秘書(shū)該如何做好會(huì )議通知工作

　　辦公會(huì )因屬例會(huì )，時(shí)間、地點(diǎn)一般是相對固定的。對于工作程序已形成多年的企業(yè)，辦公會(huì )議通知一般不必另行制作，而是在企業(yè)每周重大會(huì )議活動(dòng)安排表中注明（見(jiàn)會(huì )議活動(dòng)安排表）。辦公會(huì )組成人員對已成慣例的辦公會(huì )，自然會(huì )在看到會(huì )議活動(dòng)安排表后預留出時(shí)間。但對會(huì )議題相關(guān)的職能部門(mén)，秘書(shū)人員應在發(fā)送會(huì )議活動(dòng)安排表時(shí)，對其額外叮囑下周辦公會(huì )時(shí)間即出席人員。某些企業(yè)，因工作程序或企業(yè)領(lǐng)導人工作習慣等原因，辦公會(huì )仍需制作會(huì )議通知。

　　秘書(shū)人員無(wú)論用何種方式事先通知了與會(huì )者，在會(huì )前仍要當面或用電話(huà)再次確認與會(huì )者是否能按時(shí)出席。如不屬會(huì )議的第一個(gè)議題相關(guān)的職能部門(mén)，還應另行明確何時(shí)到會(huì )和參會(huì )地點(diǎn)。

　　案例

　　某公司決定于某月某日召開(kāi)一次重要會(huì )議，公司董事長(cháng)指定公司業(yè)務(wù)部王經(jīng)理一定要參加。交辦此事的一位辦公領(lǐng)導還特別交代，要提前發(fā)通知，以便于王經(jīng)理預先安排工作等等。值班人員馬上將開(kāi)會(huì )的時(shí)間、地點(diǎn)、內容、要求通知到王經(jīng)理的秘書(shū)，并要他及時(shí)向上匯報。但到開(kāi)會(huì )的前一天，王經(jīng)理有事與董事長(cháng)通電話(huà)，電話(huà)中王經(jīng)理說(shuō)：“沒(méi)有接到通知，我已安排明天有會(huì )，有幾十人參加，怎么辦？”董事長(cháng)馬上找發(fā)通知的人員查問(wèn)，經(jīng)查實(shí)，某月某日某時(shí)已通知到王經(jīng)理秘書(shū)。為什么會(huì )出現這個(gè)問(wèn)題，關(guān)鍵在哪里。

　　經(jīng)過(guò)與王經(jīng)理的秘書(shū)核實(shí)后，秘書(shū)承認已接到會(huì )議通知，但因為王經(jīng)理當時(shí)正忙，所以沒(méi)有按要求立即報告，后來(lái)忘記了，造成兩會(huì )沖突。最后只能服從董事長(cháng)的安排，取消了王經(jīng)理安排的會(huì )議。

　　分析：

　　作為一名專(zhuān)職的經(jīng)理秘書(shū)，雖然工作繁忙，但是如果安排得好還是可以避免失誤的，就是說(shuō)辦事情要有主次之分、急緩之分，領(lǐng)導再三囑咐要辦的，應屬于重要的，緊急的，要及時(shí)辦理。即使當時(shí)無(wú)法通知，過(guò)后一定要及時(shí)補正。如果王經(jīng)理的秘書(shū)，能注意到這方面，立即報告，或過(guò)后及時(shí)補充，就不會(huì )出現兩會(huì )沖突的事情。

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