guān)系處理的好壞事關(guān)全局工作的開(kāi)展和秘書(shū)工作的成敗。一般機關(guān)單位的秘書(shū)皆不是某個(gè)領(lǐng)導的專(zhuān)門(mén)秘書(shū)，是要為整個(gè)機關(guān)單位領(lǐng)導群體服務(wù)的，工作具有綜合性的特點(diǎn)。那么下面我們來(lái)談?wù)勅绾伟衙貢?shū)工作做得更加藝術(shù)。想了解更多相關(guān)資訊請持續關(guān)注我們應屆畢業(yè)生培訓網(wǎng)。
一、尊重而不奉承吹捧
理順與領(lǐng)導的關(guān)系，是秘書(shū)工事事碰到，需時(shí)時(shí)注意、處處謹慎的事情，也是表現工作藝術(shù)的地方�？偟脑瓌t是以事業(yè)為重，從工作出發(fā)，從領(lǐng)導與被領(lǐng)導的地位出發(fā)，對正職和副職領(lǐng)導的工作、地位、人格等，要同等尊重、支持、配合、協(xié)助。
如果某項工作，正職（或常委會(huì )）決定由某一副職負責去抓，秘書(shū)在配合進(jìn)行這項工作時(shí)就應該以這位負責的副職領(lǐng)導為軸心進(jìn)行運轉。有關(guān)這項工作的請示、匯報工作，就直接對這位副職，不要越過(guò)他再向正職或其他副職請示、匯報了。關(guān)于向正職請示、匯報，或向其他副職溝通情況，那是負責這項工作的副職的責任。秘書(shū)如搞多頭請示、匯報，就是多余，會(huì )把事情弄亂。
實(shí)踐證明，多位領(lǐng)導者，就有多種個(gè)性特點(diǎn)或類(lèi)型。要根據領(lǐng)導者的性格類(lèi)型相處，逆著(zhù)來(lái)往往會(huì )出問(wèn)題。如內向性格的領(lǐng)導，喜歡獨自思考問(wèn)題與辦理事務(wù);外向性格的領(lǐng)導，善于人際交往，喜歡同別人一起商量工作。對待前者，秘書(shū)最好是在事前當參謀，事后做助手，當領(lǐng)導在獨立思考的時(shí)候，就不？參謀了，否則，就會(huì )干擾他的思考。對待后者，要及時(shí)協(xié)助他組織人員共同商量工作，秘書(shū)要有分寸地參與其中，發(fā)揮參謀和助手作用。
在與多位領(lǐng)導相處時(shí)，一定要以事業(yè)為重，從工作出發(fā)，盡力維護領(lǐng)導班子的團結和威信，不能從感情出發(fā)、看人行事;不能表現出靠近誰(shuí)、疏遠誰(shuí)，聽(tīng)從誰(shuí)、不聽(tīng)從誰(shuí)的行為;更不能當甲領(lǐng)導面吹捧乙領(lǐng)導，當乙領(lǐng)導面吹捧丙領(lǐng)導等。要始終與多位領(lǐng)導者保持經(jīng)得起考驗的革命同志式的純潔、真誠的友誼。
二、主動(dòng)而不越位脫軌
秘書(shū)工作是以領(lǐng)導工作為軸心，要緊緊圍繞這一軸心，進(jìn)行上下、左右、前后同步運行的輔助性工作。輔助性決定了秘書(shū)工作的被動(dòng)性。怎樣變被動(dòng)為主動(dòng)，要看秘書(shū)的工作藝術(shù)。有四個(gè)方面：一是爭取同領(lǐng)導者一樣了解和掌握全局性工作;二是爭取同領(lǐng)導者一樣了解和掌握一個(gè)時(shí)期的中心工作，能夠分清工作的輕重緩急，主動(dòng)排除干擾中心工作的事項;三是研究領(lǐng)導工作的思路，分析領(lǐng)導的意圖，并加以理解、完善和落實(shí)，四是積累和儲存有關(guān)工作資料，該記住的要記熟，該保存的要保存。有了這四個(gè)方面的基礎，工作中才能與領(lǐng)導者有一致的認識，才有共同情感和語(yǔ)言，商量工作時(shí)，補充和修正的意見(jiàn)，才能提到點(diǎn)子上。 日常工作中，要善于將領(lǐng)導的決策內容、實(shí)施方案和一個(gè)時(shí)期的中心工作進(jìn)行分解、立項，明確先做什么、后做什么和怎樣做的措施等，按計劃列出個(gè)明細運行圖。
三、服從而不盲從附和
秘書(shū)工作是上情下達、下情上報的樞紐，有調度、協(xié)調、綜合加工的作用。秘書(shū)人員處在這樣一個(gè)重要位置，就得和領(lǐng)導拉一套馬車(chē)，按領(lǐng)導者的意圖前進(jìn)。但是，服從并不等于盲從和不加分析的附和。分析有兩層意思：一是從分析中加深理解領(lǐng)導意圖，增強執行的信心;二是從分析中拾遺補缺，起進(jìn)一步完善的作用。按領(lǐng)導者的意見(jiàn)辦事，也只能是執行正確的意見(jiàn)，對一些不正確的、違法亂紀、以權去謀私的點(diǎn)子或行為，不僅不能辦，還要堅決**和反對。
四、補臺而不挖角拆臺
秘書(shū)怎樣在多位領(lǐng)導之間當參謀、搞協(xié)調？首先，心里要有一桿平衡秤，要一視同仁，不論哪位領(lǐng)導安排工作，都要做好，不能有的去做，有的不去做，或三心二意去做。這與我們日常交朋友多從感情和興趣出發(fā)不一樣。在多位領(lǐng)導者面前，不論是在思想感情上，還是在行為活動(dòng)上都不能產(chǎn)生傾斜度。其次，領(lǐng)導之間產(chǎn)生分歧時(shí)，只能被動(dòng)地雙向地勸慰、彌合、消除，不能主動(dòng)地、單向地瞎掰扯、亂攪和，或者保持沉默。本著(zhù)工作上的支持，關(guān)系上的愛(ài)護，感情上的友誼去做，這比什么都重要。不能站在一邊，冷落一邊，更不能為某一邊提供反對另一邊的材料，對某領(lǐng)導進(jìn)行挖角、拆臺，擴大分歧，加深矛盾。
五、溝通而不封閉堵塞
秘書(shū)工作起上下達情、左右疏通作用。上下達情也有藝術(shù)性，就是調換角度的藝術(shù)。在下達的時(shí)候，要站在上級角度，把上情不漏地講得清清楚楚;在上報的時(shí)候，要站在下級角度，把下情不貪地說(shuō)得明明白白。 現實(shí)工作中，上下級領(lǐng)導不論是在看問(wèn)題的觀(guān)點(diǎn)和方法上，還是在解決問(wèn)題的戰略和戰術(shù)上面，都會(huì )存在一些程度不同的差異。這些差異的存在是客觀(guān)的，可以理解。但是能不能縮小差異、找出差異的結合點(diǎn)，與秘書(shū)日常的及時(shí)溝通、協(xié)調有著(zhù)密切關(guān)系。秘書(shū)與兩級領(lǐng)導都不存在差異，才能去做協(xié)調上下級的差異的工作，縮小或化解上下級的差異，取得認識一致。
六、擋駕而不阻攔干涉
擋駕的對象是找上門(mén)來(lái)的同志，其層次有別，事項的輕重有別。秘書(shū)對來(lái)者要有正確的認識和態(tài)度，它是秘書(shū)協(xié)助領(lǐng)導理順工作，幫助下級或群眾解決問(wèn)題的機會(huì )，也是提高協(xié)調和社交能力的機會(huì )。秘書(shū)人員要講究工作藝術(shù)，對來(lái)者都要熱情接待，給予關(guān)照協(xié)助。來(lái)者是辦事的，不是走親訪(fǎng)友。因此，擋駕的重點(diǎn)也要放在辦事上。辦事是以理、以法為準，將來(lái)者要辦的事情弄清楚，然后進(jìn)行分析歸類(lèi)，屬于哪個(gè)部門(mén)管的就歸哪里去辦。大致有三種情況：一是屬于領(lǐng)導審批和需要急辦的事項，要立即協(xié)助來(lái)者找主管領(lǐng)導辦理;如果領(lǐng)導不在一時(shí)又找不著(zhù)，可將事留下，抽空再找領(lǐng)導，有了結果馬上轉告;二是屬于職能部門(mén)管理的事項，協(xié)助來(lái)者找職能部門(mén)辦理;三是涉及多方面的事項，應以開(kāi)會(huì )方式解決為好，就建議領(lǐng)導主持開(kāi)會(huì )，召集有關(guān)方面人員參加，統一安排布置，妥善處理。
擋駕工作是代表領(lǐng)導機關(guān)進(jìn)行的，應該注意機關(guān)的良好形象，克服那種門(mén)難進(jìn)、臉難看、話(huà)難聽(tīng)、事難辦的作風(fēng)。對來(lái)者的態(tài)度要冷靜、謙和、誠摯，要有好風(fēng)度、好品德。對一些纏身棘手的事項。也要有耐力。不能以煩對火，以火對暴，把事情弄僵了。擋駕過(guò)程中，應注意語(yǔ)言藝術(shù)和應變能力，應變能力要通過(guò)語(yǔ)言藝術(shù)表達出來(lái)。接待的語(yǔ)言有規律可循，對平級或下級的同志，其語(yǔ)言的基調是謙虛磋商供參考的口氣;但又不能離開(kāi)大原則。對上級的語(yǔ)言基調則是多用請示報告、探詢(xún)的口氣，且不可不懂裝懂。
七、分工而不分家自立
辦公室的工作是個(gè)整體，有幾個(gè)科室。有多個(gè)秘書(shū)�？剖抑g、秘書(shū)之間一般都有分工，這對加強責任心底取扯皮和無(wú)人負責現象是非常必要的。但在實(shí)際的工作中也往往出，各映各的號、各唱各的調的現象，不利于辦公室發(fā)揮合力作用。因此，必須明確，分工是各有側重，不是分家自立。辦公室是個(gè)不管部，許多交不到具體部門(mén)承辦的事情，都可交到辦公室去辦。秘書(shū)碰上了就不能說(shuō)不管，管了之后再溝通、協(xié)調、解決。
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