秘書(shū)的基本定義

　　秘書(shū)作為行政職能部門(mén)，承辦著(zhù)“辦文、辦事、辦會(huì )”的職責，它的工作任務(wù)非常繁多而且要求細節化，那么秘書(shū)的基本定義你又了解嗎?一起來(lái)看看吧!

　　一、“秘書(shū)”應認定為是一種職務(wù)

　　這是針對學(xué)術(shù)界有人提到的秘書(shū)是一種職位、職業(yè)、職稱(chēng)而言的。把秘書(shū)界定在一種職位、職業(yè)或職稱(chēng)上并非錯誤。但是界定在職務(wù)上更符合它的本義，最具實(shí)質(zhì)意義。

　　二、秘書(shū)與領(lǐng)導者保持著(zhù)盡小的空間

　　在“秘書(shū)”定義中，有不少關(guān)于秘書(shū)與領(lǐng)導空間位置的表述，大多為"秘書(shū)身處領(lǐng)導近身"等詞句�！�應該說(shuō)，它反映了一種客觀(guān)狀況，表明了秘書(shū)與領(lǐng)導保持著(zhù)盡小空間的事實(shí)。但是，這種表述不全面，因為它僅僅從物質(zhì)空間這方面描述了兩者距離的接近，而忽視了他們在精神空間上具有著(zhù)同樣接近的另一面。

　　三、秘書(shū)“以文字材料的處理為主要特征”

　　在傳統觀(guān)念中，秘書(shū)常常與秀才聯(lián)系在一起，什么是秘書(shū)--秘書(shū)就是搞文字工作的，寫(xiě)東西的。以后，秘書(shū)學(xué)科的建立，人們在理性的高度努力作出科學(xué)概括的時(shí)候，也始終沒(méi)有忘記秘書(shū)的文牘性，只是把“制掌文書(shū)”與“事務(wù)處理”--一同作為了秘書(shū)的根本特征加以揭示。應當看到，這是認識上的一大變化，是客觀(guān)對象發(fā)展的及時(shí)反映。然而，從理論上和實(shí)踐中來(lái)分析，這一認識又存在著(zhù)兩個(gè)問(wèn)題。

　　一是按邏輯學(xué)分析，“制掌文書(shū)”與“處理事務(wù)”這兩個(gè)概念顯然不相互排斥，而是交叉。

　　二是從實(shí)際狀況看，“制掌文書(shū)”的表述不及“文字材料處理”的表述準確和全面。

　　三、秘書(shū)所做事情的全部是“信息和其他事務(wù)”

　　嚴密地說(shuō)，秘書(shū)所處理的信息大部分也應歸屬事務(wù)工作的范疇;但還有一個(gè)層面，就是秘書(shū)的思想、智慧融入領(lǐng)導決策之中，即不少人稱(chēng)之為的輔助決策、參謀、智囊等等。

　　除了信息處理以外，秘書(shū)還有大量的其他事務(wù)工作需要做，也有文字的和不是文字的。不少文章和專(zhuān)著(zhù)都努力想把這部分事務(wù)工作羅列清楚，但又總是得不到滿(mǎn)意的結果。究其原因，是秘書(shū)為領(lǐng)導者服務(wù)這一特點(diǎn)所致。

　　四、秘書(shū)是為領(lǐng)導者提供服務(wù)的行政人員

　　這有三層意思，一是秘書(shū)所做的事情是服務(wù)性的，二是秘書(shū)服務(wù)的對象是領(lǐng)導者，三是秘書(shū)是行政人員。

　　至于秘書(shū)是“行政人員”的認定，實(shí)際上是對秘書(shū)的歸屬作出的描述。指出秘書(shū)是行政人員，一是可將秘書(shū)與技術(shù)類(lèi)人員、管理類(lèi)人員　(嚴格意義上的行政人員)，與體力勞動(dòng)者區別開(kāi)來(lái);二是體現秘書(shū)工作是整個(gè)管理活動(dòng)的組成部分的觀(guān)點(diǎn)。

　　基于定義“秘書(shū)”的幾個(gè)基本問(wèn)題的如上認識，筆者認為，所謂“秘書(shū)”是一種職務(wù)，指與領(lǐng)導者保持盡小的空間，專(zhuān)為其提供以文字材料處理為主要特征的信息和其他事務(wù)服務(wù)的行政人員。

　　秘書(shū)的基本職責有哪些

　　基本職責：

　　1．接聽(tīng)、轉接電話(huà)；接待來(lái)訪(fǎng)人員。

　　2．負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。

　　3．負責上司辦公室的清潔衛生。

　　4．做好會(huì )議紀要。

　　5．負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。

　　6．負責傳真件的收發(fā)工作。

　　7．負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。

　　8．按照公司印信管理規定，保管使用公章，并對其負責。

　　9．做好公司食堂費用支出、流水帳登記，并對餐費做統計及餐費的收納、保管。

　　10．每月環(huán)保報表的郵寄及社保的打表。

　　11．管理好員工人事檔案材料,建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續。

　　12．社會(huì )保險的投保、申領(lǐng)。

　　13．統計每月考勤并交財務(wù)做帳，留底。

　　14．管理辦公各種財產(chǎn),合理使用并提高財產(chǎn)的使用效率,提倡節儉。15接受其他臨時(shí)工作。

　　秘書(shū)做的事情都是很零碎的，說(shuō)起來(lái)不重要，但是如果不及時(shí)、不花時(shí)間、不花心思是做不好的。這些雜事、瑣碎事、小事，事無(wú)巨屑，老板吩咐的事情都是頭等大事，千萬(wàn)不要因為粗心而犯錯誤，這是最不值得的。這種粗心而犯的錯誤最容易讓老板留下深刻的印象，而從忽略你以前可能做過(guò)的一百件好事。

　　老板的公事，甚至私事都要記在心上，千萬(wàn)不要因為自己的失誤而錯過(guò)了老板的一個(gè)約會(huì )或者提醒。不要因為自己是董事長(cháng)秘書(shū)了就覺(jué)得自己了不起了，你只是老板的傳聲筒，不要加上自己的主觀(guān)意志強加于人，記得和其他部門(mén)經(jīng)理、小職員打好交道，不偏不倚、四通八達才是做人之道。做秘書(shū)的工作永遠沒(méi)有盡頭的，耐心、心細就可以做好事情。

　�。ㄒ唬┚C合性

　　領(lǐng)導工作是全面性的工作，其所涉及的管轄范圍的深度和廣度就決定了秘書(shū)工作的紛繁復雜特性。

　�。ǘ�）服務(wù)性

　　為領(lǐng)導工作服務(wù)，是文秘工作的永主題，對上級的合理要求來(lái)通過(guò)自己努力工作來(lái)滿(mǎn)足，并在具體的工作過(guò)程中表現出來(lái)。

　�。ㄈ�）事務(wù)性

　　辦文、辦會(huì )、辦信（電）、收發(fā)公文、撰寫(xiě)文稿、轉接電話(huà)、接待來(lái)訪(fǎng)、安排日程、上傳下達等，周而復始，大多是以辦事形式表現出來(lái)。

　�。ㄋ模┱�治性

　　堅持黨的路線(xiàn)，方針和國家的法規法令，因而文秘人員應具有政治敏銳性和判斷力。

　�。ㄎ澹�機要性

　　文秘人員在領(lǐng)導身秘書(shū)工作的角色特點(diǎn)：邊工作，為領(lǐng)導服務(wù)，接觸重要文件，經(jīng)管機密，絕密事項，參加有關(guān)會(huì )議，提前知道某些重要決定和信息，這種機要性，要求有保密意識，遵守保密紀律。

　�。�六）服從性

　　辦任何事情，處理任何職務(wù)，都只能根據領(lǐng)導的意圖和指示精神，而不能擅自做主決定某項任務(wù)。

　　秘書(shū)的七種角色：

　　概括地說(shuō)，秘書(shū)的基本角色就是領(lǐng)導的助手，基本職責和作用是協(xié)助領(lǐng)導開(kāi)展領(lǐng)導活動(dòng)和商務(wù)活動(dòng)。實(shí)行組織和社會(huì )管理。秘書(shū)與領(lǐng)導關(guān)系式秘書(shū)最重要、最基礎的社會(huì )關(guān)系。

　�。ㄒ唬╊I(lǐng)導的助手

　　在領(lǐng)導的授意下處理事務(wù)

　�。ǘ�）領(lǐng)導的幫手

　　可以處理在單位領(lǐng)導與領(lǐng)導發(fā)生的有關(guān)部門(mén)活動(dòng)

　�。ㄈ�）領(lǐng)導的腦筋

　　是領(lǐng)導的咨詢(xún)人員和決策參謀，秘書(shū)的思維往往是領(lǐng)導思維的前導和補充。

　�。ㄋ模┱�策活動(dòng)中的紐帶

　　在上級與平級、下級在領(lǐng)導與員工的關(guān)系中，秘書(shū)是傳達文件和溝通的關(guān)鍵。秘書(shū)負責溝通政務(wù)渠道，加強聯(lián)系，使上情下達，下情上傳，起到橋梁和紐帶作用。

　�。ㄎ澹�決策中的監督員

　　在領(lǐng)導的決策、決定頒布實(shí)施以后，秘書(shū)具有負責、檢查、督辦、催辦落實(shí)的義務(wù)和權利。

　�。�六）領(lǐng)導的資料庫

　　秘書(shū)具有搜集、掌握、儲存經(jīng)濟、行政社會(huì )方面的信息，及時(shí)向領(lǐng)導提供必要的信息，管理單位的檔案和文書(shū)，保管與工作相關(guān)資料的責任。

　�。ㄆ撸╊I(lǐng)導的隨員和具體事務(wù)的組織者。秘書(shū)是領(lǐng)導的組織者，在正式活動(dòng)場(chǎng)合，要做好領(lǐng)導的隨員，在公關(guān)形態(tài)的表現中領(lǐng)導活動(dòng)和事務(wù)活動(dòng)，比如：宴請，接待來(lái)訪(fǎng)，應酬等。

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