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秘書(shū)必備的職業(yè)技能
對于一個(gè)秘書(shū)來(lái)說(shuō)，如果她僅僅具備全面的業(yè)務(wù)知識，那她還不能算是個(gè)優(yōu)秀的秘書(shū)；一個(gè)優(yōu)秀的秘書(shū)，要能根據工作中出現的具體情況，靈活地運用自己所掌握的知識和技能。下面是小編分享的秘書(shū)必備的職業(yè)技能，一起來(lái)看一下吧。
一、判斷能力與執行能力
秘書(shū)小雪已與稅務(wù)局王局長(cháng)約好，今天下午2點(diǎn)陪自已的上司錢(qián)總登門(mén)拜訪(fǎng)他，商談明年本公司環(huán)保節能產(chǎn)品免稅的事。正準備動(dòng)身，前臺來(lái)電話(huà)，說(shuō)東北地區的總代理鄭總來(lái)訪(fǎng)，現在正在會(huì )客室�，F在已經(jīng)1點(diǎn)半了。如果按原計劃去拜訪(fǎng)王局長(cháng)，那就不能接待鄭總；如果在家接待鄭總，那就得推遲或取消對王局長(cháng)的拜訪(fǎng)；不僅不好選擇是見(jiàn)王局長(cháng)或是鄭總，而且也不好向任何一方解釋�，F在辦公室主任一時(shí)也聯(lián)系不上，沒(méi)法向他請示。小雪應該怎么辦？
1、能分析問(wèn)題
盡管事情很急，但小雪仍然需要冷靜。首先應該分析可以采取哪些補救措施：給王局長(cháng)或鄭總去電話(huà)，推遲或者取消拜訪(fǎng)；盡快與辦公室主任聯(lián)系上，聽(tīng)取他的指示；如果不能按原計劃拜訪(fǎng)王局長(cháng)，那么，在告訴王局長(cháng)不能踐約時(shí)，一定要誠實(shí)，說(shuō)明真正原因，盡量注意說(shuō)話(huà)時(shí)的語(yǔ)氣；在處理好這些問(wèn)題之后，就要充分估計取消或推遲拜訪(fǎng)造成的各種后果；如果有消極后果，就要采取新的措施以把這種后果減輕到最小程度；另外，由于上司活動(dòng)日程的變更，要及時(shí)與有關(guān)方面（比如司機）聯(lián)系，以保持各部門(mén)工作的協(xié)調。
當然，秘書(shū)應當采取的補救措施不止這些，但是，這些措施要求秘書(shū)一氣呵成，在兩三分鐘內完成，因為總共剩下的時(shí)間不到半小時(shí)了。比如說(shuō)這次不能踐約去拜訪(fǎng)王局長(cháng)，并不意味今后也不去了；把原因說(shuō)明，王局長(cháng)不一定就會(huì )計較；而對鄭總來(lái)說(shuō)，由于與錢(qián)總有很深的私交，這次沒(méi)有接待好，在知道了事情原委之后，也許會(huì )一笑了之。小雪在分析這些問(wèn)題時(shí)，實(shí)際上就已經(jīng)把公司的利益擺在了首位。
當問(wèn)題出現在你面前之后，你要能分析出問(wèn)題的本質(zhì)，它到底是一個(gè)什么性質(zhì)的問(wèn)題。要能做到這一點(diǎn)，就要求秘書(shū)經(jīng)常保持一種“問(wèn)題意識”；只有這樣，你就不管遇到什么問(wèn)題都會(huì )不慌不忙，從容面對。
2、具備解決問(wèn)題的常識和經(jīng)驗
把問(wèn)題分析清楚了，還要有具備解決問(wèn)題的常識和經(jīng)驗。在這種情況下，小雪還應想好孰先孰后，是先給王局長(cháng)打電話(huà)還是先去見(jiàn)鄭總？是先聽(tīng)取辦公室主任的指示還是先接原計劃辦，再向辦公室主任匯報……哪些措施應該優(yōu)先，判斷的唯一標準是怎么對上司有利就怎么做。反過(guò)來(lái)說(shuō)，就是那些沒(méi)有什么實(shí)際意義的東西暫時(shí)就不要想那么多。
遇到問(wèn)題了，就要想出解決問(wèn)題的辦法，因此，秘書(shū)必須具備豐富的常識和經(jīng)驗。只有這樣，不管遇到什么問(wèn)題，你都能找到靈活的解決辦法。
3、能迅速采取行動(dòng)
想好了辦法就立即付諸實(shí)施。在這種時(shí)候，秘書(shū)一定要鎮靜，如果你心里一著(zhù)急，話(huà)就不一定說(shuō)得明白；對方在電話(huà)里半天還沒(méi)聽(tīng)清你說(shuō)的是怎么回事，那么，他可能也會(huì )跟著(zhù)你著(zhù)急。這樣，不僅浪費時(shí)間，而且會(huì )把關(guān)系弄僵，亂上加錯。
無(wú)論你把問(wèn)題看得怎樣透徹，也無(wú)論你想出了什么高明的解決辦法，如果你不迅速采取行動(dòng)把問(wèn)題解決，那問(wèn)題仍然還是問(wèn)題。對于上司來(lái)說(shuō)他看重的是結果，所以，秘書(shū)的實(shí)際行動(dòng)是最重要的。
二、理解能力與洞察能力
小鋼是一家生產(chǎn)速凍蔬菜的民營(yíng)企業(yè)的總裁秘書(shū)�？斓侥甑琢�，老板一反常態(tài)，既不是與財務(wù)經(jīng)理討論今年的決算，也沒(méi)與銷(xiāo)售部經(jīng)理多討論明年的市場(chǎng)銷(xiāo)毀問(wèn)題，與他們通電話(huà)也就三五分鐘的事；相反，他經(jīng)常帶著(zhù)研發(fā)部的經(jīng)理與當地旅游局的人喝酒聊天，似乎一天到晚不務(wù)正業(yè)。這到底是為什么？小鋼通過(guò)琢磨，終于理解老總已經(jīng)看到了生產(chǎn)速凍蔬菜難以形成新的利潤增長(cháng)點(diǎn)，因為出口歐盟和日本的速凍蔬菜的技術(shù)壁壘越來(lái)越高，所以，決定利用本公司的傳統優(yōu)勢，開(kāi)發(fā)以觀(guān)光和休閑為特色的生態(tài)農業(yè)……在了解了老板的意圖之后，于是他抓緊時(shí)間，搜集進(jìn)入生態(tài)觀(guān)光農業(yè)的各種信息，特別是目前一些企業(yè)的經(jīng)驗及存在的問(wèn)題，趕在年初董事會(huì )召開(kāi)之前，把材料交給了老總。老總一看，大加贊賞，當即指示負責這個(gè)項目的籌備工作。
作為秘書(shū)需要有這樣準確的判斷能力，對自己上司的工作及整個(gè)公司的情況有全面而又深刻的了解。如果你能站在上司的角度看問(wèn)題，那么，你不僅能理解上司對你各項工作的要求，而且能主動(dòng)提前做好相應的準備工作。當然，作為秘書(shū)不能擅作主張甚至超越自己的權限。但是，作為秘書(shū)，應該對自己下一步的工作有個(gè)基本的把握，對自己應該做的和能夠做的工作有個(gè)準確的判斷。為了節省上司的時(shí)間，作為秘書(shū)應預先知道上司會(huì )把什么工作交辦給自己，從而提前做好準備。
三、信息收集能力和寫(xiě)作能力
在上面這個(gè)例子中，作為秘書(shū)應該有高度的理解能力與敏銳的洞察能力，但是，光有這個(gè)還不行，你還要有廣泛的信息收集能力和優(yōu)秀的寫(xiě)作能力。
對于上司來(lái)說(shuō)，秘書(shū)的一項主要工作就是為自己調查和收集有用而又全面的決策信息，并且及時(shí)地向自己報告。因此，對于秘書(shū)來(lái)說(shuō)，你首先要知道“什么是信息”，只有這樣你才能知道哪些是上司現在需要的信息。由于情況在不斷變化，你收集到的信息也處在變化之中，所以，為了能給上司提供準確無(wú)誤的信息，秘書(shū)應對自己所收集的信息有相當的了解。
你知道了上司準備進(jìn)入生態(tài)觀(guān)光農業(yè)，他需要大量這方面的信息，你在為他收集信息時(shí)，當然能從網(wǎng)上和報紙雜志上找到許多，但有些信息如開(kāi)發(fā)成本，投資回報率這些信息在網(wǎng)上找不著(zhù)，只有通過(guò)朋友或熟人幫忙才能找到，所以，作為秘書(shū)必須有廣泛信息收集的能力。
秘書(shū)收集到信息后要把它們寫(xiě)成專(zhuān)題報告，另外還經(jīng)常要起草一些公司內外的商業(yè)文書(shū)，比要代替上司起草講話(huà)稿等，所以，寫(xiě)作能力對于秘書(shū)來(lái)說(shuō)是不可欠缺的。比如上面那個(gè)例子，公司準備進(jìn)入生態(tài)觀(guān)光農業(yè)，投資要幾千萬(wàn)甚至上億，對于這么一個(gè)重大的項目，秘書(shū)小鋼不可能只向上司作口頭匯報。他必須用規范的商業(yè)文書(shū)格式把它寫(xiě)出來(lái)呈交給上司，因為它不僅只讓上司看，還有可能讓公司所有董事看，甚至還要讓當地政府有關(guān)部門(mén)的領(lǐng)導看，所以，這份報告必須規范。
四、交流溝通能力
當今社會(huì )己進(jìn)入信息時(shí)代，網(wǎng)絡(luò )己滲入到秘書(shū)工作的各個(gè)層面；不僅企業(yè)生產(chǎn)的自動(dòng)化程度越來(lái)越高，而且企業(yè)管理的自動(dòng)化程度也越來(lái)越高。企業(yè)管理的自動(dòng)化不僅沒(méi)有削弱人際關(guān)系在企業(yè)管理中的作用，相反，它要求人們更加重視人際關(guān)系，因此，處于企業(yè)管理神經(jīng)樞紐中的秘書(shū)，在協(xié)助上司與各方面進(jìn)行交流溝通的作用更加重要。一般來(lái)說(shuō)，上司在公司內外都有廣泛的人際關(guān)系，作為秘書(shū)必須了解上司的這些人脈關(guān)系，并在這個(gè)基礎上協(xié)助上司與方方面面進(jìn)行交流溝通。
拓展閱讀：秘書(shū)崗位職責
主要職責：
1、負責做好工作會(huì )議的文字材料起草、會(huì )議組織；會(huì )議記錄以及會(huì )議紀要的整理等會(huì )務(wù)工作；
2、負責處理總裁的日常事務(wù)，包括：商務(wù)洽談聯(lián)絡(luò )、會(huì )務(wù)、資料整理轉送、電話(huà)接聽(tīng)與記錄、總經(jīng)理日程安排、出差后勤安排、上傳下達等；
3、協(xié)助總裁接待重要以及國外客人，做好重要記錄并協(xié)調各部門(mén)做好有關(guān)接待的各項工作；
4、陪同總裁出席各種洽談、會(huì )議等，并負責總裁發(fā)言的記錄、錄音、整理、翻譯及跟進(jìn)落實(shí)總裁的決議；
5、協(xié)助總裁拓展、管理、維護公司重要客戶(hù)關(guān)系，并負責安排處理相關(guān)商務(wù)接待、洽談等工作。
任職資格：
1、本科以上學(xué)歷，精通英語(yǔ)口譯和筆譯；
2、5年以上大中型企業(yè)高管秘書(shū)工作經(jīng)驗；
3、熟練操作辦公軟件，并熟練進(jìn)行文檔管理；
4、良好的溝通表達能力，工作細致認真，謹慎細心；
5、邏輯性、條理性強、穩重并具有高度的保密意識；
6、具備一定的應對和抗壓能力，能接受偶爾出差佛山工作；
7、160cm以上，形象氣質(zhì)佳，親和力強，熟悉各種場(chǎng)合的商務(wù)禮儀；
秘書(shū)溝通技巧
一、守本分，讓領(lǐng)導放心
1、不要越位
越位包括兩方面，一方面對領(lǐng)導，秘書(shū)不能代領(lǐng)導做決策，凡事要在自己的權力范圍內進(jìn)行；一方面對同事，不要自以為是二把手，同事尊重你，不代表你能對他們發(fā)號施令。
2、不要多言
即便你通過(guò)對領(lǐng)導長(cháng)期的觀(guān)察，知道他下一步可能采取的行動(dòng)，也不要在他宣布最終決定前擅自行動(dòng)。對于公司機密更要做到一問(wèn)三不知，手頭消息多這可不是你炫耀的資本。
3、不要多問(wèn)
這里特別是有關(guān)領(lǐng)導的私人生活，只吩咐你去做，沒(méi)有過(guò)多說(shuō)明的，就不要好奇去問(wèn)。很多領(lǐng)導把家庭生活當作隱私，領(lǐng)導的隱私你探聽(tīng)不得。
二、有眼色，讓領(lǐng)導省心
1、眼里有事
眼里有事是指秘書(shū)不需要領(lǐng)導吩咐就能發(fā)現那些需要自己做的工作，例如領(lǐng)導幾天后要參加某個(gè)會(huì )議，那將與會(huì )議有關(guān)的資料提前準備好就是“我要做”的事。
2、學(xué)會(huì )擋駕
推銷(xiāo)電話(huà)是秘書(shū)需要準確判斷擋駕的。那如果是領(lǐng)導的丈母娘打來(lái)電話(huà)呢？電話(huà)里她怎么也不肯說(shuō)自己是誰(shuí)怎么辦？這需要秘書(shū)日常留心領(lǐng)導的社會(huì )關(guān)系，盡量能從語(yǔ)氣、聲音、電話(huà)號碼等方面來(lái)分辨來(lái)者何人。
三、能忠心，讓領(lǐng)導貼心
1、功高不震主
新領(lǐng)導遇到老秘書(shū)時(shí)，救場(chǎng)幫了領(lǐng)導時(shí)，你怎么擺正自己的位置？記住，作為秘書(shū)，你幫助領(lǐng)導再多都是分內事。為領(lǐng)導處理瑣碎、排憂(yōu)解難正是秘書(shū)職責所在。
2、細心不計較
秘書(shū)瑣事多，細心很重要。但時(shí)間長(cháng)了可能覺(jué)得自己勞苦功高，以至心態(tài)不平衡。這時(shí)秘書(shū)要調整心態(tài)，明白自己的位置，盡量向領(lǐng)導對秘書(shū)工作的標準要求看齊。
3、及時(shí)背黑鍋
股東會(huì )上領(lǐng)導忘帶文件、同事面前領(lǐng)導責怪錯人，發(fā)生這些影響領(lǐng)導形象的事情，你及時(shí)出現當眾向領(lǐng)導認錯背黑鍋，領(lǐng)導當眾人面罵你，背后卻十分感激你。
秘書(shū)溝通技巧：五個(gè)把握
一、把握好角色，不越權越位
做工作要把握好自己的角色，不要越權越位。做協(xié)調工作時(shí)，秘書(shū)工作者作為主持者，并不是一切都可自行做主。秘書(shū)工作者是代表領(lǐng)導做協(xié)調工作的，不能把主持者誤認為決策者，如這樣認為，必將產(chǎn)生角色錯位問(wèn)題。在與協(xié)調對象溝通、傳達領(lǐng)導指示和意見(jiàn)時(shí)，不可隨意引申發(fā)揮，加進(jìn)自以為和領(lǐng)導意見(jiàn)一致的內容。
二、把握好方法，不以權壓人
在協(xié)調過(guò)程中利用領(lǐng)導人的影響力是十分重要的，特別是在被協(xié)調者意見(jiàn)難以統一的時(shí)候，傳達權威領(lǐng)導人的意見(jiàn)，常常能使問(wèn)題迎刃而解。但這種方法只能在必要時(shí)慎重使用，盡可能少用。協(xié)調的主要手段是協(xié)商，應以平等的態(tài)度傾聽(tīng)各方意見(jiàn)。不能因為你是協(xié)調的主持者，就以領(lǐng)導自居，自以為是，聽(tīng)到不同聲音就進(jìn)行打壓，那樣必將引發(fā)對立情緒，給以后的協(xié)調工作制造障礙。
三、把握好分寸，不把簡(jiǎn)單的問(wèn)題復雜化
在協(xié)調工作中，需要把握好分寸，做到“四不”：不把復雜的問(wèn)題簡(jiǎn)單化，不把簡(jiǎn)單的問(wèn)題復雜化，不把小事擴大化，不把明白的事情神秘化。
在辦公室的日常工作中，需要協(xié)調的事，無(wú)時(shí)不有，只要腦勤、眼勤、腿勤，隨時(shí)注意發(fā)現需要調節的問(wèn)題，說(shuō)幾句調節的話(huà)，便可把矛盾化解在萌芽狀態(tài)。涉及重大原則的事、權力或利益沖突較大的事、具有廣泛群眾性的事，需多方聽(tīng)取意見(jiàn)，公開(kāi)處置。一般的、發(fā)生在日常工作中的責、權、利不平衡的事，處理時(shí)應是能私下解決的就不公開(kāi)解決，能會(huì )下協(xié)調的就不開(kāi)協(xié)調會(huì )，即便需要開(kāi)會(huì )協(xié)調的，也應在條件具備時(shí)、在寬松的環(huán)境中來(lái)召開(kāi)。
四、把握好火候，既不失時(shí)機也不急于求成
要搞好協(xié)調，時(shí)機十分重要。抓住有利時(shí)機，就可取得事半功倍的效果。當不同部門(mén)急需完成同一任務(wù)，工作又難以有序展開(kāi)時(shí)，我們需及時(shí)出面理順關(guān)系。當時(shí)機不成熟，若此時(shí)十分勉強地去統一認識，統一行動(dòng)，反而會(huì )擴大矛盾，容易形成誤解或成見(jiàn)。掌握溝通的時(shí)機是非常重要的，善不善于捕捉溝通的良機，是反映秘書(shū)工作者思想水平和工作能力的重要標志。
面試秘書(shū)禮儀技巧
面試技巧之一、服飾
男士得穿上整潔的服裝，但不必刻意打扮。女士應穿得整潔、明亮，叮當作響的珠寶飾物、過(guò)濃的香水、沒(méi)拉直的絲襪、未修過(guò)的指甲或是蓬松的頭發(fā)等，都足以抵消求職信給予考官的良好印象。
選擇服裝的關(guān)鍵是看職位要求。應聘銀行、政府部門(mén)，穿著(zhù)偏向傳統正規；應聘公關(guān)、時(shí)尚雜志等，則可以適當地在服裝上加些流行元素。除了應聘娛樂(lè )影視廣告這類(lèi)行業(yè)外，最好不要選擇太過(guò)突兀的穿著(zhù)。 應屆畢業(yè)生面試技巧：允許有一些學(xué)生氣的裝扮，可以穿休閑類(lèi)套裝。此外應聘時(shí)不宜佩戴太多的飾物，這容易分散考官的注意力。
面試技巧之二、守時(shí)
守時(shí)是職業(yè)道德的基本要求，提前10-15分鐘到達面試地點(diǎn)效果最佳。提前半小時(shí)以上到達會(huì )被視為沒(méi)有時(shí)間觀(guān)念，但在面試時(shí)遲到或是匆匆忙忙趕到卻是致命的。不管你有什么理由，遲到也會(huì )被視為缺乏自我管理和約束能力。
如果路程較遠，寧可早點(diǎn)出門(mén)，但早到后不宜立刻進(jìn)入辦公室，可在附近的咖啡廳等候。
面試技巧之三、肢體語(yǔ)言
1、眼神：
交流中目光要注視對方，但萬(wàn)萬(wàn)不可死盯著(zhù)別人看。如果不止一個(gè)人在場(chǎng)，要經(jīng)常用目光掃視一下其他人，以示尊重和平等。
2、握手：
當面試官的手朝你伸過(guò)來(lái)之后，握住它，握手應該堅實(shí)有力，雙眼要直視對方。不要太使勁，不要使勁搖晃；不要用兩只手，用這種方式握手在西方公司看來(lái)不夠專(zhuān)業(yè)。手應當是干燥、溫暖的。如果你剛剛趕到面試現場(chǎng)，用涼水沖沖手，使自己保持冷靜。如果手心發(fā)涼，就用熱水捂一下。
3、坐姿：
不要緊貼著(zhù)椅背坐，不要坐滿(mǎn)，坐下后身體要略向前傾。一般以坐滿(mǎn)椅子的三分之二為宜。這既可以讓你騰出精力輕松應對考官的提問(wèn)，也不至讓你過(guò)于放松。
4、小動(dòng)作：
在面試時(shí)不可以做小動(dòng)作，比如折紙、轉筆，這樣會(huì )顯得很不嚴肅，分散對方注意力。不要亂摸頭發(fā)、胡子、耳朵，這可能被理解為你在面試前沒(méi)有做好個(gè)人衛生。用手捂嘴說(shuō)話(huà)是一種緊張的表現，應盡量避免。
5、談吐：
語(yǔ)言是求職者的第二張名片，它客觀(guān)反應了一個(gè)人的文化素質(zhì)和內涵修養。面試時(shí)對所提出的問(wèn)題要對答如流，恰到好處，又不夸夸其談,夸大其詞。談吐上應把握以下幾個(gè)要點(diǎn)：首先，要突出個(gè)人的優(yōu)點(diǎn)和特長(cháng)，并有相當的可信度。語(yǔ)言要概括、簡(jiǎn)潔、有力，不要拖泥帶水，輕重不分。其次，要展示個(gè)性，使個(gè)人形象鮮明，可以適當引用別人的言論，如用老師、朋友的評論來(lái)支持自己的描述。第三，堅持以事實(shí)說(shuō)話(huà)，少用虛詞、感嘆詞。第四要注意語(yǔ)言邏輯，介紹時(shí)層次分明、重點(diǎn)突出。最后，盡量不要用簡(jiǎn)稱(chēng)、方言、土語(yǔ)和口頭語(yǔ)，以免對方難以聽(tīng)懂。當不能回答某一問(wèn)題時(shí)，應如實(shí)告訴對方，含糊其辭和胡吹亂侃會(huì )導致失敗。
6、致謝
為了加深招聘人員的印象，增加求職成功的可能性，面試后的兩三天內，求職者最好給招聘人員寫(xiě)封信表示感謝。應聘感謝信要簡(jiǎn)潔，最好不超過(guò)一頁(yè)紙。信的開(kāi)頭應提及自己的姓名、簡(jiǎn)單情況以及面試的時(shí)間，并對招聘人員表示感謝。感謝信的中間部分要重申對公司、應聘職位的興趣。信的結尾可以表示對自己的信心，以及為公司的發(fā)展壯大做貢獻的決心。
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