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OA系統中公文管理如何更好的進(jìn)行
在全球信息化時(shí)代,使用OA辦公系統實(shí)現科學(xué)化、規范化辦公已成為企事業(yè)單位現代化管理的必然趨勢。公文管理是辦公室工作的一項重要內容,企事業(yè)單位如何做好公文管理工作?在小編看來(lái)并不難,通過(guò)靠譜的OA辦公系統即可完美實(shí)現。
隨著(zhù)信息化建設受到越來(lái)越多企業(yè)的重視,OA辦公系統的應用也日漸普及起來(lái),OA廠(chǎng)商的數量也是越來(lái)越多,那么企事業(yè)單位應該選型怎樣的OA廠(chǎng)商才算是靠譜?我建議各位應在研發(fā)時(shí)間、成功案例數量、易用性、性?xún)r(jià)比等因素方面加以參考。其中工作流管理專(zhuān)家華天動(dòng)力就是個(gè)不錯的選擇。華天動(dòng)力已投身OA行業(yè)16個(gè)年頭了;成功實(shí)施的客戶(hù)也已超過(guò)了12000個(gè);易用性較強;性?xún)r(jià)比較強等等,優(yōu)勢明顯。
那么,以下將以華天動(dòng)力OA系統中的公文管理為例,分析OA系統如何實(shí)現公文管理更好的進(jìn)行。
華天動(dòng)力OA系統將公文管理劃分為發(fā)文管理與收文管理。
在發(fā)文管理中,OA系統對企事業(yè)單位內部發(fā)文過(guò)程進(jìn)行自動(dòng)化管理。首先,擬稿人依據發(fā)文類(lèi)型選擇適合的發(fā)文模板和審批流程,送交相關(guān)領(lǐng)導進(jìn)行審核、復核、會(huì )簽、簽發(fā)等工作,然后由辦公室進(jìn)行發(fā)文登記、編號、套頭、蓋章,并進(jìn)行文件的發(fā)放(分發(fā)、下發(fā)、辦結)等工作,最后由公文管理員對辦結公文進(jìn)行歸檔。在整個(gè)發(fā)文過(guò)程中,可實(shí)現督辦、催辦的功能。作為OA行業(yè)內的工作流管理專(zhuān)家,華天動(dòng)力的工作流對發(fā)文管理的設計全面,使用快捷、靈活,可以滿(mǎn)足企事業(yè)單位不同的應用需求。下圖即為華天動(dòng)力OA系統中發(fā)文管理的界面。
收文管理是對單位收到的公文進(jìn)行管理的過(guò)程,公文到達后,收文登記人選擇公文類(lèi)別,登記公文,送交相關(guān)人員進(jìn)行擬辦,根據公文模板附帶的審批辦理流程,送交相關(guān)領(lǐng)導進(jìn)行批示,并送交相關(guān)部門(mén)承辦、傳閱等。收文登記人也可以自定義下一步相關(guān)處理人員,然后由審批人再選擇下一步處理人。其中華天動(dòng)力OA系統中的公文收文管理包括兩種模式:一種是通過(guò)管理員預先設置好的收文模板和收文流程,進(jìn)行收文登記、審核、批示、承辦、監控、管理等一系列操作。此種適用于收文流程比較規范、審批人比較固定的企事業(yè)單位,比如行政文、黨委文、工會(huì )文都有與之對應的模板和審批流程。另一種是采用系統自帶的收文模板,并由收文登記人選擇擬辦人,擬辦人選擇批示人,此種則適用于收文流程比較靈活、審批人不固定的企事業(yè)單位。下圖即為華天動(dòng)力OA系統中收文管理的界面。
通過(guò)上述分析可知,華天動(dòng)力OA系統的公文管理較同類(lèi)產(chǎn)品來(lái)說(shuō)優(yōu)勢不少。比如:
1、由于華天動(dòng)力OA系統強大的工作流,所以能滿(mǎn)足幾乎全部企事業(yè)單位的審批需要。華天動(dòng)力OA系統多變的流程、靈活的審批流程節點(diǎn),使審批操作方便、快捷。另外,審批相關(guān)的設置操作皆以圖形展開(kāi)設計,使用者可以對功能及操作一目了然,易用性較強。
2、華天動(dòng)力對公文發(fā)文與收文的設計完全按照大型企事業(yè)單位標準化的收發(fā)文流程設計,采用WORD文檔和HTML表單相結合的方式,收發(fā)文的正文均采用WORD文檔格式,便于對文檔進(jìn)行編輯;而簽批單則采用HTML表單格式,便于對數據進(jìn)行統計匯總。
3、由于華天動(dòng)力強大的權限設置功能,從而保證了發(fā)、收文單的數據信息安全;另外系統有多種方式的存檔功能,如轉存至文檔中心相應目錄,收文庫等,可對數據進(jìn)行多次備份,保證數據不丟失;此外,華天OA系統回收站的巧妙設計,可對刪除數據的操作進(jìn)行二次保護,保證用戶(hù)的操作安全。
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