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OA系統改變工作方式
OA系統可以使鼎利人的日常工作更加簡(jiǎn)潔方便，鼎利人在保證工作品質(zhì)的同時(shí)快速完成工作，同時(shí)方便各部門(mén)可以更好地采集與處理信息，從而節約時(shí)間提升工作效率。效率作為公司五大核心價(jià)值觀(guān)之一，個(gè)人效率的提升可以使公司整體運行效率成倍提高，這樣就能快速達成任務(wù)目標，有助于公司戰略的更好的完成。
1、當初為什么要使用OA系統?
初衷是提升效率，當然現在OA的功能更加多元化。從2008年，公司開(kāi)始調整戰略，人員數量進(jìn)入一個(gè)前所未有的高速增長(cháng)期。在2006年底，工程服務(wù)類(lèi)人員還不到30人;而2008年中期，人員數量已突破150人。那么，如果仍采用傳統的人工后臺支撐的管理方法，對于后端的管理(人員管理、項目成本核算，人員借款和報銷(xiāo)管理)將承受著(zhù)巨大的處理壓力。后來(lái)，通過(guò)相關(guān)的調研，公司領(lǐng)導在2008年即同意立項開(kāi)始OA開(kāi)發(fā)，并且第一個(gè)開(kāi)發(fā)的業(yè)務(wù)模塊就是費用借款及報銷(xiāo)。
沒(méi)有OA系統前，當員工需要出差借款及報銷(xiāo)時(shí)，只能通過(guò)寫(xiě)郵件向部門(mén)領(lǐng)導發(fā)起申請，各級領(lǐng)導郵件回復同意后，將郵件抄送財務(wù)部。完成郵件審批后，員工再前往財務(wù)部填報和簽署借款單，并在財務(wù)完成手工記賬后，最后領(lǐng)取現金或由出納通過(guò)網(wǎng)銀支付。而當出差完成，進(jìn)行報銷(xiāo)的時(shí)候，也需遵循同樣的流程：?jiǎn)T工填報Excel版的出差費用表，經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導審批后，提交財務(wù)部處理。財務(wù)部再根據員工欠款及報銷(xiāo)情況，手動(dòng)進(jìn)行抵沖借款或直接報銷(xiāo)。如此下來(lái)，整個(gè)過(guò)程不但繁瑣，而且容易出錯。
2、OA系統對提升效率有哪些好處?
上述已經(jīng)說(shuō)明了簡(jiǎn)化流程節約時(shí)間的好處，還有就是實(shí)現流程的固化，實(shí)現數據歸集，形成各類(lèi)型的統計報表，以及進(jìn)行自動(dòng)預警等。這樣能將后臺人員、管理人員從繁雜的數據統計中解脫出來(lái)，將精力更集中于對具體事情的處理和優(yōu)化上，這樣也從另一層面看，減少了管理成本，提升了管理效率。
3、OA系統為什么是自主研發(fā)，而非直接購買(mǎi)?
因為世紀鼎利本身屬于一個(gè)研發(fā)型的公司，而且當時(shí)外部可選的OA系統并不多，所以公司決定自己開(kāi)發(fā)。當時(shí)開(kāi)發(fā)的初衷，也就是為了解決最迫切的員工借款、報銷(xiāo)問(wèn)題，以及基本的請休假、公告等功能�？墒�，隨著(zhù)公司的壯大發(fā)展，各類(lèi)業(yè)務(wù)操作也亟待通過(guò)IT化來(lái)實(shí)現流程固化及效率提升，于是，HR(人力資源類(lèi))、ERP(供應鏈類(lèi))、PMS(合同及項目類(lèi))等各類(lèi)系統被逐個(gè)開(kāi)發(fā)出來(lái)。
同時(shí)，OA系統對于效率的提升是顯而易見(jiàn)的，比如借款、報銷(xiāo)，2008年時(shí)，服務(wù)部做過(guò)一個(gè)測算：對應前方30個(gè)服務(wù)人員，后方得配備1個(gè)專(zhuān)職后臺處理人員。那么按2008年150個(gè)前方人員計，則后臺得配置5人;而到現在，服務(wù)部人員近1500人，而只與費用類(lèi)相關(guān)后臺端人員，還不到5人。
此外，因公司的信息化系統，一直都是使用自行開(kāi)發(fā)的方式，所以在功能設計上，可以完全做到“私人訂制”。以項目系統為例：目前項目系統除遵循PMP體系及微軟Project的相關(guān)標準外，還能結合鼎利一直以來(lái)的項目管理特色(如員工日志管理、項目周報等)，以及與各類(lèi)型費用、支付系統進(jìn)行對接，以實(shí)現信息的高度整合。
4、未來(lái)OA系統的發(fā)展趨勢是什么?
其實(shí)目前世紀鼎利的OA系統已不再是一個(gè)單純的OA系統，現在已經(jīng)轉變成一個(gè)由多元化系統整合而成的大型信息化系統。而對于未來(lái)，仍將有著(zhù)較多方面需要提升及優(yōu)化：
1)實(shí)現集團化體系及管控，因公司目前旗下已由多板塊、多個(gè)子公司組成，不同的板塊、公司下，對于權限及功能均有不同的需求。
2)打通原來(lái)各模塊間的“斷頭路”，實(shí)現各模塊間的數據聯(lián)通。
3)基于BI，實(shí)現流程、業(yè)績(jì)結果的呈現，將純人工統計的操作實(shí)現IT化;并實(shí)現各類(lèi)數據自動(dòng)化預警。
4)逐步增加手機端的應用，以實(shí)現移動(dòng)辦公。
5)數據運算及存儲逐步實(shí)現向云端轉化。
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