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秘書(shū)接待的基本禮儀
秘書(shū)人員都是一個(gè)不可缺少的群體，接待來(lái)客是秘書(shū)最頻繁的日常事務(wù)之一。秘書(shū)是代表單位接待來(lái)客的,其接待態(tài)度如何,直接影響著(zhù)單位的形象,決定了來(lái)客對單位的印象,關(guān)系著(zhù)業(yè)務(wù)能否順利進(jìn)行。下面是小編整理的秘書(shū)接待的基本禮儀，歡迎大家分享。
社交禮儀
1、有人敲門(mén)，應回答“請進(jìn)”，或到門(mén)口相迎;
2、客人進(jìn)來(lái)，應起立熱情迎接。如果家中不夠干凈齊整，顯得零亂，要做些必要的整理，并向客人致歉;
3、敬茶須用雙手端送，放在客人右邊。如果夏天酷熱，要遞扇子，或開(kāi)電扇;
4、吃飯時(shí)來(lái)客，要熱情地邀請客人一同進(jìn)餐�？腿顺赃^(guò)飯后應送上熱毛巾，并另?yè)Q熱茶;
5、接受客人禮品，應該道謝;
6、向主人或客人介紹對方時(shí)，姓名職務(wù)必須逐字清楚，須先將年輕者向年長(cháng)者介紹;
7、客人來(lái)時(shí)，如自己恰巧有事不能相陪，要先打招呼，致以歉意，并安排家屬陪著(zhù)，然后再去干自己的事;
8、客人堅持要回去，不要勉強挽留;
9、送客要到大門(mén)外，走在長(cháng)者后面;
10、分手告別時(shí)，應說(shuō)“再見(jiàn)”或“慢走”。
意外情況
◆上司突然離開(kāi)公司
客人按照約好的時(shí)間來(lái)訪(fǎng)，可是上司因為有別的急事要辦，突然出去了。這種情況下助理應向客人說(shuō)明情況，請求諒解，并征求其意見(jiàn)：“請再等一會(huì )兒好嗎?”或者根據具體情況把客人介紹給有關(guān)部門(mén)：“讓市場(chǎng)部的x經(jīng)理跟您談?wù)�，您看如�?”不管客人是愿意等上司回來(lái)再談，還是愿意跟有關(guān)人員談，都要按照上司事先留下的指示辦。
◆上司臨時(shí)改變主意
有時(shí)，上司會(huì )給助理來(lái)個(gè)電話(huà)或者寫(xiě)張紙條，說(shuō)今天xxx要來(lái)，自己不想見(jiàn)他，讓助理看著(zhù)辦。這種情況下助理不能直截了當地對客人說(shuō)上司不想見(jiàn)他，只能以委婉的方式拒絕對方：“實(shí)在對不起，深圳那邊的工廠(chǎng)出了點(diǎn)意外，總經(jīng)理今天下午5點(diǎn)就要坐飛機去深圳，現在確實(shí)抽不出時(shí)間�！辈贿^(guò)有一點(diǎn)必須弄清楚，那就是上司究竟是不想見(jiàn)客人，還是實(shí)在抽不出時(shí)間。如果只是因為當天抽不出時(shí)間，那就要考慮改期約見(jiàn)了。
◆接待不速之客
對于不速之客，絕不能因為沒(méi)有預約而有所怠慢。助理應該把來(lái)客領(lǐng)到接待室，弄清來(lái)客的姓名、所在公司、來(lái)訪(fǎng)目的，盡快安排有關(guān)部門(mén)出面接待。如果客人點(diǎn)名要與xxx會(huì )談，應及時(shí)與當事人聯(lián)系，但之前不能給客人以肯定的答復，因為當事人有可能不在，也有可能不愿意見(jiàn)這位客人。如果是不愿意見(jiàn)，可以這樣答復客人：“實(shí)在對不起，xxx現在不在公司�！边@樣才不會(huì )給客人留下沒(méi)有誠意的印象。
◆客人問(wèn)上司在不在
如果是素不相識的客人，應這樣跟他打招呼：“您好，請問(wèn)您是……”誘導對方作自我介紹，說(shuō)明來(lái)訪(fǎng)目的。有的客人不愿說(shuō)出自己的姓名，只是問(wèn)上司在不在。遇到這種情況，先不要正面回答，而要繼續追問(wèn)：“請問(wèn)您是……”“逼”對方作自我介紹。有時(shí)候由于事情機密，客人并不一定會(huì )透露自己來(lái)訪(fǎng)的目的，這時(shí)應該讓客人先在會(huì )客室等候：“請您稍等一會(huì )兒，上司剛剛散會(huì )，我幫您去找一找�！币源藶橛上蛏纤緟R報情況，請上司決定是否會(huì )見(jiàn)。如果上司不愿意會(huì )見(jiàn)，就說(shuō)沒(méi)找到上司，下次再約時(shí)間。當然，一定要先說(shuō)“讓您久等了”，向客人致歉。
◆已到約定的時(shí)間
按照約定的時(shí)間，上司應該會(huì )見(jiàn)程先生了，可他與錢(qián)先生的談話(huà)還沒(méi)有結束。這時(shí)助理最好寫(xiě)一張便條把程先生的事簡(jiǎn)單說(shuō)一下，給上司提個(gè)醒。便條最后一定要加上一句：“還讓程先生等多久?”以便上司作出簡(jiǎn)短的指示。順便說(shuō)一句，如果上司正在開(kāi)會(huì )或者正在與客人會(huì )談，有緊急電話(huà)找上司，也可以用同樣的辦法處理。在便條中簡(jiǎn)單匯報一下來(lái)電的內容，最后加上一句“過(guò)多久給對方回電話(huà)?”切記不要提“怎樣答復對方”之類(lèi)的問(wèn)題，以免干擾上司正在進(jìn)行的工作。
秘書(shū)的接待禮儀用語(yǔ)
1.問(wèn)候語(yǔ)
隨著(zhù)社會(huì )的進(jìn)步，交往中對語(yǔ)言文明的要求更高了。見(jiàn)面時(shí)應根據彼此的關(guān)系問(wèn)候"您好!"、"你好!"、"早上好!"、"晚上好!"等。這種問(wèn)候語(yǔ)簡(jiǎn)單明了，不受場(chǎng)合約束而且聽(tīng)來(lái)親切自然。
不論是在何種場(chǎng)合，問(wèn)候時(shí)表情應該自然、和藹、親切，臉上應帶有溫和的微笑。
2.感謝語(yǔ)
當別人幫了你哪怕是一點(diǎn)小忙，都應該說(shuō)"謝謝!""麻煩你了，非常感謝!"接受別人的贈物或款待時(shí)，應該說(shuō)："好，謝謝!"拒絕時(shí)應該說(shuō)："不，謝謝"，而不應該說(shuō)："我不要!"或是"我不愛(ài)吃!"
感謝的時(shí)候還應該以熱情的目光注視對方。
3.道歉語(yǔ)
做了不當的事，應及時(shí)道歉說(shuō)："對不起，實(shí)在抱歉。"、"真過(guò)意不去。"、"真是失禮了。"如果不經(jīng)意打擾了別人，或是打斷了別人的話(huà)，應該說(shuō)："對不起，打擾了。""對不起，打斷一下。"在公共場(chǎng)合不小心碰了別人，應該說(shuō)："真對不起。"在服務(wù)對象面前應該學(xué)會(huì )說(shuō)："對不起，讓您久等了。"
4.征詢(xún)語(yǔ)：
"您有什么事情嗎?""我能為您做些什么嗎?""您需要我幫您做些什么嗎?""您還有什么別的事情嗎?""這樣會(huì )不會(huì )打擾您?"
5.應答話(huà)：
"您不必客氣。""沒(méi)有關(guān)系，這是我應該做的。""照顧不周的地方請您多多指教。""我明白了。""好的，是的，謝謝您的好意。"
6.慰問(wèn)語(yǔ)：
"你(您)辛苦了。""讓你(您)受累了。""給你們添麻煩了。"這些話(huà)是一種善意的慰問(wèn)。人際交往中，這類(lèi)話(huà)看來(lái)很簡(jiǎn)單，似乎說(shuō)不說(shuō)兩句都可以，實(shí)際上能讓對方感到溫暖，于是也就換來(lái)對方對你的好感。對方會(huì )認為你這個(gè)人是個(gè)熱情的關(guān)心別人的人。
7."請"字的運用：
"請您幫我個(gè)忙。""請幫我一下。""請您稍候。""請您稍稍休息一下。""請您喝茶!""請用餐!""請您指教!""請您留步。""請多關(guān)照。""請問(wèn)您……"這些話(huà)中的"請"字不是多余的，多含有謙虛、尊重對方的意思，或使語(yǔ)氣委婉。
秘書(shū)的接待禮儀
一、要處處為客人著(zhù)想
1、秘書(shū)要有強烈的時(shí)間觀(guān)念，千萬(wàn)不要讓客人等待。
(1)在約定好的時(shí)間，秘書(shū)要做好相關(guān)接待工作，要是客人到來(lái)之后沒(méi)見(jiàn)接待人員，不僅是秘書(shū)人員的失職，也會(huì )使接待活動(dòng)失敗。
(2)不能讓來(lái)賓等待過(guò)久，要放下手頭上的事情熱情迎接。如果來(lái)賓拜訪(fǎng)時(shí)，因為秘書(shū)人員的疏忽，而讓其吃閉門(mén)羹，被拋到一邊，無(wú)疑是來(lái)賓感到受傷，這樣會(huì )造成惡劣的影響，嚴重降低了公司的社會(huì )形象。
2、當客人要找其他同事不在時(shí)，本著(zhù)團結合作精神，禮貌地告訴其接待人員去哪了，何時(shí)回公司，讓客人留下聯(lián)系方式以便同事回來(lái)及時(shí)聯(lián)系。
3、客人到來(lái)時(shí)由于特殊情況不能馬上接待，秘書(shū)人員要向客人說(shuō)明原因并詢(xún)問(wèn)是否愿意等，若客人愿意等待，應該為客人提供飲料、雜志。
二、秘書(shū)人員在與來(lái)賓交談時(shí)應大方有禮。在任何一次的接待工作中，不論是陌生人還有老客，秘書(shū)都要做到落落大方，彬彬有禮。在與客人交談間，秘書(shū)要從容淡定，不要扭捏不安、舉止拘束。對于客人提出的問(wèn)題，秘書(shū)要清晰回答，不可慌慌張張，吐詞清楚，不能含糊其詞，讓客人產(chǎn)生理解上的誤解。
三、在接待工作中的應答禮節
1、秘書(shū)人員在與客人交談過(guò)程中，沒(méi)有聽(tīng)清對方的話(huà)語(yǔ)時(shí)，要禮貌地說(shuō)：”對不去，我剛才沒(méi)有聽(tīng)清您的話(huà)，麻煩您再說(shuō)一遍”，這樣才會(huì )使得交流順暢，不易產(chǎn)生誤解。
2、來(lái)賓表示感謝時(shí)，秘書(shū)人員應說(shuō)：“不用謝，這是應該的�！钡瓤蜌饣卣Z(yǔ)。
3、對于來(lái)賓的提問(wèn)一時(shí)間沒(méi)法回答的，秘書(shū)應先致歉后查詢(xún)，“對不起，這事我不清楚。待我問(wèn)明白了在告訴您�！�。如果在沒(méi)有弄清楚就胡亂回答，會(huì )給來(lái)賓帶來(lái)疑惑和不解。
4、對于來(lái)賓的稱(chēng)贊，秘書(shū)人員要發(fā)自?xún)刃牡乇硎靖兄x。
秘書(shū)的接待禮儀注意事項
1.問(wèn)候禮節。問(wèn)候禮節主要是指在接待來(lái)賓時(shí)使用規范化的問(wèn)候用語(yǔ)。
見(jiàn)到初次來(lái)賓應說(shuō)："您好!見(jiàn)到您很高興!"如系以前認識，相別甚久，見(jiàn)面則說(shuō)："您好嗎?很久未見(jiàn)了。"
來(lái)訪(fǎng)者來(lái)到時(shí)，除第一句話(huà)按不同時(shí)間問(wèn)候外，接著(zhù)應問(wèn)："您有什么事需要我幫忙嗎?您是初次來(lái)這里嗎?路上辛苦了。"
平時(shí)遇到來(lái)賓，應道好問(wèn)安，一般說(shuō)："你好。"對于較熟悉的客人可以說(shuō)："您好嗎?"分別時(shí)則說(shuō)："再會(huì )!明日再見(jiàn)!"、"不久再見(jiàn)!"，或說(shuō)："祝您一路順風(fēng)，請轉達我們對您家屬的問(wèn)候"等。
如知客人身體不好，應關(guān)心地說(shuō)："請多保重。"當氣候變化的時(shí)候應告誡客人"請多加一些衣服，當心感冒。"
如遇客人的生日或節日期間，應向其祝賀。如"祝您生日快樂(lè )!"等。
客人即將離去時(shí)，應主動(dòng)對客人說(shuō)："請對我們的工作提出寶貴意見(jiàn)。"
2.稱(chēng)謂禮節。用恰如其分的稱(chēng)謂來(lái)稱(chēng)呼客人，這就是稱(chēng)謂禮節。不應直呼其名�？煞Q(chēng)："同志"、"先生"、"小姐";知道其職務(wù)時(shí)，在一定場(chǎng)合也可稱(chēng)職務(wù)，如"x部長(cháng)"、"x處長(cháng)"、"x廠(chǎng)長(cháng)"、"x經(jīng)理"。
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