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文秘工作之道：主持會(huì )議的五個(gè)技巧
為了保證會(huì )議順利進(jìn)行、圓滿(mǎn)成功，一般都安排專(zhuān)人主持，主持人大多都是領(lǐng)導干部。有效的主持能使會(huì )議前后連貫，層次分明，重點(diǎn)突出，提升會(huì )議的效果。那么主持會(huì )議要注意些什么呢?
一、要簡(jiǎn)明扼要，不要重復啰嗦
會(huì )議主持詞一般由導語(yǔ)、過(guò)渡語(yǔ)和結束語(yǔ)三部分組成。導語(yǔ)要直奔會(huì )議主題，簡(jiǎn)介會(huì )議程序、與會(huì )對象和與會(huì )要求;過(guò)渡語(yǔ)要簡(jiǎn)潔自然，銜接巧妙;結束語(yǔ)要曉暢明快，收縮有力。
大多數會(huì )議上，主持人的導語(yǔ)和過(guò)度語(yǔ)處理得都較好，而結束語(yǔ)就顯得冗長(cháng)拖沓了。主要有兩種不良傾向：一是小結部分喜歡將幾個(gè)人講話(huà)中的大小標題簡(jiǎn)單地羅列起來(lái)再重復一遍。二是提要求部分喜歡發(fā)表長(cháng)篇大論，對如何貫徹是左一個(gè)明確意義，右一個(gè)落實(shí)措施，以此顯示自己的水平和對工作的重視。殊不知，這些做法不僅浪費了與會(huì )者的大好時(shí)光，還是對講話(huà)者和與會(huì )者的不尊重、不信任。
在小結部分，主持人應該將幾個(gè)講話(huà)人的主要觀(guān)點(diǎn)、典型經(jīng)驗進(jìn)行概括提升，而不應該簡(jiǎn)單重復;在提要求部分，只要將關(guān)鍵環(huán)節、重點(diǎn)要求等講解清楚、強調到位就可以了。
二、要突出重點(diǎn)，不要輕描淡寫(xiě)
主持會(huì )議時(shí)，與重復啰嗦相反的另一種傾向就是輕描淡寫(xiě)。主持人往往只有“下面開(kāi)始開(kāi)會(huì )了”、“下面請×××講話(huà)(發(fā)言)”、“今天的會(huì )議就到此結束”等幾句簡(jiǎn)單的話(huà)，其它內容則一概不提。主持人還自認為這是辦事爽快、雷厲風(fēng)行的體現。其實(shí)，這樣做并沒(méi)有盡到主持人的職責，是工作不負責任的表現。
要知道，會(huì )議主持人除了發(fā)揮穿針引線(xiàn)、承上啟下的作用外，在不同類(lèi)型的會(huì )上還有著(zhù)不同的作用：在學(xué)術(shù)研討會(huì )上，要起到提出觀(guān)點(diǎn)、引導討論的作用;在經(jīng)驗交流會(huì )上，要起到肯定做法、總結推廣的作用;在工作布置會(huì )上，要起到落實(shí)措施、提出要求的作用;在慶功表彰會(huì )上，要起到激勵先進(jìn)、號召學(xué)習的作用。主持人只有將主持內容與召開(kāi)會(huì )議的目的有機結合起來(lái)，才能達到預期的效果，才是成功的主持。
三、要恰如其分，不要夸大其詞
抑或是為了表達對講話(huà)者的尊重，抑或是為了引起與會(huì )者的重視，抑或是為了表達要求與會(huì )者貫徹執行的態(tài)度，在會(huì )議主持中我們會(huì )經(jīng)常聽(tīng)到一些溢美之辭。普通干部在小型會(huì )議上的講話(huà)卻被主持人冠之以“重要講話(huà)”、“重要指示”等美名，要求與會(huì )者“堅決貫徹執行”，一般性發(fā)言也被定性為“有著(zhù)十分重要的指導意義”、“必將產(chǎn)生深遠的影響”。這樣表達言過(guò)其實(shí)，不僅會(huì )使與會(huì )者覺(jué)得肉麻、當事人覺(jué)得不自在，還有阿諛?lè )畛兄�。因此，在�?huì )議主持中，用詞要恰如其分。
要根據會(huì )議的級別、會(huì )議的類(lèi)別、會(huì )議的規模、講話(huà)者的身份以及講話(huà)的內容作出恰當的評價(jià)，不得夸大其詞、任意拔高�？蛇@樣表述：“講話(huà)很重要”、“有一定的指導作用”、“是今后一段時(shí)期的工作指南”、“請認真貫徹執行”，等等。否則，將會(huì )適得其反。
四、要擺正位置，不要錯位越位
會(huì )議主持的主要作用就是承上啟下、穿針引線(xiàn)，使會(huì )議成為一個(gè)有機的整體。一般來(lái)講，擔任會(huì )議主持人員的職位，既低于參加會(huì )議的最高領(lǐng)導，又高于與會(huì )對象(與主席臺就坐的其他人員基本平級)。這樣一個(gè)特殊的角色，要求主持人的講話(huà)既要符合本次會(huì )議的身份，又要符合平時(shí)的身份。
一是作總結時(shí)要符合身份。在總結階段，要對下屬的講話(huà)、發(fā)言進(jìn)行適度提升，表明自己處于上級的地位，有對基層指導工作的義務(wù)和權利;而對上級領(lǐng)導的講話(huà)則要盡量引用原話(huà)，重點(diǎn)強調，表明貫徹領(lǐng)導講話(huà)精神的態(tài)度。
二是提要求時(shí)要符合身份。提要求時(shí)一般要采用命令式而不是商量式的語(yǔ)氣，這樣才有利于把工作落實(shí)到位。同時(shí)，要注意所提要求既不能與領(lǐng)導的講話(huà)精神相違背，又不能凌駕于領(lǐng)導之上。否則，就有錯位越位之嫌了。
五、要有效控制，不要聽(tīng)之任之
為了保證會(huì )議的正常進(jìn)行，一般的會(huì )議都要由文秘人員事先寫(xiě)好主持詞。但是會(huì )議是現場(chǎng)進(jìn)行的，文秘人員不可能預料到會(huì )議現場(chǎng)會(huì )發(fā)生什么樣的特殊情況，而把所有內容都寫(xiě)進(jìn)主持詞。這就要求主持人不當“傳聲筒”而當“調控器”，要根據會(huì )議的類(lèi)型和現場(chǎng)發(fā)生的情況，作出有效的控制，而不能照本宣科、聽(tīng)之任之。
一要控制時(shí)間。我們經(jīng)常會(huì )遇到“拖會(huì )”的現象，這固然與事先安排不周、每個(gè)發(fā)言人沒(méi)有控制好時(shí)間有關(guān)，但主要責任在主持人。與“拖會(huì )”相反，還有一種情況就是會(huì )議結束時(shí)間未到，而內容已全部結束。遇到這兩種情況，主持人要隨機應變，根據現場(chǎng)情況作出相應的調整。如果時(shí)間不夠，或要求講話(huà)者壓縮講話(huà)內容，或把大會(huì )發(fā)言改為書(shū)面交流，或精簡(jiǎn)自己的主持內容，以保證會(huì )議按時(shí)結束。如果時(shí)間多余，主持人可安排小組討論，消化講話(huà)內容;可安排現場(chǎng)咨詢(xún)，解決疑難問(wèn)題;可安排代表發(fā)言，談?wù)勅绾呜瀼亍?/p>
二要控制氣氛。由于會(huì )議的類(lèi)別不同，會(huì )議的氣氛也應該是不一樣的。因此，主持人不能用一個(gè)腔調主持會(huì )議，而應根據會(huì )議的類(lèi)型變換語(yǔ)言和語(yǔ)氣。如主持小型座談會(huì )時(shí)要力求語(yǔ)言活潑、語(yǔ)氣輕松，努力為與會(huì )者暢所欲言營(yíng)造寬松的氛圍;主持大型會(huì )議時(shí)則要力求語(yǔ)言樸實(shí)、語(yǔ)氣平緩，努力為大會(huì )營(yíng)造莊重嚴肅的氣氛。
三要控制局面。在一些會(huì )議上，我們也會(huì )遇到這些情況，一些與會(huì )人員要么遲到早退，要么交頭接耳，要么接打手機，要么隨便走動(dòng)，嚴重影響了會(huì )議的效果。對此，會(huì )議主持人員不能視而不見(jiàn)、置之不理，而應認真應對、及時(shí)處理，以保持會(huì )場(chǎng)的良好秩序。否則，就是失職。
會(huì )議主持看似無(wú)足輕重，實(shí)際上它關(guān)乎著(zhù)會(huì )議能否順利進(jìn)行，影響著(zhù)會(huì )議的整體效果，同時(shí)也考量著(zhù)主持人的語(yǔ)言表達能力和駕馭局面的能力。因此，學(xué)會(huì )主持會(huì )議是每個(gè)領(lǐng)導干部必須修煉的一項重要基本功。
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