office辦公軟件的使用小技巧

　　office是目前最具普遍性的辦公應用軟件。下面是小編為大家整理的office辦公軟件的使用小技巧，歡迎參考~

　　1.在Excel中快速輸入大寫(xiě)數字

　　在“智能ABC輸入法”狀態(tài)下，按住Shift鍵，再按下“i”鍵(不含引號)，松開(kāi)Shift鍵，然后輸入任一數字鍵，就得到相對應的大寫(xiě)數字了。另外，財會(huì )人員常用的單位詞，如“個(gè)、拾、佰、仟、萬(wàn)”等，同樣可以借助于i鍵加上單位詞相對應的漢語(yǔ)拼音第一個(gè)字母方便地得到(具體可查看“智能ABC輸入法”的“幫助”菜單)。

　　2.在Word文檔中插入MP3文件

　　在Word文檔插入聲音文件，一般采用“插入”菜單下“圖片”選項中的“剪貼畫(huà)”，從“剪貼庫”中選取插入。但是，這種方法插入的聲音文件只限于WAV和MIDI文件。要插入MP3格式的聲音文件，可打開(kāi)Word文檔，把光標移到你要插入聲音文件的位置，選擇“插入”菜單下的“對象”選項，在打開(kāi)的“對象”對話(huà)框中，選擇“由文件創(chuàng )建”活頁(yè)卡片，點(diǎn)擊“瀏覽”按鈕，從打開(kāi)的“瀏覽”對話(huà)框中找到準備插入的MP3文件，并確定。當“瀏覽”對話(huà)框自動(dòng)關(guān)閉后，點(diǎn)擊“由文件創(chuàng )建”活頁(yè)卡片中的“確定”按鈕，稍等一會(huì )兒，插入點(diǎn)就會(huì )出現MP3文件的圖標，雙擊它即可播放。但必須說(shuō)明，在此操作之前必須在Windows 中使MP3文件與你的MP3播放器建立關(guān)聯(lián)。

　　3.讓Excel啟動(dòng)時(shí)自動(dòng)打開(kāi)工作簿

　　用戶(hù)可自定義默認工作簿，以便每次啟動(dòng)Excel時(shí)，均可自動(dòng)打開(kāi)此工作簿。方法是：自定義一個(gè)新工作簿，然后將它保存在XLStart文件夾下。在C:Documents and Settings用戶(hù)名\Application DataMicrosoftExcel或C:ProgramFilesMicrosoft OfficeOffice10下就可以找到XLStart文件夾。具體路徑還要視你的系統安裝盤(pán)符而定。

　　4.在英文狀態(tài)下快速輸入中文標點(diǎn)符號

　　在輸入中文過(guò)程中，經(jīng)常會(huì )遇到一些英文單詞或句子，此時(shí)許多人會(huì )將中文輸入法切換為英文輸入法來(lái)輸入英文。這樣一來(lái)，標點(diǎn)符號也成英文的了，輸入標點(diǎn)符號時(shí)，還要再將輸入法轉為中文，十分麻煩。有沒(méi)有簡(jiǎn)便的方法呢?當然有。Office2000為用戶(hù)提供了12組輸入中文標點(diǎn)符號的快捷鍵(詳見(jiàn)附表)，不管在任何輸入法狀態(tài)下(當然包括英文)，只需按下快捷鍵，即可輸入中文標點(diǎn)符號，省去了來(lái)回切換的麻煩。需要請大家注意的是：“,:;?!”等標點(diǎn)符號的中英文方式看似一樣，其實(shí)是有區別的。

　　5.為Word添加小助手

　　我們在使用Word2000進(jìn)行文檔處理時(shí)，經(jīng)常使用工具欄中的“字數統計”功能來(lái)了解當前文檔的字數、字符數、行數等信息，非常方便�？墒呛芏鄷r(shí)候我們需要了解文檔的更加詳細的信息，這時(shí)可以通過(guò)在工具欄上添加“屬性”的方法，來(lái)快速查看文檔的詳細信息。

　　1)單擊“工具”菜單，從其下拉菜單中選擇“自定義”命令，打開(kāi)自定義設置窗口。

　　2)在自定義設置窗口中，選擇“命令”項。在其下面的“類(lèi)別”中選擇“控件工具箱”，然后在右邊的“命令”中選擇“屬性”項。

　　3)雙擊“屬性”項并將它拖動(dòng)到工具欄上。這樣在Word的工具欄上，就出現了“屬性”項。

　　當我們在Word中需要查看某個(gè)文檔的詳細信息時(shí)，只要單擊工具欄上的“屬性”項，那么文檔的創(chuàng )建時(shí)間、修改時(shí)間、文檔大小、創(chuàng )建人等詳細信息就會(huì )出現了，也可以根據自己的需要，添加、修改文檔的主題、作者、備注等信息。

　　6.找回Word中的菜單欄

　　首先，在工具欄右擊，在彈出的菜單中單擊“自定義(C)”命令。再單擊“命令(C)”選項，然后在“類(lèi)別(G)”列表框中拖動(dòng)滾動(dòng)條，找到“內置菜單”單擊。這時(shí)我們就可以在右邊“命令(D)”列表框中看到我們熟悉的“文件(F)”“編輯(E)”等菜單了。既然找到了，就動(dòng)手一個(gè)個(gè)地把它們拖回去吧!當然，這些菜單既然能被拖到菜單欄中去，當然也能把它拖回對話(huà)框。

　　7.彩色Excel表格顯示打印兩不誤

　　如果將Excel工作表中的數據設置為彩色格式，而打印機為黑白打印機，那么工作表中的彩色 區域打印出來(lái)的效果可能會(huì )不理想。在不更改工作表顏色設置的情況下，可以進(jìn)行如下設置：

　　1)在“文件”菜單中，單擊“頁(yè)面設置”命令。

　　2)單擊“工作表”選項，然后選擇“打印”框下的“單色打印”項。如果使用的是彩色打印機，選擇該選項可減少打印所需時(shí)間。

　　3)單擊“確定”按鈕。

　　現在，你的Excel工作表在屏幕上看起來(lái)仍是賞心悅目，打印出的黑白稿也能稱(chēng)心如意，感覺(jué)不錯吧!

　　8.在演示文稿中使用繪圖筆

　　利用Powerpoint進(jìn)行文稿演示時(shí)，當演示者需要對某部分內容進(jìn)行講解標注時(shí)，可單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“指針選項”中的“繪圖筆”，鼠標將變成小筆形狀，拖動(dòng)鼠標即可在演示文稿中書(shū)寫(xiě)或繪畫(huà)。通過(guò)“指針選項”中的“繪圖筆顏色”改變筆的顏色。利用“繪圖筆”書(shū)寫(xiě)的內容會(huì )在再次演示時(shí)自動(dòng)擦除。

　　9.Word也能“自動(dòng)求和”

　　編輯Excel工作表時(shí)，相信大家對常用工具欄中的“自動(dòng)求和”按鈕情有獨鐘。其實(shí)，在Word2000/XP的表格中，也可以使用“自動(dòng)求和”按鈕呢!當然，這需要你事先把該按鈕請出來(lái)，其方法是：

　　1)在“工具”菜單中，單擊“自定義”命令。

　　2)選擇“命令”選項，在“類(lèi)別”框中，單擊“表格”;在“命令”框中，找到并單擊“自動(dòng)求和”，然后用左鍵將它拖放到常用工具欄中的適當位置。

　　3)關(guān)閉“自定義”對話(huà)框。

　　現在，把插入點(diǎn)置于存放和數的單元格之中，單擊常用工具欄中的“自動(dòng)求和”按鈕，則Word將計算并顯示插入點(diǎn)所在的上方單元格中或左方單元格中數值的總和。當上方和左方都有數據時(shí)，上方求和優(yōu)先。

　　10.WPS Office 2002配置工具有妙用

　　安裝完WPS Office 2002后，在開(kāi)始菜單中的“WPS Office 2002”項中，有一個(gè)“配置工具”的快捷方式，可能大家并沒(méi)有太注意它，其實(shí)它還挺有用的。點(diǎn)擊它后彈出配置工具的對話(huà)框，里面有三個(gè)按鈕：第一個(gè)是“設置文件關(guān)聯(lián)”，它用于設置是否默認使用WPS Office來(lái)打開(kāi)Word、Excel、Powerpoint文件，是否設置金山郵件為默認郵件系統;第二個(gè)是“恢復系統默認設置”，它用于取消WPS Office打開(kāi)Microsoft Office文件的關(guān)聯(lián)，恢復成原來(lái)的關(guān)聯(lián);第三個(gè)是“修復WPS Office”，用于修復軟件或其他一些不正常的情況。

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