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OA辦公系統實(shí)施成功的幾點(diǎn)建議
1. 系統的建設，領(lǐng)導要足夠的重視
OA辦公系統是一個(gè)要求所有員工都充分使用的系統，他并非一個(gè)一個(gè)專(zhuān)業(yè)的，僅屬少數人使用的系統，包括公司領(lǐng)導、部門(mén)領(lǐng)導、普通員工都要充分的使用，才能顯現本系統的優(yōu)良特性和使用效果。
OA辦公系統中大量的業(yè)務(wù)都是用工作流的方式來(lái)實(shí)現的，整個(gè)流程的重要環(huán)節和核心往往是公司領(lǐng)導，如果公司領(lǐng)導沒(méi)有足夠重視，帶頭使用，則普通員工的使用積極性會(huì )大受挫折。無(wú)法保證OA辦公系統的使用效果和大家使用此系統的熱情。
OA辦公系統中所處理的事務(wù)大部分是人們在以前的手工方式辦公時(shí)就在做著(zhù)的事情，但是通過(guò)辦公自動(dòng)化來(lái)實(shí)現，手段更加先進(jìn)，工作效率更高，可是因為少數員工因循守舊，往往放著(zhù)更現代的工具不用，繼續使用傳統、落后、低效的手工方式，導致在系統投入使用很長(cháng)時(shí)間以后，大家的普遍變工效率仍舊沒(méi)有提高。這也需要公司領(lǐng)導對其部屬監督、堵塞他們使用落后辦公方式的途徑。
2. 系統的實(shí)施，有全面的規劃，各系統之間功能定界明確
OA辦公系統是一個(gè)企業(yè)、公司所使用的多個(gè)軟件系統之一。他所能之處是日常辦公業(yè)務(wù)的電子化。其他如財務(wù)、生產(chǎn)方面還有許多專(zhuān)門(mén)的軟件，他們有著(zhù)與辦公自動(dòng)化軟件各自擅長(cháng)的不同方面，是相互不可替代的。
可利用OA軟件系統來(lái)做整合的平臺和門(mén)戶(hù)。但是在功能規劃方面應該揚長(cháng)避短，充分的發(fā)揮辦公自動(dòng)化軟件在工作流和文檔管理方面的優(yōu)勢，而不要去生硬的去處理過(guò)多的如財務(wù)、生產(chǎn)等方面它所不擅長(cháng)的功能。
3. OA辦公系統實(shí)施的過(guò)程也是一個(gè)內部管理改革和完善的過(guò)程
OA辦公系統的使用不同于其他一般的軟件系統的使用。他本身就是一個(gè)管理軟件，在其需求調研和開(kāi)發(fā)、使用過(guò)程中會(huì )發(fā)生許多與現有的管理模式和方法相互有沖突的地方。原因既有原管理方式不夠科學(xué)和合理的地方，也有少量因為軟件功能所限不能達到所要求功能的方面。
為充分使辦公自動(dòng)化系統推廣使用之后，企業(yè)的管理水平能上一個(gè)新的臺階，需要在開(kāi)發(fā)過(guò)程中:
充分的分析現有的管理模式和方法，把優(yōu)化以后的模型用軟件的方式來(lái)實(shí)現。在軟件使用的同時(shí)，要配合的出一些新的管理和規定，同時(shí)對原管理制度和體制中不合理的地方做相應的調整，使得管理制度更加完善，而辦公自動(dòng)化軟件充當了管理工具的主體，相關(guān)的管理制度就是其輔助的工具和手段。
4. 分步實(shí)施，循序漸進(jìn)，不急于求成
辦公自動(dòng)化系統的建設是一個(gè)過(guò)程，他不是一個(gè)結果性的東西。它是隨著(zhù)大家的管理水平、應用水平的提高、使用效果也逐漸顯現的一個(gè)過(guò)程。而在系統使用到一定的階段和水平之后，新的管理問(wèn)題和業(yè)務(wù)需求又成為推動(dòng)系統進(jìn)一步前進(jìn)的重要動(dòng)力。而一個(gè)企業(yè)的管理水平的提升、應用水平的提升也是一個(gè)不間斷的過(guò)程，沒(méi)有絕對的止境，并且他是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，不能要求某一天以后，大家的管理和應用水平就突然來(lái)了一個(gè)躍升。
5. 合理分工，協(xié)同實(shí)施
根據辦公自動(dòng)化系統的特點(diǎn)在實(shí)施時(shí)需要各方合理分工，協(xié)同配合的完成項目的各項工作。其中用戶(hù)方的技術(shù)部門(mén)應該做好技術(shù)方面的指導和輔助實(shí)施應用的工作，而相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)應該努力地配合需求調研和充分試用。
開(kāi)發(fā)方則需要做好需求的歸納整理工作，與用戶(hù)方的業(yè)務(wù)人員充分的溝通和交流、為系統的開(kāi)發(fā)給出一份好的“設計圖紙”。
6. 需求建議的民主與集中
一個(gè)應用軟件開(kāi)發(fā)的基礎是“需求”。很多用戶(hù)對需求的產(chǎn)生都有誤區，需求并不是用戶(hù)單方面提出以后就交給開(kāi)發(fā)者去做的一份要求。一份合理的需求需要用戶(hù)方與開(kāi)發(fā)方作充分的交流，既最大程度地解決用戶(hù)方目前的問(wèn)題，又充分的融進(jìn)開(kāi)發(fā)方的實(shí)施經(jīng)驗，使其最具合理性。同時(shí)，由于一套辦公自動(dòng)化系統所涉及到的業(yè)務(wù)部門(mén)有很多，各部門(mén)對于同一功能模塊有不同的需求，但是作為公司一級的軟件平臺，需要對各部門(mén)的業(yè)務(wù)需求進(jìn)行一個(gè)歸并和整合。
7. 開(kāi)發(fā)與實(shí)施并重
OA辦公系統的另一不同之處是他的實(shí)施所占的比重很大。因為辦公系統是需要最廣大的用戶(hù)使用的一個(gè)系統，如果僅有開(kāi)發(fā)，而沒(méi)有一定的制度、手段促進(jìn)監督大家使用，技術(shù)部門(mén)的充分輔導和支持大家使用，則此系統的開(kāi)發(fā)效果也就無(wú)法顯現出來(lái)了，更無(wú)法使應用效果顯現出來(lái)。
在此特別需要領(lǐng)導對于推廣、實(shí)施階段的工作予以足夠的重視，并有相應的人力以及時(shí)間的投入，如完善制度，加強培訓，做好技術(shù)支持工作等等。
8. 充分試用，把問(wèn)題解決在開(kāi)發(fā)階段
OA系統的開(kāi)發(fā)主體是實(shí)施方的技術(shù)人員，他們對業(yè)務(wù)的了解程度不能與目前在崗的各行業(yè)的業(yè)務(wù)人員相比。如果他們開(kāi)發(fā)出來(lái)的產(chǎn)品沒(méi)有用戶(hù)方的業(yè)務(wù)人員充分試用，很多問(wèn)題仍有可能存在于系統之中。
所以在系統開(kāi)發(fā)出來(lái)以后需要用戶(hù)方的業(yè)務(wù)人員充分的試用，這部分工作是開(kāi)發(fā)方的技術(shù)人員所無(wú)法替代的。
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